Требования к хранению проектной документации

Содержание:

Хранение проектной документации

Хранение проектной документации

Хранение проектной документации производится в архиве предприятия до момента передачи в муниципальный (государственный) архив или до ее уничтожения. Хранению подлежат проекты на строительство и реконструкцию зданий, типовые проекты на конструкции, отдельные узлы, механизмы и т.д.

  • комплектность сдаваемого проекта, согласно ведомости чертежей, содержанию альбомов, и других документов, в которых описана вся прилагаемая документация,
  • наличия всех дат и необходимых подписей,
  • оформление титульного листа,
  • пригодность для хранения и снятия копий.

На обложке дела пишется наименование предприятия разработавшего проект, наименование объекта, узла, конструкции и т.д., год создания проектной документации.

Сроки хранения проектной документации, договоров подряда, протоколы совещаний экспертных комиссий и т.д. установлены перечнем типовых архивных документов, образующихся в деятельности организаций.

Передача дел на хранение или выделение на уничтожение производится постоянно действующей комиссий, которую назначает руководитель предприятия.

В комиссию включаются специалисты предприятия, работающие в различных областях деятельности. В их обязанности входит провести оценку ценности документов, с целью выделения документов на хранение или уничтожение.

Составление описи

Комиссия составляет опись, передаваемых на хранение в архив предприятия документов, в которой находится информация о наименовании, номенклатурном номере, количестве и сроках хранения дела. Опись согласовывается с экспертной комиссий и утверждается руководителем предприятия.

Опись дел для постоянного хранения отличается от описи дел долговременного хранения тем, что в ней отсутствует информация о сроке хранения.

Все металлические предметы (скобки, скрепки) удаляются, во избежание появления ржавчины.

Документы оформленные на листах формата 24 хранят в развернутом виде, документы большего формата хранятся в свернутом состоянии на скалках.

Типовые проекты хранят сформированными в книги 11 формата с жесткой обложкой. В них могут входить рабочие чертежи, экспертные заключения и т.д.

Требования к помещению

Хранение проектной документации производится в помещении архива, к которому предъявляются требования:

  • помещение должно быть сухим,
  • иметь вентиляцию,
  • оборудовано стеллажами,
  • множительной техникой,
  • и т.д.

Доступ в архив строго ограничен. Выдача документов из архива производится архивным работником по письменному запросу. Выдачу документов из архива и их возврат регистрируют в специальном журнале.

Проектные документы подлежат архивации также, как и другие документы предприятия законченные делопроизводством.

Хранение проектной и прочей документации является обязанностью предприятия разработчика, заказчика, т.к. она несет важную информацию, которая может быть затребована в процессе эксплуатации объекта проектирования.

Поэтому работу по формированию и передаче дел (ПСД) на хранение, а также обеспечение сохранности документов доверяйте квалифицированным специалистам.

Срок хранения проектной документации в архиве

Архивы проектных контор, институтов, строительных фирм разрастаются до целых зданий – сроки хранения проектной документации в архиве длительные, организовать сохранность обязаны организации-разработчики.

Законодательство о сроках хранения ПСД

Сколько хранить проектную документацию:

  • связанную с капитальным строительством — 20 лет;
  • технологическую и конструкторскую — 20 лет;
  • на изобретение, полезную модель, промышленный образец — 20 лет;

О сохранности чертежей

Чертежи – особый вид документов. Чтобы они остались читаемыми, условия в архиве предприятия должны соответствовать всем требованиям по температуре, влажности, освещенности. Большинство разработчиков проектируют с помощью компьютерных программ, затем распечатывают проект. Какой будет через десятилетия сканированная копия листа из принтера, если у него, например, заканчивалась краска, предположить сложно.

Иногда возникает путаница, какой чертеж считать подлинником – созданный с помощью CAD-программ или распечатанный и хранящийся в бумажном виде. Бывает, что изменения вносят только в бумажный вариант или только в электронный, а отметки о корректировках не фиксируются как положено.

Можно ли как то усовершенствовать хранение, чтобы:

  • быстро вносить изменения;
  • находить нужный документ за несколько минут;
  • исключить порчу листов.

Решение – электронный архив

Национальный стандарт РФ ГОСТ Р 21.1003-2009 утвердил возможность хранения проектных документов в электронном варианте. Из такого архива адресаты получают копии за минуты. Потеря документов исключена – производится резервное копирование. Создание электронного архива сложно организовать самостоятельно. Требуется разработка системы для конкретной организации, чтобы документы были связаны между собой и легко находились.

Обращайтесь к профессионалам

Наша компания не первый год предоставляет услугу электронных архивов. У нас есть специальное оборудование для сканирования, ввода и защищенного хранения любых объемов проектной документации. В дальнейшем вы можете передать обслуживание архива нам или работать с ним самостоятельно. Обучим сотрудников, окажем поддержку. Для вас больше не будет проблемой срок хранения проектной документации 20 лет.

