Приказ по личному составу нумерация

Содержание:

Как нумеровать приказы

Нумерация кадровых приказов позволяет упорядочить их как хронологически, так и тематически. А как правильно осуществлять нумерацию кадровых приказов на прием и увольнение служащих? Ответ на данный вопрос вы можете узнать из следующей статьи.

Необходимость нумерации издаваемых приказов

Ни одна фирма не сможет обойтись в своей деятельности без кадрового делопроизводства. Оно представляет собой действия сотрудников кадрового отдела по:

• Формированию личных дел служащих компании;

• Внесению записей в их книжки о труде;

• Разработке должностных инструкций;

• Созданию приказов по штату фирмы (трудоустройству, увольнению, переводу);

• Разработке организационных бумаг.

Особое внимание в кадровом деле отводится нумерации приказов о приеме и увольнении. Это объясняется тем, что кадровики занимаются только их оформлением. Очень важно разделять их с двумя другими видами приказов, которые издаются в фирме (административно-хозяйственного характера и приказы по основной осуществляемой деятельности).

Присвоить приказу собственный номер – это значит:

• Упорядочить процесс регистрации кадровых бумаг;

• Сделать более быстрой процедуру нахождения приказа при потребности отыскать его в общей кипе кадровых бумаг;

• Облегчить классификацию приказов при передаче бумаг на хранение.

Потребность нумеровать все издаваемые приказы состоит в следующем:

• Разделение приказов по срокам их хранения – продолжительные (пятьдесят и семьдесят лет) и краткосрочные (от одного года до пяти лет);

• Присвоение сложных номеров (состоящих и из букв, и из цифр) при большом объеме различных приказов.

Как нумеровать приказы

Порядок нумерации кадровых приказов на прием и увольнение должен закрепляться соответствующей инструкцией, благодаря которой не составит труда понять, как в фирме организованы контроль и учет. Чтобы было удобнее, можно ввести буквенно-цифровую нумерацию кадровых документов, которая поможет разобраться, к какой категории относится приказ.

Буквенная нумерация может быть такой:

• П – специалист принят на работу;

• У – специалист уволен;

• ПР – на работу были приняты рабочие;

• К – рабочие поездки специалистов;

• ВК – внутренние командировки служащих;

• ЗК – рабочие поездки сотрудников за рубеж;

• ОТД – отпуск за счет самого работника;

• ОТК – отпуск, оплачиваемый за счет нанимателя;

• Н – нарушение сотрудником трудовой дисциплины;

• К – прочие кадровые приказы.

Используется ли новая нумерация с каждого нового года

Нумерацию приказов о приеме и увольнении следует вести, начиная с каждого нового года, обновляя порядок исчисления. С первого трудового дня нового года приказу будет присваиваться первый номер, и далее по порядку.

Исключениями являются только организации образования и культуры. Для них обновление нумерации осуществляется с первого сентября.

Данная система позволяет упорядочивать приказы, а также подготавливать их к сдаче в архив на хранение.

Журнал для регистрации издаваемых приказов

Поскольку порядок присвоения приказам номеров не регламентируется на законодательном уровне, кадровые работники должны вести спец.

журналы регистрации издаваемых приказов.

Процесс регистрации представляет собой перенесение реквизитов с приказа в журнал.

Обязательно ли вводить буквенные индексы в нумерации приказов по личному составу о поощрениях, о взысканиях? Можно ли использовать только цифры в обозначении номера приказа по личному составу?

“Отдел кадров“, 2008, N 3

Вопрос: Обязательно ли вводить буквенные индексы в нумерации приказов по личному составу о поощрениях, о взысканиях? Можно ли использовать только цифры в обозначении номера приказа по личному составу?

Ответ: Порядок нумерации приказов по личному составу не регламентирован в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной Приказом Росархива от 27.11.2000 N 68. В соответствии с п. 4.1.3 приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года, а приказы по основной деятельности, по личному составу и распоряжения нумеруются отдельно. Главное, что необходимо учитывать при нумерации приказов по личному составу, — это обязательность отличия их регистрационных индексов от индексов приказов по основной деятельности, которые оформляются секретарской службой. Для приказов по основной деятельности традиционно характерны цифровые индексы (номера), то есть простая порядковая нумерация (1, 2, 3, 4, 5…), а для приказов по личному составу обычно применяют буквенно-цифровую нумерацию: 1-к, или 1к, или 1 л/с, и т.п.

