Служебная записка с резолюцией

Содержание:

Спецодежда к списку альбомов

Оставить отзыв о человеке

2 фотографии

4 фотографии

6 фотографий

Теги фото и видео

«Резолюция на служебной записке» 5 октября 2010 года в 14:16

Код для вставки на сайт или в блог

Комментарии: Добавить комментарий

Пока нет комментариев.

Добавьте ваш комментарий:

Чтобы оставить комментарий вам нужно войти на сайт или зарегистрироваться.

Подписаться на обсуждение и получать уведомление о новых комментариях на e-mail

Добавьте ваш комментарий:

© 2009-2014 «iworker». Все права защищены

Сайт «iworker.ru» зарегистрирован Министерством РФ по делам печати, телерадиовещания и средств массовой коммуникации.

Свидетельство Эл № ФС77-46321 от 26.08.2011.

Как написать служебную записку

Служебная записка – это важный дополнительный документ, который является одним из оснований для принятия окончательного решения руководителем или работодателем в виде локального нормативного акта, соглашения, приказа (распоряжения). Служебная записка как дополнительный документ не является обязательной с точки зрения трудового права и делопроизводства, однако может быть установлена локальными нормативными актами организации. Следует отметить, что в Общероссийском классификаторе управленческих документов (ОКУД) отсутствует такой вид документа, как «Служебная записка». Однако данный вид документа широко используется на практике.

Как правило, служебные записки составляются по вопросам материально-технического, информационного, организационного и хозяйственного обеспечения. Служебные записки — это своего рода переписка между структурными подразделениями. Они обычно содержат определенную просьбу, предложение.

Служебные записки, в отличие от докладных записок, обеспечивают связь объектов управления на горизонтальном уровне, то есть составляются работником или руководителем подразделения на имя руководителя или специалиста другого подразделения. Следует помнить, что служебные записки направляются обычно от одного руководителя к другому или от одного сотрудника к другому только в случае их равнозначного должностного статуса, в противном случае это будет докладная записка. Служебная записка руководителя структурного подразделения может быть основанием для принятия решения о служебной командировке.

При выявлении фактов изготовления продукции с браком или при постоянных жалобах покупателей на поведение продавца, руководитель подразделения может направить в аттестационную комиссию служебную записку о несоответствии работника требованиям, предъявляемым к занимаемой им должности, на основании которой может быть проведена досрочная аттестация сотрудника.

Служебными записками линейных руководителей обосновывается экономическая необходимость или возможность заключения договоров.

Но на практике служебные записки используют и для других целей.

Так, на основании служебной записки непосредственного руководителя на имя генерального директора может быть сокращен срок испытания работнику.

Так, например, служебная записка руководителя отдела на имя генерального директора, отражающая производственные показатели, может служить основанием для приказа о премировании отдельного сотрудника или структурного подразделения.

Необходимо отметить, что служебные записки могут быть признаны надлежащими доказательствами арбитражным судом (См. например, Постановление ФАС Поволжского округа по делу N А72-6396/2010)

Как правило, служебная записка составляется на стандартном листе бумаги формата А4, но с указанием всех необходимых основных реквизитов, расположенных в соответствии с ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к составлению документов». К таким реквизитам относятся:

наименование структурного подразделения;
вид документа (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА);
дата;
регистрационный номер;
заголовок к тексту;
текст;
адресат;
подпись составителя (с указанием должности).

Согласно ГOCTy текст любого информационно — справочного документа оформляется шрифтом Times New Roman, размер 14, через 1,5 интервала.

Наименование вида документа пишется прописными буквами (СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА) и может располагаться по центру или от границы левого поля (в зависимости от того, какой выбран способ расположения заголовочной части документа) через 2 межстрочных интервала.

Дата оформляется арабскими цифрами, например, 02.02.2006 или буквенно-цифровым способом, например, 2 февраля 2006 г. Регистрационный номер на служебной записке проставляется либо по месту составления, либо по месту получения, в зависимости от постановки системы регистрации, которая действует в организации. При рассмотрении служебной записки заинтересованными лицами, на ней проставляются визы согласования, а после принятия решения — резолюция руководителя. Вынесение резолюции является конечным этапом рассмотрения служебной записки.