Требования к хранению проектной документации

Принятие решения об обращении в суд

Всегда можно договориться

Правила написания искового заявления.

В Москве 35 районных суда и более 300 мировых судей! Какой из них нужен Вам?

За правосудие тоже надо платить

Подать заявление тоже нужно правильно!

Подготовка дела к суду и предварительное судебное заседание.

Основное судебное заседание.

Решение еще надо получить

Работа с судебными приставами-исполнителями

Запись на консультацию: 8 (495) 585-82-43

Адрес: г. Москва, Варшавское ш. Д.132 стр. 9, оф. 589

3 минуты от м.»Южная», 15 минут от м.»Пражская»

Хранение проектной документации

Хранение проектной документации производится в архиве предприятия до момента передачи в муниципальный (государственный) архив или до ее уничтожения. Хранению подлежат проекты на строительство и реконструкцию зданий, типовые проекты на конструкции, отдельные узлы, механизмы и т.д.

При приеме подлинников проектов на хранение в архив проверяют:

  • комплектность сдаваемого проекта, согласно ведомости чертежей, содержанию альбомов, и других документов, в которых описана вся прилагаемая документация,
  • наличия всех дат и необходимых подписей,
  • оформление титульного листа,
  • пригодность для хранения и снятия копий.

На обложке дела пишется наименование предприятия разработавшего проект, наименование объекта, узла, конструкции и т.д., год создания проектной документации.

Сроки хранения проектной документации, договоров подряда, протоколы совещаний экспертных комиссий и т.д. установлены перечнем типовых архивных документов, образующихся в деятельности организаций.

Передача дел на хранение или выделение на уничтожение производится постоянно действующей комиссий, которую назначает руководитель предприятия.

В комиссию включаются специалисты предприятия, работающие в различных областях деятельности. В их обязанности входит провести оценку ценности документов, с целью выделения документов на хранение или уничтожение.

Составление описи

Комиссия составляет опись, передаваемых на хранение в архив предприятия документов, в которой находится информация о наименовании, номенклатурном номере, количестве и сроках хранения дела. Опись согласовывается с экспертной комиссий и утверждается руководителем предприятия.

Опись дел для постоянного хранения отличается от описи дел долговременного хранения тем, что в ней отсутствует информация о сроке хранения.

Все металлические предметы (скобки, скрепки) удаляются, во избежание появления ржавчины.

Документы оформленные на листах формата 24 хранят в развернутом виде, документы большего формата хранятся в свернутом состоянии на скалках.

Типовые проекты хранят сформированными в книги 11 формата с жесткой обложкой. В них могут входить рабочие чертежи, экспертные заключения и т.д.

Требования к помещению

Хранение проектной документации производится в помещении архива, к которому предъявляются требования:

  • помещение должно быть сухим,
  • иметь вентиляцию,
  • оборудовано стеллажами,
  • множительной техникой,
  • и т.д.

Доступ в архив строго ограничен. Выдача документов из архива производится архивным работником по письменному запросу. Выдачу документов из архива и их возврат регистрируют в специальном журнале.

Проектные документы подлежат архивации также, как и другие документы предприятия законченные делопроизводством.

Хранение проектной и прочей документации является обязанностью предприятия разработчика, заказчика, т.к. она несет важную информацию, которая может быть затребована в процессе эксплуатации объекта проектирования.

Поэтому работу по формированию и передаче дел (ПСД) на хранение, а также обеспечение сохранности документов доверяйте квалифицированным специалистам.

Хранение проектной документации: что нужно знать

Хранение проектной документации — вопрос, который только на первый взгляд является простым и незамысловатым. На самом деле все процедуры четко прописаны в ФЗ РФ. При этом предприниматели или физлица (граждане РФ) имеют право на надежное хранение бумаг с возможностью последующего применения. В чем особенности организации процесса? Каков срок хранения документов? Какими законодательными актами регулируется этот процесс? Рассмотрим главные вопросы более подробно.

Общие положения

Вопросы хранения проектной документации оговариваются в соответствующем Федеральном законе. Бумаги, которые передаются в уполномоченные службы (структуры), должны храниться с учетом положенных сроков и оговоренных условий. Отдельное внимание уделяется оригинальным бумагам (рабочим документам и проекту), которые должны быть учтены (если иное не оговорено в соглашении между сторонами).

Так, в состав бумаг, хранящихся в архиве и взятых на учет, должны быть включены следующие документы:

  • Оригиналы и копии, разработанные самостоятельно, переданные на хранение или заказанные у других компаний.
  • Разрешение на внесение корректировок в бумаги.
  • Типовая документация.
Читайте так же:  Приказ минтранса 130 с изменениями

При рассмотрении вопроса хранения документации важно понимать, что все бумаги условно делятся на несколько категорий:

В функции компаний, которые занимаются конструкторской деятельностью, а также задачи организаций, осуществляющих учет и хранение бумаг, обязательно входят правила организации документооборота.

