Служебная записка на кабинеты

Содержание:

Образец служебной записки

Данная статья отвечает на вопрос как написать служебную записку. И раз статья помещена в тему «образцы документов», то вы всегда можете рассчитывать получить образец. Во второй части последует пример оформления служебной записки.

Служебная записка составляется с целью ведения переписки между структурными подразделениями (коммуникация на горизонтальном уровне), когда для решения какого-либо вопроса не достаточно устного обращения и требуется задокументировать факт взаимоотношения между отделами. Адресуется на имя начальника либо специалиста другого отдела. Если требуется проинформировать руководителя вышестоящего уровня, то речь уже идет о докладной записке (но по сути почти то же самое).

Как правило, служебная записка – это внутренний документ. Я в своей жизни образец служебной записки в стороннюю организацию видела только в учебнике. Обычно любые обращения в иные организации оформляются на бланке письма.

Как написать служебную записку

Служебная записка создается по вопросам деятельности, относящимся к компетенции структурного подразделения, и при этом не требуется обращение к вышестоящему руководству.

Текст служебной записки начинают с освещения сложившейся ситуации, разъясняют какие причины и события послужили основанием для составления документа. В завершении излагается непосредственно просьба или перечисляются, по мнению автора, возможные действия. Состав обязательных элементов документа смотрите в приведенном примере служебной записки (будет ниже).

Служебную записку подписывает ее составитель. Очень часто – начальник отдела, специалист отдела указывает себя исполнителем в левом нижнем углу в конце документа (как в деловом письме).

В необходимых случаях допускается проставлять визы заинтересованных лиц. Визы оформляются на последнем листе под подписью. Включает подпись, инициалы, фамилию, дату, возможно добавлять расшифровку должности визирующего.

Желательно регистрировать служебные записки (проставлять дату и порядковый номер), чтобы в случае необходимости иметь возможность сослаться на конкретный документ. Если в организации не внедрена система электронного документооборота, то для упрощения процесса поступают так. Можно для этой цели не заводить никакого дополнительного журнала. Просто целесообразно выделить область на жестком диске компьютера, куда помещается очередная служебная записка под следующим порядковым номером. Получается база в электронном виде служебных записок отдела за год. Быстро, удобно, сразу видно кто, когда, о чем писал.

Образец служебной записки

ОБЩИЙ ОТДЕЛ Начальнику отдела безопасности

О выходе на работу в выходной день

В связи с производственной необходимостью (подготовкой к проведению расширенного совещания 20.10.2014) прошу Вас разрешить вход в здание 18.10.2014 специалисту общего отдела Захоржевской Лидии Олеговне.

Начальник отдела Т.Ф. Хлопушко

Служебная записка – пример ответа на запрос

ЮРИДИЧЕСКИЙ ОТДЕЛ Начальнику отдела информационных технологий

На № 02-18/[email protected] от 16.11.2014

О представлении списка работников
для участия в семинаре

Представляем список работников отдела для участия в семинаре, проводимом ООО «АПИ Коммуникатор» по программе «Эффективное использование СПС ГРАНИТ» с представлением ее функциональных возможностей:

1. Скрипка Р.С. – заместитель начальника отдела

2. Подушкин Е.П. – ведущий специалист

3. Струйка К.Н. – старший специалист

Начальник отдела В.Н. Загодайкин

Еще пример оформления служебной записки

ОТДЕЛ ПРОДАЖ Начальнику отдела информатизации

О проверке работоспособности ПК

С 05.12.2014 в закрепленном за специалистом отдела Сихарулидзе А.Г. персональном компьютере регулярно происходят сбои при его включении. Просим Вас провести диагностику указанного компьютера на предмет устранения неисправностей.

Начальник отдела А.Н. Попугай

Надеюсь, что приведенные образцы служебных записок окажутся полезными для применения в работе.

*** Если вы привыкли делать покупки в Интернете (приобретаете одежду, телефоны, услуги, бронируете отели и др.), то вы можете вернуть часть своих денег, например, при помощи данного СЕРВИСА. У меня это работает.

