Приказ на командировочные расходы 2019

Содержание:

Приказ на командировку — образец в 2019 году

Как оформить командировку в 2019 году

Еще в 2015 году в порядке оформления служебных поездок (командировок) произошли существенные изменения, выразившиеся в отмене обязанностей:

  • применять командировочные удостоверения, составлять служебные задания и отчеты о командировке (подп. «е» п. 2 постановления Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595) — с января;
  • вести учет командированных работников (п. 3 постановления Правительства РФ от 29.07.2015 № 771) — с августа.

Принятие решения о командировании работника по-прежнему остается за его руководителем, который определяет место, цель и сроки поездки (постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).

По возвращении из командировки работник так же, как и прежде, должен составить авансовый отчет, приложив к нему все необходимые документы, подтверждающие его расходы в поездке. По датам документов на проезд будет установлена фактическая продолжительность пребывания в командировке (постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).

Таким образом, в настоящее время порядок оформления командировок определяется составлением всего 2 обязательных документов:

  • распоряжения руководителя о поездке;
  • отчета работника о расходах по ней.

О том, по каким правилам оформляется этот отчет, читайте здесь.

Распоряжение о направлении работника в поездку

Распоряжение руководителя должно быть оформлено письменно (постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749), и сделать это можно в виде любого документа, форма которого принята у работодателя. Обычно в таком случае издается приказ на командировку. До 2013 года он имел обязательную форму Т-9, утвержденную постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1.

Поскольку форма Т-9 полностью отвечает всем требованиям, предъявляемым к документу, который необходимо оформить в качестве распоряжения о направлении в командировку, большинство работодателей продолжает использовать ее и сейчас. Также можно взять эту форму за образец приказа о направлении в командировку при самостоятельной его разработке. Форма Т-9 содержит следующие необходимые для заполнения поля:

  • название работодателя, командирующего работника, код его ОКПО;
  • номер и дата оформляемого документа;
  • Ф. И. О. работника, направляемого в поездку, его табельный номер, название подразделения, являющегося местом работы, занимаемая должность;
  • место, куда работник направляется в командировку: страна, название населенного пункта, наименование принимающей стороны;
  • количество дней поездки, ориентировочные даты ее начала и окончания;
  • цель, с которой оформляется командировка (она имеет значение для правильного отражения затрат по ней в бухгалтерском и налоговом учете работодателя, оплачивающего поездку).

Об учете затрат на командировки читайте в этом материале.

  • источник оплаты расходов по командировке — обычно им является сам работодатель, направляющий работника в поездку, но возможны случаи, когда командировка осуществляется в интересах третьего лица, которое будет нести расходы по ней; в этом случае у стороны, направившей работника в командировку, они будут учтены как перевыставляемые расходы;
  • основание командировки — это поле либо остается незаполненным (если решение о поездке принимает непосредственно работодатель), либо содержит ссылку на служебную записку (если инициатива об оформлении исходит от самого работника или его руководителей);
  • должность и подпись (с расшифровкой) руководителя работодателя или лица, которому он делегировал такое право;
  • подпись работника, направляемого в командировку, и дата его ознакомления с распоряжением.

Чтобы оформить приказ о направлении в командировку группы работников, можно воспользоваться утвержденной этим же постановлением Госкомстата формой Т-9а, в которой для каждого из работников есть возможность отдельно указать место, цель, сроки поездки и источник оплаты.

Приказ на командировку в 2019 году: образец для скачивания по форме Т-9

Образец приказа на командировку в 2019 году, оформленный на бланке формы Т-9, можно увидеть на нашем сайте.

Скачать образец приказа на командировку

Сведения об издаваемых распоряжениях по направлению в командировку учитывают в специальных журналах. Их наличие позволяет без труда получить необходимую информацию об имевшей когда-либо место командировке. Законодательно форма подобного регистра не установлена. Он может быть, например, таким:

На текущий момент времени для направления работника в командировку достаточно оформить распоряжение руководителя. В качестве образца приказа о командировке работников можно использовать бланк унифицированной формы Т-9.

Образец приказа на командировку

Ранее работодатели использовали форму № Т-9 и Т-9А. Документ был обязателен и использовался для составления налоговой и бухгалтерской отчетности. Сейчас достаточно, чтобы работодатель оформил письменный приказ, указал сведения об организации и сотруднике.

В приказе существуют поля для заполнения сведений о компании, указания ее точных реквизитов. Обозначается должность сотрудника, место поездки. Одновременно работодатель проводит расчет стоимости поездки или указывает в документе организацию, которая финансирует поездку сотрудника.

Существенные изменения при оформлении командировок произошли еще в 2019 году.

Работодатели были освобождены от необходимости оформлять командировочные удостоверения, подготавливать служебные задания и специальные отчеты.

Отпала необходимость вести учет работников, отправляемых в командировку.

Решение о направлении сотрудника в командировку, как и раньше, остается за руководителем компании. Он устанавливает цель, место и время поездки.