Если компания одновременно принимает бумаги в разных вариантах (в бумажном или цифровом виде), разрешено их преобразование. Главное при этом — соблюдение следующих правил:

  • Бумаги, которые переданы в классическом (бумажном) виде, могут переформировываться в файлы.
  • Если документы переданы в бумажной форме, но напечатаны с помощью ПК, то они должны выполняться с учетом требований ГОСТ под номером 2.004.
  • После установки ЭЦП и указания реквизитов готовые файлы преобразуются в электронные бумаги.
  • Если документ передан на электронном носителе, допускается его преобразование в бумажную форму с применением ПК. В этом случае обязательно наличие подписи уполномоченных сторон.
  • После преобразования документа его название меняться не должно. При этом форма бумаги или характер ее применения не имеет значения.
  • Если после передачи бумаг было произведено их взаимное преобразование, то требуется взаимное указание ссылок.
  • В случае, когда документы имеют идентичный вид и название (вне зависимости от формы), они в любом случае относятся к категории взаимозаменяемых.

Если организуется выпуск подлинных документов, а также их передача в другую компанию, обязателен учет уже существующих и новых стандартов ЕСКД и СПДС.

Как принимаются подлинники?

Один из ключевых этапов в вопросе хранения проектно-сметной документации — приемка подлинных бумаг. Если речь идет о бумажной версии документов, обязательно проводится проверка на факт целостности документов (наличия разрывов, подклеек, повреждений и прочих дефектов). Кроме того, пригодность бумаг оценивается с позиции таких критериев, как нечеткость линий или текста. При этом подлинники, которые принимаются на хранение, должны в полной мере соответствовать ГОСТ 2.051.

В процессе приемки подлинных документов проверке поддается ряд ключевых моментов, а именно: комплектность передаваемой документации, наличие дат и подписей, корректность указания основных надписей и оформления титульных листов. Здесь же контролируется правильность внесения информации, наличие ЭЦП и других аналогов подписей.

Отдельно должен быть изучен вопрос, касающийся носителя проектной документации, сохранения объектов и порядка применения подлинных подписей или ЭЦП.

Как регистрируются и учитываются подлинные документы?

Все подлинные бумаги, которые принимаются для хранения, могут быть учтены, а также зарегистрированы в автоматическом или ручном режиме. В процессе регистрации бумаг должны быть внесения следующие данные — обозначение бумаг, название, количество листов, инвентарный номер (ИН) и дата, когда была проведена регистрация. Кроме того, прописывается обозначение документа, источник (кто выпустил), а также подпись, подтверждающая прием бумаг для хранения.

Если регистрация проходит в неавтоматическом режиме, то упомянутые выше реквизиты должны быть упомянуты в инвентарной книге. Когда речь идет об автоматизированной регистрации, то данные инвентарная книга имеет электронный вид. Для организации процесса регистрации техдокументации заводятся индивидуальные инвентарные книги. При этом важно, чтобы номера не дублировались. В ряде случаев разрешено создание одной инвентарной книги для рабочей и проектной документации.

При хранении подлинник получает свой номер, который учитывается в документации, вне зависимости от числа листов в документах, а также объема файлов в его составе. Что касается единицы учета, то здесь возможно несколько вариантов. К примеру, для проекта это могут быть бумаги, имеющие графическую или текстовую форму, а для других бумаг — тома соответствующих материалов (имеющих графический или текстовый вид).

Если бумаги передаются в электронном виде, отдельное внимание должно уделяться графе «Примечания». В ней должна быть упомянута информация о восстановлении, аннулировании или внесении корректировок в документ-оригинал.

После приемки документов, имеющих текстовую форму, должна ставиться подпись уполномоченного лица. Она ставится на странице сразу после титульной, а также в соответствующих графах (к примеру, на поле для подшивки или же в ином месте).

В ситуации, когда подлинный документ состоит из группы листов, каждый из них получает индивидуальный номерной знак. При этом номер подлинника прописывается в реквизитах. Корректировки, которые вносятся в документ, предоставленный в цифровом виде, неизбежно приводят к корректировке реквизитов бумаги и атрибутов документа.

Единицей хранения может быть папка, альбом или полностью сформированный том. В них может присутствовать целая группа бумаг с различными обозначениями. В такой ситуации том (альбом, папка) получает общий номер, который отражается на титульном листе. Чтобы зарегистрировать такой документ, обязательно создание новой книги с инвентарными номерами.

Бывают ситуации, когда меняется только 1-2 листа подлинного документа. В этом случае инвентарный номерной знак должен быть сохранен. Если же меняются все листы, то система подразумевает обязательную корректировку номера.