Служебная записка может иметь заголовок, который кратко раскрывает содержание документа. Он формулируется по общим правилам составления заголовков к документам: с помощью предлога «о» и отглагольного существительного в предложном падеже. Например: «о направлении Петрова В.К. в командировку «.

В тексте служебной записки выделяются две части. В первой части сообщаются факты, послужившие поводом для составления документа, а во второй — излагаются конкретные выводы, просьбы и предложения. Текст служебной записки может состоять и из трех частей. В этом случае в первой части (констатирующей) будут излагаться причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания, во второй части — анализ сложившейся ситуации, возможные варианты решения, а в третьей — выводы и предложения с конкретных действиях; которые необходимо предпринять, по мнению составителя служебной записки.

Если имеется приложение, то отметка о нем делается до оформления подписи:

Служебная записка образец, пример оформления служебной записки:
Начальнику
Информационного отдела
Петрову В.К.
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
15.01.01 № ___
В связи с отказом работы компьютерной техники в помещении № ___ прошу безотлагательно направить специалиста для устранения неполадок.

Дисциплинарное взыскание
Товарно транспортная накладная
План счетов
Чистые активы
Оборотные средства
Основные средства

Назад | | Вверх

Как правильно оформить докладную записку. Конкретные примеры

Внутренняя информация распространяется с помощью специальных информационно-справочных документов, одним из видов которых является докладная записка. С ней обращаются к людям, занимающим вышестоящие должности, с тем, чтобы поставить в известность о тех или иных фактах для побуждения к принятию определенного решения.

Докладная записка как внутренний документ имеет определенные принципы составления, зависящие от ее цели. Раскроем, как именно следует составлять докладные в тех или иных рабочих ситуациях.

На выбор три разных образца докладных записок на сотрудника

Законодательные основы

Законодательство не выделяет те или иные типы служебной информации, поэтому с термином «докладная записка» вы не столкнетесь в текстах таких нормативных актов, как Трудовой кодекс. Это определенный «внутренний код», используемый для удобства трансляции информации между различными членами одной организации, наравне со служебными и объяснительными записками.

Номер докладной записки по ОКУД – 0286041

Специфика докладной

Этот вид служебной информации, в отличие от других типов записок, адресуется исключительно вышестоящим должностям, уполномоченным лицам, начальству – то есть людям, принимающим реальные решения. Информация, содержащаяся в такой записке, как раз и призвана вызвать к жизни какое-либо действие, какое именно – зависит от цели докладной и содержащихся в ней сведений и предложений.

Отличие от служебной записки

Докладная предназначена для передачи сведений «по вертикали», а служебная записка передает информацию между равными по статусу работниками. В отличие от докладной, служебная записка не предусмотрена ОКУД. Пишется работником по собственной воле.

Отличие от объяснительной записки

Объяснительная записка также направляется «по вертикали», но кардинально отличается целью, заявленной в самом названии документа: объяснить ту или иную сложившуюся ситуацию, чтобы решить вопрос о виновности или невиновности сотрудника. То есть, как и в докладной, представитель вышестоящей должности побуждается к принятию решения, но это решение касается только дисциплинарных нарушений. В ОКУД имеет свой код, как и докладная. Пишется по требованию начальства.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Докладная записка, в зависимости от обстоятельств, может быть написана по собственной инициативе либо по указанию уполномоченных лиц. Этот документ несет юридическую силу.

Функции докладных записок

Главное назначение докладных – проинформировать руководство и побудить к дальнейшим действиям. Конкретные функции, которые может выполнять докладная записка, могут быть различными:

  • урегулирование возникшей проблемы производственного или административно-хозяйственного характера;
  • рационализаторские предложения по улучшению производственной деятельности;
  • донесение до руководства мнения по поводу принятого решения (чаще всего таким образом выражается несогласие);
  • объяснение своей позиции при возникновении конфликтной ситуации с коллегами или непосредственным начальством;
  • регулярные отчеты о ходе выполнения работ;
  • жалобы в случае отказа сотрудников выполнять распоряжения непосредственного начальства;
  • разбирательство по поводу неправомерного делегирование обязанностей;
  • доведение до сведения руководства информации о нарушении трудовой дисциплины и распорядка;
  • информация о происшествиях, в результате которых произошли или могли произойти материальные утраты или физический вред;
  • положительные моменты, на которые нужна реакция руководства.