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего образования «Белгородский государственный технологический университет им. В.Г.Шухова»

новости / события

Образец оформления служебной записки

Документ содержит образец заполнения служебной записки. Образец служебной записки можно скачать по ссылке: /shared/attachments/106003

Если Вы заметили ошибку в тексте, пожалуйста, выделите всё предложение с ошибкой и нажмите Ctrl+Enter.
Затем укажите, какое слово или цифру нужно исправить.

Как правильно написать служебную записку

Служебная записка, образец которой вы найдете в материалах статьи, является важной частью внутреннего документооборота компании. Наряду с докладными и объяснительными записками, а также разного рода справками, служебные записки являются основанием для оперативного реагирования и принятия своевременных и эффективных управленческих решений.

Читайте так же:  Деньги под залог недвижимости краснодар в день обращения

Из статьи вы узнаете:

Чем образец написания служебной записки отличается от иных внутренних документов

На практике довольно часто можно столкнуться с тем, что исполнители не совсем понимают разницу между теми внутренними документами, с помощью которых осуществляется взаимодействие между должностными лицами, подразделениями, сотрудниками и руководством. Часто документу, имеющему конкретное назначение, структуру и содержание, может присваиваться разные наименования: информационная, докладная или служебная записка, отчет, справка и пр. При этом образец оформления и написания служебной записки, если придерживаться установленной классификации, имеет существенные отличия от требований написания и оформления докладной записки и других видов документов.

Каждый вид документов, используемых во внутреннем документообороте, имеет свое предназначение и может носить инициативный, информационный или, например, отчетный характер. Так, справка может содержать какие либо оперативные или статистические данные, актуальную информацию служебного, биографического характера. Она не является инициативным документом, побуждающим адресата к принятию решений или действий. Она составляется, как правило, по распоряжению непосредственного руководителя.

Что касается докладной записки и образца написания служебной записки, определение этих вдов внутренних документов дается в Кратком словаре видов и разновидностей документов, который был разработан в 1974 году Главархивом СССР, ВНИИДАД, ЦГАДА. Согласно этому словарю:

Докладная записка — документ, в котором изложен какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя. Его адресатом является руководитель;

Служебная записка — содержит информацию о выполнении какой либо работы. Ее направляет одно должностное лицо в адрес другого должностного лица.

В каких случаях потребуется написать служебную записку образец 2018

Вне зависимости от специфики организационной и производственной деятельности предприятия, численности его штата, образец написания служебной записки используется для принятия оперативных управленческих решений. Она является напоминанием и информирует должностное лицо о необходимости выполнения каких-либо действий.

Так, например, руководителю отдела потребуется составить образец служебной записки на премирование в адрес руководителя предприятия, чтобы тот включил наиболее отличившихся сотрудников подразделения в общий список на получение премии.

Служебная записка на премирование сотрудника образец представлена ниже.

В соответствии с трудовым законодательством, факт несоблюдения работником трудовой дисциплины и принятие решения о взыскании оформляются на основании образца служебной записки о нарушениях, написанной руководителем проштрафившегося сотрудника. Процедура оформления дисциплинарного взыскания строго регламентирована. Нарушение этого регламента может стать причиной того, что взыскание работник сможет оспорить и отменить через суд. Поэтому особенно важно, чтобы и содержание и образец оформления служебной записки соответствовали установленным требованиям.

Также служебная записка на перенос отпуска образец может потребоваться, когда изменение сроков ежегодно предоставляемого отпуска вызван производственной необходимостью. В этом случае руководитель подразделения должен заручиться письменным согласием работника на такой перенос и написать служебную записку на имя руководителя о необходимости внесения корректировок в график отпусков.

Обратите внимание! Изменения в график отпусков вносятся на основании соответствующего приказа, основанием для которого, в свою очередь, служит служебная записка.

Образцы служебных записок на приобретение также может потребоваться оформить, когда нужно будет пополнить запасы канцелярских принадлежностей, сырья, материалов, комплектующих, запчастей. Служебной запиской можно проинформировать руководителя другого подразделения, например, службы охраны, о том, что сотрудники будут работать сверхурочно или выйдут на работу в выходной или праздничный день.