После присваивания номера подлинному документу каждый ИН контролируется, то есть фиксируются все его перемещения. Учет последних производится в ручном режиме или автоматически на основании соответствующих карточек. Последние выполнены в двухстороннем исполнении с обязательным соблюдением правил заполнения документов. Перед заполнением документа можно изучить примеры выполнения подобного рода работ.

Как хранятся подлинники?

На практике хранение подлинных документов возможно в двух формах — цифровом и бумажном. При этом комплектование бумаг осуществляется с учетом действующего ГОСТ. Так, текстовая и графическая проектная документация хранится на А1. Сохранение объектов возможно и в развернутой форме. В случае, когда документ выполнен в большем формате, допускается складывание подлинников. При этом на папке должны быть прописаны номера.

Если исходить из практики, то подлинные документы можно классифицировать по мере увеличения номеров или же по объектам. Возможен и иной порядок организации, если он был утвержден соответствующим образом. Сами подлинники должны храниться на цифровых носителях или в электронных базах данных. Чтобы исключить случайную утерю документов, обязательно резервное копирование.

Как хранятся копии?

Определенные правила имеют место и по отношению к копиям, которые также могут храниться в двух популярных формах. Если бумаги выполнены разными субподрядными организациями, то они часто содержатся в индивидуальных папках или отдельно взятых томах.

В архивных копиях отражено содержание бумаг на день подписания, а также передачи (сдачи) объекта. Если в архиве имеются копии, они находят отражение в картах учета. При этом складываются бумаги (если они имеют классическое исполнение), в формат А4. Так, если копии передаются для хранения, то они должны имеет четкий контраст и правильный фон, не усложняющий изучение.

Если бумаги принимаются в классическом исполнении, то они обязательно проверяются на комплектность и соответствие сопроводительным бумагам. Что касается регистрации и учета копий посторонних структур, то они должны производиться по действующим правилам.

На каждой копии должен стоять штамп, а также указываться инвентарный номер и дата регистрации. Что касается непосредственно штампа, то он находит отражение на видном месте. Если копия выполняется полистно, проштамповка производится слева вверху. Учет копий может вестись вручную или автоматически. Эти и ряд других моментов регулирует приказ, касающийся приемки бумаг.

Таким образом, проект должен храниться в архиве организации до момента, пока не будет передан в более крупный архив (государственный или муниципальный) или же до момента уничтожения.

Хранение проектной документации: что нужно знать

Хранение проектной документации — вопрос, который только на первый взгляд является простым и незамысловатым. На самом деле все процедуры четко прописаны в ФЗ РФ. При этом предприниматели или физлица (граждане РФ) имеют право на надежное хранение бумаг с возможностью последующего применения. В чем особенности организации процесса? Каков срок хранения документов? Какими законодательными актами регулируется этот процесс? Рассмотрим главные вопросы более подробно.

Общие положения

Вопросы хранения проектной документации оговариваются в соответствующем Федеральном законе. Бумаги, которые передаются в уполномоченные службы (структуры), должны храниться с учетом положенных сроков и оговоренных условий. Отдельное внимание уделяется оригинальным бумагам (рабочим документам и проекту), которые должны быть учтены (если иное не оговорено в соглашении между сторонами).

Так, в состав бумаг, хранящихся в архиве и взятых на учет, должны быть включены следующие документы:

  • Оригиналы и копии, разработанные самостоятельно, переданные на хранение или заказанные у других компаний.
  • Разрешение на внесение корректировок в бумаги.
  • Типовая документация.

При рассмотрении вопроса хранения документации важно понимать, что все бумаги условно делятся на несколько категорий:

В функции компаний, которые занимаются конструкторской деятельностью, а также задачи организаций, осуществляющих учет и хранение бумаг, обязательно входят правила организации документооборота.

Если компания одновременно принимает бумаги в разных вариантах (в бумажном или цифровом виде), разрешено их преобразование. Главное при этом — соблюдение следующих правил:

  • Бумаги, которые переданы в классическом (бумажном) виде, могут переформировываться в файлы.
  • Если документы переданы в бумажной форме, но напечатаны с помощью ПК, то они должны выполняться с учетом требований ГОСТ под номером 2.004.
  • После установки ЭЦП и указания реквизитов готовые файлы преобразуются в электронные бумаги.
  • Если документ передан на электронном носителе, допускается его преобразование в бумажную форму с применением ПК. В этом случае обязательно наличие подписи уполномоченных сторон.
  • После преобразования документа его название меняться не должно. При этом форма бумаги или характер ее применения не имеет значения.
  • Если после передачи бумаг было произведено их взаимное преобразование, то требуется взаимное указание ссылок.
  • В случае, когда документы имеют идентичный вид и название (вне зависимости от формы), они в любом случае относятся к категории взаимозаменяемых.

