Служебная записка от директора главному бухгалтеру

Как служебная записка поможет защитить бухгалтера компании

17 августа 2012 13104

Популярное по теме

Ч ем документ полезен компании. Главным бухгалтерам, как правило, хорошо известно о том, что компания использует не вполне законные методы оптимизации налогов. Ведь часто этого требует руководитель или владелец бизнеса.

Главбух, осознавая груз ответственности, находится в неоднозначной ситуации. С одной стороны, неисполнение указаний руководства может привести к нарушению трудовой дисциплины. С другой стороны, есть угроза привлечения бухгалтера к административной, а в некоторых случаях и к уголовной ответственности. Также могут пострадать и иные лица, ответственные за ведение бухгалтерского и налогового учета. Тем более что Пленум Верховного суда РФ рекомендовал привлекать к ответственности за уклонение от уплаты налогов не только руководителей, но и главных бухгалтеров (п. 7 постановления от 28.12.06 № 64).

Несмотря на это, у бухгалтера есть возможность попытаться отвести от себя эту угрозу. Так, согласно пункту 1 статьи 6 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ЗФ «О бухгалтерском учете» (далее – Закон), руководитель несет ответственность за организацию бухгалтерского учета, а также соблюдение законодательства при выполнении хозяйственных операций. Главбух подчиняется руководителю и несет ответственность за формирование учетной политики, ведение бухгалтерского учета. А также за своевременное представление полной и достоверной отчетности (п. 2 ст. 7 Закона).

При разногласиях между руководителем и бухгалтером последний может принимать спорные документы к исполнению. Но только если директор компании дал на это письменное распоряжение. В таком случае всю ответственность за последствия осуществления операций будет нести только руководитель (п. 4 ст. 7 Закона). В новом законе о бухучете, действующем с 2013 года, есть аналогичные положения.

Таким образом, при возникновении разногласий у бухгалтера должно быть письменное распоряжение руководителя. Если же главбух не может представить такой документ, избежать ответственности будет сложно. Несмотря на то что служебная записка в данной ситуации не освободит бухгалтера от ответственности за экономические преступления (ст. 199 УК РФ), этот документ может быть расценен как смягчающее обстоятельство.

Так, в случае разногласий между руководителем и главным бухгалтером по поводу содержания штатного расписания оно может быть утверждено руководителем и без подписи главбуха. Либо по его прямому распоряжению (письмо Минфина России от 19.05.05 № 07-05-04/11). В этом случае директор несет ответственность за данное действие в полном объеме. Бухгалтер обязан письменно информировать его о существующих проблемах.

Свое мнение о разногласиях между главбухом и руководством Минфин высказывает не первый раз. Например, в пункте 14 приказа Минфина России от 29.07.98 № 34н была отмечена аналогичная норма, регулирующая действия должностных лиц при наличии разногласий.

Таким образом, действующие нормы законодательства прямо указывают на необходимость составления главбухом служебной записки при несогласии с указаниями руководителя компании. Только такой документ позволит бухгалтеру нивелировать риски привлечения его к административной (ст. 15.5, 15.6, 15.11 КоАП РФ) и материальной ответственности. По мнению Пленума Верховного суда РФ, при разрешении вопроса о привлечении к административной ответственности необходимо руководствоваться тем, что директор несет ответственность за надлежащую организацию бухгалтерского учета. А главбух – за его ведение и своевременное представление отчетности (п. 24–26 постановления от 24.10.06 № 18).

Кроме того, в зависимости от ситуации и тяжести допущенных нарушений ответственность может быть и уголовной (ст. 199, 199.1, 199.2 УК РФ). К субъектам преступления по статье 199 УК РФ относятся руководитель, главбух, а также иные лица, уполномоченные на подписание отчетной документации. Способами уклонения считаются действия в виде умышленного включения в декларацию или иные документы заведомо ложных сведений. А также бездействие, выражающееся в умышленном непредставлении декларации. Под иными документами понимаются любые документы, служащие основанием для исчисления и уплаты налогов.

В каком виде составляется. Документ составляется в произвольной форме. Согласно правилам делопроизводства, служебная записка является формой внутренней переписки между подразделениями или должностными лицами компании. И может носить информационный, отчетный или инициативный характер. В тексте должны быть изложены деловые вопросы, просьба или предложение.

Служебная записка оформляется на бумажном носителе без реквизитов бланка, со структурой текста и стилистическими особенностями служебного письма. В текст записки может включаться обращение, вступительная фраза, заключение (приказ Минюста России от 05.06.07 № 115).

Что обязательно должно быть в документе. Служебная записка должна быть адресована напрямую руководителю и содержать дату направления. Документ подписывается главбухом. Директор же ставит на нем свою резолюцию.

Текст служебной записки состоит из двух частей. В первой части должны быть отражены факты, послужившие поводом для ее написания. А также ссылки на распоряжения руководителя компании о проведении в учете определенных операций. Во второй части нужно отразить выводы бухгалтера о налоговых последствиях совершения таких операций. И о том, что главбух не согласен с данными методами налогового планирования.