Таким образом, образцы служебных записок на сотрудника оформляются, когда речь идет о его награждении или наказании, переносе отпуска, изменении в графике работы. То есть, поводов для их оформления довольно много. Но, поскольку служебная записка в таких случаях становится юридически значимым документом, на основании которого принимаются кадровые и финансовые вопросы, к ее оформлению и содержанию предъявляются определенные требования.

Как написать служебную записку образец 2018

Поскольку служебная записка относится к категории деловых бумаг и является внутренним документом, ее оформление должно соответствовать действующему до 1 июля 2018 года ГОСТ Р 6.30-2003. С июля в действие вступит новый государственный стандарт, но его положения не изменяют правила оформления.

Это означает, что служебная записка, образец оформляется на обычном стандартном листе писчей бумаги формата А4. Официальный бланк организации в этом случае использовать нет необходимости. Ее текст может быть написан от руки или оформлен в электронном виде, с соблюдением установленных стандартом отступов и полей.

Требования к образцу написания служебной записки также общие. Она должна состоять из адресной и информативной части. При необходимости, под информативной частью указывают сведения о наличии приложений, количестве их экземпляров и количестве листов в каждом из приложений.

Форма служебной записки образец не предполагает никаких выводов и инициатив. Текст информативной части должен быть изложен кратко и логично, без эмоциональной окраски. В нем указываются только факты, не следует приводить никаких оценочных суждений. При необходимости, необходимо указать повод и причины для написания документа, а также дать ссылки на внутренние локальные нормативные акты предприятия, федеральное законодательство, иные правовые акты.

Читайте так же:  Договор с заказчиком на оказание транспортных услуг

Служебная записка образец 2018 должна быть не только правильно оформлена, но и иметь все необходимые реквизиты, гарантирующие ее юридическую значимость. Это сугубо внутренний документ, о чем свидетельствует его наименование. Поэтому количество обязательных реквизитов ограничено.

К реквизитам служебной записки относятся:

  1. должность, фамилия, имя и отчество адресата записки;
  2. должность, фамилия, имя и отчество составителя документа;
  3. входящий регистрационный номер;
  4. дата и место составления;
  5. наименование типа документа;
  6. подпись, дата и расшифровка подписи составителя.

Утверждать или согласовывать служебную записку, в соответствии с образцом оформления не нужно. Необходимо зарегистрировать документ в канцелярии и проставить на нем и его дубликате, который останется на руках составителя, регистрационный номер. Это нужно для того, чтобы у составителя имелось подтверждение своевременного оповещения о факте или проблеме других заинтересованных лиц в случае конфликта или трудового спора.

Составитель должен четко помнить, что этот тип документов применяется только при горизонтальном взаимодействии должностных лиц. В случае, когда адресатом документа является вышестоящее должностное лицо, его необходимо именовать «Докладной запиской».

Рекомендуем включить служебную записку образец 2018 в альбом с образцами других документов, используемых в документообороте предприятия. Это позволит исполнителям иметь под рукой примеры правильного написания и оформления всех типовых деловых бумаг: писем, докладных и служебных записок, отчетов, актов и пр.

Сибирский федеральный университет

Форма служебной записки для проведения закупки товаров, работ, услуг на сумму свыше 100 тыс. рублей путём проведения торговых процедур и запроса котировок

Единая справочная служба: +7 (391) 206-22-22

Приёмная комиссия: +7 (391) 206-20-04

© Сибирский федеральный университет, 2006-2019

При использовании текстовых и графических материалов ссылка на сайт обязательна

  • Размер шрифта:
    • A
    • A
    • A
  • Цветовая схема:
    • Ц
    • Ц
  • Изображения:
    • Вкл
    • Выкл

Вы можете отметить интересные фрагменты текста, которые будут доступны по уникальной ссылке в адресной строке браузера.