Если организация большая и приказов по личному составу очень много, можно их нумеровать отдельно, по разновидностям, применяя разные буквенные обозначения. Например, приказы о приеме можно обозначать 1п, 2п, 3п…; о переводе — 1пр, 2пр, 3пр…; об увольнении — 1у, 2у, 3у и т.д.

В небольших организациях, где кадровых приказов немного, не требуется делить их по разновидностям. В то же время нумеровать все приказы по личному составу одинаково и подшивать в одно дело не допускается из-за различий в сроках хранения.

Приказы должны быть разделены на две части: со сроком хранения 5 лет и 75 лет. Срок хранения 5 лет имеют приказы о предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, взысканиях и командировках. Остальные приказы по личному составу хранятся 75 лет. Для приказов с разными сроками хранения должны использоваться различные буквенные обозначения.

Т.В.Шадрина
Редактор журнала
“Отдел кадров“

Правильная нумерация приказов в кадровом делопроизводстве

Нумерация приказов в кадровом делопроизводстве — важный вопрос для любой компании вне зависимости от ее величины и структуры. Как правильно организовать этот процесс, расскажем в нашей статье.

Для чего применяется нумерация приказов в кадровом делопроизводстве

Ни одна компания не может обойтись без кадрового делопроизводства. Под ним подразумевается совокупность действий работников кадровой службы или иных специалистов:

  • по оформлению личных дел сотрудников;
  • внесению записей в трудовые книжки;
  • формированию должностных инструкций;
  • подготовке приказов по личному составу (увольнению, приему, перемещению сотрудников и т. д.);
  • разработке документации организационного характера (графика отпусков, штатного расписания и др.);
  • работе над содержанием трудового договора (конкретизации текста, внесению дополнений и изменений) и др.

Знакомьтесь с кадровым делопроизводством с помощью материалов нашего сайта:

При этом из всей совокупности оформляемых кадровиками документов особое внимание уделяется процессу нумерации приказов. Связано это с тем, что кадровая служба оформляет только часть из общего комплекта приказов компании — те, которые связаны с личным составом. Их необходимо разграничивать с 2 другими издаваемыми в компании группами приказов (по основной деятельности и административно-хозяйственного характера).

Что значит присвоить номер приказу

Присвоить номер приказу — значит:

  • упорядочить процесс регистрации кадровой документации;
  • ускорить процедуру распознавания приказа при необходимости отыскать его в общем объеме кадровых бумаг;
  • облегчить классификацию приказов при оформлении документов на хранение.

Специфика нумерации приказов в кадровом делопроизводстве заключается в следующем:

  • в необходимости разграничения документов с длительным (75 или 50 лет) и кратковременным (от 1 года до 5 лет) сроком хранения;

ВАЖНО! Законом «О внесении изменений в Федеральный закон “Об архивном деле в Российской Федерации”» от 02.03.2016 № 43-ФЗ с марта 2016 года введены урезанные сроки хранения документов по личному составу — 50 лет, кроме тех, которые созданы до 2003 года (для них срок по-прежнему равен 75 годам).

  • в вынужденности присвоения сложносоставных порядковых приказных номеров при большом разнообразии приказов.

Единственным объединяющим признаком нумерации приказов в кадровом делопроизводстве является ежегодное обновление порядка исчисления. Это означает, что с первого рабочего дня каждого календарного года нумерация приказов начинается с цифры 1.

Читайте так же:  Штраф в виде дополнительного наказания

Как присвоить номер приказу

Компании с небольшой численностью персонала могут применять простейшую нумерацию — цифровой код и через разделительный знак буквенный шифр.

Расшифровка номера приказа следующая:

  • цифровой код присваивается по порядку всем приказам с начала календарного года независимо от их вида;
  • буквенный шифр выступает приставкой к цифре, позволяющей идентифицировать видовую принадлежность приказа.