После возвращения из поездки работник должен составить авансовый отчет и приложить к нему документы:

  • о расходах на проезд, питание;
  • об аренде жилья или проживании в гостиничных номерах;
  • о транспортных расходах.

Следовательно, с 2019 года для оформления командировки понадобится только приказ работодателя и отчет о расходах работника.

Законодательство

Необязательное использование ранее требуемых для оформления командировки документов (удостоверений и т.д.) установлено Постановлением Правительства РФ от 29.12.2014 г.

Постановление Правительства РФ № 771 2019 г. избавило работодателей от необходимости вести строгий письменный учет сотрудников, отправляемых в командировку.

Полномочия работодателя о направлении работника в командировку, определении ее места, срока и цели установлены в Постановлении Правительства № 749 2008 г.

Направление работника

В командировку могут быть направлены сотрудники независимо от сферы деятельности. Возможность таких поездок оговаривается при заключении трудового договора.

Командировка может быть предусмотренной рабочим графиком или вызванной производственной (служебной) необходимостью.

Направление оформляется стандартным распоряжением работодателя.

Командировка сотрудника оформляется распоряжением, которое должно быть выполнено в письменном виде.

Изготовление документа возможно по форме, принятой работодателем.

Распоряжение оформляется в форме приказа. До 2013 года использовалась обязательная форма Т-9, принятая Постановлением Госкомстата № 1 в 2004 году. Такая форма продолжает по-прежнему использоваться на многих предприятиях.

В форме Т-9 предусмотрены следующие разделы:

  • Наименование работодателя, код его ОКПО.
  • Номер и дата распоряжения.
  • ФИО сотрудника, его занимаемая должность, табельный номер, название подразделения, в котором трудится работник.

В документе указывают страну, в которую направляется работник; конкретный населенный пункт, местонахождения, сведения о принимающей стороне.

Работодатель указывает количество дней командировки, обозначая начальную и окончательную дату поездки. Указывается цель, за которой сотрудник уезжает в другой населенный пункт.

Руководитель предприятия указывает источник расходов на командировку, ведет расчеты необходимой суммы.

Если расходы компенсирует принимающая сторона, то суммы считаются как затраты, переданные третьей стороне.

Как осуществляется оплата командировки в выходной день? Смотрите тут.

Для оформления командировки необходимы:

  • письменное распоряжение работодателя – Т-9, Т-9А или формы, установленной в организации;
  • паспорт сотрудника;
  • авансовый отчет.

Дополнительные документы зависят от целей командировок. Могут потребоваться письменные разрешения со стороны контролирующих организаций, в ведомстве которой находится госструктура или бюджетная организация.

Приказ на командировку в 2019 году

Документ может оформляться в свободной форме. Не возбраняется использовать стандартные формы приказа (Т-9).

Время оформления распоряжения зависит от усмотрения работодателя и должно укладываться в предполагаемые сроки командировки.

Приказ на командировку в 2019 году может быть продлен по взаимному согласию сторон и в целях коммерческой (производственной) необходимости. Для этого можно вынести дополнительное распоряжение.

Предусмотрена возможность внести дополнения в ранее изданный приказ.

Может использоваться ранее принятая форма Т-9. Если в командировку направляется группа сотрудника, то работодатель вправе применять форму Т-9А. Работодатель может разработать и собственную форму приказа.

Как правильно заполнить?

Для верного заполнения приказа о командировке образца 2019 года можно ориентироваться на форму Т-9:

  1. Документ должен содержать наименование компании, с указанием ее организационно-правовой формы. Обозначаются коды по ОКПО и ОКУД.
  2. Затем указывается номер документа и дата его составления. Далее следует текст приказа «Направить в командировку…».
  3. Обозначается ФИО сотрудника, его табельный номер.
  4. Обозначается структурное подразделение работника и его должность.

Работодатель не обязан указывать цель командировки, так как она может составлять коммерческую тайну.

Если приказ оформляется в свободной форме, то можно обозначить задание сотруднику, указать сроки его выполнения и предоставления отчетности, в том числе при помощи информационно-телекоммуникационной сети Интернет или по телефону.

Сроки командировки обозначаются в индивидуальном порядке и зависят от ее целей.

Работодатель вправе ориентироваться на сроки и определять их согласно необходимым коммерческим и иным задачам.

Кто ставит подпись?

В приказе подпись ставит работодатель и сотрудник, который отправляется в командировку, также необходимо обозначить расшифровку подписи, указать дату оформления документа.

Нужна ли печать?

В форме Т-9 место для печати не предусмотрено. Но при наличии у организации или ИП печати поставить ее необходимо для большей официальности документа.

Информация о приказах вписывается в регистрационный журнал учета, форма которого также может быть разработана работодателем самостоятельно.

У бланка Т-9 стандартная форма. В ней предусмотрено минимум информации. Документ оформляется шаблонно, в лаконичном стиле.

Работодатель может оформить приказ с опорой на собственную форму. Главное — указать основные сведения об организации, работодателе и сотруднике.