Если организуется выпуск подлинных документов, а также их передача в другую компанию, обязателен учет уже существующих и новых стандартов ЕСКД и СПДС.

Читайте так же:  Штраф за отсутствие запасного колеса

Как принимаются подлинники?

Один из ключевых этапов в вопросе хранения проектно-сметной документации — приемка подлинных бумаг. Если речь идет о бумажной версии документов, обязательно проводится проверка на факт целостности документов (наличия разрывов, подклеек, повреждений и прочих дефектов). Кроме того, пригодность бумаг оценивается с позиции таких критериев, как нечеткость линий или текста. При этом подлинники, которые принимаются на хранение, должны в полной мере соответствовать ГОСТ 2.051.

В процессе приемки подлинных документов проверке поддается ряд ключевых моментов, а именно: комплектность передаваемой документации, наличие дат и подписей, корректность указания основных надписей и оформления титульных листов. Здесь же контролируется правильность внесения информации, наличие ЭЦП и других аналогов подписей.

Отдельно должен быть изучен вопрос, касающийся носителя проектной документации, сохранения объектов и порядка применения подлинных подписей или ЭЦП.

Как регистрируются и учитываются подлинные документы?

Все подлинные бумаги, которые принимаются для хранения, могут быть учтены, а также зарегистрированы в автоматическом или ручном режиме. В процессе регистрации бумаг должны быть внесения следующие данные — обозначение бумаг, название, количество листов, инвентарный номер (ИН) и дата, когда была проведена регистрация. Кроме того, прописывается обозначение документа, источник (кто выпустил), а также подпись, подтверждающая прием бумаг для хранения.

Если регистрация проходит в неавтоматическом режиме, то упомянутые выше реквизиты должны быть упомянуты в инвентарной книге. Когда речь идет об автоматизированной регистрации, то данные инвентарная книга имеет электронный вид. Для организации процесса регистрации техдокументации заводятся индивидуальные инвентарные книги. При этом важно, чтобы номера не дублировались. В ряде случаев разрешено создание одной инвентарной книги для рабочей и проектной документации.

При хранении подлинник получает свой номер, который учитывается в документации, вне зависимости от числа листов в документах, а также объема файлов в его составе. Что касается единицы учета, то здесь возможно несколько вариантов. К примеру, для проекта это могут быть бумаги, имеющие графическую или текстовую форму, а для других бумаг — тома соответствующих материалов (имеющих графический или текстовый вид).

Если бумаги передаются в электронном виде, отдельное внимание должно уделяться графе «Примечания». В ней должна быть упомянута информация о восстановлении, аннулировании или внесении корректировок в документ-оригинал.

После приемки документов, имеющих текстовую форму, должна ставиться подпись уполномоченного лица. Она ставится на странице сразу после титульной, а также в соответствующих графах (к примеру, на поле для подшивки или же в ином месте).

В ситуации, когда подлинный документ состоит из группы листов, каждый из них получает индивидуальный номерной знак. При этом номер подлинника прописывается в реквизитах. Корректировки, которые вносятся в документ, предоставленный в цифровом виде, неизбежно приводят к корректировке реквизитов бумаги и атрибутов документа.

Единицей хранения может быть папка, альбом или полностью сформированный том. В них может присутствовать целая группа бумаг с различными обозначениями. В такой ситуации том (альбом, папка) получает общий номер, который отражается на титульном листе. Чтобы зарегистрировать такой документ, обязательно создание новой книги с инвентарными номерами.

Бывают ситуации, когда меняется только 1-2 листа подлинного документа. В этом случае инвентарный номерной знак должен быть сохранен. Если же меняются все листы, то система подразумевает обязательную корректировку номера.

После присваивания номера подлинному документу каждый ИН контролируется, то есть фиксируются все его перемещения. Учет последних производится в ручном режиме или автоматически на основании соответствующих карточек. Последние выполнены в двухстороннем исполнении с обязательным соблюдением правил заполнения документов. Перед заполнением документа можно изучить примеры выполнения подобного рода работ.

Как хранятся подлинники?

На практике хранение подлинных документов возможно в двух формах — цифровом и бумажном. При этом комплектование бумаг осуществляется с учетом действующего ГОСТ. Так, текстовая и графическая проектная документация хранится на А1. Сохранение объектов возможно и в развернутой форме. В случае, когда документ выполнен в большем формате, допускается складывание подлинников. При этом на папке должны быть прописаны номера.

Если исходить из практики, то подлинные документы можно классифицировать по мере увеличения номеров или же по объектам. Возможен и иной порядок организации, если он был утвержден соответствующим образом. Сами подлинники должны храниться на цифровых носителях или в электронных базах данных. Чтобы исключить случайную утерю документов, обязательно резервное копирование.

Как хранятся копии?