Классификация докладных записок

Если рассматривать этот вид служебной документации с разных позиций, можно выделить несколько наиболее часто употребляемых разновидностей докладных.

  1. Содержание. В зависимости от того, какие именно сведения содержит докладная, можно выделить:
    • информирующая – доносящая до начальства необходимые для принятия решения сведения, например, о ходе работ, о возникших нюансах, способах действий; как правило, подается регулярно вплоть до завершения проекта;
    • отчетная – докладывает о завершении какого-либо этапа работ для получения дальнейших указаний и, при необходимости, нормализации ситуации;
    • инициативная – автор вносит свои предложения на основании сообщенных им сведений.
  2. Адресат. От того, кому именно направляется докладная, зависит ее вид:
    • внешняя – направляется руководству другого учреждения;
    • внутренняя – адресована вышестоящим лицам внутри организации.

К СВЕДЕНИЮ! Для внутренней и внешней докладных характерна существенная разница в оформлении: для последних обязателен бланк организации.

  • Факты. Информация, доносящаяся до сведения руководства, требующая принятия незамедлительных мер, чаще носит негативный характер. Но случается, что нужно известить начальство и об особенных успехах сотрудника. Тип докладной зависит от изложенной в ней ситуации:
    • нарушении трудового распорядка и дисциплины;
    • невыполнении или недостаточном выполнении должностных обязанностей;
    • допущении оскорбления чести и достоинства, недопустимого поведения, провоцировании конфликтов;
    • выдающиеся достижения, достойные награды и пр.
  • Автор докладной

    Теоретически, правом составить докладную записку обладает любой сотрудник организации. Практически, при ее подаче соблюдается принцип субординации. Начальник структурного подразделения пишет докладную на имя генерального директора. Нижестоящие сотрудники должны разрешать возникающие ситуации сначала со своим непосредственным руководством. А уже оно, если сочтет нужным, доведет информацию до сведения дирекции. Допустимо обращение напрямую, но тогда докладную должен завизировать непосредственный руководитель.

    Исключение составляет случай, когда докладная записка составляется в связи с жалобой на самого начальника структурного подразделения. В таких случаях любой сотрудник может прямо обратиться к высшему руководству.

    Как грамотно составить докладную

    Вне зависимости от того, к какому виду принадлежит докладная, в структуре есть определенные моменты, обязательные к соблюдению. Как правило, в докладной можно выделить три самостоятельные части.

    1. Факты, события, причины, побудившие написать докладную. Эта часть должна дать читающему ответ на вопрос «Что произошло?».
    2. Соображения автора по поводу сложившейся ситуации, его предложения, варианты возможных решений.
    3. Выводы и рекомендации автора записки.

    Рекомендации к оформлению

    Как и любой деловой документ, докладная записка в своей основе должна подчиняться требованиям , изложенным в ГОСТе 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

    ВАЖНО! Если данный документ будет составлен неверно, он может быть признан юридически недостоверным и, таким образом, потеряет силу доказательства при разрешении спорных моментов.

    Оформляем внутреннюю докладную

    Внутренняя докладная записка может быть написана или напечатана на обычном листе формата А4. Специального бланка для нее не требуется. Реквизиты, которые приняты для этого вида внутренней документации:

    • название подразделения, адресующего записку – размещается в верхнем левом углу;
    • получатель записки – его ФИО (достаточно инициалов) и должность надо указать в верхнем правом углу;
    • название документа заглавными буквами посередине листа – ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА (допускается расположение по левому краю поля листа);
    • ниже размещается дата в формате дд.мм.гггг арабскими цифрами – это день подписания документа;
    • короткая суть докладной;
    • содержание тремя обособленными блоками;
    • на последней строке ставится подпись автора с расшифровкой и названием должности.

    Особенности оформления внешней докладной

    Внешняя докладная записка – исходящий документ. Ее нужно составлять на фирменном бланке организации. Помимо перечисленных выше сведений, внешняя докладная должна содержать такую информацию:

    • сведения об организации-отправителе;
    • присвоенный документу номер;
    • город, в котором составлена докладная;
    • подзаголовок (пишется ниже названия документа и начинается со слов «Касательно…» или «О…»).