Бланк приказа на командировку формы Т-9 здесь,

образец заполнения приказа на командировку формы Т-9 здесь.

Количество экземпляров и сроки хранения

Приказ оформляется в одном экземпляре. Если принимающей стороне необходимы подтверждения полномочий откомандированного сотрудника, то экземпляров может быть больше.

Возможны также копии документов — при проведении служебных, ведомственных проверок и для других целей.

Как написать отчет о командировке? Пример здесь.

Как оплачивается командировка в выходной день? Подробности в этой статье.

Срок хранения приказа составляет 75 лет. Своевременно составленный приказ о командировке нужен для бухгалтерской и налоговой отчетности.

Его следует оформлять вовремя, чтобы избавить работодателя от лишних вопросов со стороны контролирующих органов.

На видео об оформлении приказа

Командировочные расходы в 2019 году

В статье — как оплатить командировочные расходы в 2019 году, в каком размере выдавать суточные по России и в загранкомандировках.

Какие поездки сотрудников можно считать командировкой

Если компания отправляет инженера в другой город для установки своих станков – это командировка. А если он едет в другой город навестить родственников, и попутно самочинно решает зайти на производство посмотреть, как работает станок. Расходы на такую ездку к командировочным отнести никак нельзя.

Главные новости января для бухгалтера

Причин для командировки очень много: отправка специалиста для проведения испытаний, устранения поломок, налаживание оборудования, поиск новых клиентов, открытие филиалов, презентация продукции фирмы и т.д. Список может быть очень длинным. Тут важно, что поездка имеет строго целевое назначение.

Читайте так же:  Страховка для регистрации авто

Внимание! Если служебные обязанности работника связаны с регулярными разъездами, например дальнобойщик, то такие поездки нельзя считать командировкой.

При отправке работника в командировку, компания делает ему следующие выплаты:

  • Зарплата;
  • Командировочные (это оплата проезда, проживания, иных нужд);
  • Суточные (в них входит в первую очередь питание и оплата дневных нужд, связанных со служебной необходимостью).

Все эти выплаты и составят как раз командировочные расходы в 2019 году. Это положение одинаково для всех предприятий и ИП, независимо от вида налогообложения. А теперь давайте поговорим о каждом виде расходов подробнее.

Как отразить суточные в расчете по взносам, прочитайте в статье «Суточные указывайте в расчете по взносам в полной сумме «.

Суточные затраты в командировочных расходах по России в 2019 году

Суточные затраты – это важная статья командировочных расходов в 2019 году. Так как суточные не являются доходом работника, НДФЛ они не облагаются. Но не все так просто. Максимальная величина суточных, не облагаемая НДФЛ и страховыми взносами в 2019 году:

  • 700 рублей в день, если речь идет о поездках по России;
  • 2500 рублей в день, если вы отправляете работника за границу.

Компания может выдать суточные сверх лимита, но тогда разница между фактически выплаченными деньгами и лимитом, будет облагаться подоходным налогом, взносами. Ко всему прочему вы не сможете включить этот сверхлимитный довесок в расходы при определении базы по налогу на прибыль.

Важно! Взносы на травматизм не берутся с любой суммы суточных, даже со сверхлимитной.

Чтобы правильно учесть суточные в командировочных расходах, нужно знать правила их выдачи.

  1. Суточные выплачиваются работнику за каждый день командировки, включая выходные и праздники, а также дни, когда он находится в дороге, и дни, если вынужден сделать временную остановку.
  2. Суточные должны быть выданы авансом до начала командировки. Если деньги сотрудник не получит, он имеет право не ехать в деловую поездку. Бухгалтер проводит эти деньги по 71 счету в подотчет работнику.
  3. Если командировка связана с поездкой в близко расположенную местность, и работник намерен ежедневно возвращаться домой после выполнения служебных обязанностей, суточные не платятся. Например, ваша компания расположена в Москве, и вы направляете работника в командировку в Московскую область.
  4. Суточные платятся также, если в командировке работник заболел, что подтверждается листом нетрудоспособности. Кроме суточных, вы также платите ему пособие по больничному.

Расчет суточных по России в 2019 году

Рассчитываются суточные путем умножения дневного расхода на количество дней командировки с учетом дороги. Вот как это выглядит в примере.

Пример. ООО «Улыбка» отправляет работника самолетом в командировку с 03.04.2019 по 05.04.2019. На первый взгляд кажется, что время командировки – 3 календарных дня. Это правильно, но не все так просто, так как при расчете суточных нужно учесть еще время на дорогу.

Числовое выражение времени в пути

0ч.15 мин. 03.04.2019

Время прилета обратно

23ч. 45 мин. 05.04.2019

Дорога до аэропорта*

*Обратите внимание, что налоговая требует считать время до вокзала или аэропорта и обратно от места работы сотрудника, а не от местожительства. Даже если очевидно, что командированный отправится в поездку из дому.