Определенные правила имеют место и по отношению к копиям, которые также могут храниться в двух популярных формах. Если бумаги выполнены разными субподрядными организациями, то они часто содержатся в индивидуальных папках или отдельно взятых томах.

В архивных копиях отражено содержание бумаг на день подписания, а также передачи (сдачи) объекта. Если в архиве имеются копии, они находят отражение в картах учета. При этом складываются бумаги (если они имеют классическое исполнение), в формат А4. Так, если копии передаются для хранения, то они должны имеет четкий контраст и правильный фон, не усложняющий изучение.

Если бумаги принимаются в классическом исполнении, то они обязательно проверяются на комплектность и соответствие сопроводительным бумагам. Что касается регистрации и учета копий посторонних структур, то они должны производиться по действующим правилам.

На каждой копии должен стоять штамп, а также указываться инвентарный номер и дата регистрации. Что касается непосредственно штампа, то он находит отражение на видном месте. Если копия выполняется полистно, проштамповка производится слева вверху. Учет копий может вестись вручную или автоматически. Эти и ряд других моментов регулирует приказ, касающийся приемки бумаг.

Таким образом, проект должен храниться в архиве организации до момента, пока не будет передан в более крупный архив (государственный или муниципальный) или же до момента уничтожения.

Хранение проектной документации: что нужно знать

Хранение проектной документации — вопрос, который только на первый взгляд является простым и незамысловатым. На самом деле все процедуры четко прописаны в ФЗ РФ. При этом предприниматели или физлица (граждане РФ) имеют право на надежное хранение бумаг с возможностью последующего применения. В чем особенности организации процесса? Каков срок хранения документов? Какими законодательными актами регулируется этот процесс? Рассмотрим главные вопросы более подробно.

Общие положения

Вопросы хранения проектной документации оговариваются в соответствующем Федеральном законе. Бумаги, которые передаются в уполномоченные службы (структуры), должны храниться с учетом положенных сроков и оговоренных условий. Отдельное внимание уделяется оригинальным бумагам (рабочим документам и проекту), которые должны быть учтены (если иное не оговорено в соглашении между сторонами).

Так, в состав бумаг, хранящихся в архиве и взятых на учет, должны быть включены следующие документы:

  • Оригиналы и копии, разработанные самостоятельно, переданные на хранение или заказанные у других компаний.
  • Разрешение на внесение корректировок в бумаги.
  • Типовая документация.

При рассмотрении вопроса хранения документации важно понимать, что все бумаги условно делятся на несколько категорий:

В функции компаний, которые занимаются конструкторской деятельностью, а также задачи организаций, осуществляющих учет и хранение бумаг, обязательно входят правила организации документооборота.

Если компания одновременно принимает бумаги в разных вариантах (в бумажном или цифровом виде), разрешено их преобразование. Главное при этом — соблюдение следующих правил:

  • Бумаги, которые переданы в классическом (бумажном) виде, могут переформировываться в файлы.
  • Если документы переданы в бумажной форме, но напечатаны с помощью ПК, то они должны выполняться с учетом требований ГОСТ под номером 2.004.
  • После установки ЭЦП и указания реквизитов готовые файлы преобразуются в электронные бумаги.
  • Если документ передан на электронном носителе, допускается его преобразование в бумажную форму с применением ПК. В этом случае обязательно наличие подписи уполномоченных сторон.
  • После преобразования документа его название меняться не должно. При этом форма бумаги или характер ее применения не имеет значения.
  • Если после передачи бумаг было произведено их взаимное преобразование, то требуется взаимное указание ссылок.
  • В случае, когда документы имеют идентичный вид и название (вне зависимости от формы), они в любом случае относятся к категории взаимозаменяемых.

Если организуется выпуск подлинных документов, а также их передача в другую компанию, обязателен учет уже существующих и новых стандартов ЕСКД и СПДС.

Как принимаются подлинники?

Один из ключевых этапов в вопросе хранения проектно-сметной документации — приемка подлинных бумаг. Если речь идет о бумажной версии документов, обязательно проводится проверка на факт целостности документов (наличия разрывов, подклеек, повреждений и прочих дефектов). Кроме того, пригодность бумаг оценивается с позиции таких критериев, как нечеткость линий или текста. При этом подлинники, которые принимаются на хранение, должны в полной мере соответствовать ГОСТ 2.051.

В процессе приемки подлинных документов проверке поддается ряд ключевых моментов, а именно: комплектность передаваемой документации, наличие дат и подписей, корректность указания основных надписей и оформления титульных листов. Здесь же контролируется правильность внесения информации, наличие ЭЦП и других аналогов подписей.

Отдельно должен быть изучен вопрос, касающийся носителя проектной документации, сохранения объектов и порядка применения подлинных подписей или ЭЦП.

Как регистрируются и учитываются подлинные документы?

