Приказ о допуске к архиву

Приказ о назначении ответственного за архив

В каждой организации с течением времени скапливаются различного рода бумаги, документы, дела, из которых впоследствии формируется архив. Для того чтобы он содержался в порядке, назначается ответственное лицо.

Как нужно вести архив

Строго определенных норм по ведению архивов в коммерческих предприятиях на законодательном уровне не установлено. Это означает, что руководство каждой компании вправе самостоятельно разрабатывать данные требования, которые затем включаются в пакет локальных нормативных актов. Именно в соответствии с ними и осуществляется надзор за архивом.

Регулярно (не реже одного раза в пять лет, а лучше ежегодно) документы, хранящиеся в архиве, должны проверяться. Те, которые устарели и утратили свою актуальность, подлежат утилизации – для нее в законе установлена специальная процедура. Остальные продолжают находиться в архиве вплоть до того момента, как срок их хранения также истечет.

В архивном помещении должна быть определенная температура и влажность. Совершенно недопустимо попадание солнечных лучей на архивные документы (они от этого выгорают и портятся).

Также здесь строжайшим образом необходимо сохранять противопожарную безопасность – архив сплошь состоит из легковоспламеняющихся предметов.

На кого возложить ответственность

Как правило, ответственным за содержание архива сотрудником назначается секретарь предприятия, специалист кадрового отдела или бухгалтер.

Но если организация очень большая, то в штатное расписание может быть введена отдельная должность, по инструкции которой основной обязанностью специалиста будет ведение архивных дел и самого архива.

Какие задачи входят в функции ответственного за архив работника

Прежде всего, работник, отвечающий за архив, должен фиксировать все документы, в него поступающие. Они подлежат обязательной подробной описи (название, количество листов и т.п.). Также он должен формировать дела и раскладывать их по папкам в определенном порядке, который устанавливается администрацией компании. Он же осуществляет контроль за периодом хранения бумаг, а если кому-либо понадобится архивный документ, он выдает его, но строго под роспись и только при условии дальнейшего возврата.

Кто назначает лицо, ответственное за архив

Обычно сотрудника, который будет отвечать за архив, назначает директор предприятия. Для этого он выпускает соответствующий приказ, в котором указывается должность и ФИО работника, а также задачи, которые перед ним ставятся.

Особенности формирования приказа, общие моменты

Если перед вами поставлена задача по составлению приказа о назначении ответственного за архив сотрудника, а вы никогда прежде не сталкивались с таким документом, воспользуйтесь приведенными ниже советами. Посмотрите и пример — с его учетом вам без особых сложностей удастся создать собственный бланк.

Прежде чем дать детальное представление об этом конкретном приказе, расскажем о некоторых общих сведениях, которые имеют касательство ко всем таким распорядительным актам.

  • Во-первых, если в организации есть шаблон приказа, зафиксированный в ее учетной политике, документ нужно создавать по его типу. Но если такого шаблона нет, не беда – можно составлять приказ в произвольной форме, с точки зрения законодательства это вполне допустимо.
  • Во-вторых, каждый приказ должен чем-то обосновываться. В качестве обоснования обычно указывается фактический повод для создания документа (в данном случае, это может быть производственная необходимость). Также выпуск приказа всегда на чем-то основывается – чаще всего основанием выступает ссылка на какой-либо законодательный акт, норму или внутренний документ, например, служебную записку.
  • В-третьих, приказ разрешается писать вручную или набирать на компьютере, однако если используется электронный вариант, документ после формирования следует обязательно распечатать – это нужно для того, чтобы директор или исполняющий его функции работник, мог заверить его при помощи своего автографа. Также если на предприятии принято использовать печати для удостоверения внутренних бумаг, приказ надо проштамповать.
  • И, наконец, в-четвертых, документ следует делать в одном оригинальном экземпляре.

Отметку о приказе обязательно нужно внести в специальный журнал учета, который всегда лежит у секретаря предприятия или другого ответственного сотрудника.

Образец приказа о назначении ответственного за архив

По своей структуре и содержанию приказ о назначении ответственного за архив сотрудника не так уж и сложен, поэтому особых трудностей при его формировании возникнуть не должно.

