Расписка об ознакомлении с документом

Лист ознакомления с должностной инструкцией

Каждый работник должен исполнять на своем рабочем месте строго определенные функции, закрепленные в его должностной инструкции. Сведения о том, что он с этими функциями ознакомлен и согласен, вносятся в специальный лист ознакомления с должностной инструкцией.

Суть и роль должностной инструкции

Должностные инструкции работников не входят в пакет обязательных локальных документов предприятия.

Тем не менее, очень часто в трудовых договорах можно встретить формулировку «согласно должностной инструкции», из чего следует, что большинство организаций все же предпочитают разрабатывать данные документы.
Должностная инструкция — это удобно: не нужно перечислять функционал работника (часто довольно объемный) непосредственно в трудовом договоре, достаточно сделать в нем ссылку на отдельную инструкцию, которая является своего рода приложением к нему.

Составляется и утверждается должностная инструкция очень просто: под каждую конкретную должность формируется свод функций, прав, полномочий и условий труда.

Работают над документом обычно юрисконсульт, руководитель структурного подразделения и специалист по кадрам – эта связка позволяет учесть все нюансы внутреннего производственного процесса и тонкости законодательства.

После того, как должностная инструкция будет написана, она передается на подпись директору компании, который затем отдельным приказом вводит ее в действие.

Каждый сотрудник должен ознакомиться с касающейся его лично должностной инструкцией под роспись.

Зачем нужна подпись работника

Сотрудник предприятия не просто должен прочесть должностную инструкцию и усвоить основные ее моменты, но и поставить свою подпись в специальном документе: листе ознакомления с должностной инструкцией.

Его автограф будет свидетельствовать о том, что он согласен с изложенной информацией и готов исполнять свои рабочие обязанности в том объеме, в котором они прописаны в документе.

Таким образом, роль листа довольно понятна: он не только фиксирует факт прочтения инструкции, но и, в случае возникновения каких-либо спорных и конфликтных ситуаций между работодателем и подчиненным, может стать доказательством в трудовой инспекции или судебной инстанции, причем как с одной, так и с другой стороны.

На каком этапе происходит ознакомление с должностной инструкцией

Как правило, ознакомление с должностной инструкцией происходит при приеме на работу, но иногда, если, к примеру, должностная инструкция претерпела большие изменения или ранее на предприятии как внутренний нормативный документ вовсе не использовалась, знакомство с ней может происходить в процессе текущей работы.

Можно ли уволить сотрудника за отказ подписать должностную инструкцию

В современной российской практике случались ситуации, когда при вводе должностных инструкций на предприятии некоторые работники отказывались их подписывать, из-за чего просто-напросто увольнялись по инициативе руководства. Работодатель ссылался при этом на законодательство РФ.

В частности одна из норм Трудового Кодекса гласит, что он имеет право уволить сотрудника вследствие отказа того работать «в связи с изменением определенных сторонами условий трудового договора». При разбирательствах в суде, выяснилось, что отказ от подписания должностной инструкции под данную статью не подпадает.

Таким образом, уволить за это никто не имеет права и даже если такой прецедент произойдет, суд без лишних проволочек восстановит сотрудника в должности.

Кто формирует лист

Непосредственно составление и заполнение листа ознакомления с должностной инструкцией обычно лежит на специалисте отдела кадров предприятия, т.е. сотруднике, который отвечает за четкое понимание работниками компании своих функций, прав и полномочий.

В некоторых случаях знакомить работников с должностными обязанностями может юрисконсульт, секретарь или сам руководитель организации.

Как составить лист

С 2013 года практически все унифицированные формы первичных кадровых и бухгалтерских документов отменены, поэтому лист составляется в произвольном виде или по внутреннему шаблону организации. Единственное, что нужно учесть: при формировании бланка необходимо соблюдать определенную структуру документа и правила русского языка.

В «шапке» листа следует обозначить название предприятия и суть документа. Далее удобно сделать таблицу, в которую нужно внести следующие данные:

  • порядковый номер работника;
  • его должность;
  • дата и номер приказа о приеме на работу;
  • дата и подпись об ознакомлении с должностной инструкцией.

При необходимости сюда можно добавить и другие столбики.

Если сотрудников в организации работает много, то может потребоваться несколько листов. Все их нужно скрепить (можно при помощи степлера, но лучше суровой нитью) и пронумеровать.

Следует отметить, что лист может составляться под конкретную должностную инструкцию (например, если по одной и той же специальности работает несколько человек) или под группу сотрудников (например, если предприятие небольшое и все работники имеют разные специальности).

Как оформить лист

Документ обычно составляется в единственном экземпляре, на обыкновенном листе А4 формата или на фирменном бланке компании. Заполнять его можно от руки или в печатном виде, главное, чтобы автографы в нем были «живые» и подлинные.

Заверять бланк при помощи печати строгой необходимости нет, потому что с 2016 года предприятия и организации освобождены от обязанности визировать свою документацию при помощи штемпельных изделий (если только эта норма не закреплена во внутренних локальных актах фирмы).

После создания лист надо завизировать в журнале учета внутренних документов.

Сколько и как хранить бланк

Лист ознакомления с должностной инструкцией должен лежать в отделе кадров предприятия в отдельной папке вместе с самими должностными инструкциями. Срок его хранения законодательно не ограничен и зависит от того, когда в него была внесена последняя подпись – с этого момента он должен находиться в архиве организации не менее трех лет.

