Приказ о назначении лица ответственного за архив

Как назначить ответственного за ведение архива?

Вопрос-ответ по теме

Подскажите, можно ли издать приказ о назначении ответственного за ведение архива и установить доплату за увеличение объема работы, например 25% оклада? Как правильно это сформулировать в данном приказе? или же это будет выполнение дополнительной работы по должности? Правиль но ли будет написано в приказе, что установить доплату за дополнительные обязанности по ведению архива?

Да, приказ о назначении ответственного за архив издать можно.

Не пропустите: главные изменения в кадровой работе

Что принято и вступило в силу в этом месяце.

Ответственное за что-либо лицо может назначаться приказом.

При этом в соответствии со ст. 60 ТК РФ запрещается требовать от работника выполнения работы, не обусловленной трудовым договором.

Если дополнительная работа выходит за рамки функциональных обязанностей работника, то дополнительная работа должна быть также дополнительно оплачена: как совмещение или совместительство при наличии должности ответственного за архив в штатном расписании.

В остальных случаях функции ответственного за ведение архива вносятся в должностную инструкцию работника в порядке ст. 72 ТК РФ.

Если изначально такой функционал был предусмотрен в должностной инструкции, то за выполнение работы ответственного, в том числе, работник получает свой оклад и доплата ему не положена.

Если новые обязанности включены в трудовой договор работника, то можно в связи с увеличением объема работы либо пересмотреть его оклад, либо установить доплату (надбавку) за повышение интенсивности труда, увеличение объема работ.

Подробности в материалах Системы Кадры:

Формы: Приказ о назначении сотрудника, ответственного за подготовку кадровых документов к передаче в архив организации

Общество с ограниченной ответственностью «Альфа»

ПРИКАЗ № 26
о назначении сотрудника, ответственного за подготовку кадровых документов
к передаче в архив организации

г. Москва 15.10.2015

В соответствии с Положением об архиве в целях систематизации документов и
обеспечения их сохранности

Популярные вопросы

  1. Назначить ответственным за подготовку кадровых документов «Альфа» к передаче на
    архивное хранение руководителя отдела кадров Е.Э. Громову.

Приказ о назначении лица, ответственного за учет и хранение исполнительных документов в организации (образец заполнения) («Отдел кадров коммерческой организации», 2010, n 8)

Форма подготовлена с использованием правовых актов по состоянию на 29.07.2010.

Открытое акционерное общество «Пульс»
15 июня 2010 г. г. Москва
Приказ N 44
о назначении лица, ответственного за учет
и хранение исполнительных документов
В целях совершенствования документооборота
приказываю:
Назначить бухгалтера Римму Михайловну Павлову ответственной за:
1) учет и хранение следующих исполнительных документов:
— судебный приказ;
— исполнительный лист;
— соглашение об уплате алиментов;
2) уведомление соответствующих органов в случае увольнения работника, обязанного выплачивать алименты.
Директор Кузнецов /А.Н. Кузнецов/
С приказом ознакомлена. 15.06.2010, Павлова

Приказ о назначении ответственного за архив

Вы можете добавить тему в список избранных и подписаться на уведомления по почте.

__________ № ________
г. Брест

О назначении ответственного
за архив

В целях учета и обеспечения сохранности архива, осуществления контроля за формированием дел в делопроизводстве, использования документов хранящихся в архиве

ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Назначить с 01.04.2011 года Иванову Елену Сергеевну, секретаря ответственной за архив.

Читайте так же:  Материнский капитал если мама не гражданка рф

Что еще нужно написать в таком приказе?

О назначении лица, ответственного за архив (образец приказа)

ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ

30 ноября 2004 г.

О О назначении лица, ответственного

з за хранение документов

В соответствии со служебной необходимостью

1. Назначить ответственным за хранение документов ООО «ООО» главного бухгалтера Петрову Валентину Петровну.

2. При осуществлении деятельности по хранению документов руководствоваться Положением общества «О хранении документов», Положением общества «Об экспертной комиссии», нормативно-правовыми актами, регламентирующими архивное дело.