  1. В начале документа пишется наименование компании, а также название самого документа.
  2. Далее приказу присваивается номер, указывается дата и место его составления.
  3. После этого идет основная часть бланка. Первым делом сюда вписывается основание и обоснование, отмечается, в каких целях назначается ответственное лицо. Далее указывается, на кого именно возлагается данная миссия: обозначается должность, ФИО работника, дата, с которой ответственность за архив переходит к нему. Затем следует указать, какими документами, нормативными актами и статьями закона сотрудник должен руководствоваться в своей деятельности. И наконец, назначается работник предприятия, который отвечает за исполнение настоящего распоряжения (это может быть сам директор, кто-либо из его заместителей или, к примеру, начальник отдела кадров).
  4. Документ подписывается руководителем организации и его подчиненным, на которого возложена ответственность за архив (своей подписью последний удостоверяет то, что ознакомлен с приказом и ничего не имеет против выполнения новых функций).

Документы. Часть 5.

РГВА, ф. 42, оп. 1, д. 1577, лл. 17-17(об)

РГВА, ф. 42, оп. 1, д. 114, л. 14

РГВА, ф. 42, оп. 1, д. 114, л. 19

РГВА, ф. 42, оп. 1, д. 1398, л. 35

РГВА, ф. 42, оп. 1, д. 1632, лл. 70-72

РГВА, ф. 42, оп. 1, д. 1390, л. 35(об)

РГВА, ф. 42, оп. 1, д. 1390, лл. 36(об), 36(низ)

РГВА, ф. 42, оп. 1, д. 6, лл. 1-4(об)

РГВА, ф. 42, оп. 1, д. 969, л. 1

РГВА, ф. 42, оп. 1, д. 518, л. 12

РГВА, ф. 42, оп. 1, д. 1396, л. 103(об)

РГВА, ф. 42, оп. 1, д. 13, л. 219

РГВА, ф. 42, оп. 1, д. 1395, лл. 69-69(об)

РГВА, ф. 42, оп. 1, д. 17, лл. 280-283(об)

РГВА, ф. 42, оп. 1, д. 6, лл. 40-40(об)

>

Актуальные события

© Российский государственный военный архив, 2013–2017
Использование материалов сайта допускается только после письменного согласия его администрации.
При использовании материалов сайта указание источника и активной гиперссылки на сайт — обязательно!

Классификатор приказов вам поможет

  • Папков Андрей | к.и.н., доцент, заведующий кафедрой документоведения Белгородского государственного университета

Зачем все это нужно?

П рактика показывает, что крупные организации, вне зависимости от сферы деятельности и организационно-правовой формы, издают достаточно большое количество распорядительных документов, прежде всего приказов. Вместе с тем при проведении экспертизы ценности документов этого вида возникают определенные сложности, связанные со спецификой деятельности крупной организации. Дело в том, что небольшая организация может ограничиться изданием приказов двух видов: по основной деятельности и по личному составу (дополняемых изданием распоряжений), оформление которых в этом случае возлагается на одного человека. Чем больше масштаб деятельности организации, значительнее штат работников и сложнее структура руководства, тем меньше вышеописанный алгоритм издания распорядительных актов подходит для организации.

Читайте так же:  Льготы по земельному налогу налоговый кодекс

Как быть? Ответ на этот вопрос найден довольно давно: приказы делят на отдельные разновидности, а их оформление поручают отдельным работникам или различным подразделениям. В результате возникает стандартная для современного отечественного делопроизводства ситуация, когда часть приказов оформляется (соответственно, регистрируется и хранится до передачи в архив) делопроизводственной службой, а часть — службой кадров.

При этом порой сотрудники делопроизводственной службы и службы кадров испытывают затруднения при решении вопроса о том, приказом какой разновидности оформлять те или иные решения – приказом по основной деятельности или приказом по личному составу.

К сказанному стоит добавить, что разделение приказов на две разновидности – по основной деятельности и по личному составу – не может удовлетворить крупные организации, имеющие значительный круг решаемых вопросов. В итоге количество разновидностей приказов увеличивается (появляются приказы по административно-хозяйственным вопросам, о направлении работников в командировку и др.), а подготовка приказов по отдельным вопросам может поручаться отдельным работникам или подразделениям как в порядке разового поручения, так и на постоянной основе, что, естественно, добавляет сложностей.