Дополнительные меры безопасности. Для избежания возможных претензий служебная записка должна содержать сведения о получении бухгалтером документов по сомнительной сделке и их реквизиты. Записка должна поступить лично руководителю либо его секретарю. На втором экземпляре необходима отметка о получении документа руководителем.

По нашему мнению, письменное распоряжение директора о проведении сомнительных операций может быть выражено как в отдельном документе, так и на самой служебной записке в виде резолюции. Например, «Главному бухгалтеру принять к исполнению в налоговом учете акты выполненных работ и счета-фактуры по договорам со следующими контрагентами…».

Как написать докладную записку, ее образцы

Докладная записка – это документ, оформленный на имя руководителя, главного бухгалтера либо любого другого сотрудника организации.
Докладная записка имеет юридическую силу, так как составляется с целью принятия мер или каких либо действий по изложенной в ней проблеме.

Докладная записка должна быть составлена как орфографически так и юридически грамотно, в ней должна быть подробно изложена сложившееся проблема и желательно наличие действий по ее решению который предлагает сам ее составитель.

Докладная записка, адресованная руководителю организации или отдела, является внутренним документом и может составляться на простом листе формата А4.

Если документ направлен в вышестоящую организацию, то он автоматически становится внешним, и составляется на фирменном бланке.

Правила оформления докладной записки


Основная цель докладной записки – не просто ознакомить вышестоящие руководство со сложившейся проблемой или сходом проводящихся работ.

А также и побудить руководство к оперативному принятию мер для решения сложившейся обстановки.

Докладная записка должна быть составлена по форме ОКУД, идти под кодом 0286041.

Докладные записки делятся на несколько классификаций в зависимости от информационной составляющей или адресата (на чье имя составлена эта записка).

1. Так, по первой классификации она будет информационной отчетностью, в которой будут указаны этапы, сложности и особенности проводимых работ.

Составитель такого рода докладной должен на доступном и профессиональном языке донести до начальства, на каком этапе развития находится тот или иной проект, и что делается для обеспечения его реализации.

Подобные докладные составляются регулярно, до последнего времени, пока проект не будет завершен.

Это позволяет оперативно узнавать, в каких направлениях не хватает средств, в каких из них переизбыток, и соответственно принять меры по нормализации работы проекта.

2. Вторая классификация – это докладные записки, в которых подробно излагается конкретный случай с предлагаемыми методами их решения.

Как правило, такие докладные несут негативный характер. В них чаще всего описывается нарушение трудовой дисциплины сотрудником организации.

Формы и виды докладной не меняются независимо от рода деятельности и принадлежности организации.


Посмотреть бланк товарной накладной ТОРГ 12, правила составления.
Показатели оборачиваемости оборотных средств, как их найти.

Докладная должна содержать следующие реквизиты:

  1. Должность, занимаемая адресатом.
  2. Ф.И.О. адресата.
  3. Реквизиты организации адресата.
  4. Должность, занимаемая составителем.
  5. Ф.И.О. составителя.
  6. Организация и должность составителя.
  7. Грамотное изложение сложившейся проблемы.
  8. Меры, предпринятые по решению сложившейся проблемы (в том случае, если они были приняты).
  9. Предложение мер, которые можно принять для устранения проблемы.
  10. Число составления докладной.
  11. Подпись составителя с расшифровкой.

Как написать докладную записку, примеры


Теперь конкретно рассмотрим, какие докладные может написать бухгалтер:

1. Это докладные на имя руководителя, связанные с финансово-хозяйственной деятельностью предприятия.

Генеральному директору ООО «ВОЗРОЖДЕНИЕ»
Семенову Аркадию Борисовичу
Главного бухгалтера организации
Токаревой Галины Ивановны

В ходе проверки финансово хозяйственной деятельности отдела продаж, была выявлена финансовая недостача в размере 57456,45 рублей (пятьдесят семь тысяч четыреста пятьдесят шесть рублей сорок пять копеек).

Прошу потребовать с руководителя отдела продаж, Гаврилова Артема Леонидовича, предоставление в бухгалтерский отдел документальной отчетности о финансовой деятельности отдела продаж.

Дата___________
Подпись _______ расшифровка__________


Анализ точки безубыточности предприятия.
Что представляют собой накладные расходы?
Оборачиваемость кредиторской задолженности – что это за показатель: https://buhguru.com/buhgalteria/koehfficient-oborachivaemosti-kredito.html

2. Докладная на имя руководителя организации об оскорблении чести и достоинства, нарушениях.

Генеральному директору ООО «ВОЗРОЖДЕНИЕ»
Семенову Аркадию Борисовичу
Главного бухгалтера организации
Токаревой Галины Ивановны

27.11. 2013 года сотрудник отдела закупок, Смерягин Геннадий Петрович, при получении заработной платы оказался недоволен насчитанной суммой, после чего в грубой форме оскорбил кассира Потапову Ирину Анатольевну, вылив ей на голову стакан с водой тем самым оскорбив ее честь и достоинство.