А теперь считаем. Если брать время с учетом пути до аэропорта и регистрации на рейс, то наш работник уедет с места работы в командировку 02.04.2019 года приблизительно в 21 час. То же самое касается и приезда. Если прибавить к времени прилета получение багажа, паспортный контроль и дорогу из аэропорта, то вернется он не ранее 1ч.30 мин. 06.04.2019.

А это значит, что суточные расходы нужно считать с 2 апреля по 6 апреля 2019 года, а это уже 5 календарных дней. Вот за пять дней компания ему и выплатит суточные.

Внимание! У Роструда новые требования к расчету зарплаты. Подробности на семинаре>>>

Суточные расходы при заграничных командировках в 2019 году

Отправляя работника в поездку за границу, нужно учесть некоторые особенности при подсчете командировочных расходов в 2019 году. В первую очередь это связано с суточными расходами.

Дело в том, что суточные в такой ситуации можно выдать в иностранной валюте. Важно при этом не превысить рублевый лимит в 2500 рублей. Мы составили таблицу, которая поможет вам избежать излишних налогов, если вы решитесь оплатить командировочные расходы иностранными банкнотами.

Финансисты уточнили, на какую дату пересчитывать валютные суточные в рубли для расчета взносов, подробности в статье » Минфин упростил расчет взносов с валютных суточных».

Форма выдачи суточных

Будут ли облагаться подоходным налогом и взносами*

Фирма расплатилась российскими деньгами в пределах 2500 рублей

Фирма расплатилась российскими банкнотами, обозначив в приказе эту сумму в валюте

Если выдали не более чем 2500 рублей за каждый день командировки, то не облагается. Пересчет по курсу ЦБ не требуется

Фирма выдала суточные в валюте согласно сумме, указанной в приказе

Бухгалтер делает перевод валюты в рубли по курсу, установленному ЦБ на последний день месяца, в котором был составлен авансовый отчет. Если рублевый эквивалент окажется меньше или равным 2500 – не облагаются. Все, что сверху – придется платить НДФЛ и взносы.

*Даже если компания оплатит суточные в валюте и превысит лимит, взносы на травматизм все равно не взимаются.

Какие еще затраты нужно учесть в командировочных расходах в 2019 году

Бухгалтер предприятия учитывает в командировочных расходах все целевые фактически произведенные и документально подтвержденные сотрудником затраты. К ним относятся:

  1. Билеты на проезд от места проживания сотрудника до места его пребывания в командировке, и обратно. Причем не важно, каким видом транспорта пользовался сотрудник. Это могут быть железнодорожные билеты, авиабилеты, билеты на автобус;
  2. Расходы на бензин, если работник отправился в командировку на автомобиле, в том числе и личном. Топливные затраты считаются в данной ситуации по чекам ГСМ (с автозаправок);
  3. Проживание. Это может быть как гостиница, так и съемное жилье.

Но тут нужно учесть один важный нюанс. Очень часто в стоимость номера в отеле включается завтрак. Так вот в расходах на проживание этот завтрак учесть компания не может. Так как на питание командированному выдают суточные. Бухгалтеру нужно будет вычесть из оплаты номера стоимость завтрака, либо заранее предупреждать работников, чтобы они завтрак оплачивали раздельно.

Если работник решит проживать в частном секторе, то ему нужно запросить с физлица документы, которыми сможет подтвердить свои затраты.

  1. Различные сборы и услуги (например, обслуживание в аэропорту, комиссионные сборы, провоз багажа, расходы при пересадке с одного вида транспорта на другой);
  2. Прочие расходы, имеющие строго целевое назначение, такие как пошлина за получение какой-то документации, траты связанные с обменом валюты, дополнительные расходы и прочие.
  3. В 2019 году добавился новый вид командировочных расходов – курортный сбор, если сотрудник отправляется в поездку в Крым, Краснодарский край, Ставропольский край, или на Алтай. При этом сбор будет браться с любого человека посещающего данные регионы сроком более чем на 24 часа. Цель поездки при этом значения не имеет.

Компания не включает в командировочные расходы траты на личные нужды сотрудника, не имеющие отношения к цели поездки. Например, поход в сауну или СПА салон. Если только цель командировки не тестирование качества пара в парной.

Документальное оформление командировки в 2019 году

Чтобы правильно учесть командировочные расходы в 2019 году, командировка должна быть оформлена в надлежащем виде.

В 2019 году будет необязательным командировочное удостоверение, а также служебное задание и отчет по командировке. Фактически, деловая поездка производится на основе следующих документов.

  1. Приказ руководителя об отправке в командировку;
  2. Табель учета времени (для выплаты командированному зарплаты). Его могут заменить билеты, квитанции и иные документы, подтверждающие пребывание работника в том или ином месте;
  3. Авансовый отчет (составляется командированным по возвращении на рабочее место).
  4. По желанию предприятие может также вести журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации. Если подобный документ у вас практикуется, и это прописано в нормативных актах компании.

Как составить приказ о командировке сотрудника в 2019 году

Итак, командировка сотрудника в 2019 году начинается с составления приказа. Фирмы вправе использовать свободную форму приказа или воспользоваться готовым унифицированным бланком Т-9.