Способы ознакомления работника с локальными нормативными актами организации

Автор: Николай Демидов

к.ю.н., доцент Зап.-Сибирского филиала Российского гос. университета правосудия (Томск), НИ Томского политехнического университета

Отношения по разработке и принятию локальных нормативных правовых актов урегулированы достаточно подробно. В то же время существуют аспекты этого института, оставленные законодателем без внимания и восполняемые судебной практикой. Таковы, например, отношения по ознакомлению работника с локальными нормативными правовыми актами организации.

Факт доведения до сведения работника локального акта способен порождать критически важные последствия. В ряде случаев возможность применения к работнику локальной нормы, применения мер ответственности за несоблюдение этой нормы напрямую связываются с наличием расписки об ознакомлении с документом. Суды учитывают наличие подписи работника в журналах или листах ознакомления по спорам об установлении фактических трудовых отношений. При этом законодателем не урегулирован перечень обязательных для ознакомления локальных актов, порядок действий работодателя, не установлены механизмы защиты прав и законных интересов сторон трудового договора.

Так, ст. 22 ТК РФ вменяет в обязанность работодателю «знакомить работников под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью». Статья 68 ТК РФ требует ознакомить работника «под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью, коллективным договором». Вновь повторяется неформализованный, лишенный критериев признак «непосредственной» связи с трудовой деятельностью. Что входит в этот перечень, как работодателю самостоятельно определить круг таких локальных актов, чем обосновать свой выбор при возникновении конфликта и спора – однозначно сказать трудно. Неопределенность усиливается и другими нормами ТК РФ: например, ст. 103 ТК РФ требует ознакомления работника с графиками сменности, но не указывает способов и форм такого ознакомления.

Попыткой восполнить имеющиеся пробелы и недочеты в регулировании ознакомления работника с локальными актами стала судебная практика, из материалов которой можно сделать ряд выводов и рекомендаций.

Основными правомерными способами подтверждения ознакомления работника с локальным нормативным актом признаются судами следующие:

1. Проставление подписи работника непосредственно на листах локального нормативного акта (апелляционное определение Московского городского суда от 24.11.2015 № 33-42376; решение Томского районного суда от 06.02.2014 № 2-122). Для этого в конечной части акта предусматривается раздел с графами для указания фамилии и имени работника, его должности, даты ознакомления и подписи. Такой способ наиболее точно отвечает принципу добросовестности намерений сторон, вызывает доверие у правоприменительных и инспектирующих органов, так как не позволяет подменить или дополнить содержание документа без ведома работника. Чтобы реализовать данный подход последовательно, работодателю стоит прошнуровать и опечатать документ. Нормативно последнее правило не установлено, однако это снимет любые сомнения в случае дальнейшего трудового спора.

2. Фиксация подписи работника на отдельном листе ознакомления (определение Липецкого областного суда от 17.01.2011 № 33-62; решение Северского городского суда Томской области от 13.12.2013 № 2-1293). Лист ознакомления может быть предусмотрен как для каждого отдельного вида нормативных актов организации (должностной инструкции, правил внутреннего трудового распорядка, графика сменности и т.д.), так возможно и наличие единого листа ознакомления со всем массивом локальных актов организации. И в первом и во втором случае наиболее важным аспектом является дата подписи работника в листе, которая в дальнейшем позволит распространить на него данную редакцию локального акта. Необходимо также последовательно брать с работников расписки при любых модификациях текста относящегося к его работе нормативного акта. С практической точки зрения второй подход предпочтительнее, так как при возникновении спора позволяет не рассматривать вопрос осведомления работника с каждым отдельным документом.

Словосочетание «лист ознакомления» – не более, чем традиционное наименование данного документа. Нормативно предписанной обязательной формы и содержания для него не существует. Поэтому допустимы иные наименования, установленные организацией для собственного документооборота. Так, практикой признан правомерным документ под названием «личная карточка инструктажа работника» (решение Димитровградского городского суда Ульяновской области от 02.11.2011 № 2-2403).

3. Третий способ удостоверения факта ознакомления работника с локальными актами организации – включение соответствующего условия в трудовой договор (апелляционные определения Московского городского суда от 08.12.2015 № 33-46192; от 24.02.2016 № 33-6284; от 16.11. 2015 № 33-42412). Специфика данного способа в том, что отдельного документа о доведении до сведения работника внутренних нормативных актов нет. Условие о доведении до сведения включается в содержание трудового договора и работник, подписывая договор, тем самым дает расписку одновременно и об ознакомлении. Суды признают наличие такого условия в подписанном сотрудником договоре как доказательство возложения на него должностных обязанностей при рассмотрении любых категорий дел, включая споры о незаконности увольнения (апелляционное определение Московского городского суда от 08.02.2016 № 33-4253; от 20.11.2015 № 33-43333).

Читайте так же:  В каком размере выплачивают пособие матери одиночке

Наличие условия о доведении до сведения работника локальных правовых норм нередко становится неожиданностью для работника, который не всегда внимательно изучает собственный трудовой договор.