Прошу применить к Смерягину Геннадию Петровичу самые строгие меры вплоть до увольнения, иначе Потапова Ирина Анатольевна будет вынуждена обратиться за помощью в правоохранительные органы для разрешения этой проблемы.

Дата___________
Подпись_______ расшифровка __________

Генеральному директору ООО «ВОЗРОЖДЕНИЕ»
Семенову Аркадию Борисовичу
Главного бухгалтера организации
Токаревой Галины Ивановны

Довожу до вашего сведения, что сегодня бухгалтер Лупова Антонина Михайловна пришла на работу в состоянии сильного алкогольного опьянения, что могут подтвердить другие сотрудники отдела.

Лаврентьева И.П. (экономист) __________ подпись
Суркова К.Р. (кассир)_________ подпись

Руководствуясь ст.76 ТК РФ и своими должностными обязанностями, я отстранила бухгалтера Лупову А.Н. от дальнейшей работы.

Прошу наложить на бухгалтера Лупову А.Н. дисциплинарное взыскание в соответствии со ст. 192 ТК РФ.

Дата___________
Подпись _______ расшифровка __________

К такой докладной записке обязательно нужно дополнительно составить акт, в котором будет указана причина его составления.

В нем должны расписаться все сотрудники организации, наблюдавшее это нарушение трудовой дисциплины, с указанием занимаемой должности.

Кто может составить докладную записку?


В основном докладная записка от главного бухгалтера нужна для того, чтобы подтвердить удержания с зарплаты или возвраты в случае переплаченной суммы.

Важно ее иметь и при трудовой, и при налоговой проверке.

Как видно из вышеперечисленных примеров, главный бухгалтер может составить докладную записку только на имя руководителя или исполняющего обязанности руководителя организации, а также на имя руководства вышестоящей организации.

В то время как этим правом простой сотрудник бухгалтерии может воспользоваться только во время отсутствия своего непосредственного начальника (главного бухгалтера), либо когда докладная записка составляется именно на него.

В остальных случаях он составляет докладную записку на имя своего непосредственного руководителя.

Нужно помнить о том, что неправильно составленная записка теряет свою юридическую силу и не может быть представлена в виде доказательства при решении сложившейся проблемы.

Образец формы докладной записки:

Образец служебной записки

Данная статья отвечает на вопрос как написать служебную записку. И раз статья помещена в тему «образцы документов», то вы всегда можете рассчитывать получить образец. Во второй части последует пример оформления служебной записки.

Служебная записка составляется с целью ведения переписки между структурными подразделениями (коммуникация на горизонтальном уровне), когда для решения какого-либо вопроса не достаточно устного обращения и требуется задокументировать факт взаимоотношения между отделами. Адресуется на имя начальника либо специалиста другого отдела. Если требуется проинформировать руководителя вышестоящего уровня, то речь уже идет о докладной записке (но по сути почти то же самое).

Как правило, служебная записка – это внутренний документ. Я в своей жизни образец служебной записки в стороннюю организацию видела только в учебнике. Обычно любые обращения в иные организации оформляются на бланке письма.

Как написать служебную записку

Служебная записка создается по вопросам деятельности, относящимся к компетенции структурного подразделения, и при этом не требуется обращение к вышестоящему руководству.

Текст служебной записки начинают с освещения сложившейся ситуации, разъясняют какие причины и события послужили основанием для составления документа. В завершении излагается непосредственно просьба или перечисляются, по мнению автора, возможные действия. Состав обязательных элементов документа смотрите в приведенном примере служебной записки (будет ниже).

Служебную записку подписывает ее составитель. Очень часто – начальник отдела, специалист отдела указывает себя исполнителем в левом нижнем углу в конце документа (как в деловом письме).

В необходимых случаях допускается проставлять визы заинтересованных лиц. Визы оформляются на последнем листе под подписью. Включает подпись, инициалы, фамилию, дату, возможно добавлять расшифровку должности визирующего.

Желательно регистрировать служебные записки (проставлять дату и порядковый номер), чтобы в случае необходимости иметь возможность сослаться на конкретный документ. Если в организации не внедрена система электронного документооборота, то для упрощения процесса поступают так. Можно для этой цели не заводить никакого дополнительного журнала. Просто целесообразно выделить область на жестком диске компьютера, куда помещается очередная служебная записка под следующим порядковым номером. Получается база в электронном виде служебных записок отдела за год. Быстро, удобно, сразу видно кто, когда, о чем писал.

Образец служебной записки

ОБЩИЙ ОТДЕЛ Начальнику отдела безопасности

О выходе на работу в выходной день

В связи с производственной необходимостью (подготовкой к проведению расширенного совещания 20.10.2014) прошу Вас разрешить вход в здание 18.10.2014 специалисту общего отдела Захоржевской Лидии Олеговне.