Действующие в настоящее время государственные стандарты содержат общие указания относительно оформления приказов и не позволяют решить данные вопросы. Не добавляют ясности и не так давно утвержденные «Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» 1 . Единственным выходом остается детальная проработка классификации приказов локальным актом, издаваемым самой организацией.

Прежде всего необходимо определить количество видов приказов, которые могут издаваться. Вполне вероятно, что целесообразно будет раздробить приказы по основной деятельности и по личному составу на более мелкие группы для облегчения дальнейшей справочной работы и для обеспечения возможности специализации деятельности сотрудников, их оформляющих. Выделенные группы следует зафиксировать в табеле унифицированных форм документов. Однако даже использование табеля унифицированных форм не позволяет полноценно организовать работу по отнесению приказов к конкретному виду, поэтому необходимо или оговорить вопрос классификации приказов в инструкции по делопроизводству, или оформить отдельный классификатор. В последнем случае классификатор может быть утвержден приказом и использоваться в качестве приложения к номенклатуре дел. Такой вариант удобен, если действующая инструкция по делопроизводству в целом соответствует современным требованиям и нет острой необходимости в ее немедленной переработке.

Содержание классификатора

Содержание классификатора будет индивидуальным для каждой организации. При его составлении можно руководствоваться положениями Унифицированной системы организационно-распорядительной документации 2 . При этом, учитывая то обстоятельство, что хотя УСОРД и входит в число действующих УСД, она фактически не применяется в деятельности организаций, поскольку первая очередь УСОРД, утвержденная Главархивом СССР еще в 1979 году, в настоящее время в значительной части устарела, а вторая очередь УСОРД, утвержденная Росархивом в 1993 году, не была внедрена в практику. Раздел ОКУД, посвященный организационно-распорядительной документации, с 1993 года не ведется, поэтому в ОКУД не включены многие формы документов, предусмотренные законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации 3 . Гораздо более полезным будет «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» 4 , т.к. только на его основе можно классифицировать приказы по срокам хранения (далее по тексту – Перечень).

Ниже приведен пример классификатора приказов. В данном примере приказы разделены на три группы (согласно 19 статье Перечня):

  • по основной деятельности – срок хранения постоянно;
  • по личному составу – большинство хранится 75 лет, но отдельные виды можно хранить 5 лет;
  • по административно-хозяйственным вопросам – 5 лет.

Группировка произведена по содержанию и по срокам хранения в соответствии со статьей 19 нового Перечня.

Далее делим каждую группу на отдельные подгруппы, т.к. оформление различных групп (разновидностей) приказов может быть возложено на разные отделы или на разных сотрудников службы кадров. Такое разделение в дальнейшем облегчит проведение справочной работы. Можно, например, выделить приказы о поощрении и материальной помощи, т.к. они связаны с выделением и расходованием дополнительных финансовых ресурсов и существует необходимость особого контроля руководства за данным направлением работы. И, наконец, логично выделить в качестве отдельных разновидностей приказы об отпусках, дежурствах, взысканиях, а также о направлении работников в командировку, т.к. они имеют срок хранения 5 лет.

Каждой разновидности приказа присваивается свой делопроизводственный индекс, каждая разновидность подшивается и хранится отдельно в соответствии с установленными сроками хранения.

Мы предлагаем использовать индексацию на основе двух букв, которые могут вызывать определенные ассоциации, что облегчает запоминание и усвоение работниками предложенной группировки:

  • ОДОсновная Деятельность,
  • ЛСЛичный Состав,
  • МПМатериальная Помощь / Материальное Поощрение,
  • ОКО`К — все хорошо, отпуск,
  • КМКоМандировка (обычная),
  • КС — Командировка на Север (или Командировка Серьезная),
  • АХАдминистративно-Хозяйственые вопросы и т.д.

Классификатор может быть оформлен в виде таблицы.

В нее можно внести графу, в которой будет указано, кто из руководителей преимущественно подписывает приказ определенного вида (в том случае если такое распределение полномочий предусмотрено соответствующим приказом). При этом, разумеется, руководитель, являющийся первым лицом организации, может подписывать любой приказ.

В пятой графе содержатся типовые заголовки, которые можно использовать при оформлении приказов. Это сократит количество ошибок, совершаемых при оформлении приказов, и существенно облегчит ввод информации в информационно-поисковые системы (ведь большинство из них позволяет создавать справочник стандартных заголовков, из которого пользователь потом сможет выбирать нужный). Такой классификатор позволит избежать проблем при проведении экспертизы ценности документов.