3. Контроль за настоящим приказом оставляю за собой.

Директор И.И. Иванов

С приказом ознакомлена: Петрова В.П.. _______________________»___»_________2004 г.

Приказ о назначении лица ответственного за архив

организатор делопроизводства – референт

Кто несет ответственность за сохранность документов в организации?

В соответствии с п. 7 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях 1 (далее ― Инструкция по делопроизводству) ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами, в том числе документами в электронном виде, электронными документами, информационными ресурсами, в организации, их сохранность возлагаются на руководителя организации.

Вместе с тем за организацию делопроизводства в структурных подразделениях отвечают руководители этих подразделений. Приказом руководителя организации в каждом структурном подразделении назначается ответственный за делопроизводство, в обязанности которого входит учет и контроль прохождения документов в установленные сроки, информирование руководителя подразделения о состоянии их исполнения и др.

Следует отметить, что в соответствии с Инструкцией по делопроизводству работники организации несут персональную ответственность за сохранность находящихся у них служебных документов, в случае утраты которых работники должны незамедлительно сообщить об этом руководителю подразделения и в службу ДОУ (лицу, ответственному за делопроизводство в организации).

Образец приказа руководителя о назначении ответственных за делопроизводство

Общество с ограниченной

О назначении ответственных

за делопроизводство в

Во исполнение п. 7 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4,

1. Назначить ответственных за ведение делопроизводства в структурных подразделениях ООО «Радуга»:

Бухгалтерия ― бухгалтер Семенова А.К.

Отдел кадров ― инспектор по кадрам Романчик Т.Н.

2. Контроль над исполнением приказа возложить на заместителя генерального директора Линькова А.С.

Приказ о назначении лица ответственного за архив

Кто на предприятии должен нести ответственность за хранение документов (за архивное делопроизводство)? В нашей организации назначено ответственное лицо только за «…надлежащее ведение делопроизводства, оформление документов…». Это секретарь-референт.

Если на предприятии секретарь является лицом, ответственным за делопроизводство, это не означает, что он не может либо наоборот только он может быть одновременно ответственным за архив организации. Определение работника, отвечающего за архив, — это прерогатива руководителя. К сожалению, зачастую руководство даже крупных государственных организаций имеет очень смутное представление о том, чем должен заниматься архивист. Главная задача работника, отвечающего за архив организации, заключается в создании системы работы по подготовке к передаче на хранение документов постоянного хранения и по личному составу, а по решению руководителя — всех документов, создаваемых в процессе деятельности организации.

Таким образом, архивист в большей степени выполняет организационные функции, поскольку организует работу по подготовке документов к передаче на ведомственное хранение, осуществляет прием документов на хранение, их учет и использование. Например, архивист не обязан сам переплетать документы. Он должен организовать эту работу. В случае если за архив организации отвечает не профессиональный архивист, он может для подготовки документов на ведомственное хранение пригласить профессиональных архивных работников, которые выполнят эту работу, например, по договору подряда. Практика достаточно распространенная. Главное в данном случае, что документы приведены в порядок.

Однако для того, чтобы в организации подготовка документов к передаче на ведомственное хранение носила не разовый, а системный характер, было бы идеальным вариантом не назначать какого-либо работника ответственным за архив в дополнение к его непосредственным служебным обязанностям, а принять на работу профессионального архивиста. Если документооборот небольшой или организация существует недолго, то в таком случае можно предусмотреть в штатном расписании должность архивиста на полставки. Неважно, как вы обозначите эту должность в штатном расписании (ведущий, главный специалист и т.д.). Главное, чтобы в должностных обязанностях этому работнику были определены задачи по созданию системы работы по подготовке документов структурных подразделений к передаче на хранение в архив и организация работы самого архива как структуры. Я знакома с несколькими организациями, где заведующие архивом работают на полставки и при этом успешно справляются с возложенными обязанностями. Как правило, документооборот не этих предприятиях составляет ежегодно примерно 200–300 дел, подлежащих передаче на хранение в архив. По моему мнению, если необходимо осуществить прием на хранение 1 тысячи дел и более, то речь должна идти в обязательном порядке о введении в штатное расписание единицы заведующего архивом.