Начальник отдела Т.Ф. Хлопушко

Служебная записка – пример ответа на запрос

ЮРИДИЧЕСКИЙ ОТДЕЛ Начальнику отдела информационных технологий

На № 02-18/[email protected] от 16.11.2014

О представлении списка работников
для участия в семинаре

Представляем список работников отдела для участия в семинаре, проводимом ООО «АПИ Коммуникатор» по программе «Эффективное использование СПС ГРАНИТ» с представлением ее функциональных возможностей:

1. Скрипка Р.С. – заместитель начальника отдела

2. Подушкин Е.П. – ведущий специалист

3. Струйка К.Н. – старший специалист

Начальник отдела В.Н. Загодайкин

Еще пример оформления служебной записки

ОТДЕЛ ПРОДАЖ Начальнику отдела информатизации

О проверке работоспособности ПК

С 05.12.2014 в закрепленном за специалистом отдела Сихарулидзе А.Г. персональном компьютере регулярно происходят сбои при его включении. Просим Вас провести диагностику указанного компьютера на предмет устранения неисправностей.

Начальник отдела А.Н. Попугай

Надеюсь, что приведенные образцы служебных записок окажутся полезными для применения в работе.

*** Если вы привыкли делать покупки в Интернете (приобретаете одежду, телефоны, услуги, бронируете отели и др.), то вы можете вернуть часть своих денег, например, при помощи данного СЕРВИСА. У меня это работает.

Здравствуйте! Прошу помочь написать докладную записку на имя директора. Суть в том что я гл.бухгалтер, а состояние фирмы убыточное. Этому причина — цена продукции, которая совсем не соответствует по расчету калькуляции. Цену составляет иностранный учредитель фирмы, который покупает нашу продукцию. Я хочу оправдать свою невинность в убыточном состоянии фирмы перед директором и проверкой из налоговой. Заранее спасибо!

Здравствуйте! Докладная записка пишется в произвольной форме, главное в Вашей ситуации — составить расчет себестоимости продукции.

Здравствуйте! Расчет себестоимости продукции я сделала, но директор не подписывает из-за убыточной рентабельности.

Попробуйте написать: «Довожу до вашего сведения, что фирма пришла в убыточное состояние вследствие заниженной цены на продукцию. Цены устанавливает учредитель. Я неоднократно докладывала об этом учредителям и руководству с предоставлением всех расчетов. Прошу Вас учесть это при проведении финансовой проверки».

Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, как правильно написать докладную записку на имя директора об изменении мотивации сотрудников салона. Ситуация такая, у нас в организации заработная плата складывается из общего плана по продажам и бонусной части за проданный товар. Ежемесячно повышается план продаж и при этом же понижается в 1,5-2 раза бонусная часть за каждую проданную единицу товара. Меня и коллектив это не удовлетворяет, т.к. зарплата очень сильно понизилась, нет никакой мотивации продвигать продукцию, показывать отличные результаты и тем более увеличивать выручку организации. Заранее, благодарна!

Здравствуйте! Так и напишите: «В связи с ежемесячным повышением плана продаж существенно выросла нагрузка на каждого работника салона, при этом бонусная часть за проданную единицу товара снизилась в 2 раза. В целях повышения мотивации сотрудников в продвижении продукции, просим Вас вернуть ранее действующие бонусы за продажу товара».

Добрый день. Подскажите пожалуйста как написать служебную записку о не выполнении работы курьера. Во время не доставляет документы.

Здравствуйте! В этом случае оформляется докладная записка на имя руководителя: «Довожу до Вашего сведения, что курьер общего отдела Стасов Владимир Иванович не справляется со своими должностными обязанностями. Документы не доставляются в положенный срок, из-за чего мы неоднократно получали нарекания от клиентов. Прошу применить к Стасову В.И. меры дисциплинарного взыскания».

Помогите пожалуйста написать служебную записку, на увеличение лимита на транспортные расходы, выдается сумма денег на проезд на месяц, ее катастрофически не хватает.

Здравствуйте! Так как решение на увеличение лимита транспортных расходов принимает руководство, Вам надо написать докладную записку на имя руководителя организации: «В связи со значительным увеличением служебных разъездов по городу, а также удорожанием платы за проезд на городском транспорте, прошу увеличить лимит транспортных расходов во 2 квартале 2013 года до 1000 рублей».

ветхая электропроводка в старом здании школы, а мощности возросли, как правильно попросить о проведении экспертизы и замене электропроводки? Есть управление образования, которому мы подчиняемся и управление строительной, жилищной и коммунальной политике.

Здравствуйте! Напишите докладную записку на имя директора школы: «Довожу до Вашего сведения, что электропроводка здания школы находится в аварийном состоянии и не выдерживает возросших мощностей. Прошу Вас срочно принять меры для проведения экспертизы и замены электропроводки».