Так, до судебного разбирательства дошел конфликт Пензенского государственного университета архитектуры и строительства с доцентом С. (решение Октябрьского районного суда г. Пензы от 10.01.2014 № 2-2742). Работник был уволен за совершение прогула в то время, когда по расписанию у него не было занятий. Выяснилось, что такое предписание действительно закреплялось правилами внутреннего распорядка. В обоснование иска о восстановлении на работе С. утверждал, что нахождение преподавателя на рабочем месте (на кафедре) в течение рабочего дня во внеучебное время никак не регламентировано, и он вправе заниматься профессиональной деятельностью за пределами рабочего места. Отсутствие специальной подписи о прочтении правил внутреннего трудового распорядка, по мнению истца, нарушило ст. 9 ТК РФ, согласно которой трудовые договоры не могут содержать условий, ограничивающих права или снижающих уровень гарантий работников по сравнению с нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права.

Такая трактовка правовой нормы ст. 9 ТК РФ не лишена как юридической логики, так и житейского здравого смысла. Однако суд, следуя общепринятой практике, нашел доводы заявителя несостоятельными, поскольку в трудовом договоре и дополнительном соглашении к нему имелась подпись работника об ознакомлении его с правилами внутреннего трудового распорядка организации в день подписания трудового договора.

Таким образом, работодателю можно быть уверенным: возражения работников о том, что они фактически не знакомились с локальными нормативными актами, а лишь подписали трудовой договор с таким условием, признаются судами недоказанными.

Подробное изучение дел судебной практики последних лет позволяет говорить, что формальное ознакомление работника с локальными актами через подписание трудового договора широко востребовано на реальном рынке труда. Однако у него есть определенный недостаток: подпись в договоре распространяется лишь на редакции локальных актов, действовавшие на момент трудоустройства. При всех дальнейших изменениях внутриорганизационных норм необходимо будет либо заключать дополнительное соглашение к договору, либо возвращаться к одному из первых двух способов фиксации через лист ознакомления или в самом нормативном акте. Поэтому использование данного алгоритма рекомендовано прежде всего организациям со стабильным, редко изменяемым фондом локальных правовых актов.

Суды встают на позиции нанимателя и в другом аспекте применения третьего подхода. Работодатели зачастую включают в трудовой договор лишь условие о том, что работник обязуется соблюдать действующие локальные акты организации, а не условие, согласно которому работник под роспись ознакомлен с ними. С точки зрения формальной логики обязанность соблюдения нормативного акта никак не коррелирует с доведением ее до сведения лица. Однако на практике суды однозначно трактуют закрепление в трудовом договоре обязанности соблюдать локальные нормативные акты как факт того, что работнику известны соответствующие локальные правовые нормы.

Следует обратить внимание на словесную формулировку, в которой излагается обязанность работника по соблюдению локальных актов. Конкретный текст пункта трудового договора может быть составлен, например, так: «работник обязан соблюдать Правила внутреннего трудового распорядка, а также иные локальные нормативные акты, действующие в организации» (апелляционное определение Московского городского суда от 20.02.2015 № 33-5549). Может быть рекомендована работодателю и другая конструкция: «работник обязуется соблюдать Правила внутреннего трудового распорядка, иные локальные нормативные акты, а также приказы (распоряжения) работодателя, инструкции, правила и т.д.» (апелляционное определение Московского городского суда от 26.02.2016 № 33-6821). Важно подобрать словесную конструкцию, которая обеспечит соблюдение работником всех относящихся к нему локальных актов и не будет содержать пробелов в перечне документов.

Как показывает практика, текстуальная сторона вопроса требует большого внимания.

Так, ООО «Томнефтегазстрой» обратилось к бывшему генеральному директору З. с иском о возмещении имущественного ущерба. Директор начислял премии себе и другим работникам, тогда как Положение «Об оплате труда генерального директора, заместителей генерального директора и главного бухгалтера» требовало согласования данного решения с общим собранием участников Общества. Работодатель полагал, что действия руководителя организации носили умышленный характер, так как он был ознакомлен с Положением и пользовался премиями даже при отрицательных показателях работы организации. Ответчик возражал, что Положение «Об оплате труда генерального директора…» было принято позднее, после его увольнения, и подписано задним числом специально для предъявления к нему иска. По итогам разбирательства судом было выявлено отсутствие доказательств, подтверждающих факт осведомленности ответчика о принятии локального нормативного акта, регулирующего порядок оплаты труда генерального директора, его заместителей и главного бухгалтера.

Что еще важнее, судом отмечалось: «трудовой договор, заключенный между ООО «Томнефтегазстрой» и З., не содержит указаний на то, что оплата труда генерального директора, в том числе начисление ему премий, осуществляется в соответствии с положением «Об оплате труда генерального директора, заместителей генерального директора и главного бухгалтера ООО «Томнефтегазстрой» (решение Томского районного суда от 30.05.2011 № 2-364).

Таким образом, решающим оказалось прямое указание в трудовом договоре на обязанность директора при принятии решений об оплате труда и премировании соблюдать лишь устав Общества, который, в свою очередь, не содержит никаких указаний на Положение «Об оплате труда генерального директора, заместителей генерального директора и главного бухгалтера». Из изложенного очевидно, что в интересах работодателя включать в трудовой договор условие об обязанности работника соблюдать все действующие в организации локальные нормативные акты, без конкретизации отдельных документов.

Описанные выше три способа подтверждения факта ознакомления работника с локальным нормативным актом являются базовыми, общепринятыми алгоритмами. Однако судебная практика позволяет говорить о существовании исключений.