Вне зависимости от того, фирменным или свободным бланком воспользуется компания, важно указать там обязательную информацию. В приказе директор предприятия подробно прописывает:

  • ФИО и должность работника;
  • Время командировки;
  • Цель командировки;
  • Служебные задачи, которые предстоит выполнить рабочему;
  • Документ, обосновывающий поездку (если таковой имеется). Например, договор с партнерами об установки станка и т.д.

Служебные задачи можно указать следующим образом: подготовить презентацию, провести переговоры, принять участие в судебном заседании, осуществить монтаж и наладку оборудования и т. п.

Авансовый отчет – главный документ, подтверждающий командировочные расходы в 2019 году

Теперь поговорим об авансовом отчете, без которого вы не сможете списать командировочные расходы в затраты при определении базы для налога на прибыль.

Роль этого документа возросла вместе с отменой командировочных удостоверений, служебных заданий и отчета о выполненной работе.

Командировочные расходы в 2019 году фактически подтверждаются только оправдательными документами, привезенными сотрудником, из которых и состоит авансовый отчет.

  • К таким оправдательным документам относятся:
  • билеты (авиа, железнодорожные, автобусные, электричка);
  • чеки и квитанции;
  • ваучер о регистрации в гостинице;
  • иные документы, фиксирующие проживание работника в том или ином месте;
  • договора, накладные;
  • путевой лист;
  • служебные записки;
  • отметки в загранпаспорте о пересечении границы.

Данные из всех перечисленных первичных документов переносятся в авансовый отчет. В дальнейшем он будет являться основанием для того, чтобы отразить в учете предприятия командировочные расходы в 2019 году.

Суточные в 2019 году: изменения, свежие новости

Финансовые вопросы всегда самые острые. Расскажем, как работодатели будут выплачивать командированным работникам суточные в 2019 году: изменения, свежие новости и актуальные размеры компенсаций, не облагаемых НДФЛ — в статье.

Из статьи вы узнаете:

Отправляясь в поездку по поручению работодателя, сотрудник на некоторое время коренным образом меняет образ жизни. Не имея возможности ежедневно возвращаться на постоянное место жительства, он вынужден арендовать квартиру или номер в гостинице, тратить деньги на организацию быта и питания вдали от дома (и это не считая затрат на трансфер). Поэтому компания, которая направляет или принимает командированного, должна полностью компенсировать ему расходы на:

  • покупку автобусных, железнодорожных, морских или авиабилетов и проезд общественным транспортом к аэропорту или вокзалу;
  • оплату багажных квитанций;
  • оплату постельных принадлежностей в поездах;
  • аренду и бронирование жилья по месту назначения (а также в случае вынужденной остановки по пути следования);
  • получение визы и медицинской страховки, таможенные (консульские) сборы и другие обязательные платежи, взимаемые при оформлении загранкомандировки;
  • заказ такси, оплату мобильной связи и другие услуги, оплаченные с ведома или разрешения работодателя.

Подробнее о документальном оформлении командировки читайте в статьях:

К вышеперечисленным выплатам обязательно добавляются так называемые суточные — компенсация личных расходов за время пребывания вдали от дома. Оформляя командировки-2019, не забывайте выплачивать сотрудникам суточные за все рабочие, выходные и праздничные дни, проведенные в поездке, в том числе и за дни нахождения в пути (включая даты приезда и отъезда). Датой отъезда считается день отбытия транспортного средства, на котором работник выезжает к месту командировки, а датой приезда — день возвращения к месту постоянной работы. Подробности — в статье «Как рассчитать суточные».

Скачайте документы по теме:

Важно: для сотрудника, работающего на дому (удаленно), пунктом выезда и возвращения из командировки считается место постоянного жительства (см. письмо Минфина России №03-03-06/1/322 от 2.06.2011г.).

Суточные в 2019 году: нормы для поездок по России

Нормы суточных для сотрудников государственных учреждений федерального подчинения устанавливаются постановлениями правительства РФ. На уровне отдельных субъектов федерации могут устанавливаться другие нормы, действие которых распространяется на персонал муниципальных учреждений и органов местного самоуправления (ст.168 ТК РФ).

Читайте так же:  Договор подряда на ремонт автомобиля

Командированные сотрудники федеральных учреждений получают суточные в 2019 году в размере 100 рублей в день, согласно постановлению правительства РФ №729 от 2.10.2002г. Это минимальный порог нормы, которую можно увеличивать за счет экономии бюджетных средств или прибыли, полученной учреждением от предпринимательской деятельности. Существуют и другие нормативные акты, в соответствии с которыми производится расчет командировочных в 2019 году для отдельных категорий персонала:

Коммерческим организациям закон позволяет самостоятельно определять размер командировочных расходов в 2019 году: суточные выплачиваются в установленном работодателем объеме, который не должен быть ниже применяемой госучреждениями нормы. Максимального предела нет. Если компания в состоянии выплачивать своим сотрудникам солидные командировочные-2019, ничто не мешает закрепить повышенные нормы оплаты трудовым или коллективным договором, локальным нормативным актом. Аналогичного мнения придерживаются и суды (см. постановление Восьмого арбитражного апелляционного суда №08АП-3658/2014 от 6.06.2014г.).