Все подлинные бумаги, которые принимаются для хранения, могут быть учтены, а также зарегистрированы в автоматическом или ручном режиме. В процессе регистрации бумаг должны быть внесения следующие данные — обозначение бумаг, название, количество листов, инвентарный номер (ИН) и дата, когда была проведена регистрация. Кроме того, прописывается обозначение документа, источник (кто выпустил), а также подпись, подтверждающая прием бумаг для хранения.

Читайте так же:  Бланки книга учета материальных ценностей

Если регистрация проходит в неавтоматическом режиме, то упомянутые выше реквизиты должны быть упомянуты в инвентарной книге. Когда речь идет об автоматизированной регистрации, то данные инвентарная книга имеет электронный вид. Для организации процесса регистрации техдокументации заводятся индивидуальные инвентарные книги. При этом важно, чтобы номера не дублировались. В ряде случаев разрешено создание одной инвентарной книги для рабочей и проектной документации.

При хранении подлинник получает свой номер, который учитывается в документации, вне зависимости от числа листов в документах, а также объема файлов в его составе. Что касается единицы учета, то здесь возможно несколько вариантов. К примеру, для проекта это могут быть бумаги, имеющие графическую или текстовую форму, а для других бумаг — тома соответствующих материалов (имеющих графический или текстовый вид).

Если бумаги передаются в электронном виде, отдельное внимание должно уделяться графе «Примечания». В ней должна быть упомянута информация о восстановлении, аннулировании или внесении корректировок в документ-оригинал.

После приемки документов, имеющих текстовую форму, должна ставиться подпись уполномоченного лица. Она ставится на странице сразу после титульной, а также в соответствующих графах (к примеру, на поле для подшивки или же в ином месте).

В ситуации, когда подлинный документ состоит из группы листов, каждый из них получает индивидуальный номерной знак. При этом номер подлинника прописывается в реквизитах. Корректировки, которые вносятся в документ, предоставленный в цифровом виде, неизбежно приводят к корректировке реквизитов бумаги и атрибутов документа.

Единицей хранения может быть папка, альбом или полностью сформированный том. В них может присутствовать целая группа бумаг с различными обозначениями. В такой ситуации том (альбом, папка) получает общий номер, который отражается на титульном листе. Чтобы зарегистрировать такой документ, обязательно создание новой книги с инвентарными номерами.

Бывают ситуации, когда меняется только 1-2 листа подлинного документа. В этом случае инвентарный номерной знак должен быть сохранен. Если же меняются все листы, то система подразумевает обязательную корректировку номера.

После присваивания номера подлинному документу каждый ИН контролируется, то есть фиксируются все его перемещения. Учет последних производится в ручном режиме или автоматически на основании соответствующих карточек. Последние выполнены в двухстороннем исполнении с обязательным соблюдением правил заполнения документов. Перед заполнением документа можно изучить примеры выполнения подобного рода работ.

Как хранятся подлинники?

На практике хранение подлинных документов возможно в двух формах — цифровом и бумажном. При этом комплектование бумаг осуществляется с учетом действующего ГОСТ. Так, текстовая и графическая проектная документация хранится на А1. Сохранение объектов возможно и в развернутой форме. В случае, когда документ выполнен в большем формате, допускается складывание подлинников. При этом на папке должны быть прописаны номера.

Если исходить из практики, то подлинные документы можно классифицировать по мере увеличения номеров или же по объектам. Возможен и иной порядок организации, если он был утвержден соответствующим образом. Сами подлинники должны храниться на цифровых носителях или в электронных базах данных. Чтобы исключить случайную утерю документов, обязательно резервное копирование.

Как хранятся копии?

Определенные правила имеют место и по отношению к копиям, которые также могут храниться в двух популярных формах. Если бумаги выполнены разными субподрядными организациями, то они часто содержатся в индивидуальных папках или отдельно взятых томах.

В архивных копиях отражено содержание бумаг на день подписания, а также передачи (сдачи) объекта. Если в архиве имеются копии, они находят отражение в картах учета. При этом складываются бумаги (если они имеют классическое исполнение), в формат А4. Так, если копии передаются для хранения, то они должны имеет четкий контраст и правильный фон, не усложняющий изучение.

Если бумаги принимаются в классическом исполнении, то они обязательно проверяются на комплектность и соответствие сопроводительным бумагам. Что касается регистрации и учета копий посторонних структур, то они должны производиться по действующим правилам.

На каждой копии должен стоять штамп, а также указываться инвентарный номер и дата регистрации. Что касается непосредственно штампа, то он находит отражение на видном месте. Если копия выполняется полистно, проштамповка производится слева вверху. Учет копий может вестись вручную или автоматически. Эти и ряд других моментов регулирует приказ, касающийся приемки бумаг.

Таким образом, проект должен храниться в архиве организации до момента, пока не будет передан в более крупный архив (государственный или муниципальный) или же до момента уничтожения.