    Остальные элементы – название документа, данные адресата, текст докладной, подпись автора – оформляются так же, как и во внутренней докладной.

    Реакция адресата

    Получив докладную записку, приняв во внимание изложенные в ней факты, руководитель принимает определенное решение. Свою волю он выражает в форме резолюции, которую размещает на листе с текстом докладной записки. Данная резолюция является основанием для выполнения принятого решения.

    Конкретные образцы докладных записок

    Практика закрепила несколько типов докладных, наиболее часто встречающихся в обиходе организаций. Рассмотрим их особенности и приведем примеры составления.

    Докладная о нарушении трудовой дисциплины

    Такой документ является официальным подтверждением дисциплинарного проступка сотрудника. Для того, чтобы стало возможным наложение на него дисциплинарного взыскания, руководство нужно уведомить о нарушении. Для этого и используется данный тип докладной. В нем содержатся сведения о проступке и просьба о принятии соответствующих мер.

    Пример докладной о нарушении трудовой дисциплины

    Отдел кадров
    Генеральному директору
    ООО «Омега»
    Н.В. Грощенко

    ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА № 1

    О нарушении трудовой дисциплины (прогуле)

    Настоящим довожу до сведения руководства, что позавчера, 04.11.2016 г., сотрудницей отдела кадров Валерьевой Татьяной Олеговной допущено грубое нарушение трудовой дисциплины. После обеденного перерыва, завершившегося в 14:00, она не возвратилась на свое рабочее место и отсутствовала до конца рабочего дня (с 14:00 до 18:00). Оправдательных документов и удовлетворительных объяснений своего отсутствия Т.О. Валерьева в течение последующих двух дней не предоставила.

    В связи с допущенным грубым нарушением трудовой дисциплины, предлагаю объявить Т.О. Валерьевой выговор с занесением в личную карточку.

    Начальник отдела кадров (подпись) Р.В. Сухаревский

    Докладная записка о невыполнении работником своих должностных обязанностей

    Этот документ призван донести до руководства информацию о том, что работником ненадлежащим образом выполнены либо не выполнены совсем его профессиональные обязанности. В финале документа содержится просьба о дисциплинарном воздействии. Без такой докладной какие-либо санкции в отношении сотрудника могут быть признаны необоснованными.

    Пример докладной записка о невыполнении должностных обязанностей

    Отдел метрологии
    Генеральному директору
    ООО «Росмашинстрой»
    Радковскому К.Л.

    ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА № 2

    О невыполнении должностных обязанностей

    Настоящим документом довожу до вашего сведения, что инженер отдела метрологии Антон Петрович Райсфейдер допустил нарушение графика поверок приборов учета электроэнергии (не проконтролировал выполнение утвержденного графика), что повлекло наложение на организацию штрафа государственным инспектором по контролю над приборами учета.

    В связи с допущенным нарушением предлагаю объявить А.П. Райсфейдеру выговор с занесением в личную карточку и не начислять ему премию по результатам работы за следующий месяц.

    Главный метролог (подпись) П.К. Желтковский

    Докладная записка о некорректном поведении сотрудника

    Данная разновидность докладной записки информирует начальство о недопустимом поведении оскорбительного характера на рабочем месте. Предлагаемые меры воздействия должны быть направлены не только на требование наказать виновника, но и не допускать подобных ситуаций в дальнейшем.

    Пример докладной записки о недопустимом поведении сотрудника

    Административно-хозяйственный отдел
    Генеральному директору
    ООО «Просперити»
    Гиацинтовой А.В.

    ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА № 3

    О некорректном поведении сотрудника

    Довожу до вашего сведения, что 24.08.2016 г. бригадиром озеленителей территории Зайковским В.И. было допущено некорректное поведение в адрес заместителя начальника административно-хозяйственного отдела Антонины Павловны Финогеновой. Зайковский В.И. допустил нетактичное замечание касательно внешнего вида А.П. Финогеновой, добавив оскорбление нецензурными выражениями. Следует отметить, что это не первое грубое высказывание Зайковского В.И. в адрес сотрудников отдела, что нарушает рабочую обстановку и провоцирует конфликтные ситуации.

    Прошу привлечь Зайковского В.И. к дисциплинарной ответственности за некорректное поведение на рабочем месте.

    Начальник административно-хозяйственного отдела (подпись) Неклюев М.Л.