Оформление документов для организации мероприятий

Общие элементы оформления внеучебных мероприятий

    Служебные записки:

Организация пропуска посторонних в корпуса университета
Проход в корпуса университета возможен только при наличии удостоверения сотрудника или студенческого билета обучающегося Самарского университета. Для доступа в корпуса университета посторонних (граждан Российской Федерации) необходимо оформление разовых пропусков в бюро пропусков или служебных записок, составленных на имя проректора по общим вопросам Ковалёва Михаила Анатольевича и подписанных руководителем или ответственным сотрудником подразделения, выступающего организатором мероприятия.
Для доступа посторонних (граждан других государств) необходимо согласование мест и программы их пребывания на территории университета.
Пример служебной записки на пропуск посторонних в корпуса университета

Проведение мероприятий в аудиториях учебных корпусов
Для проведения мероприятия в учебных аудиториях основного аудиторного фонда необходимо согласовать номер аудитории, корпус, в котором располагается аудитория, и необходимое для проведения мероприятия время с отделом планирования и организации учебного процесса (входит в состав управления обеспечения учебного процесса).
После согласования с отделом планирования и организации учебного процесса необходимо составление на имя проректора по общим вопросам Ковалёва Михаила Анатольевича с просьбой разрешить доступ в аудиторию и выдачу ключей ответственному сотруднику. Служебная записка подписывается руководителем или ответственным сотрудником подразделения, выступающего организатором мероприятия. Далее на служебную записку ставится виза сотрудника отдела планирования и организации учебного процесса и относится в приемную проректора по общим вопросам Ковалёва Михаила Анатольевича (административный корпус (3а), кабинет № 219).
Пример служебной записки на проведение мероприятия в аудиториях учебных корпусов

Проведение мероприятий в аудиториях, закрепленных за структурными подразделениями
Для проведения мероприятия в аудиториях, закрепленных за отдельными структурными подразделениями, необходимо согласовать номер аудитории, корпус, в котором располагается аудитория, и необходимое для проведения мероприятия время с руководителем подразделения или сотрудником, ответственным за планирование занятости аудиторий.
После предварительного согласования на имя руководителя подразделения составляется служебная записка.
Пример служебной записки на проведение мероприятия аудиториях, закрепленных за структурными подразделениями

Звуковое и медиа оборудование
Основное звуковое и медиа оборудование университета закреплено за подразделениями проректора по информатизации Пашкова Дмитрия Евгеньевича.
Для проведения мероприятия с использованием звукового и медиа оборудования необходимо составить служебную записку на имя проректора по информатизации Пашкова Дмитрия Евгеньевича с указанием перечня необходимого оборудования, сроков его использования и контактов ответственного за использование на время проведения мероприятия сотрудника.
В случае необходимости, в служебной записке необходимо отразить потребность в присутствии для эксплуатации оборудования сотрудника управления информатизации и телекоммуникаций.
Служебная записка подписывается руководителем подразделения или сотрудником ответственным за организацию мероприятия и относится в приемную проректора по информатизации Пашкова Дмитрия Евгеньевича (корпус 15, кабинет № 128). После согласования проректором необходимо уточнить у начальника управления информатизации и телекоммуникаций Еленева Дмитрия Валерьевича (корпус 15, кабинет № 130), кто из сотрудников его управления может выдать оборудование на данное мероприятие. Для вноса и выноса оборудования из корпусов необходимо оформление материального пропуска.
Пример служебной записки на звуковое и медиа оборудование

Читайте так же:  Рамочный договор гарантии

Иное оборудование (столы, стулья и т.п.)
Для консультации о возможности получения иного оборудования (столов, стульев и прочего) необходимо обратиться в управление внеучебной работы (южный кампус: корпус № 3, аудитория 317; северный кампус: аудитория 206, корпус мехмата) для уточнения перечня необходимого оборудования и подразделений, в распоряжении которых есть необходимое оборудование.
Пример служебной записки на столы и стулья
Заявка на транспорт

Для организации транспортировки участников мероприятия и оборудования возможно оформление заявки в гараж административно-хозяйственной части. Заявка подписывается руководителем подразделения или сотрудником, ответственным за организацию мероприятия.
Пример заявки на транспорт