Так, апелляционным определением Московского городского суда от 14.08.2013 № 33-17418 фактическое выполнение работником должностной инструкции приравнено к ознакомлению с инструкцией под роспись, при условии, что работодателем соблюдена установленная процедура. В рамках изучаемого дела работодатель (ответчик) требовал от уволенного работника выполнения измененной должностной инструкции. Работник, требуя восстановления на работе, ссылался на то, что не знакомился с новым текстом инструкции под роспись. В процессе было установлено, что инструкция предлагалась истцу для прочтения и подписи, но он отказался ее подписывать и соблюдать. При этом существенные условия трудового договора не изменялись, судом в апелляционном определении сообщалось: «Доводы истца о том, что он не был ознакомлен с должностной инструкцией, суд признал несостоятельными, поскольку, из акта … следует, что истец отказался от подписания должностной инструкции. Соглашаясь с выводами суда, судебная коллегия учитывает также, что истец, выполняя трудовую функцию, знал свои должностные обязанности и не заявлял работодателю, что порученная ему работа не входит в их перечень. Ссылки автора апелляционной жалобы на неправомерность должностной инструкции … является необоснованной, поскольку доказательств, что данной инструкцией изменялась трудовая функция, истцом не представлено».

Не все решения судов по спорам об ознакомлении работника с локальными актами представляются столь же обоснованными. Некоторые подходы достаточно произвольны и, как представляется, требуют дополнительных обоснований.

Так, районным судом г. Калининграда разрешался спор о невыплаченном вознаграждении за труд, установленном коллективным договором. Среди прочего судом рассматривался вопрос сроков обращения в суд, которые отсчитывались от момента ознакомления истицы с коллективным договором. В этой части итогового решения сообщается следующее: «из пояснений свидетеля следует, что препятствий к ознакомлению с коллективным договором не имелось, текст документа находится в приемной, имелась возможность у работников с ним ознакомиться. Доводы истицы о том, что она не пропустила указанный срок, поскольку узнала об условиях коллективного трудового договора лишь в ходе рассмотрения настоящего дела, не соответствуют установленным по делу вышеописанным обстоятельствам» (решение Октябрьского районного суда г. Калининграда от 07.09.2010 № 2-869).

Таким образом, судом прямо проигнорирована императивная норма, закрепленная в уже цитировавшейся ст. 68 ТК РФ. Между тем закон не предполагает альтернатив толкования: работник должен быть ознакомлен с коллективным договором лично и под расписку.

Подход, использованный в г. Калининграде, действительно известен российской процессуальной практике – суд признает общедоступность локального акта как юридически значимое обстоятельство и отказывает работнику в ссылке на неосведомленность. Однако это касается конкретных нормативных актов, в отношении которых отсутствует императивная законодательная регламентация. Такими документами выступают, например, положение о премировании работников организации (решение Частинского районного суда Пермского края от 05.10.2011 № 2-152) или график сменности (решение Свердловского районного суда г. Перми от 01.02.1012 № 2- 269).

В отдельных случаях суд признает правомерным ознакомление работника с локальными нормативными актами через электронные средства связи (электронную почту).

Однако здесь необходим ряд условий:

1) это допустимо только в отношении документов, не указанных напрямую в законодательстве о труде;

2) электронный документооборот объективно обусловлен спецификой деятельности организации;

3) действительность электронного оборота подтверждается иными обстоятельствами дела, документами, пояснениями свидетелей и оппонента в споре.

Так, судом признаны правовые последствия ознакомления летчиков авиакомпании ОАО «Таймыр» с таким актом, как план полетов. Электронный способ доведения до сведения связан с динамичностью документа – он издается трижды в неделю, работники знакомятся с ним по рассылке немедленно по возвращении из рейса. Обоснованность и действительность такой практики не отрицалась и самим уволенным истцом (решение Железнодорожного районного суда г. Красноярска от 30.05.2012 № 2-1027).

Известны и иные примеры признания судом электронной рассылки локальных нормативных актов как законного способа ознакомления с ними работников (апелляционное определение Приморского краевого суда от 06.03.2014 № 33-1126).

В качестве редкого исключения в российском правоприменении встречаются примеры, когда суд без каких-либо оснований и обоснований игнорирует факт того, что работник не был ознакомлен с локальными нормативными актами. При этом данный вопрос критичен для разрешения дела, речь идет о документах, непосредственно связанных с трудовой деятельностью лица, работником оспаривается увольнение за нарушение трудовых обязанностей.

Таково апелляционное определение Верховного Суда Кабардино-Балкарской Республики от 02.10.2013 № 33-3818. Однако в данном конкретном случае, благодаря последовательности действий истца, явно противозаконные действия республиканского суда были пресечены определением Верховного Суда РФ от 20.06.2014 № 21-КГ-14-4, которым установлено, что: «данное определение вынесено не только с явным и грубым нарушением норм материального права и без каких-либо законных оснований, но нарушает конституционное право М. на обращение в суд».

Ознакомление под роспись: как оформить?

Если тебе поручено доставить какое-то важное письмо или другой документ, крепко держи его в руке и ни на секунду не выпускай, но передай непосредственно получателю.

В статье мы расскажем об одной из важнейших секретарских обязанностей – ознакомление работников с документом под роспись. Разберемся, как оформить отметку об ознакомлении и какие варианты ознакомления существуют.