    Все, что нужно знать о служебных записках. Классификация, правила оформления, примеры

    Служебная записка относится к одним из самых востребованных видов документов современного делопроизводства. Она выполняет функцию взаимодействия между руководством компании, структурными подразделениями и сотрудниками организации. Написание служебной записки требует соблюдения определенных правил, касающихся ее содержания и оформления. Соблюдая эти требования, вы всегда сможете эффективно донести информацию до коллег и подчиненных.

    Из этой статьи вы узнаете:

    • зачем нужны служебные записки?
    • какие виды должностных писем встречаются в делопроизводстве?
    • каковы правила оформления служебных записок?
    • каков порядок их регистрации и рассмотрения?

    Зачем нужны служебные записки?

    Служебная записка относится к группе информационно-справочной документации. Главное назначение данной группы — обмен информацией между подразделениями компании и ее сотрудниками. Необходимость в составлении подобного официального письма возникает в нескольких случаях:

    когда необходимо оперативно уведомить определенное должностное лицо о возникшей проблеме;

    чтобы внести предложения об устранении этой проблемы;

    чтобы согласовать планируемые действия;

    Кроме того, среди целей такого письма может быть запрос информации, выдача инструкций или извещение. Она необходима, когда у сотрудника возникает потребность объяснить или согласовать с коллегами или руководством аспекты деловых вопросов. В ситуации, когда устного общения недостаточно, а сообщение необходимо задокументировать, составляют официальный письменный документ.

    Отметим, что данный вид документации не включен в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД). Информация, включенная в него, не может содержать распоряжений или приказов. Действующее законодательство не предусматривает определенных требований к подобным официальным бумагам. Порядок их оформления должен учитывать специфику организации. Как правило, его закрепляют в локальном нормативном акте компании, регламентирующем делопроизводственные процессы. Таким актом, например, может быть инструкция по делопроизводству.

    Чем отличаются служебные, докладные и объяснительные записки?

    По отношению к организационно-распорядительной документации информационно-справочная группа носит вспомогательный характер. В делопроизводстве выделяют несколько видов записок: служебные, докладные, пояснительные, объяснительные и аналитические. Небольшая путаница в классификации обусловлена тем, что различия между служебными записками, на первый взгляд, незначительны.

    Содержание официального должностного письма (служебки) освещает вопросы организационного, информационного, материально-технического или хозяйственного обеспечения. По сути, это переписка между организационными подразделениями или сотрудниками компании. Она может содержать просьбу или предложение. Если речь идет о сложившейся проблеме, может быть сформулирована просьба об ее устранении и предложены пути выхода из сложившейся ситуации.

    Служебками, как правило, обмениваются равнозначные по статусу сотрудники. Докладные же адресуются руководителю подразделения или организации. Они тоже содержат изложение сути проблемы, выводы и предложения, но имеют одно важное отличие. Их задача — обеспечить связь административных объектов по вертикали, а именно снизу вверх. Нижестоящее должностное лицо составляет докладную и направляет ее вышестоящему: например, начальнику отдела или руководителю компании.

    Что касается объяснительной, то ее составление, как правило, вызвано нарушением трудовой дисциплины. Она должна объяснять причины определенного события или происшествия на производстве, проступка подчиненного.

    Необходимость оставления объяснительной возникает при нарушении трудового распорядка, возникновении внештатной ситуации, причинении сотрудником материального ущерба работодателю.

    Назначение пояснительной — сопровождать основной документ и более подробно раскрывать его положения. Аналитической — передавать информацию о состоянии конкретной сферы деятельности, служить вспомогательным материалом при составлении бюджета.

    Как написать служебную записку для налогового учета?

    Соблюдение установленной локальным нормативным актом формы при составлении официального документа может оказаться важным для его дальнейшего использования. В некоторых случаях, согласно п. 1 ст. 252 Налогового Кодекса РФ, он может использоваться в качестве первичной документации для обоснования и подтверждения расходов в налоговом учете.