Для разных должностей и категорий персонала можно установить разные показатели (например, выплачивать руководителю компании, его заместителям и начальникам структурных подразделений по 3000 рублей за каждый день поездки, а рядовым сотрудникам — по 1000 рублей). Такой подход не считается дискриминационным, если он обоснован документально (см. письмо Минтруда России №14-2-291 от 14.02.2013г., письмо Роструда №164-6-1 от 4.03.2014г.).

Как увеличить или уменьшить норму суточных

Закон не запрещает вносить изменения в локальные акты, устанавливающие нормы компенсаций личных расходов сотрудников во время командировки-2019 («Положение о командировках», «Порядок оплаты командировок», договоры, соглашения и т.д.). Если руководство компании планирует уменьшать суточные при командировках-2019, следует сначала убедиться, что новая норма как минимум соответствует установленному для госучереждений показателю или превышает его.

Изменения в локальную документацию вносятся в стандартном порядке. Если речь идет о ЛНА, достаточным основанием для снижения или повышения нормы суточных считается приказ генерального директора организации. Если норма суточных изначально была прописана в трудовом договоре, придется сначала заключить с работником дополнительное соглашение. Детали — в статье-шпаргалке «Как изменить трудовой договор».

Суточные при командировках в 2019 году за рубеж

Порядок оплаты зарубежных командировок на региональном и муниципальном уровне регламентируется нормативно-правовыми актами местных органов власти (ч.3 ст.168 ТК РФ), а на федеральном — постановлением правительства РФ №812 от 26.12.2005г. Точный размер, в котором оплачиваются зарубежные командировочные расходы в 2019 году, определяется страной поездки.

Если госслужащий направляется из России за границу, ориентироваться следует на графу 2 приложения №1 к постановлению №812. При отправке сотрудника загранучреждения в командировку по стране, в которой находится работодатель, в действие вступает графа 3 того же приложения. Не забывайте, что отдельным категориям работников положены надбавки в соответствии с приложением №2 к постановлению №812.

Зарубежная поездка оплачивается независимо от продолжительности — даже если сотрудник выехал за границу и вернулся на территорию России в течение одного дня, он должен получить минимум 50% от дневной нормы суточных в соответствующей валюте. Как оформить служебную поездку иностранца, читайте в материалах «Командировка иностранца: какие ошибки допускает компания и принимающая сторона», «Как отправить в зарубежную командировку российского и иностранного работников». Вы узнаете, какие документы должны быть на руках у работников в день отъезда, какими общими и специальными нормами ограничиваются сроки пребывания за рубежом, а также нужно ли переводить иностранные проездные документы на русский язык.

Важно: суточные федеральным служащим не выплачиваются, если принимающая стороны обеспечивает их валютой.

Налогообложение и оплата командировочных в 2019 году

Сумма, выплаченная сотруднику в качестве компенсации дополнительных расходов за время командировки, облагается НДФЛ только в одном случае — если превышает предельную норму:

  • 700 рублей в день (для поездок по России);
  • 2500 рублей в день (для зарубежных поездок).

Работодатель обязан удерживать НДФЛ и начислять страховые взносы только на ту часть выплаты, которая превышает предельную сумму (п.3 ст.217 НК РФ, п.2 ст.422 НК РФ). Например, при выплате за поездку в соседнюю область суточных в размере 1500 рублей в день налогом облагаются сверхнормативные 800 рублей. В помощь кадровику — заметка «Как составить и сдать отчет по форме 6-НДФЛ».

Важно: взносы на страхование от профзаболеваний и несчастных случаев на производстве удерживаются только с суточных, превышающих установленные работодателем нормы (ч.1 ст.20.1 федерального закона №125-ФЗ от 24.07.1998г.).

Как оплачиваются командировочные расходы в 2019 году

Кто конкретно будет компенсировать расходы — направляющая или принимающая сторона — решается заранее, поскольку получить все необходимые средства работник должен авансом, до начала поездки. Точный срок законом не определен, поэтому выдать деньги можно как за неделю, так и за один-два дня до отъезда. В приказе о направлении в командировку обязательно укажите, за чей счет она оплачивается:

Выплачивать суточные-2019 после завершения командировки категорически запрещено. Это грубое нарушение действующего законодательства, приравниваемое к задержке зарплаты. Даже однократное совершение такого проступка чревато для компании административной ответственностью по ст.5.27 КоАП РФ и материальными издержками, поскольку выплатить работнику задержанную сумму придется уже с процентами, как того требует ст.236 ТК РФ. В статье «Как рассчитать компенсацию за задержку зарплаты?» эксперт рассказывает, как правильно определить размер компенсации с учетом ключевой ставки Банка России.