Помогите написать служебную записку, чтобы заменить на новый монитор с большим разрешением диагонали 24 дюйма, который у меня стоит маленький 19 дюймов и глаза напрягаются.

Здравствуйте! Напишите служебную записку на имя руководителя отдела, либо системного администратора: «Прошу Вас установить на моем рабочем месте монитор с диагональю не менее 24 дюймов, так как при работе за монитором в 19 дюймов в течение всего рабочего дня устают глаза, портится зрение».

Здравствуйте! В настоящее время на предприятии принято писать служебные записки как между структурными подразделениями, так и на имя генерального директора. Делаю новую инструкцию по делопроизводству на базе инструкции другой организации, согласованной с архивом, а там есть и докладные, и служебные. Не будет ли нарушением, если мы не будем вводить в оборот докладные записки. Спасибо!

Здравствуйте! В инструкцию по делопроизводству конкретной организации включаются те документы (бланки документов), которые применяются в данной организации. Поэтому вводите в оборот то, что вам необходимо. Замечу, что докладная записка – документ, адресованный руководителю учреждения, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями.

Добрый день! Помогите пожалуйста написать служебную записку о необходимости увеличения штата отдела по персоналу.

Здравствуйте! По данному вопросу необходимо составить докладную записку на имя руководителя организации, в которой надо обосновать необходимость увеличения кадровой службы. Пример: «В связи с расширением штатного состава организации и образованием новых отделов, прошу Вас внести изменение в штатное расписание отдела по персоналу, добавив должность ведущего специалиста».

Добрый день! Мне необходимо написать служебную записку, подскажите как будет точнее. В институте существует отдел по трудоустройству выпускников. Необходимо написать записку на имя проректора, чтобы он дал распоряжение деканатам, чтобы те, в свою очередь, обязали выпускников приносить справки о трудоустройстве в институт, после выхода на работу. Это необходимо для того, чтобы ежегодно предоставлять отчеты в Министерство образования для статистики и видеть какой % трудоустройства

Здравствуйте! Так и напишите в служебной записке: «В связи с представлением ежегодных отчетов в Министерство образования прошу Вас дать распоряжение деканатам об оформлении письменных соглашений с выпускниками института о направлении ими сведений (справок) о трудоустройстве».

Как составить служебную записку о премировании сотрудника

Основанием для оформления распоряжения руководителя о материальном поощрении персонала является служебная записка о премировании сотрудников, образец которой законодательно не регламентирован. Этот документ представляет собой ходатайство начальников подразделений перед руководством о выплате вознаграждений подчиненным им должностным лицам.

Понятно, что если работник сам в обход непосредственного руководителя напишет заявление на выдачу ему премии в определенном размере, то вероятность удовлетворения его просьбы невысока. В связи с этим предлагаем служебную записку о премировании сотрудников: образец 2018.

Форма ходатайства

В общем случае, предложения по премированию персонала не могут доводиться до руководства в виде заявления. Заявительная форма обращения к начальству предназначена для решения иных вопросов, возникающих в ходе функционирования предприятия.

Общепринятый способ ознакомить руководителя компании с предложение премировать работника – подать ему образец служебной записки о премировании сотрудников от руководителя структурного подразделения.

Итак, способом ведения внутренней деловой переписки является служебная записка. При обсуждении размеров материального поощрения она составляется начальниками отделов, департаментов и иных структурных подразделений компании. Окончательное решение о выплате премии принимается высшим руководством.

Правила составления служебной записки

При организации системы внутреннего документооборота рекомендуется утвердить единый шаблон ходатайств о премировании.

Трудовое законодательство предусматривает право работодателя на введение дополнительных поощрений в пользу персонала (ст. 191 ТК РФ). В качестве способа мотивации могут выступать премия. Их размер и периодичность выплат должны быть зафиксированы внутренним нормативным актом.

Если руководство предприятия хочет выделить достижения отдельного сотрудника, ему может быть выписана внеплановая разовая премия. В этом случае, а также при начислении выплат, носящих систематический характер составляется служебная записка о премировании сотрудников (скачать образец можно в конце статьи). В документе надо отразить главное условие – основание для выплаты премии.

В служебке необходимо прописать такие сведения:

  • наименование предприятия;
  • Ф.И.О. директора, на имя которого пишется записка;
  • структурное подразделение, руководство которым возложено на лицо, составляющее документ;
  • название документа;
  • основная информация о должностных лицах, кандидатуры которых рекомендуется рассмотреть при поощрении (перечисление Ф.И.О. работников, их должностей, стажа работы);
  • основание для поощрения (перечень достижений в профессиональной сфере);
  • дата, которой был оформлен документ;
  • подпись начальника структурного подразделения.
  • Директор, которому адресована служебная записка о премировании сотрудников, должно поставить на ней резолюцию. После одобрения служебки руководителем составляется приказ о премировании, который передается бухгалтеру для исполнения.