Документы. Часть 1.

РГВА, ф.16011, оп. 1, д. 4, л. 1

РГВА, ф.16011, оп. 1, д. 4, лл. 1(об)-3

РГВА, ф.42, оп. 1, д. 278, л.23

РГВА, ф.16011, оп. 1, д. 4, л.48(об)

РГВА, ф.16011, оп. 1, д. 4, л.54

РГВА, ф. 16011, оп. 1, д. 4, лл. 70-70(об)

РГВА, ф. 16011, оп. 1, д. 4, л. 71

РГВА, ф. 16011, оп. 1, д. 4, л. 90

РГВА, ф.16011, оп. 1, д. 1, лл.1-1(об.)

РГВА, ф. 16011, оп. 1, д. 4, л. 122

РГВА, ф.16011, оп. 1, д. 4, лл. 144-144(об)

РГВА, ф. 16011, оп. 1, д. 4, лл. 150-150(об)

РГВА,ф.16011, оп. 1, д. 4, лл. 154-156

РГВА, ф. 16011, оп. 1, д. 4, лл. 158-158(об)

РГВА,ф.16011, оп. 1, д. 4, лл. 191-191(об.)

Приказ о назначении ответственного за архив

Независимо от отраслевой принадлежности или режима налогообложения все хозяйствующие субъекты (организации и ИП) обязаны хранить документы бухгалтерского и налогового учета. Иными словами – вести архив.

Под архивным документом понимается материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства (п. 2 ст. 3 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ ).

О сроках хранения документов бухгалтерского учета мы рассказывали в отдельной консультации, а о хранении документов налогового учета и налоговой отчетности – в этом материале. Напомним, что по отдельным кадровым документам (например, личные карточки, лицевые счета, трудовые договоры) срок хранения доходит до 75 лет (Приказ Минкультуры от 25.08.2010 № 558).

В общем случае за ведение архива в организации отвечает ее руководитель. Однако своим приказом (распоряжением) он может назначить ответственным за архив иного работника. Как составить приказ о назначении ответственного за ведение архива в организации, расскажем в нашей консультации.

Читайте так же:  Приказ на стажировку машиниста крана образец

Составляем приказ об ответственном за архив

Приказ о назначении ответственного за архив организации составляется в произвольной форме. В нем указываются Ф.И.О. и должность работника, назначаемого ответственным за архив, дата, с которой «архивные» обязанности возлагаются на работника или соответствующий период ответственности.

В приказе обычно не указываются конкретные должностные обязанности по ведению архива. Они, как правило, предусматриваются в трудовом договоре, должностной инструкции или, например, Положении об архивном деле в организации. Пример таких обязанностей можно посмотреть в должностной инструкции архивариуса.

С приказом о назначении ответственного за архив учреждения (организации) необходимо ознакомить соответствующего работника под роспись.

Приведем для приказа о назначении ответственного за архив образец заполнения.

Фото на память: к вопросу о копировании архивных документов

В марте 2016 года Верховный Суд признал незаконным ограничения на копирования архивных документов техническими средствами пользователей. Теперь по закону можно бесплатно фотографировать документы в архивах. Но как это обстоит в действительности? Мы подготовили аналитический материал, который поможет разобраться в сложной правовой ситуации и самому начать менять архивную практику.

Контекст. Почему существует проблема копирования документов в архивах?

В нашей стране пользователи архивов регулярно сталкиваются с проблемой копирования необходимых им документов. Вручную переписывать весь материал для исследователя, учитывая время, которое он может потратить на работу в читальном зале и график работы читального зала, может быть сложно или невозможно. Архивы же под разными предлогами запрещают пользоваться для копирования техническими средствами и предлагают свои зачастую довольно дорогие услуги.

Есть несколько причин, на которые ссылаются архивы, отказывая читателям в возможности копировать документы своими техническими средствами. Самый основной довод — хрупкость документов. Однако не нужно обладать специальными знаниями, чтобы понять, что сейчас вполне возможно сделать приемлемую фотографию без вспышки даже на телефон, и это никак не повредит документу в отличие, например, от сканера, которым будет пользоваться архив, делая копии. Вопрос также связан со временем, — как исследователя, так и архива. Копии, которые заказывают пользователи у архива, приходится ждать по нескольку месяцев. А читатели, которые не имеют возможности заказать у архива дорогую услугу, подолгу занимают маленькие залы архивов и тратят массу времени своего и работников архива. Не говоря уже о том, что долгая, хотя и аккуратная работа с документом на свету потенциально портит его больше, чем мгновенная фотография.