По возвращении сотрудник передает в бухгалтерию авансовый отчет о средствах, израсходованных в поездке. Сделать это нужно в течение трех рабочих дней. В отчете перечисляются все виды командировочных расходов, за исключением суточных. Ни отчитываться о деньгах, выданных на личные траты, ни предоставлять связанные с ними подтверждающие документы работник не обязан!

Как оплачиваются однодневные командировки в 2019 году

Однодневная командировка-2019 в пределах России, в отличие от зарубежных поездок, не требует выплаты суточных. Если работник не пребывает вне места своего постоянного жительства больше 24 часов подряд, компенсировать личные расходы не обязательно. Но это не значит, что работодатель не может по собственной инициативе установить доплату за однодневную командировку по России. Главное — правильно ее оформить.

Дело в том, что такие выплаты нельзя учитывать как суточные. Следует закрепить в локальной документации дополнительную статью расходов, указав вид и причину компенсации (например, возмещение затрат, связанных с выполнением трудовой функции вне постоянного места работы). Тогда у компании не возникнет проблем с ее учетом в расходах для целей налогообложения (см. письма Минфина России №03-03-06/1/41508 от 7.10.2013г. и №03-03-06/1/30805 от 1.08.2013г.).

Выплата суточных в период болезни работника

К сожалению, от форс-мажора не застрахован никто. Находясь в командировке, работник может травмироваться или заболеть, временно утратив нетрудоспособность. Согласно п.25 «Положения об особенностях направления работников в служебные командировки», утвержденного постановлением правительства РФ №749 от 13.10.2008г., работодатель обязан выплатить ему суточные в полном размере за весь период временной нетрудоспособности. Факт болезни подтверждается больничным листом, оформленным в обычном порядке.

Наряду с суточными начисляются и другие виды компенсаций — больничное пособие и расходы на аренду жилья на весь срок командировки (даже если в связи с возникшими обстоятельствами она значительно затянулась). Но если работника госпитализировали в стационар, расходы на жилье за время пребывания на стационарном лечении не возмещаются. Чтобы не растеряться в сложной ситуации, ознакомьтесь со статьей «Как действовать кадровику, если сотрудник заболел в неподходящий момент».

Положение о командировках в 2019 году

Положение о командировках не относится к документам, которые должны быть в обязательном порядке. Но большинство компаний все же составляют его учитывая специфику своей деятельности. В статье расскажем, для чего нужен этот документ и как его составить.

С 1 января перечень документов для документов командировки изменился. Полный список смотрите в статье журнала «Упрощенка».

Что нужно знать о Положении по командировкам

Положение о командировках является основным нормативным актом, который регламентирует не только особенности направления сотрудников в командировку, но и оплату.

Все документы по командировкам составляются на основе утвержденного в компании положения. Содержание локального нормативного акта должно не противоречить общим требованиям, установленным в ст. 8 ТК РФ.

Направление работников в командировки регулируется Трудовым кодексом РФ и Положением, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749. В 2015 году были изменения: сократился перечень документов для оформления командировок.

Составлением локального нормативного акта о командировках занимается, как правило, сотрудник отдела кадров, но иногда такие обязанности возлагаются на бухгалтера. Все зависит от порядка, установленного в компании, и должностной инструкции работника.

Положение о командировках, как и любой другой локальный нормативный акт, должен быть утвержден руководителем компании. После этого необходимо ознакомить работников с его содержанием. Для этого лучше составить реестр, где сотрудники поставят свою подпись.

Как составить Положение по командировкам на основании приказа № 749

Стандартный перечень разделов:

  1. общие положения
  2. срок и режим командировки
  3. документальное оформление
  4. гарантии при направлении в командировку и оплата труда
  5. порядок представления работником документов по командировке

Первый раздел является вводным и содержит перечень основных понятий. В нем должно быть определено:

какие поездки признаются командировками, а какие нет
на кого распространяется Положение
кто может быть направлен в служебную поездку
кто несет ответственность за принятие решения о направлении сотрудника

Образец положения о командировках

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение разработано в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации и определяет особенности порядка направления в служебные командировки как на территории России, так и на территории иностранных государств работников ООО «Калинка» (далее – Организация).

1.2. Служебная командировка – поездка работника по распоряжению руководителя Организации на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

1.3. Настоящее Положение распространяется на всех работников Организации, включая генерального директора.

1.4. К служебным командировкам не относятся:
– служебные поездки работников, должностные обязанности которых предполагают разъездной характер работы, если иное не предусмотрено локальными или нормативно-правовыми актами;
– выезды по личным вопросам (без производственной необходимости, соответствующего договора или вызова приглашающей стороны);
– поступление на учебу и обучение на заочных отделениях образовательных учреждений высшего и дополнительного профессионального образования.

Второй раздел включает в себя сведения о продолжительности командировки.

2. Срок и режим командировки

2.1. Срок командировки работников определяется решением руководителя организации с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения.