Служебную записку руководители подразделений составляют в произвольном виде. Если на предприятии имеется утвержденный локальным актом шаблон, то представители персонала должны применять его. При отсутствии регламентированного внутренними распоряжениями образца каждый руководитель отдела оформляет документ произвольно.

Главное условие – в бланке должны быть отражены вся необходимая информация, в том числе, причина поощрения. Записка может быть составлена от руки или в печатном виде на чистом листе формата А4.

Специально для читателей наши специалисты подготовили служебную записку о премировании сотрудников бухгалтерии, образец актуальный на этот год.

Докладная записка главного бухгалтера

Если компания переплатила работнику деньги, то даже при его полном согласии вернуть лишнее необходимо соблюсти все тонкости документального оформления удержания из зарплаты или возврата переплаченной суммы. Это важно и для правильного исчисления налогов, и на случай возможной трудовой проверки.

В статье 137 ТК РФ приведен закрытый перечень случаев, когда компания вправе удержать излишне выплаченную зарплату без судебного разбирательства. Это, к примеру, возмещение неотработанного аванса или неотработанных отпускных. Докладная записка главного бухгалтера как раз и подтвердит, что переплата образовалась по основанию, которое дает право компании удержать переплаченную сумму из зарплаты сотрудника.

В каком виде составляется

Унифицированного бланка для докладной записки главбуха нет, поэтому ее можно составить в произвольной форме.

Что обязательно должно быть в документе

Докладную записку главный бухгалтер оформляет на имя руководителя компании. До сведения директора доводится факт излишней выплаты зарплаты, премии, отпускных пособий и т. д. Но главное – в докладной записке должна быть указана причина, которая привела к переплате. Дело в том, что статья 137 ТК РФ дает возможность удержать переплату из заработной платы сотрудника без судебного решения только в нескольких случаях. Так, компания вправе удержать:

– аванс, выданный в счет зарплаты, если работник впоследствии его не отработал (например, заболел);

– любые суммы, выданные под отчет (командировочные, деньги на приобретение каких-либо товаров), если работник не представил по ним авансовый отчет или не приложил к нему оправдательные документы;

– зарплату, командировочные, отпускные, пособия и другие суммы, излишне выплаченные из-за счетной ошибки;

– отпускные за неотработанные дни, если работник увольняется до окончания трудового года, за который ему положен отпуск.

Более того, даже если переплата возникла в части перечисленных выплат, чтобы ее удержать, нужно получить подтверждение от работника, что он с этим согласен и не оспаривает сумму (исключение – последний случай, когда удерживаются отпускные за неотработанные дни). Иначе взыскать с работника переплату компания будет вправе только через суд.

Докладную записку стоит оформить в тот же день, когда обнаружена ошибка. Для издания приказа или распоряжения об удержании из зарплаты есть предельный срок – один месяц со дня окончания срока для возвращения аванса по подотчетным суммам или со дня совершения счетной ошибки. Если компания в этот срок не уложится, то останется либо надеяться на порядочность сотрудника, который добровольно вернет средства даже при просрочке, либо обращаться в суд.

Отметим, что в трудовом законодательстве не разъясняется, какую ошибку можно признать счетной. Мы считаем, что под ней можно понимать только арифметическую погрешность, то есть неточность в вычислениях. Аналогичного мнения придерживаются и судьи (определение Московского областного суда от 12.10.10 № 33-19764). Если же ошибка в расчете зарплаты связана, к примеру, с неверной трактовкой законодательства, то счетной она не является. Переплату, возникшую в такой ситуации, компания удерживать у работника не вправе (ч. 4 ст. 137 ТК РФ). Возвратить деньги сотрудник может только по своему желанию (п. 3 ст. 1109 ГК РФ).

Генеральному директору ООО «Компания»

Петровой А.П. письменно уведомить

Михайлова М.М. об излишне выплаченной зарплате

и получить согласие на удержание зарплаты

или возврат 1018 руб. наличными в кассу

_____________________ Иванов И.И. 06.02.2012

6 февраля 2012 г.

Довожу до вашего сведения, что 6 февраля 2012 г. менеджеру отдела маркетинга Михайлову Михаилу Максимовичу (таб. № 000006) по причине счетной ошибки была излишне выплачена заработная плата за январь 2012 г. в сумме 1018 руб. 00 коп. (одна тысяча восемнадцать рублей 00 копеек).

Ошибка произошла вследствие того, что зарплата за январь была рассчитана исходя из 16 рабочих дней. В то время как фактически Михайлов М.М. в январе отработал 14 рабочих дней, а два рабочих дня (с 30 по 31 января) находился на больничном.

На основании статьи 137 Трудового кодекса Российской Федерации компания вправе принять решение об удержании излишне выплаченной суммы из заработной платы Михайлова М.М. при условии, что работник не будет оспаривать основания и размер удержания.

Не обнальных дел главбух: какие «хитрости» избавят от УК РФ?