В качестве разделительного знака может выступать тире, дробь, точка и др. Либо номер и шифр могут проставляться сплошным способом — без специальных разделительных знаков, с применением пробела (или без него).

Например, приказы по личному составу в небольшой компании могут выглядеть следующим образом: приказ № 1/к и приказ № 2 л/с, символизируя 2 группы приказов, отличающихся сроком хранения.

Крупной компании с большим количеством работников и видовым многообразием приказов придется разработать специальную систему нумерации, закрепив ее во внутрифирменном локальном акте.

ВАЖНО! Ознакомить с таким документом необходимо всех причастных к оформлению приказов сотрудников. Только при таком условии нумерация приказов будет понятной и упорядоченной.

К примеру, приказы о дисциплинарных взысканиях можно дополнять буквенным индексом «дв», об увольнении — индексом «у» и т. д.

Поскольку законодательно процесс присвоения номеров приказам в кадровом делопроизводстве не регламентирован, сочетание цифры и буквы может заменяться любой другой комбинацией (цифра — цифра, буква — цифра — буква и др.).

Нумерация приказов помогает упорядочить процесс регистрации и учета документации в кадровом делопроизводстве. Способ нумерации определяется компанией самостоятельно.

Еще много полезных статей по кадровому делопроизводству вы найдете в рубрике нашего сайта «Кадровые документы и образцы».

Нумерация кадровых приказов

numeraciya_kadrovyh_dokumentov.jpg

Похожие публикации

Один из реквизитов приказа – это его порядковый номер. Он проставляется в верхней части документа, обычно на одной строке с датой издания документа. Нумерация кадровых документов имеет свои особенности, по сравнению с приказами по общей деятельности.

Как производится нумерация приказов в кадровом делопроизводстве

Обычно нумерация приказов начинается заново каждый год. В отдельных случаях, когда приказов в деле совсем мало, можно вести нумерацию в книге приказов на протяжении нескольких лет, главное, чтобы потом эти приказы были сшиты в одно дело.

Для чего нужна нумерация

Основное назначение номера на приказе – это гарантия того, что приказы не будут издаваться задним числом, поскольку все они после подписания должны быть зарегистрированы в специальном журнале. На практике такое не всегда возможно и очень часто приходится отменять уже подписанные приказы или издавать новые с датой, которая отличается от текущей. Поэтому многие организации нумеруют свои приказы не при их печатании, а позже, проставляя номер от руки в специально оставленной ячейке, либо заполняя журнал регистрации не день в день, а с небольшим «отставанием».

Как нумеровать приказы в зависимости от срока их хранения

Для удобства ведения кадрового делопроизводства рекомендуется делить все кадровые приказы на две части:

  • приказы по личному составу (прием, увольнение, перевод и т.д.);
  • приказы по кадровому делу (отпуска, командировки, выговора и т.д.).

Первая группа приказов должна храниться на предприятии 75 лет (для документов, завершенных делопроизводством до 01.01.2003 г.), или 50 лет (если делопроизводство по ним завершено после 01.01.2003 г.), в то время как сроки хранения другой группы варьируются от 3 до 5 лет (ст. 22.1 закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле»).

Каждую группу приказов подшивают в отдельную папку и нумеруют сквозной нумерацией, не зависящей друг от друга. Для удобства также к номеру можно проставить буквенную литеру, отражающую вид приказа, они могут отделяться от цифры (номера приказа) знаком «–» или «/», либо ставится рядом с ней.

Например, для приказов по личному составу можно использовать обозначения «Л» или «ЛС» (приказ № 18-Л, № 25/ЛС, № 148лс и т.д.) Для приказов по кадрам часто используют литеру «К» – кадры, либо буквы, которые отражают суть приказа, например, «О» или «От» – отпуска, «Пр» – премия, «К» – командировка.

Порядок нумерации приказов необходимо установить локально –нормативным документом, например, Инструкцией по кадровому делопроизводству.

Все номера ставятся арабскими цифрами, начина с «1».