ООО является проектной организацией. Обязана ли организация хранить проектную и иную документацию в соответствие со сроками, определенными Перечнем типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, утверждённым приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 31.07.2007 N 1182, в том числе и после передачи проектной документации заказчику по условиям договора? Распространяется ли данный перечень на организации, не подведомственные Минкультуры РФ?

Согласно п. 1 ст. 50 Федерального закона от 08.02.1998 N 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» общество обязано хранить перечисленные данным пунктом документы, а также иные документы, предусмотренные федеральными законами и иными правовыми актами РФ.
В свою очередь, нормой ч. 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее — Закон N 125-ФЗ) организациям вменено в обязанность обеспечивать сохранность архивных документов в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами РФ, а также перечнями документов, предусмотренными ч. 3 ст. 6 и ч. 1 ст. 23 данного Закона.
Под архивным документом в целях этого закона признается материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства (п. 2 ст. 3 Закона N 125-ФЗ).
Согласно ч. 3 ст. 6 Закона N 125-ФЗ специально уполномоченный Правительством РФ федеральный орган исполнительной власти утверждает перечни типовых архивных документов с указанием сроков их хранения, а также инструкцию по применению этих перечней.
Во исполнение указанной нормы, в частности, были утверждены и применяются в настоящее время:
— Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (далее — Перечень; утвержден приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 31.07.2007 N 1182);
— Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 N 558).
На момент утверждения данных актов именно Министерство культуры и массовых коммуникаций РФ (позднее преобразовано в Министерство культуры РФ) было уполномочено на осуществление функций по выработке государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере архивного дела (п. 1 Положения о Министерстве культуры и массовых коммуникаций РФ, утвержденного постановлением Правительства РФ от 17.06.2004 N 289, п. 1 Положения о Министерстве культуры РФ, утвержденного постановлением Правительства РФ от 29.05.2008 N 406)*(1).
С учетом этого обстоятельства ВАС РФ в решении от 21.02.2012 N 14589/11 признал приказ Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 в части, в которой данным нормативным правовым актом на коммерческие организации, не подведомственные федеральным органам государственной власти, возлагаются обязанности по хранению документов, перечисленных в утвержденном перечне, соответствующим положениям Закона N 125-ФЗ.
Полагаем, что данная правовая позиция применима и в отношении Перечня, утвержденного приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 31.07.2007 N 1182, поскольку он утвержден тем же компетентным органом во исполнение той же нормы закона.
Необходимость применения данного перечня, в том числе, по вопросам сроков хранения проектной и рабочей документации на строительство зданий и сооружений, прямо либо косвенно подтверждается и судами (смотрите, к примеру, постановление Тринадцатого арбитражного апелляционного суда от 25.07.2016 N 13АП-11575/16, постановление Арбитражного суда Уральского округа от 25.11.2014 N Ф09-10588/13 по делу N А50-9813/2013, постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 19.11.2013 N Ф08-6580/13 по делу N А53-24273/2012).
К срокам хранения документов, определенным этим перечнем, отсылают и положения Национального стандарта РФ ГОСТ Р 21.1003-2009 «Система проектной документации для строительства. Учет и хранение проектной документации», утвержденного приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 30 ноября 2009 г. N 526-ст*(2).
Таким образом, частной проектной организации также необходимо руководствоваться упомянутым Перечнем (раздел 4 Перечня содержит, в частности, типовые архивные документы о проектировании объектов недвижимости, проектно-реставрационной деятельности и разработке проектов малых архитектурных форм). А поскольку в ряде случаев (например в пунктах 400 и 473) Перечень предусматривает обязанность и сроки хранения документов проектировщиком после исполнения договора с заказчиком, данные условия также должны быть соблюдены.
Данные выводы согласуются и с позицией судов (смотрите, к примеру, постановление Двадцатого арбитражного апелляционного суда от 06.08.2014 N 20АП-2502/14, а также ранее упомянутое постановление Тринадцатого арбитражного апелляционного суда от 25.07.2016 N 13АП-11575/16).

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Габбасов Руслан

Ответ прошел контроль качества

9 сентября 2016 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

————————————————————————-
*(1) В действующем Положении о Министерстве культуры РФ, утвержденном постановлением Правительства РФ от 20.07.2011 N 590, данная функция к компетенции Минкультуры РФ прямо не отнесена. Однако само по себе это не освобождает организации от обязанности исполнения ранее принятых данным ведомством в рамках установленных для него полномочий документов.
*(2) Включен приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 30.03.2015 N 365 в Перечень документов в области стандартизации, в результате применения которых на добровольной основе обеспечивается соблюдение требований Федерального закона от 30 декабря 2009 г. N 384-ФЗ «Технический регламент о безопасности зданий и сооружений».