Автор: Наталья Нагорнова, главный редактор «Блога о налогах Турова Владимира»

Марья Ивановна работает главным бухгалтером уже 30 лет. Она главбух от природы: любит четкости и слаженности в работе, иногда «дает втык» за несвоевременно предоставленные документы менеджерам и отделу кадров, сдает отчетность тютелька в тютельку. Она чтит Налоговый кодекс, знает наизусть все бухгалтерские проводки, всегда следует в ногу со временем в своей профессиональной области.

Но есть за Марьей Ивановной один «грешок»: иногда ей приходится проводить странные операции. Боязно, конечно, но что делать? Она человек поднаемный, а хозяин – барин… Была б ее воля, она бы все делала по закону: и зарплату белую платила, и опасной обнальной ерундой не занималась, и виртуальных остатков бы в помине не было. Но ей приходится безукоризненно выполнять поручения руководства, ведь пенсия уже не за горами.

Марья Ивановна, пыталась донести до руководства, что оптимизировать НДС через обнальные конторы становится сверхопасно: показывала и судебные решения с плачевным исходом, приводила статистику заведенных уголовных дел по ст. 199 УК РФ, цитировала 401-ФЗ… Но все ее старания оказались бесполезными. Руководству по барабану, что происходит с другими бизнесменами, ведь их обнальщики – проверенные, легальные и безопасные. И вообще – «все схвачено».

Марья Ивановна – умная женщина, и не хочет коротать старость на тюремных нарах. Поэтому она решила прибегнуть к законным «хитростям»: «Раз не хотите работать по-честному, огородите меня от всего этого криминала. А лучше и опытнее меня, вы точно не найдете. Грамотный бухгалтер на такие риски, которыми вы занимаетесь ни за какие деньги не пойдет. Я вашу «кухню» знаю, но давайте, знать буду в уме, а по бумагам ни сном, ни духом о вашей деятельности?»

Наш главбух решила сравнить работу по ТК РФ и по договору аутсорсинга. Как в нынешних условиях яростной охоты на обнальные связи главным бухгалтерам выйти сухими из воды?

Хитрость №1: служебная записка

Марья Ивановна работает по трудовому договору. Если она будет продолжать сотрудничество с работодателем в соответствии с ТК РФ, то, как минимум, при выявлении сомнительных операций необходимо писать служебные записки на имя руководителя компании.

Мария Морозова, юрист и налоговый консультант «Туров и партнеры»:

Таким образом, при возникновении разногласий у бухгалтера должно быть письменное распоряжение руководителя. Если же главбух не может представить такой документ, избежать ответственности будет сложно. Несмотря на то, что служебная записка в данной ситуации не освободит бухгалтера от ответственности за экономические преступления (ст. 199 УК РФ), этот документ может быть расценен как смягчающее обстоятельство.

Хитрость №2: частичное снятие обязанностей

Еще один вариант, который рассматривает Марья Ивановна, это внести изменения в свои обязанности. А если быть точнее, то переложить часть трудового бремени на генерального директора. Например, выпустить соответствующий приказ, в котором прописать «Возложить обязанности по ведению бухучета на директора». Таким образом, наш главбух будет простым исполнителем.

Плюс ко всему, все операции, которые ей кажутся подозрительными, Марья Ивановна будет проводить только после письменного согласования с директором (служебная записка + письменное распоряжение на выполнение подозрительной операции от генерального директора).

Однако, насколько такие меры спасут главбуха в реальности? Помогут ли они доказать непричастность бухгалтера в уклонении от уплаты налогов?

Мария Морозова, юрист и налоговый консультант «Туров и партнеры»:

Вышеуказанные действия определенно помогут бухгалтеру доказать свою непричастность к неправомерным махинациям компании, но имейте в виду, если в реальности бухгалтер все-таки осуществляет функции полноценного главбуха, в ходе разбирательства — это может стать очевидным. И тогда, несмотря на то, что по документам главбух у нас директор, под ответственность могут попасть оба. Еще раз напоминаю, что самая безопасная сделка – это реальная сделка.

Хитрость №3: заключить договор аутсорсинга

Марья Ивановна прекрасно понимает, что работать по трудовому договору, даже соблюдая выше перечисленные меры подстраховки, не гарантирует 100% безопасность.

Изучив многочисленные судебные решения, в которых фигурирует ст.199 УК РФ, любознательный главбух не раз натыкалась на следующий вывод судов:

«Согласно п.7 Постановления Пленума ВС РФ от 28.12.2006г. №64 к субъектам преступления, предусмотренного ст.199 УК РФ, могут быть отнесены руководитель организации-налогоплательщика, главный бухгалтер (бухгалтер при отсутствии в штате должности главного бухгалтера), в обязанности которых входит подписание отчетной документации, представляемой в налоговые органы, обеспечение полной и своевременной уплаты налогов и сборов, а равно иные лица, если они были специально уполномочены органом управления организации на совершение таких действий. К числу субъектов данного преступления могут относиться также лица, фактически выполнявшие обязанности руководителя или главного бухгалтера (бухгалтера)».