Нумерация приказов в кадровом делопроизводстве производится в обязательном порядке, что значительно облегчает ведение учета и движения кадров. Как правило, номер обозначается одной цифрой, либо цифрой с буквенным кодом, который отражает суть приказа.

Нумерация приказов в кадровом делопроизводстве

Кадровая документация представляет собой обширный комплекс приказов, форм, заявлений и иных документов. Для того, чтобы свободно ориентироваться в этом изобилии, нужна унифицированная система классификации и нумерации. В данной статье рассмотрим, по каким принципам производится нумерация приказов в кадровом делопроизводстве.

Для чего нужна нумерация

Если в маленьких фирмах приказы выносятся не так часто и кадровой документации не так много, то на крупных предприятиях с численностью персонала более 100 человек такие документы могут оформляться по несколько штук в день. Нумерация в данном случае решает проблемы:

  • поиска необходимого приказа;
  • установления взаимосвязей между несколькими приказами (например, о сокращении штата и увольнении конкретного сотрудника);
  • организации хранения документации;
  • систематизации приказов по содержанию.

Приказы имеют разные сроки хранения, которые зависят от категории документа. Так, документы по личному составу, отражающие важные факты трудовой жизни работника, хранятся:

  • 75 лет – вынесенные до 2003 года;
  • 50 лет – с начала 2003 года.

Приказы, связанные с отпусками, командировками и иными подобными фактами, хранятся 5 лет.

Так, нумерация может служить для обозначения срока хранения документа.

Основные принципы нумерации

Правила нумерации приказов в кадровом делопроизводстве нигде не закреплены. Организация вправе сама определить, по каким принципам производить нумерацию. Однако существует общепринятый порядок, которым руководствуется большинство предприятий.

Номер приказа, как правило, состоит из цифр – порядкового номера приказа и буквенного кода – индекса, означающего разновидность документа и(или) срок его хранения. Индекс добавляется к цифрам через слеш, дефис или иной символ.

Примерами индексов могут служить:

  • «лс» — приказы по личному составу;
  • «п» — о приеме на работу;
  • «у» — о расторжении трудового договора;
  • «к» — о назначении командировки и т.д.

Приказы, касающиеся основной деятельности предприятия, обычно нумеруются при помощи только цифр, индексы не используются, однако организация может использовать и буквенный код, и никто не может ей это запретить.

Присвоение приказам номеров осуществляется в хронологическом порядке начиная с цифры 1. Каждый год нумерация начинается с начала. Исключение составляют образовательные учреждения и учреждения культуры – в них началом года в целях делопроизводства является 1 сентября. Такая нумерация упрощает решение вопросов, связанных с поиском и хранением приказов.

Принятый в организации порядок нумерации приказов должен быть закреплен в положении о кадровом делопроизводстве или в приказе руководителя о введении соответствующего порядка.

Регистрация приказов

Еще один способ систематизации приказов – их регистрация. И хотя такая обязанность также не предусмотрена законодателем, ведение журналов регистрации приказов приносит ощутимую пользу в этом деле.

Как правило, регистрация приказов по личному составу и касающихся основной деятельности осуществляется в разных журналах. Это связано и с разными сроками хранения документов, и с их назначением. Нумерация их также ведется отдельно.

Журнал (или книга) регистрации приказов с индексом «лс» представляет собой таблицу, в которую заносятся следующие данные:

  • номер приказа (с индексом);
  • дата его издания;
  • Ф.И.О. работника, в отношении которого издан приказ;
  • структурное подразделение, в котором он числится;
  • должность;
  • табельный номер;
  • реквизиты трудового договора;
  • суть приказа – кратко;
  • расписка в ознакомлении с приказом или получении его копии.

В журнале приказов, касающихся основной деятельности, следует указать:

  • дату исполнения приказа;
  • ответственных лиц и их подписи.

Внесение изменений в приказ

Если стало известно, что отдельные положения приказа являются неточными, неисполнимыми или неактуальными, появляется необходимость внести в документ соответствующие изменения.