Читайте так же:  Оформить дом на землях сельхозназначения

Ознакомить работников с документами под роспись – одна из обязанностей секретаря, однако далеко не самая любимая. Вне зависимости от настроения и степени загруженности мы можем часами отыскивать нужных работников, чтобы объяснять, вручать и брать «автографы».

Для чего это нужно? Цели ознакомления работников с документами просты и очевидны:

1. Своевременное исполнение поручений руководства. Сотрудник, которому дано поручение, должен знать об этом, в противном случае поручение останется не выполненным.

2. Исполнение требований трудового законодательства, в случае ненадлежащего исполнения которых документ теряет силу или организации грозит штраф.

3. Упорядочение определенных организационных и производственных процессов.

Далее рассмотрим, как оформляется отметка об ознакомлении в различных видах документов.

Приказ – это важнейший распорядительный документ, с помощью которого регулируются все аспекты деятельности организации. Выделяют три вида приказов:

1) по личному составу;

2) по административно-хозяйственной деятельности;

3) по основной деятельности.

Отметка об ознакомлении в приказах по личному составу

Это особая группа приказов, с помощью которых осуществляется управление персоналом предприятия: прием на работу, увольнение, кадровые перестановки и иные действия, ведущие к изменению рабочей деятельности, а также взыскания и поощрения, командировки и отпуска.

Поэтому факт ознакомления работника с такими приказами обязательно должен оформляться документально.

Если порядок ознакомления, установленный законом, нарушается, документ может не вступить в силу. Это касается, в частности, приказов о наложении взысканий.

Для приказов о приеме, увольнении, оформлении отпуска или командировки существуют унифицированные формы, в которые уже заложена отметка об ознакомлении. Например:

•приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (форма № Т-1*);

•приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (№ Т-5*);

•приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (№ Т-6*);

•приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (№ Т-8*);

•приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (№ Т-9*);

•приказ (распоряжение) о поощрении работника (№ Т-11*).

Прочие приказы по личному составу оформляются на утвержденном бланке организации или на утвержденном бланке приказа. Отметка об ознакомлении проставляется либо на обороте последнего листа приказа (Пример 1), либо на отдельном листе (Пример 2). В обоих случаях отметка об ознакомлении оформляется одинаково – указывается должность, подпись, расшифровка подписи и дата.

В то же время на практике изредка встречаются утвержденные формы бланков приказов, где отметки об ознакомлении располагаются на последнем листе приказа внизу, при наличии там свободного места (Пример 3).

Этот вариант, очевидно, имеет в своей основе вид унифицированных форм, где отметки об ознакомлении располагаются именно внизу документа.

Основное неудобство этого варианта в том, что из-за дефицита места годится только для приказов без отметок о приложении, без согласования, и с которыми нужно ознакомить от одного до трех работников.

Особое внимание уделяйте ознакомлению работников с приказами о взысканиях. Это связано с тем, что Трудовой кодекс РФ в ст. 193 устанавливает четкие сроки ознакомления с подобными приказами: «Приказ (распоряжение) работодателя о применении дисциплинарного взыскания объявляется работнику под роспись в течение трех рабочих дней со дня его издания, не считая времени отсутствия работника на работе. Если работник отказывается ознакомиться с указанным приказом (распоряжением) под роспись, то составляется соответствующий акт».

Акт об отказе работника ознакомиться с приказом должен содержать следующую информацию (Пример 4):

•должность, Ф.И.О. работника;

•должности, Ф.И.О. работников, засвидетельствовавших факт отказа (не менее двух, но, как правило, трех);

•номер и дату приказа, с которым отказывается знакомиться работник;

•личные подписи свидетелей.

Назначение акта: зафиксировать отказ от подписи. Это позволит работодателю доказать в суде соблюдение требований ТК РФ.

При этом роспись работника типа «С решением не согласен. Малахов. 20.01.2017» подтверждает факт ознакомления с документом. То есть работник внимательно прочитал, обдумал и даже не согласен. Но подпись его у вас будет, а это главное.

Отметка об ознакомлении с приказами по основной или административно-хозяйственной деятельности

Отметка об ознакомлении с такими приказами оформляется так же, как и в приказах по личному составу. Знакомить с приказом под роспись надлежит всех фигурантов – лиц, которые в нем упомянуты.

Если с приказом следует ознакомить лиц, которые согласовывали проект этого приказа и в документе проставлены соответствующие визы, вносить этих работников в список ознакомления не нужно. Однако это необходимо закрепить в инструкции по делопроизводству. В противном случае согласующих лиц нужно ознакомить с приказом на общих основаниях.

*Утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. С 1 января 2013 года формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению.

Л.А. Назарова, специалист по документационному обеспечению

Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Секретарь-референт» № 10, 2017.

Всего найдено: 33

Добрый день! Как правильно писать ознакомить работника с приказом «под подпись» или » под роспись «. Спасибо!

Ответ справочной службы русского языка

Правильно: под подпись или под расписку.

Как правильно: ознакомить под роспись или подпись?

Ответ справочной службы русского языка

Правильно: под подпись или под расписку.

Правильно ли употреблено слово «роспись» в предложении: «Работодатели обязаны до подписания трудового договора с работником ознакомить его под роспись с уставом организации». Спасибо.

Ответ справочной службы русского языка

Нет, в этом значении должно быть употреблено слово подпись.