Однако настоящая причина конфронтации архивов с исследователями лежит немного в другой плоскости. А именно финансовой. Архивы в России поставлены в сложное материальное положение. Это, конечно, касается и сотрудников, которые, как правило, перегружены работой, особенно если речь о небольшом региональном архиве с маленьким штатом. Находясь в бедственном положении, архивы пытаются решить свои финансовые проблемы за счет посетителей, что уже ситуация априори неэффективная, потому что большинство архивных исследователей, среди которых, например, много пенсионеров, занимающихся генеалогией, или ученых, годами изучающих свои темы, не в состоянии оплачивать дорогие услуги. Косвенно подтверждает эту причину и то, что в архивной практике развитых стран, как правило, не идет речь о взимании платы за копирование документов с пользователей.

Сегодняшние проблемы взаимодействия читателя и архива в России связаны с тем, что своим предназначением архивы видят скорее охранительную функцию и воспринимают исследователей как потенциальных захватчиков. До настоящего времени деятельность архивов не направлена на обеспечение общественных функций, связанных с необходимостью общества познания самого себя в исторической ретроспективе. Кроме того, сама идея идея публичности архивной информации сейчас подвергается эрозии.

В России все государственные архивы подчиняются указаниям Федерального архивного агентства (оно же Росархив) — органу исполнительной власти. Однако попадают под его ведомство не только они. Росархив следит за сохранностью, комплектованием, использованием документов Архивного Фонда, к которому, по закону “Об архивном деле”, относятся документы, хранящиеся также в музеях, библиотеках и организациях Российской академии наук.

В 2013 году Министерством культуры, на тот момент занимавшимся архивным нормотворчеством, был принят новый Порядок использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах РФ. Он содержал пункт, ущемляющий право исследователей на копирование документов: “ Пользователь вправе использовать при работе с делами, документами, справочно-поисковыми средствами к ним, за исключением копирования, собственные технические средства без звуковых сигналов и без подключения к локальной сети архива или арендовать технические средства архива”. И сследователь, уточнившая значение этого пункта у Росархива получила ответ, что “имеет право использовать технические средства (ноутбук, макбук, планшет и др.), но не в целях копирования, т.е. создания цифрового или сканированного образа документа”. В 2014 году архивный исследователь и блогер Сергей Прудовский предложил центральному архиву ФСБ разрешить самостоятельное копирования документов. В ответе начальник архива сослался на практику федеральных архивов, которые разрешают самостоятельное копирование только в качестве дополнительной услуги.

В целом же ситуация с самостоятельным копированием документов, как и в случае со многими другими архивными порядками, во многом зависела от правоприменения в каждом конкретном архиве.

Что произошло: суд и решение суда

В части 4 статьи 29 Конституции Российской Федерации сказано: “Каждый имеет право свободно искать, получать, передавать, производить и распространять информацию любым законным способом”. К ней, наряду с законами “Об архивном деле” и “Об информации”, апеллировали Андрей Галиничев и Дмитрий Пославский, когда решили отстоять права исследователей на свободное копирование документов через Верховный суд.

Андрей Галиничев — кандидат биологических наук из Нижнего Новгорода. Его работа в архивах связана как с профессиональной деятельностью, так и с увлечением генеалогией. К моменту подачи иска по делу о копировании документов в январе 2016 года, Галиничев уже выиграл три “архивных” суда: один, о навязываемой платной услуге в нижегородском архиве, самостоятельно, два других, о неправомерных ограничениях в количестве выдаваемых листов дела, — при помощи юриста Дмитрия Пославского из Петербурга, с которым Андрей познакомился на генеалогическом форуме в интернете.

В январе 2016 года Андрей Галиничев подал иск, в котором требовал признать частично недействующим пункт 3.1.12 Порядка, запрещающий копирование документов техническими средствами пользователей. Ранее тот же истец оспаривал этот Порядок по другим пунктам.