Поэтому, взвесив все за и против трудовых отношений, она убедила руководство в выгодах аутсорсинга. Конечно же, нужно все хорошенечко продумать: просто уволиться, подписать договор аутсорсинга и преспокойно работать, не получится.

Во-первых, вывод бухгалтера на аутсорсинг должен сопровождаться определенными деловыми целями. Например:

можно указать на разный функционал штатной бухгалтерии и аутсорсинга;

штатные бухгалтеры не справляются со своими должностными обязанностями;

бухгалтерия на аутсорсинге более выгодна в экономическом плане, т.к. снижает расходы компании (транспортные, различного рода компенсации, предоставляет более дешевые услуги в сравнении со штатными бухгалтерами и т.д.);

выведение бухгалтерии на аутсорсинг было предусмотрено планом развития компании;

повышение эффективности работы бухгалтерии, упрощение учета, повышение качества обслуживания клиентов (Постановление ФАС Московского округа от 14.02.2007 №КА-А40/467–07, Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 21.03.2012 №А03-8363/2011).

Во-вторых, Марье Ивановне для отвода подозрений налоговиков о несамостоятельности и взаимозависимости желательно вести бухгалтерию еще какой-нибудь сторонней компании. И желательно, но не обязательно, чтобы, например, эти 2 компании, никак не соприкасались в работе. Желательно, но не обязательно, например, в Постановлении АС Волго-Вятского от 21.08.2014г. №А29-6059/2013 взаимозависимость аутсорсинговой и основной компаний не может указывать на недобросовестность налогоплательщиков.

В-третьих, исключить возможность признания трудовых отношений. В договоре на аутсорсинг любой неправильно сформулированный или непрописанный пункт может указать на трудовые отношения.

Мария Морозова, юрист и налоговый консультант «Туров и партнеры»:

Главные признаки трудового договора:

отсутствие перечня и объема работ или услуг в договоре (Постановление ФАС Центрального округа от 04.04.2016 №Ф10-469/2016);

социальные гарантии исполнителю (Постановление АС Дальневосточного от 26.03.2015 №Ф03-559/2015);

прием на работу по личному заявлению, издание соответствующего приказа, включение должности в штатное расписание (Постановление АС Московского округа от 28.01.2015 №Ф05-16264/2014).

При возникновении претензий целесообразно предъявить акты о приемке выполненных работ и платежные документы. Из них должно следовать, что компания рассчиталась с исполнителем только после сдачи работы и в том размере, который стороны оговорили при заключении договора (Постановление АС Северо-Западного от 16.03.2015 № Ф07-697/2015).

В ходе допросов исполнитель может признаться, что он несамостоятелен, выполняет указания руководства или считает себя штатным работником компании. Это один из главных признаков трудовых отношений. При наличии таких показаний суд, скорее всего, встанет на сторону проверяющих (Постановление ФАС Волго-Вятского округа от 16.07.2012 №А43-14361/2011).

6 пунктов, которые необходимо прописать в договоре аутсорсинга

Договор аутсорсинга на бухгалтерское обслуживание заключается в соответствии с гл.39 ГК РФ. Как и в любом другом договоре, необходимо четко и подробно прописывать все пункты: сроки, суммы, систему отчетности и контроля, документооборот, каналы коммуникации, ответственность сторон и т.д. Специфические пункты, которые защитят главбуха, должны быть примерно следующего содержания:

Исполнитель (главбух) не отвечает перед заказчиком (компания) за подбор контрагентов и клиентов в интересах заказчика. Заказчик самостоятельно на свой страх и риск осуществляет эту работу;

Исполнитель не занимается проверкой контрагентов заказчика на предмет самостоятельности, добросовестности и выполнения обязанностей налогоплательщиков и плательщиков страховых взносов;

Исполнитель не обязан проявлять в интересах заказчика должную осмотрительность при выборе контрагентов. Заказчик делает это самостоятельно;

Исполнитель по поручению заказчика ведет первичку, регистры и отчетность исключительно на основании данных, поступивших от заказчика, и в строгом соответствии с НК РФ, 402-ФЗ, ПБУ и т.д.;

По поручению заказчика исполнитель может подписью своего сотрудника подтверждать качество ведения документооборота и отчетности, но только на основании данных полученных от заказчика на бумажных носителях или по телекоммуникационным каналам. Тогда заказчик обязан выдать на сотрудника исполнителя доверенность с указанием перечня полномочий;

По поручению заказчика исполнитель может осуществлять платежи и управлять расчетными счетами в интересах заказчика. В этом случае исполнитель обязан выделить из числа своих сотрудников человека, согласовать его кандидатуру с заказчиком и подписать с ним соответствующий договор о полной индивидуальной материальной ответственности. Так же заказчик обязан выдать данному сотруднику доверенность на право управления счетом и оформить на него право второй подписи в банках.

Читайте так же:  Фрейтак адвокат