    Бухгалтерия фиксирует и производит расчетно-приходные операции только на основании конкретных фактов. Документация, фиксирующая расходы организации и имеющая конкретное назначение, прилагается к общей бухгалтерской отчетности и служит подтверждением этого факта. Например, официальное подтверждение рекламной службы того, что сроки использования отснятых видеоматериалов не превышали года, может помочь в единовременном списании расходов на рекламу. В данной ситуации видеоролики не являются нематериальными активами. Фиксирование факта неисправности во время предрейсового осмотра может доказать необходимость признания расходов на топливо и подтверждения пробега показаниями навигатора. Для обоснования расходов могут использоваться служебные записки на приобретение необходимого оборудования или на списание устаревшей техники.

    Для того чтобы использовать служебку в качестве первичной документации необходимо соблюдать все правила оформления, предусмотренные законодательно. Для налогового учета важно, чтобы она обладала всеми необходимыми реквизитами первичного документа: его наименование, дата составления, название организации, содержание факта хозяйственной жизни, величина измерения факта, сведения об ответственных лицах и их подписи с указанием реквизитов.

    Классификация служебных записок

    Служебка не входит в число обязательных объектов делопроизводственных процессов компании. Действующие нормативно-правовые акты не содержат определения данного понятия, конкретных правил составления подобной документации или утвержденной классификации. Тем не менее, традиционное делопроизводство выработало ее на практике. Она основывается на различиях в назначении записок и их направленности. Так принято разделять:

    Информируют об оперативных вопросах и необходимости их решения, содержат запросы, разъяснения, просьбы, предложения. Выступают инструментом информационного обмена между сотрудниками одного уровня управления.

    Содержат обращение к руководству с целью решения сложившейся проблемы.

    Объясняют причины события, происшествия, факта или поступка.

    Если использовать для классификации критерий типа адресата, в отдельные группы по направленности можно выделить следующие официальные письма:

    Служебная записка директору

    Адресована руководству, содержит описание внутренней проблемы и предлагаемые пути решения вопроса. По сути, является докладной, т.е. адресована вышестоящему коллеге. Она может содержать, например, информацию о поломке техники, результатах выполненной работы. Или же быть докладной на сотрудника, который, по мнению коллег, в чем-то провинился.

    Основное, за чем нужно проследить при составлении подобной служебки — обязательная регистрация. Она составляется в двух экземплярах и передается на регистрацию секретарю компании, который присваивает ей дату и идентификационный номер.

    Служебка для структурного подразделения

    Отличается от предыдущего вида тем, что является инструментом общения между обособленными подразделениями компании. Ее оформление, даже если она предназначена для другого отдела, происходит по тем же правилам. Главное, указать названия подразделений и их адрес. Для того чтобы документ считался официальным, обязательно указать его реквизиты: дату и номер.

    Должностное письмо в другую компанию

    В подобной ситуации оно переходит в категорию внешней корреспонденции организации, т.е. становится инструментом внешней коммуникации. Например, его можно направить в другую компанию (к партнеру или поставщику) для подтверждения просьбы или претензии. Подобная документация составляется в произвольной форме, в двух экземплярах, на имя директора одного предприятия от руководителя другого. Второй экземпляр с печатью, подписью и регистрационным номером хранится у отправителя.

    Правила оформления служебной записки

    Этот вид должностных писем не имеет унифицированной формы, установленной законодательством. Все существующие нормативно-правовые акты носят скорее рекомендательный характер. Главным требованием к форме служебной записки является ее соответствие следующим целям делопроизводства: упрощение и ускорение внутренних коммуникативных процессов организации.

    Документ составляют в свободной форме, придерживаясь общих правил оформления официальной документации. Ориентиром в том как писать должностное письмо для любого сотрудника может служить такой локальный нормативный акт как инструкция по делопроизводству.

    Среди общепринятых требований — соблюдение следующей структуры:

    Изложение причин составления, фактов и событий, инициировавший ее написание;

    Анализ проблемной ситуации (при наличии) и предложение путей выхода из нее;

    Изложение конкретных выводов, формулирование просьб и предложение конкретных действий;

    Что касается стиля изложения информации, рекомендуется использовать деловой стиль речи, избегать излишней многословности, не использовать сложные речевые обороты. Соблюдение этих правил позволяет кратко и по существу изложить суть ситуации.

    В тексте не используют приветствия и завершающие пожелания. Письмо заканчивают словами: «Считаю. (необходимым, целесообразным и т. д.)», «Предлагаю. », «Прошу. (выделить, направить и т. п. или сделать необходимые выводы)»

    Как составить должностное письмо?