Для организации транспортировки участников мероприятия и оборудования в нерабочее время, выходные и праздничные дни к заявке необходимо приложить служебную записку на выделение транспорта, согласованную ректором Самарского университета.
Пример служебной записки на транспорт в нерабочее время, выходные и праздничные дни
Представление на освобождение от занятий
В случае проведения внеучебных мероприятия на уровне университета и выше во время учебных занятий возможно оформление представления на освобождение от занятий без последующей отработки. Представление подписывается руководителем подразделения или сотрудником ответственным за организацию мероприятия и проректором по образовательной и международной деятельности.
Пример представления на освобождение от занятий

Для освобождения от занятий без последующей отработки в случаи проведения мероприятий на уровне факультета или института необходимо создание и выпуск указания деканом факультета или директором института.
Материальный пропуск
Для вноса и выноса оборудования и материального имущества из корпусов и с территории университета необходимо оформление материальных пропусков.
Пример оформления материального пропуска

В случае, когда оборудование и материальное имущество не имеет инвентарных номеров (т.к. не подлежит присвоению инвентарных номеров), то допускается оформление служебных записок на имя проректора по общим вопросам Ковалёва Михаила Анатольевича. Служебная записка подписывается руководителем или ответственным сотрудником подразделения, выступающего организатором мероприятия.
Пример оформления служебной записки на вынос оборудования
Пример оформления служебной записки на внос оборудования
Наиболее оптимальный срок подготовки служебных записок – за 5 рабочих дней, крайний срок подготовки служебных записок – 2 рабочих дня до мероприятия. Наиболее оптимальный способ работы со служебными записками – подавать их вместе с приказом о мероприятии, чтобы исключить дополнительные вопросы.

  • Благодарственные письма по итогам проведения мероприятия
    По итогам мероприятия обучающиеся, сотрудники могут быть отмечены благодарственными письмами и грамотами. Список обучающихся и сотрудников для поощрения составляется сотрудником, ответственным за реализацию мероприятия. После составления изготавливаются благодарственные письма. Благодарственные письма подписывает декан факультета или директор института – в случае мероприятий уровня факультета или института, проректор по образовательной и международной деятельности – для внеучебных мероприятий университетского уровня и выше, а также другие проректоры в соответствии с приказом о распределении полномочий между членами ректората (10-О от 13.01.2017) и приказом о предоставлении права подписи членам ректората (1017-О от 23.11.2016).
  • Сибирский федеральный университет

    Форма служебной записки для предоставления аудитории Б1-01

    Единая справочная служба: +7 (391) 206-22-22

    Приёмная комиссия: +7 (391) 206-20-04

    © Сибирский федеральный университет, 2006-2019

    При использовании текстовых и графических материалов ссылка на сайт обязательна

    • Размер шрифта:
      • A
      • A
      • A
    • Цветовая схема:
      • Ц
      • Ц
    • Изображения:
      • Вкл
      • Выкл

    Вы можете отметить интересные фрагменты текста, которые будут доступны по уникальной ссылке в адресной строке браузера.

    Часть кабинетов в гимназии Белогорска признали опасными для учеников

    Из-за того, что капитальный ремонт здания не проводился около века, полы и потолки в некоторых классах пришли в негодность

    За две недели до начала занятий в гимназии Белогорска обнаружили провисшие полы и потолки. Поэтому в День знаний свои двери для учеников откроют не все кабинеты. Часть из них будет закрыта на ремонт. Находиться в них сейчас небезопасно.

    — После проливных дождей мы обратили внимание, что у нас увеличивается провисание потолка в нескольких местах, и, естественно, мы сразу написали служебную записку. Вызывают серьезное беспокойство несколько кабинетов, включая класс хореографии, — рассказала директор белогорской гимназии № 1 Екатерина Сергеева.

    К слову, здание школы было построено еще в 1930-х годах. С тех пор капитальный ремонт в нем ни разу не проводился, сообщили в администрации Белогорска.

    Сейчас специальная организация проводит оценку повреждений. В скором времени она выдаст рекомендации по усилению либо замене перекрытий. А также выяснит, какие кабинеты придется закрыть, а в каких можно будет продолжать обучение школьников.