Внесение исправлений непосредственно в приказ недопустимо. Для того, чтобы исправить ошибку, дополнить документ или признать определенный пункт недействительным, издается еще один приказ, в котором указываются:

  • реквизиты изменяемого приказа;
  • суть и основания изменений;
  • действия, которые необходимо совершить в связи с изменением приказа;
  • лица, ответственные за исполнение нового приказа.

Изменяющий документ нумеруется и регистрируется в соответствии с установленным порядком.

Читайте так же:  Приказ 548 от 2019

Порядок нумерации приказов в кадровом делопроизводстве

Нумерация приказов в кадровом делопроизводстве — неотъемлемый атрибут документооборота любой организации. Из нашей статьи читатель узнает, зачем необходима нумерация приказов, какие варианты организации кадрового документооборота существуют и как присвоить приказу номер.

Законодательные основы организации документооборота на предприятии

Деятельность каждого учреждения сопровождает оформление определенного количества документов. Даже если компания работает не особенно активно, ее документооборот составляют официальные бумаги о создании и регистрации предприятия, документация, препровождающая процедуры трудоустройства и увольнения работников, и, конечно же, приказы как волеизъявления и распоряжения руководства предприятия по самым различным поводам.

Законодательство не устанавливает единой системы делопроизводства для всех организаций. Существуют лишь отдельные ведомственные приказы, утверждающие инструкции по делопроизводству в конкретных госорганах (к примеру, приказ Федеральной службы по труду и занятости от 28.09.2007 № 219, приказ Федерального казначейства от 27.05.2011 № 206). Таким образом, компаниям предоставляется правовая свобода по установлению внутренней системы документооборота.

Разрабатывая систему документооборота, которая включает в себя и порядок нумерации приказов, необходимо учитывать требования федерального закона «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ, постановления Госкомстата РФ «О принятии и введении в действие Госстандарта РФ» от 03.08.2003 № 65-ст, приказа Минкультуры от 25.08.2010 № 558.

Хорошо продуманная система нумерации приказов позволит:

  • систематизировать значительную часть документооборота;
  • облегчить процедуру поиска нужного приказа;
  • усилить контроль за оформлением решений руководства.

Каждая организация, устанавливая собственную систему документооборота, в том числе порядок нумерации приказов, исходит из структуры предприятия, численности трудового коллектива и видов издаваемых документов.

Все приказы по предприятию могут быть условно разделены на 3 вида:

  • по личному составу;
  • по основной деятельности;
  • по административно-хозяйственной деятельности.

К приказам по личному составу относятся такие, с помощью которых документируются трудовые отношения, то есть прием, увольнение сотрудников, приказы об отпусках и командировках и т. п.

Административно-хозяйственные приказы содержат распоряжения по внутренней бытовой организации работы предприятия. К примеру, приказы о соблюдении внутреннего трудового распорядка, использовании зданий и помещений, приказы по охране и внутренней связи и т. п.

Остальные приказы могут быть отнесены к приказам по основной деятельности. Это большая группа распоряжений, которая включает и приказы по штатному расписанию (утверждение, изменение), и приказы по планированию деятельности, финансированию, материально-техническому обеспечению и т. д.

От вида приказа зависит не только его место в системе документооборота, нумерация, но и сроки хранения. На сроках может быть построена вся система организации хранения приказов и их нумерация.

Варианты организации кадровой нумерации приказов

Разновидностей схем нумерации приказов множество. Рассмотрим некоторые из них.

  1. Самый простой вариант нумерации подходит для организаций с небольшим документооборотом и предполагает присвоение приказу числового кода и, возможно, буквенного знака. При такой системе все приказы нумеруются по порядку от 1 и далее. Общим моментом для всех подобных схем документооборота будет то, что с каждого нового года нумерация будет начинаться заново. Буквы при этом могут означать зашифрованную тематику приказов или же место хранения, облегчая поиск нужного документа.
  2. Усложненный вариант предполагает также сквозную нумерацию, но с разбивкой приказов на группы. То есть нумерация каждого вида приказов (по личному составу, по основной деятельности и т. д.) будет начинаться с 1 и далее. При такой системе буквенный знак в номерном коде приказа приобретает смысловое значение и указывает на группу, к которой относится приказ.
  3. Сложные варианты систем нумерации приказов подходят тем компаниям, у которых значительный документооборот с большим количеством распоряжений. При этом буквенно-числовые коды на приказах могут указывать на многоступенчатую систему нумерации, где приказы объединяются не только в группы по видам, но и в группы по срокам хранения документов (менее 5 лет, 50 лет, 75 лет). Кроме того, шифр в номере приказа может указывать на структурное подразделение предприятия, в отношении которого издан приказ. К примеру, буквами «об» обозначается распоряжение по всей организации, а буквами «эк» — по экономическому отделу и т. д.