Дмитрий Пославский: “Нам важно было создать положительную устоявшуюся судебную практику, доказывающую непрочность позиций Министерства культуры. С этим мы уже подготовились к более серьезному делу”

Статья 24 закона “Об архивном деле” регламентирует право пользователя «свободно искать и получать для изучения архивные документы», а статья 26 — право «использовать, передавать, распространять, содержащуюся в предоставленных архивных документах информацию, а также копии архивных документов для любых законных целей любым законным способом». В свою очередь в пункте 2 статьи 3 закона “Об информации” говорится, что “ограничения доступа к информации устанавливаются только федеральными законами”, а в законе такого ограничения нет. Такой была логика истца на суде.

Суд состоялся 28 марта и завершился победой Галиничева. В июне апелляционная коллегия рассмотрела жалобу Министерства культуры, поддержанную Росархивом, но решение было оставлено без изменений.

“Верховный Суд Российской Федерации решил заявление Галиничева А.В. удовлетворить:

признать частично не действующим со дня вступления в законную силу решения суда пункт 3.1.12 Порядка использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации, утвержденного приказом Министерства культуры Российской Федерации от 3 июня 2013 г. № 635, в части ограничения прав пользователя на копирование при работе с делами, документами, справочно-поисковыми средствами к ним”. Ознакомиться с полным текстом решения на сайте Верховного Суда можно здесь.

Читайте так же:  Договор на предоплату покупки квартиры

Что значит решение суда?

По статье 186 Кодекса административного судопроизводства решение суда вступает в законную силу по истечении срока, установленного для подачи апелляции, или сразу после рассмотрения апелляции, если обжалуемое решение не было отменено (ст. 186 КАС). Таким образом данное решение вступило в силу с 28 июня 2016 года.

Факт решения суда уже внес изменения в приказ Минкультуры №635 — оспариваемый Порядок. После вступления в силу решения суда, пункт 3.1.12 Порядка выглядит так:

3.1. Пользователь вправе:

3.1.12. Использовать при работе с делами, документами, справочно-поисковыми средствами к ним, собственные технические средства без звуковых сигналов и без подключения к локальной сети архива или арендовать технические средства архива. Использование собственных технических средств допускается, если это не влияет на работу других пользователей.

Пунктом 1.4. того же порядка предусмотрено, что «Плата за посещение читальных залов, пользование делами, документами и справочно-поисковыми средствами к ним не взимается».

Фотографирование является способом копирования . Этот вопрос отдельно рассматривался в процессе заседания, но, как отмечает Дмитрий Пославский, в надлежащем виде в итоговое решение не попал. Однако есть документальные свидетельства, в которых Минкультуры и Росархив признают, что фотографирование является одним из способов копирования.

Таким образом, пользователю законным образом предоставлено право в процессе ознакомления с документами за обычным столом в обычном читальном зале без какой-либо платы фотографировать неограниченное количество документов по своему усмотрению.

Андрей Галиничев: “Мне кажется, наше дело создало революцию в доступе к архивным документам. Никто никогда на протяжении новой российской истории с 90-го года не разрешал самостоятельно копировать документы. Это всегда было источником либо счета архива, либо счета бюджета, когда они стали казенными. Теперь этого у них не должно быть”

Архивы также не могут запрещать самостоятельное копирование фондов пользования, то есть копий архивных документов, предоставляемых в читальном зале вместо оригиналов. Копия документа не является результатом творческого труда, а значит, в отношении копий не может признаваться авторство; не является и «произведением» или «производным произведением», так как является всего лишь «воспроизведением». Но есть исключения (когда получен доступ действительно к произведениям литературы, науки и искусства), поэтому статус документа лучше уточнять.

Остается вопрос, распространяется ли решение суда на архивы при музеях, библиотеках и ведомственных структурах. Оспариваемый Порядок распространяется только на государственные и муниципальные архивы. Но существует мнение, что можно применить следующую логику: на музеи и библиотеки распространяются Правила , утвержденные Приказом Минкультуры №19. В соответствии с пунктом 5.12 данных Правил: «Порядок работы пользователей с архивными документами в читальном зале архива, их права и обязанности определяются правилами работы пользователей в читальных залах архивов Российской Федерации, утверждаемыми специально уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела». Единственные правила, подпадающие по описанию под требования данного пункта, это как раз Порядок , хоть в самом этом Порядке указано, что он распространяется только на государственные и муниципальные архивы, тем не менее, его применение по аналогии в данном случае более чем правомерно. Также на документы, хранящиеся в музеях, распространяется закон “Об архивном деле”, так как они относятся к документам Архивного Фонда — в законе ограничений на копирование документов Архивного Фонда нет.