Где ставятся запятые в предложении : Приказ довести до лиц указанных в приказе под роспись и почему?

Ответ справочной службы русского языка

Правильно: Приказ довести до лиц, указанных в приказе, под подпись. Обособляется определительный оборот, стоящий после определяемого слова. Обратите внимание, что в этом значении правильно употреблять слово подпись.

Ответ справочной службы русского языка

Верно: . сведения. являются строго конфиденциальными.

В законах о труде РФ и Казахстана в статье о наложении дисциплинарного взыскания говорится о том, что нужно работника ознакомить под РОСПИСЬ . Раньше требовалось под расписку. Как правильно?

Ответ справочной службы русского языка

Правильно: под подпись или под расписку .

Здравствуйте. Согласно Словарю трудностей вашего сайта при употреблении в документах выражений «под подпись» или » под роспись » , правильным является написание «под подпись» (ознакомить сотрудников с инструкцией под подпись). Как, в таком случае, следует относиться к норме, закрепленной ,например, в Трудовом кодексе, где встречается другое (получается, что неверное) написание: приказ (распоряжение) работодателя о приеме на работу объявляется работнику под роспись ; обязан ознакомить работника под роспись (ст.68)?

Ответ справочной службы русского языка

Трудовой кодекс не регламентирует правила русского языка. Мы считаем, что в этом случае в Трудовом кодексе допущена речевая ошибка.

Ответ справочной службы русского языка

Нет, дело здесь не в особом стиле, это просто очень распространенная ошибка.

Ответ справочной службы русского языка

Правильно: под подпись или под расписку .

Ответ справочной службы русского языка

Правильно: под подпись или под расписку.

Ответ справочной службы русского языка

Значения слов подпись и роспись не изменились, роспись в значении ‘подпись’ по-прежнему ошибка. Причины частотности этой ошибки те же, что и в ситуации надеть – одеть: разница в значении этих похожих по звучанию слов для многих неочевидна. К тому же носителей языка окончательно запутывает глагол расписаться. Так и оказалась эта ошибка в Трудовом кодексе.

Ответ справочной службы русского языка

Ответ справочной службы русского языка

Правильно: в 3-дневный срок. Обратите внимание: не под роспись , а под подпись. См. в «Словаре трудностей»: Подпись, роспись и виза.

Ответ справочной службы русского языка

Запятые нужны: обособляется определительный оборот, стоящий после определяемого слова. Правильно: Руководителям ознакомить работников с положением в части, их касающейся, под подпись.

Ответ справочной службы русского языка

Правильно: ознакомить(ся) с документом под подпись или под расписку.

© 2000-2019. При полном или частичном использовании материалов ссылка на «Грамоту.ру» обязательна.

Свидетельство о регистрации СМИ Эл № ФС77-57155, выдано Роскомнадзором 11.03.2014.

Образец Расписка об ознакомлении с Инструкцией о работе с конфиденциальной информацией

об ознакомлении с Инструкцией о работе с конфиденциальной информацией

Я, нижеподписавшийся, ознакомился с инструкцией предприятия о работе с документами и материалами, являющимися конфиденциальной информацией предприятия вообще и коммерческой тайной в частности.
Я подтверждаю свое знание:
а) режима и порядка работы с секретными документами и материалами.
б) оформления секретных документов и материалов.
Примечание: В расписке обязательно должны быть подпись лица, дающего подписку, и подписи двух свидетелей (с указанием дат постановки подписей).
Подписи скрепляются печатью предприятия. После подписи лица, дающего подписку, необходима полная расшифровка фамилии, имени и отчества, полные паспортные данные и дата оформления расписки.
Другой правовой метод защиты конфидента — оформление патентов и авторских прав.

Патент — это документ, который защищает право на изобретение.
Можно патентовать определенные устройства, способы, вещества. Недостаток патента: с момента подачи заявки ‘на патент информация открывается. Чтобы получить патент, требуются определенные финансовые затраты.

Авторское право в чем-то удобно, но при его получении есть некоторые ограничения. Так, авторское право может выдаваться только физическому лицу, а не организации. Можно получить авторское право на: теле-, видеофильмы, передачи, печатные издания, программы для ЭВМ. Получение авторского права несложно. Для использования материалов, на которые оформлено авторское право, необходимо согласие автора.
Требования к конфиденциальной информации:
• Информация не должна быть общеизвестной или доступной на законном основании.
• Не должна являться государственной тайной.
• Должна быть зафиксирована в натуральней форме и находиться исключительно во владении предприятия.
• Должна быть специально отмечена (грифована).
Возможный перечень конфиденциальной информации:
1) сведения о кадрах, расположении объекта, производственных возможностях;
2) сведения о перспективных методах управления;
3) плавы и аналитические разработки;
4) информация о рыночной стратегии предприятия;
б) данные о партнерах и контрактах с ними;
6) источники финансирования, финансовые связи и объемы производства;
7) сведения о ведении переговоров;
8) ценовая политика;
9) изобретения и технологии;
10) протоколы внутренних совещаний;
11) характеризующая информация о сотрудниках;
12) информация о режиме работы предприятия;

Ознакомление работников с локальными актами организации

Главная > Консультации > правовое обеспечение > Ознакомление работников с локальными актами организации

Читайте так же:  Заявление на очередь для получения жилья

Образовательная организация (как и любая другая) в рамках своих полномочий с учётом требований федеральных, региональных, муниципальных нормативных актов разрабатывает свои локальные нормативные акты, которые регулируют вопросы, связанные с функционированием организации. Нередко образовательной организации вменяют в обязанность знакомить участников образовательных отношений с теми или иными документами в обязательном порядке, включая и различные локальные акты. В данной публикации мы рассмотрим вопросы, связанные с ознакомлением работников ОО с локальными актами, которые регулируют трудовые отношения.