Журнал учета приказов

Порядок присвоения приказам номеров законодательно также не установлен. Однако, исходя из практики кадрового делопроизводства, можно говорить о регистрации приказов в специальном журнале. Журналов может быть несколько, если это отвечает принятой на предприятии системе документооборота.

Журналы регистрации приказов каждая организации разрабатывает самостоятельно. В приказе Минкультуры № 558 лишь перечисляются книги и журналы, которые может вести кадровая служба. Однако, безусловно, помимо номера приказа журнал должен содержать информацию о дате издания документа, кратком содержании, ответственных за исполнение лицах.

Таким образом, строгих законодательных рамок по внедрению системы нумерации приказов в организациях нет. Каждая компания определяет такую схему самостоятельно, исходя из целесообразности и удобства использования.

Библиотека документов.

Библиотека документов.

Библиотека документов.

Библиотека документов.

Трудовой договор.

Охрана труда / Безопасность.

Приказы: форма, нумерация, исправления

Автор обращает основное внимание в материале на нюансы оформления приказов, внесения в них изменений и т.д. Поскольку некоторые ошибки могут привести к утрате приказом юридической силы, то нельзя считать их мелочами.

Форма приказа

Приказ по личному составу — правовой акт, издаваемый руководителем предприятия в целях разрешения оперативных, организационных, кадровых и других задач, стоящих перед данным предприятием.

Особенность приказов по личному составу — их одновременная унификация в составе двух унифицированных систем документации: организационно-распорядительной документации, введенной в действие ГОСТ Р 6.30-2003, и первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». Двоякая системная принадлежность этого вида кадровой документации свидетельствует об особой значимости приказов по личному составу. Приказы по личному составу служат основанием внесения соответствующих записей в трудовые книжки, личные карточки (форма N Т-2), личные дела, лицевые счета и другие кадровые документы.

Нельзя забывать о том, что кадровые документы — это основа для начисления любых выплат, а следовательно, и для расчета налогов. И если какой-нибудь приказ, распоряжение или ведомость будут оформлены не так, как предписывает Госкомстат, у проверяющих появится лишний повод для претензий.

Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 частично унифицированы по форме и содержанию и включены в Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты приказы по личному составу:
— о приеме на работу (унифицированные формы Т-1, Т-1а);
— о переводе на другую работу (Т-5, Т-5а);
— о предоставлении отпуска (Т-6, Т-6а);
— о прекращении трудового договора (увольнении) (Т-8, Т-8а);
— о направлении в командировку (Т-9, Т-9а);
— о поощрении (Т-11, Т-11а).

К сожалению, органы статистики не унифицировали до настоящего времени все разновидности приказов по личному составу. Неиспользование унифицированных форм может привести к возникновению проблем при прохождении аудиторских проверок и проверок налоговыми органами, так как для бухгалтеров унифицированные формы являются обязательными для использования. В п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (в ред. от 28.09.2010) указано: «Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать обязательные реквизиты для данного документа».

Приказы по личному составу, не имеющие унифицированных форм, оформляют в текстовой форме на бланках организации в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003. К текстовым приказам относятся приказы:
— о поручении дополнительной работы (совмещении);
— об изменении условий трудового договора (режима работы, продлении срока договора и др.);
— о переносе отпуска или его продлении;
— об отстранении от работы и допуске к работе после отстранения;
— о применении дисциплинарного взыскания и его снятии;
— об установлении надбавки к окладу;
— об изменении персональных данных работника;
— о присвоении разрядов, классности;
— о направлении работника на курсы повышения квалификации.