Вопросы взаимодействия архивных исследователей с ведомственными архивами, например, ФСБ, традиционно сложнее, чем с государственными. Однако, как уже было неоднократно сказано, в федеральном законодательстве отсутствуют запреты на копирование техническими средствами пользователей. И возможное ограничение со стороны ФСБ будет таким же неправомерным , как и в других архивах.

Так можно ли теперь самостоятельно и бесплатно копировать архивные документы? Да. Это логично и правомерно. Однако Росархив не настроен уступать позиции, поэтому борьба за права исследователей продолжается.

Что дальше? Чего ждать?

Так как архивы подчиняются Росархиву, то и относительно решения суда ориентируются на его пояснения, а региональные и муниципальные, помимо этого, на местные архивные службы. Комментарии Росархива были опубликованы , хотя не официально и не на их сайте. В них Росархив пробует закрепить право копирования документов своими средствами как платную услугу. В действительности это не услуга архива, а право пользователя, а услуга архива может предоставляться только по выбору. Стоит также отметить, что рекомендации Росархива формально еще не являются прямым указанием к действию для архивов. Как уже было сказано, очень много зависит от правоприменения на местах, имеют место и прямые нарушения, в том числе и в пользу исследователей.

Андрей Галиничев: “Да, решение вступило в законную силу, а как его будут трактовать архивы? Я разослал по всем архивам запрос, можно ли у них фотографировать, и мне многие ответили, что нельзя. Среди них Вологда, Саратов, Нижний Новгород, Кострома. А другие, например, на Северном Кавказе, ответили, что можно совершенно бесплатно. Это было еще в январе до данного решения,то есть, получается, нарушает приказ Министерства культуры”

Архивы не имеют права разрешать копирование только на условиях оказания платной услуги, потому что сама по себе это не услуга, а составная часть права на доступ и использование архивных документов. Взимание платы за доступ запрещено в п.1.4 Порядка. Некоторые архивы запрещают фотографировать документы в читальном зале и вместо этого предлагают в качестве услуги отдельное помещение и контролера-сотрудника. Эта услуга называется: “ Фотосъемка архивных документов на бумажном носителе техническими средствами пользователя (включая предоставление помещения архива, сотрудника, осуществляющего контроль) при отсутствии технической возможности у архива”. Однако это противоречит решению суда, который отменил запрет на бесплатное копирование документов техническими средствами пользователей именно в читальных залах. От навязанных услуг вас защищает ст.16 закона “О защите прав потребителей”. Но если архив предлагает выбрать эту услугу, оставив право на бесплатное копирование в читальном зале, то это приемлемо. Кроме того, предоставление доступа и возможности использования архивных документов является государственной услугой, а значит взимание платы в данном случае является грубым нарушением п.9 ч.1 ст.15 закона “О защите конкуренции”.

Решение суда внесло изменения в Порядок. Но, учитывая, что с недавнего времени вопросами архивного нормотворчества занимается не Минкультуры, а Росархив, сейчас он приступил к написанию нового Порядка своего авторства. Увидеть, к чему это приведет, будет возможно после его публикации.

Дмитрий Пославский: Когда-то был прежний Порядок доступа в читальные залы, автором которого был Росархив. Когда у Росархив отняли эти полномочия, Минкультуры издало свой Порядок, который мы оспариваем. Теперь обратно отдали Росархиву эти полномочия. Это не шаг вперед, а назад, вопрос в том, чем он обоснован, какой целесообразностью”

Перешагнуть через решение суда повторным принятием нормативно-правового акта невозможно. Чтобы иметь возможность заблокировать решение, нужно внести изменения в закон “Об архивном деле” или принять его новую редакцию. Эта угроза существует, но и задача не самая простая: для этого нужно пройти Госдуму, Совет Федерации и получить подпись от президента.

Как поведут себя в ситуации нового судебного решения ведомственные архивы, в частности, ФСБ — отдельный открытый вопрос. ФСБ пока что не озвучила свою позицию после решения суда. Добиться ответа от архива ФСБ сейчас пробует Сергей Прудовский.