В системе локальных нормативных правовых актов существуют документы, с которыми работодатель обязан ознакомить работника лично и под роспись. Трудовое законодательство в обязательном порядке предписывает работодателю знакомить работника со следующими локальными актами:

  • правилами внутреннего трудового распорядка (ст. 68 ТК РФ);
  • коллективным договором (ст. 68 ТК РФ);
  • документами, устанавливающими права и обязанности по обработке персональных данных (ст. 86 ТК РФ);
  • с другими актами работника необходимо знакомить, если они «непосредственно связаны с трудовой деятельностью» (ст. ст. 22, 68 ТК РФ).

На практике большое количество трудовых споров связаны с локальными правовыми актами, регламентирующими отношения по оплате труда. Прежде всего это положение о премировании работников организации (так называемые стимулирующие выплаты). Применительно к положению о премировании трудно однозначно истолковать наличие или отсутствие «непосредственной связи» с трудовой деятельностью. Казалось бы, положение не закрепляет трудовых обязанностей работника, что часто трактуется как суть непосредственной связи. Однако оно предписывает производственные действия, необходимые для получения стимулирующих выплат, определяет негативные аспекты работы и поведения, влекущие депремирование, программирует именно трудовую деятельность работника. Положение о премировании устанавливает качественные характеристики обязанностей, закрепленных в должностной инструкции, трудовом договоре, иных актах. С наличием подписи о прочтении данного документа связаны судебные дела по взысканию с работодателя премиальных выплат, дела о незаконности норм положения о премировании, споры об обязательности выплаты премии для работодателя. В рамках этих дел на работодателя также возлагается материальная ответственность за невыплату начисленной премии согласно ст. 236 ТК РФ, предъявляются требования о возмещении морального вреда.

Так знакомить работника или нет в обязательном порядке под подпись с таким локальным актом?

В качестве общего правила можно сделать вывод, что ознакомление с положением о премировании для работодателя не обязательно. В значительном количестве споров факт ознакомления работника с данным локальным актом даже не оговаривается.

Претензии на премиальные выплаты разрешаются по-разному, но действие положения распространяется на работника без учета того, доведены ли до его сведения правила премирования (Определение Алтайского краевого суда от 28.10.2015 № 33–10205/2015; Определение Верховного суда Республики Коми от 30.08.2012 № 33-3785АП/2012; Определение Пермского краевого суда от 13.06.2012 № 33–4693).

Следуя сложившейся традиции, суд порой игнорирует отсутствие подписи работника об ознакомлении с положением о премировании, даже если оно является приложением к коллективному договору.

Можно порекомендовать работодателю не делать положение о премировании (об оплате, если оно содержит нормы премирования) приложением к коллективному договору, а утверждать его в качестве самостоятельного локального нормативного правового акта. При некоторой обременительности для документооборота такое решение снимет проблему ознакомления работника с положением о премировании.

Относительно обязательности премиальных (стимулирующих) выплат уже неоднократно делались публикации в блоге. Суд признает выплату премии правом работодателя на основании того, что такая норма закреплена в положении о премировании. При этом правила положения распространяются на работника безотносительного того, был ли он ознакомлен с его содержанием. Точно так же без подписи работника к нему применяются последовательно все редакции положения о премировании, действовавшие на разных временных отрезках с момента трудоустройства (решение Советского районного суда г. Томска от 28.11.2012 N 2–3105).

В значительном количестве дел суд полагает факт ознакомления работника с положением о премировании аспектом, не имеющим юридического значения. Как следствие, доводы работника о неознакомлении полностью игнорируются, требования о взыскании премии рассматриваются без учета информированности сотрудника о соответствующих локальных нормах (Определение Верховного суда Республики Татарстан от 21.03.2016 № 33–04933; Определение Санкт-Петербургского городского суда от 16.02.2016 № 33–2660/2016; Определение Астраханского областного суда от 08.02.2012 № 33–433). В материалах некоторых дел суд уделяет внимание претензии работника, но отмечает, что ознакомление с положением о премировании не является юридически значимым обстоятельством (Определение Московского городского суда от 28.01.2016 № 33–2987).

В случае если суд рассматривает фактор ознакомления работника с положением о премировании, то признает приемлемыми любые способы такого ознакомления. Существуют общепринятые методы, связанные с проставлением подписи работника в самом локальном акте, в трудовом договоре или на отдельном листе ознакомления [1]. В случае с положением о премировании признается надлежащим также доведение до сведения через общедоступное размещение. На сегодняшний день, учитывая информационные ресурсы любой организации, можно предложить, что общедоступное ознакомление оптимально через официальный сайт, рассылка посредством электронной почты и т. д.

Работодатель обязан предоставить работнику возможность изучить содержание положения о премировании, если он предъявляет такое требование (Определение Пермского краевого суда от 26.10.2010 № 33–9316). В то же время суд признает обоснованным отказ работодателя выдать работнику копию положения о премировании, так как такая обязанность не возложена на организацию ст. 62 ТК РФ.