Поэтому нельзя признать не имеющим юридическую силу приказ по личному составу, оформленный в произвольной текстовой форме, если в нем учтены все требования к его форме (бланк приказа, подпись руководителя, виза ознакомления работника) и содержанию (все необходимые сведения о работнике и условиях работы, отдыха, поощрения и основание для издания приказа).
Итак, приказы могут оформляться в текстовой или табличной форме. В первом случае требования к оформлению приказа закреплены в государственном стандарте на унифицированную систему организационно-распорядительной документации, во втором — в унифицированной системе первичной учетной документации.
Приказ в текстовой форме оформляется на бланке организации в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003.

Читайте так же:  Договор на вывоз тбо ип с ип

Внесение исправлений в приказ

Сложившаяся практика издания и применения распорядительных документов свидетельствует о недопустимости внесения исправлений в подписанный руководителем приказ. Служба, ответственная за подготовку приказа, должна представлять на подпись руководителю проект распорядительного документа без помарок, исправлений и грамматических ошибок.

Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию.

При обнаружении ошибок в приказе в момент подписания необходимо переписать приказ в исправленном виде. При выявлении существенных ошибок (не грамматических, если грамматическая ошибка не привела к искажению смысла текста) приказ должен быть отменен или заменен путем издания нового приказа.

Изменить приказ может только лицо, подписавшее этот приказ.

Категорически не допускается зачеркивание, какое-либо исправление или дополнение на подлиннике приказа. Применение подобных приемов может быть признано судом подделкой документа и лишит приказ юридической силы.

Нумерация приказов

Порядок нумерации приказов по личному составу не регламентирован. Ранее можно было опираться хотя бы на Типовую инструкцию по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 08.11.2005 N 536, где было отмечено, что приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года; приказы по основной деятельности, по личному составу и распоряжения нумеруются отдельно (п. 2.7.1.3). Но теперь, когда этот документ утратил силу в связи с изданием Приказа Минкультуры России от 11.05.2010 N 260, правовой основы для нумерации не существует. Тем не менее нумерация документов в федеральных органах исполнительной власти ведется по-прежнему.

Индекс распорядительных документов, как правило, состоит из порядкового номера, присваиваемого документу в пределах года. Так как приказы по личному составу издаются, регистрируются и хранятся отдельно от приказов по основной деятельности, к порядковому номеру обычно добавляют буквенный индекс.

К порядковому номеру распоряжения Президента РФ через дефис добавляются строчные буквы «рп», например N 78-рп, а к порядковому номеру распоряжения Правительства РФ через дефис добавляется буква «р», например N 153-р.

Формирование системы индексации документов является достаточно индивидуальной процедурой, определяется правилами регистрации документов, принятыми в той или иной организации, и зависит прежде всего от количества издаваемых приказов.

В небольших организациях, где кадровых приказов образуется немного, не требуется делить приказы по разновидностям. В то же время нумеровать все приказы по личному составу одинаково и подшивать в одно дело не допускается из-за различий в сроках хранения приказов данного вида. К порядковому номеру через дефис или косую черту обычно добавляют буквенный индекс «лс» (личный состав) или «к» (кадры). Ряд кадровых служб с индексом «к» регистрирует приказы кратковременных сроков (о предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, взысканиях, краткосрочных и внутрироссийских командировках), а с индексом «лс» — остальные приказы по личному составу, которые хранятся 75 лет.