Читайте так же:  Повышение цен на осаго с какого числа

При небольшом количестве дел, подлежащих передаче на ведомственное хранение (80–100 дел ежегодно), возможен вариант, когда приказом руководителя назначается работник, ответственный за архив, разумеется, на возмездной основе. При этом необязательно это должен быть секретарь. Руководитель определяет ответственного за архив работника, исходя из его загруженности на основной работе, отношения к документообороту и личностных качеств, которые играют не последнюю роль. Отвечать за архив должен человек, обладающий хорошими организаторскими способностями, ответственный, настойчивый, умеющий работать с людьми и понимающий значение процесса обеспечения сохранности документов.

Практика показывает, что самыми ответственными и переживающими за сохранность документов в организации являются бухгалтеры и кадровики, поскольку в этих структурных подразделениях создаются наиболее значимые и долговременные по срокам хранения документы. Так что среди этой категории работников возможен поиск лиц, на которых можно возложить обязанности ответственных за архив организации. Однако этот выбор и это назначение может сделать только руководитель организации. Важно, чтобы он понимал необходимость такого выбора.

Приказ о назначении лица ответственного за архив

Государственный таможенный комитет Российской Федерации
Северо-Западное таможенное управление Российской Федерации
САНКТ-ПЕТЕРБУРГСКАЯ ТАМОЖНЯ

от 6 января 1999 года N 8

О назначении ответственных за делопроизводство
в подразделениях Санкт-Петербургской таможни

В соответствии с приказом ГТК России N 78 от 12 февраля 1996 года, в целях дальнейшего совершенствования документационного обеспечения и контроля за исполнением документов в подразделениях Санкт-Петербургской таможни

1. Назначить в таможенных постах и отделах должностных лиц, ответственных за делопроизводство и архив (Приложения 1, 2).

2. Начальникам таможенных постов и отделов обеспечить:

— в своих подразделениях организацию делопроизводства и работу архива в соответствии с требованиями «Инструкции по делопроизводству в Санкт-Петербургской таможне»;

— в срок до 10 февраля 1999 года на основе типовой (см. Приложение 3), в соответствии с приказом ГТК РФ от 16.02.98 N 80 «Об утверждении Положения о порядке разработки и утверждения должностной инструкции сотрудника таможенного органа РФ», разработать, согласовать в установленном порядке и утвердить у начальника таможни должностные инструкции на сотрудников, ответственных за делопроизводство и работу архива в подразделении;

— о всех изменениях в составе должностных лиц, ответственных за делопроизводство, незамедлительно информировать отдел документационного обеспечения (далее — ОДО).

3. Методическое руководство работой должностных лиц, ответственных за делопроизводство и работу архива в подразделениях, возложить на ОДО (Варламов С.А.). В целях совершенствования подготовки и повышения квалификации должностных лиц, ответственность за делопроизводство, продолжить их стажировку в ОДО, ежеквартально проводить с ними семинары.

4. Назначить должностных лиц, перечисленных в Приложении 1 настоящего приказа, ответственными в подразделениях за учет, использование и хранение гербовых бланков таможни.

5. Считать утратившим силу приказ начальника Санкт-Петербургской таможни от 20.01.98 N 11.

6. Контроль за выполнением настоящего приказа осуществлять заместителю начальника таможни по кадровой службе Фролову В.И.