    Как и любой другой официальный документ, служебку оформляют на листе А4. Она может быть как написана от руки, так и напечатана на компьютере. В любом случае, подпись составителя должна быть собственноручной.

    Оформление служебной записки по госту: образец с пояснениями

    В настоящее время российское законодательство не содержит ни одного нормативно-правового акта, регламентирующего требования к содержанию должностного письма и его оформлению. Ранее делопроизводитель мог различать должностные письма, руководствуясь определениями Краткого словаря видов и разновидностей документов (разработан Главархивом Всесоюзного научно-исследовательского института документоведения и архивного дела):

    Должностное — информирует о выполнении определенных работ, направляется одним должностным лицом другому;

    Докладное — адресовано вышестоящему руководству, излагает вопрос с выводами и предложениями составителя;

    В ныне действующем Общероссийском классификаторе управленческой документации ОК 011-93, утвержденном Постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 N 299 (ОКУД) служебная записка отсутствует как самостоятельный вид. Присутствует лишь упоминание о докладной. При этом она упоминается в связи с нарушением трудовой дисциплины и имеет свой код унифицированной формы N 0286041. Отмечается, что докладная составляется для информирования руководителя организации руководителем подразделения о конкретной ситуации для побуждения к принятию управленческого решения.

    Тем не менее, написание официальных должностных писем повсеместно используется в делопроизводственной практике. В целях однотипности оформления официальной документации рекомендуется руководствоваться требованиями ГОСТа 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к составлению документов».

    Этот ГОСТ обязывает делопроизводителя использовать бланк официального должностного письма для его корректного оформления и устанавливает требования к подобным бланкам:

    стандартный формат бланка — А4 (210 x 297 мм) и А5 (148 x 210 мм);

    материал — белая бумага или бумага светлых тонов;

    поля: правое — не менее 10 мм., левое, верхнее, нижнее — не менее 20 мм.

    При оформлении должностного письма на компьютере рекомендуется использовать шрифт Times New Roman, с кеглем от 12 до 14 пунктом и межстрочным интервалом от 1-1,5 пункта. Текст служебки должен быть напечатан в чистовом варианте: без помарок и исправлений. При оформлении текста на нескольких страницах каждая из них должна быть пронумерована, начиная со второй страницы. Для нумерации используют арабские цифры без слова страница и знаков препинания. Номер проставляется в правой части верхнего поля.

    Обязательный состав реквизитов для правильного оформления служебной записки (см. образец):

    • название структурного подразделения; — 1
    • наименование вида документа; — 2
    • дата создания; — 3
    • регистрационный идентификационный номер; — 4
    • заголовок к тексту; — 5
    • текст; — 6
    • данные адресата; — 7
    • собственноручная подпись составителя (с указанием должности); — 8
    • визы согласования; — 9
    • резолюция. — 10

    Пример служебной записки

    Как пишется служебная записка в электронном виде?

    Современные системы электронного документооборота позволяют делопроизводителям значительно упростить процесс оформления официального письма. Кроме того, электронная связь значительно ускоряет рассмотрение обращений работников компании.

    Как написать официальное должностное письмо в электронной форме? Образец не будет отличаться от традиционной бумажной формы. Он содержит те же обязательные реквизиты, а основной текст будет также посвящен описанию проблемной ситуации и предложениями сотрудника в связи с ней. Основное отличие состоит в том, что большинство реквизитов заполняется автоматически. Так, например, поле “адресат” приравнивается к электронному адресу получателя, а наименование документа прописывается в поле “Тема письма”. Подпись составителя в данном случае также генерируется автоматически почтовой программой, что значительно экономит время.

    Если речь идет не просто об электронной почте, а о полноценной системе электронного документооборота, управление документацией становится еще проще. Система управляет маршрутом документа автоматически, присваивая ему необходимый статус и регламентируя права доступа к нему.

    Что касается внутренней документации, к которой относятся различные служебки, электронный документооборот для них состоит из следующих этапов:

    • Формирование проекта;
    • Согласование;
    • Регистрация;
    • Рассмотрение адресатом;
    • Формирование резолюции получателем;
    • Контроль исполнения поручений;
    • Формирование ответа составителю;
    • Архивное хранение;

    Для каждого внутреннего документа в системе создается карточка, служащая аналогом записи в регистрационном журнале. Она содержит информацию о составителе и адресате, заголовок, дату создания, регистрационные данные, примечания о содержании.