В общем массиве практики встречаются материалы, из которых следует, что суд учитывает факт доведения до сведения работника локальных правовых норм о премировании (Определение Ростовского областного суда от 25.02.2016 № 33–3020/2016; Определение Красноярского краевого суда от 17.02.2016 № 33–2026; Определение Санкт-Петербургского городского суда от 17.04.2014 № 33–6185/2014). Однако это не означает, что данное обстоятельство влияет на итоговое решение. Такие замечания в материалах дела носят констатирующий характер, речь идет скорее о полноте представлений истца-работника о своих правах. Суд фиксирует осведомленность о критериях начисления премии, в частности о том, что премия не являлась обязательной выплатой и устанавливалась решением руководителя организации (Определение Московского городского суда от 28.01.2016 № 33–3008; решение Сургутского городского суда Ханты-Мансийского автономного округа от 18.04.2011 № 2–1170).

Несмотря на изложенные выше общие правила, существуют обстоятельства и категории дел, при которых ознакомление работника с локальными нормами о премировании становится критически значимым.

Так, проблематика ознакомления работника с локальным нормативным актом о премировании возникает при разрешении вопроса о пропуске срока давности обращения в суд. Рассматривая ходатайство такого рода по делам о взыскании премии, суд оказывается перед необходимостью зафиксировать начало течения срока, т. е. определить момент, когда работник узнал или должен был узнать о нарушении своего права на получение премии (ст. 392 ТК РФ). Признавая срок исковой давности пропущенным, суд исходит из того, что работник был ознакомлен с положением о премировании, знал правила и даты выплаты премии (Определение Московского областного суда от 08.02.2016 № 33–3351). Работник при этом ссылается на то, что не обращался за защитой из-за опасения наступления неблагоприятных последствий со стороны работодателя, однако такие доводы отклоняются (Определение Архангельского областного суда от 11.02.2016 N 33–941).

Доведение до сведения работника под расписку положения о премировании является ключевым фактором по спорам об изменении условий труда. В случае если работодатель вводит новое положение о премировании, суд расценивает это как изменение существенных условий трудового договора, регулируемое ст. 74 ТК РФ и требующее письменного уведомления (Определение Верховного суда Удмуртской Республики от 25.01.2012 № 33–156).

Еще более однозначна ситуация, когда изменяемое работодателем положение о премировании выступает частью коллективного договора — в этом случае любые изменения требуют не только ознакомления работника под расписку, но и согласия сторон коллективного договора (Определения Ростовского областного суда от 03.05.2012 N 33–4872 и № 33–4909).

Судебная практика ставит применение уголовной ответственности за некоторые преступления в зависимость от знакомства работника с правовыми нормами о премировании. Так, в 2013 г. по ч. 1 ст. 201 УК РФ («Злоупотребление полномочиями») был осужден С., работавший в должности директора. Правонарушение выразилось в том, что С. самовольно увеличил себе заработную плату и ежемесячно премировал себя в размере 100% от заработной платы. Согласно положению организации премии выплачиваются на основании письменного распоряжения администрации города. С. утверждал, что о существовании положения узнал только в ходе расследования уголовного дела, на имеющемся в деле положении его подписи нет и нет никаких сведений о том, что он был с ним ознакомлен. Однако суд установил, что с руководителями организаций проводились собрания, на которых до их сведения доводились все постановления муниципального уровня, а также предоставлялись письменные тексты данных актов. На этом основании С. был признан виновным (приговор Дмитровского городского суда Московской области от 27.02.2013 № 22–2458).

Важно! Ни положение об оплате труда, ни положение о премировании не являются обязательными для организации локальными нормативными актами. Работодатель вправе закрепить систему заработной платы в правилах внутреннего трудового распорядка, а стимулирование работников реализовывать без закрепления локальных норм. В этом случае работнику практически невозможно обосновать требования о премиальных выплатах.

Выводы

1. Ознакомление работника с положением о премировании по общему правилу не является обязательным.

2. По искам о взыскании премии суд применяет к работнику нормы положения о премировании независимо от факта ознакомления.

3. Работодатель обязан предоставить работнику возможность ознакомиться с локальным актом о премировании, если работник предъявил такое требование.

4. Наличие подписи работника об ознакомлении с положением о премировании трактуется судом в пользу организации при рассмотрении ходатайства о пропуске сроков исковой давности по спорам о взыскании премии.

5. Работодатель обязан уведомить работника о модификациях положения о премировании, так как это изменяет существенные условия трудового договора.

6. Обязательно доведение до сведения работника правил премирования для взыскания с него возмещения материального ущерба, причиненного имуществу организации.

7. В качестве способов ознакомления работника с положением о премировании допускаются любые, включая проставление подписи в самом локальном акте или на отдельном листе ознакомления, включение соответствующего условия в трудовой договор, размещение текста общедоступным способом (информационные стенды, официальный сайт, электронная рассылка и др.).

8. Фактическое соблюдение локальных норм о премировании в силу должностного положения (руководитель организации, главный бухгалтер) при возникновении спора позволяет признать несостоятельными доводы работника о незнании положения о премировании.

1. Демидов Н. Способы ознакомления работника с локальными нормативными актами организации // Трудовое право. 2016. № 4. С. 61-74.