В больших организациях, где количество персонала исчисляется в тысячах, и, соответственно, количество кадровых приказов также будет очень значительным, каждый вид кадрового приказа будет создаваться и регистрироваться в отдельных структурных подразделениях кадровой службы, целесообразна разработка системы индексов, позволяющих отличать каждую разновидность приказа. Например:
«п» — приказы о приеме на работу;
«пр» — приказы о приеме на работу рабочих;
«пс» — о приеме специалистов (ИТР);
«к» — командировки;
«вк» — внутренние командировки;
«зк» — загранкомандировки;
«мк» — местные командировки;
«отд» — отпуска без сохранения зарплаты, по уходу за ребенком, по беременности и родам (срока хранения 75 лет);
«отк» — отпуска учебные и очередные, дополнительные (срок хранения — 5 лет) и т.д.
Иногда, чтобы номера приказов не дублировались в течение года, используют диапазон номеров, разумеется, с запасом. Например, приказы о приеме с N 1 по N 99, об увольнении с N 100 по N 199, о переводе — с N 200 по N 299 и т.д. Творческих идей и фантазии здесь — море. Но только когда окончательно определитесь, введите всю эту нумерационную казуистику официальным документом (приказом, распоряжением), чтобы и руководство, и сотрудники знали и могли безошибочно ориентироваться. И никогда не следуйте принципу, который иногда любят преподносить как аксиому: «Так должно быть везде, потому что так есть у нас». Вариантов много — выбирайте любой!
Каждая организация разрабатывает свои правила и систему регистрации документов, которые закрепляются в локальном нормативном акте (например, в инструкции по делопроизводству или в инструкции по кадровому делопроизводству).

1. Худяков А.И. Приказы по кадрам: система и классификация // Кадровик. 2011. N 2. С. 180 — 172.
2. Стенюков М.В., Пустозерова В.М. Кадровое делопроизводство в 2008 году. М.: А-Приор, 2008. 128 с.
3. Стенюков М.В. Документы отдела кадров. М.: Книга-сервис, 2003.
4. Калачева С.А. Приказы по предприятию. М.: Приор, 2002.

Нумерация приказов для маленькой организации

Посмотрите выдержки из статьи И.Гущиной «Кадровик. Кадровое делопроизводство», 2012, N 3

Цитата: Приказ по личному составу — правовой акт, издаваемый руководителем предприятия в целях разрешения оперативных, организационных, кадровых и других задач, стоящих перед данным предприятием.

Особенность приказов по личному составу — их одновременная унификация в составе двух унифицированных систем документации: организационно-распорядительной документации, введенной в действие ГОСТ Р 6.30-2003, и первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». Двоякая системная принадлежность этого вида кадровой документации свидетельствует об особой значимости приказов по личному составу. Приказы по личному составу служат основанием внесения соответствующих записей в трудовые книжки, личные карточки (форма N Т-2), личные дела, лицевые счета и другие кадровые документы.

Нельзя забывать о том, что кадровые документы — это основа для начисления любых выплат, а следовательно, и для расчета налогов. И если какой-нибудь приказ, распоряжение или ведомость будут оформлены не так, как предписывает Госкомстат, у проверяющих появится лишний повод для претензий.

Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 частично унифицированы по форме и содержанию и включены в Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты приказы по личному составу:
— о приеме на работу (унифицированные формы Т-1, Т-1а);
— о переводе на другую работу (Т-5, Т-5а);
— о предоставлении отпуска (Т-6, Т-6а);
— о прекращении трудового договора (увольнении) (Т-8, Т-8а);
— о направлении в командировку (Т-9, Т-9а);
— о поощрении (Т-11, Т-11а).

К сожалению, органы статистики не унифицировали до настоящего времени все разновидности приказов по личному составу. Неиспользование унифицированных форм может привести к возникновению проблем при прохождении аудиторских проверок и проверок налоговыми органами, так как для бухгалтеров унифицированные формы являются обязательными для использования. В п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (в ред. от 28.09.2010) указано: «Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать обязательные реквизиты для данного документа».

Приказы по личному составу, не имеющие унифицированных форм, оформляют в текстовой форме на бланках организации в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003.

В небольших организациях, где кадровых приказов образуется немного, не требуется делить приказы по разновидностям. В то же время нумеровать все приказы по личному составу одинаково и подшивать в одно дело не допускается из-за различий в сроках хранения приказов данного вида. К порядковому номеру через дефис или косую черту обычно добавляют буквенный индекс «лс» (личный состав) или «к» (кадры). Ряд кадровых служб с индексом «к» регистрирует приказы кратковременных сроков (о предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, взысканиях, краткосрочных и внутрироссийских командировках), а с индексом «лс» — остальные приказы по личному составу, которые хранятся 75 лет.