    При необходимости, электронное письмо всегда можно перевести в бумажный формат. Система содержит шаблоны служебных записок Word, в которые подставляются данные, введенные пользователем. На основе шаблона формируется бланк, который распечатывают или экспортируют в файл определенного формата, например Microsoft Word или Adobe Acrobat.

    Еще больше полезных материалов для скачивания в разделе Образцы и документы к материалам журнала

    Как регистрировать официальные должностные письма?

    Одна из основных функций делопроизводства — обеспечение оперативного поиска в документальной базе организации. Эта функция связана с передачей документации от составителя к исполнителю. Для того чтобы облегчить поиск среди огромного массива официальных бумаг, как правило, используются регистрационные формы.

    Служебная записка — это носитель ценной организационной информации. Вопрос, изложенный в ней, требует принятия определенного административного решения руководством компании. Решение может быть оформлено в виде резолюции руководителя или его уполномоченного представителя. Следовательно, служебки нуждаются в регистрации наравне с другими внутренними документами.

    В современном делопроизводстве используется несколько форм регистрации документов: карточная, журнальная и автоматизированная. Выбор формы регистрации определяется потребностями и спецификой деятельности предприятия. Самой распространенной до сих пор считается журнальная форма. Унифицированной формы регистрации внутренней документации, определенной законодательством, на данный момент не существует. Работодателю предоставляется право самостоятельно утвердить форму журнала регистрации в локальном нормативном акте, например, в инструкции по делопроизводству.

    Документацию регистрируют в журнале, соблюдая порядок, принятый в организации. Правила оформления должностного письма содержат образец присваиваемого идентификационного номера. Как правило, для его присвоения используется хронологический порядок составления документации, буквенное обозначение вида и структурного подразделения. Так, например, внутреннему документу может быть присвоен номер 0204-СЗ-ОП. Это говорит о том, что его порядковый номер в журнале — 204, он представляет собой служебку, оформленную в отделе продаж фирмы.

    Регистрационный номер может быть присвоен как по месту составления, так и по месту получения. Это должно быть определено действующей инструкцией по делопроизводству.

    Рассмотрение внешней служебной записки: согласование и резолюция

    Минимальный срок рассмотрения служебных записок определяется внутренним нормативным актом организации. Заинтересованные лица изучают документ, после чего проставляют на нем визы согласования. После принятия того или иного управленческого решения по вопросу, освещенному в нем, руководитель компании выносит свою окончательную резолюцию по данной проблеме. Это и является конечным этапом процедуры рассмотрения.

    Немного по-другому происходит процедура рассмотрения внешней должностной корреспонденции. В отличие от внутренней, этот вид документации оформляется на фирменных бланках и подписывается непосредственно руководителем предприятия. Полное наименование организации-адресата используется согласно уставу.

    Данный документ также передается на рассмотрение всем заинтересованным лицам, которые проставляют на нем (или отдельном листе-приложении) визы согласования. Виза, как правило, состоит из подписи и наименования должности визирующего сотрудника, расшифровки (фамилия и инициалы), даты подписания. Если подлинник официального должностного письма планируется оставить на хранение в организации, которая является получателем, визу необходимо проставлять в нижней части оборотной стороны его последнего листа. Если же подлинник возвращается составителю, отметка о согласовании должна находиться в нижней части лицевой стороны копии. По усмотрению компании (если это закреплено в локальных нормативных актах) визирование может производиться полистно, т.е. отметки проставляются на каждом листе, включая приложения.

    Если у адресата возникают замечания, которые он хочет изложить составителю служебки, это можно сделать на отдельном листе, который подписывается и впоследствии прилагается к основному документу.

    Финальным этапом рассмотрения, также как в случае с внутренней служебкой, является вынесение резолюции руководителем после принятия того или иного административного решения. Резолюция может быть поставлена непосредственно на подлиннике или же быть оформлена на отдельном листе. Она содержит сведения об исполнителях (фамилии, инициалы и должности), содержание поручения (при наличии), сроки исполнения, подпись руководителя и дату вынесения резолюции.

    Читайте так же:  65 приказ омс