Читайте так же:  С чего начисляют алименты если человек не работает

Начальник таможни
генерал-майор таможенной службы
В.Г.Еременко

Приложение 1 к приказу. Ответственные за делопроизводство в подразделениях

Приложение 1
к приказу
от 06.01.99 N 8

Наименование структурных подразделений

Инспекция по л/с

Начальник ОДО
капитан таможенной службы
С.А.Варламов

Приложение 2 к приказу. Ответственные за архив в подразделениях

Приложение 2
к приказу
от 06.01.99 N 8

Наименование структурных подразделений

Инспекция по л/с

Начальник ОДО
капитан таможенной службы
С.А.Варламов

Приложение 3 к приказу. Примерные должностные обязанности ответственного за делопроизводство и работу архива в структурных подразделениях таможни

Приложение 3
к приказу
от 06.01.99 N 8

1. Общие положения

1.1. Инспектор, ответственный за делопроизводство и работу архива в структурном подразделении таможни, назначается приказом по таможне по представлению начальника структурного подразделения.

1.2. Инспектор, ответственный за делопроизводство и работу архива в структурном подразделении, в своей деятельности руководствуется приказами и указаниями Государственного таможенного комитета Российской Федерации, Северо-Западного таможенного управления, таможни, Положением об отделе документационного обеспечения, типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива в таможне (на таможенном посту), а также настоящими должностными обязанностями.

1.3. Инспектор непосредственно подчинен начальнику структурного подразделения, методически — начальнику отдела документационного обеспечения.

2. Основные задачи и обязанности

2.1. Основной задачей ответственного за делопроизводство и работу архива является обеспечение правильности учета, своевременной передачи документов руководству структурного подразделения и исполнителям, контроль за прохождением документов и возвратом их в отдел документационного обеспечения, организация работы архива подразделения.

2.2. Для выполнения указанной задачи ответственный за делопроизводство и работу архива обязан:

— знать требования инструкции по делопроизводству в Санкт-Петербургской таможне;

— получать в отделе документационного обеспечения входящую корреспонденцию под расписку;

— сдавать на регистрацию в отдел документационного обеспечения документы, полученные сотрудниками подразделения непосредственно от других организаций;

— просматривать полученную корреспонденцию и передавать ее на рассмотрение руководителю структурного подразделения или непосредственно исполнителю в соответствии с резолюцией руководителя таможни с внесением необходимых отметок в регистрационный журнал или реестры;

— переносить резолюцию руководителя начальника структурного подразделения в журнал и передавать документ на исполнение под расписку;

— вести учет движения документа от исполнителя к исполнителю в пределах структурного подразделения;

— осуществлять ознакомление сотрудников структурного подразделения с документами информационного характера;

— осуществлять контроль за сроками исполнения документов;

— сообщать в отдел документационного обеспечения фамилии исполнителей по документам, поставленным на контроль;

— периодически напоминать исполнителям о сроках исполнения документов;

— принимать меры для своевременного снятия с контроля исполненных документов или продления срока исполнения документа;

— проверять правильность оформления исполненных документов (наличие виз, номера дела по номенклатуре, отметки об исполнении и др.);

— переносить сведения об исполнении документа в журнал и передавать документ старшему инспектору отдела документационного обеспечения, осуществляющему контроль;

— осуществлять учет и контроль за использованием и хранением в подразделении гербовых бланков таможни;

— формировать исполненные документы в дела в соответствии с номенклатурой дел структурного подразделения;

— осуществлять учет и обеспечивать полную сохранность принятых на хранение дел;

— контролировать соблюдение в помещении архива условий, необходимых для обеспечения сохранности документов;

— информировать начальника структурного подразделения о составе, содержании документов архива, выдавать в установленном порядке дела, документы или копии документов, исполнять запросы организаций, заявлений граждан;

— вести учет использования документов, хранящихся в архиве;

— контролировать выполнение правил работы с документами в подразделении:

— готовить к сдаче в архив таможни дела структурного подразделения, составлять сдаточные описи на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, акты о выделении к уничтожению документов и дел с истекшими сроками хранения;

— готовить предложения по изменению и дополнению номенклатуры дел структурного подразделения и вносить ее для рассмотрения в отдел документационного обеспечения.

Начальник ОДО
капитан таможенной службы
С.А.Варламов

Текст документа сверен по:
официальная рассылка