2.2. Фактический срок пребывания сотрудника в месте командирования определяется по проездным документам, представляемым работником по возвращении из служебной командировки. В случае проезда работника к месту командирования или обратно к месту работы на личном транспорте, фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке.
Служебную записку по возвращении из командировки работник представляет работодателю одновременно с оправдательными документами, подтверждающими использование личного транспорта (путевой лист, счета, квитанции, кассовые чеки и др.)

2.3. Днем выезда в командировку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного, а днем приезда – дата прибытия транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00 часов и позднее – последующие сутки.

В случае если станция, пристань или аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани или аэропорта. Аналогично определяется день приезда работника в место постоянной работы.

2.4. Явка работника на работу в день выезда в командировку или в день приезда из командировки решается по договоренности с директором Организации.

2.5. На работника, находящегося в командировке, распространяются режим рабочего времени и правила распорядка предприятия, учреждения, организации, в которое он командирован.

2.6. В случае наступления в период командировки временной нетрудоспособности работник обязан незамедлительно уведомить о таких обстоятельствах работодателя.

Временная нетрудоспособность командированного работника, а также невозможность по состоянию здоровья вернуться к месту постоянного жительства подлежат удостоверению надлежаще оформленными документами соответствующих государственных (муниципальных) либо иных медицинских организаций, имеющих лицензию (сертификацию) на оказание медицинских услуг. За период временной нетрудоспособности командированному работнику выплачивается на общих основаниях пособие по временной нетрудоспособности.

Читайте так же:  Ук рф статья 199 комментарий

Дни временной нетрудоспособности не включаются в срок командировки.

В случае временной нетрудоспособности командированного работника ему на общем основании возмещаются расходы по найму жилого помещения (кроме случаев, когда командированный работник находится на стационарном лечении) и выплачиваются суточные в течение всего времени, пока он не имеет возможности по состоянию здоровья приступить к выполнению возложенного на него служебного поручения или вернуться к месту своего постоянного местожительства.

Не будет лишним указать порядок продления срока командировки: кто принимает решение, какие документы нужно оформить, как оплачиваются дополнительные дни в командировке. Аналогично — случай, когда работник возвращается из командировки раньше срока.

В разделе «Документальное оформление» указывается: какие документы составляются при направлении работника в командировку и кто несет ответственность за их оформление.

3. Документальное оформление служебной командировки

3.1. Основанием для направления работника в служебную командировку является решение о направлении в командировку, оформляемое в произвольном виде.

3.2. На основании решения о направлении в командировку работник кадровой службы издает приказ о направлении в командировку в соответствии с формой № Т-9 (№ Т-9а), утвержденной постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

3.3. Информация о командировании работника вносится в журнал регистрации работников, выбывающих в командировку.

Четвертый раздел «Гарантии при направлении в командировку и оплата труда», как следует из названия, рассматривает вопрос оплаты, гарантий и компенсации расходов, произведенных работником за время нахождения в командировке.

Согласно ст. 167 ТК РФ при направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой.

В соответствии со ст. 168 ТК РФ работодатель обязан возместить работнику:

  • расходы на проезд
  • расходы по найму жилого помещения
  • дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные)
  • иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

4. Гарантии при направлении в командировку и оплата труда

4.1. Средний заработок за время нахождения работника в командировке сохраняется за все
рабочие дни недели по графику, установленному по месту постоянной работы.

4.2. Работнику, направленному в командировку как внутри России, так и за ее пределы,
возмещаются следующие расходы:
– на проезд до места назначения и обратно;
– по найму жилого помещения;
– суточные;
– фактически произведенные с разрешения или ведома работодателя и документально
подтвержденные целевые расходы:
– сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы;
– на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок;
– на провоз багажа;
– на служебные телефонные переговоры;
– по получению и регистрации служебного заграничного паспорта, получению виз;
– связанные с обменом наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту.

4.3. За каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные
дни, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути,
работнику выплачиваются суточные.

Если работник может ежедневно возвращаться домой, то суточные не выплачиваются.

Для командировок по территории России суточные устанавливаются в размере:

— генеральному директору – 7 000 руб.

— руководителям филиалов – 5 000 руб.

— всем остальным работникам – 1500 руб.

За каждый день нахождения в командировке за пределами России работнику выплачиваются
суточные в размере:

— генеральному директору – 300 евро

— руководителям филиалов – 185 евро

— всем остальным работникам – 80 евро

4.4. Расходы по проезду к месту командировки и обратно к месту постоянной работы возмещаются
командированному работнику в размере стоимости проезда воздушным, железнодорожным,
водным и автомобильным транспортом общего пользования, включая страховые платежи по
государственному обязательному страхованию пассажиров на транспорте, оплату услуг по
предварительной продаже проездных билетов, расходы на пользование в поездах постельными
принадлежностями.

При проезде к месту командировки воздушным транспортом возмещаются расходы на проезд:

— генеральному директору и руководителям филиала – стоимость билета бизнес-класса

— всем остальным работникам – стоимость билета эконом-класса

При проезде к месту командировки железнодорожным транспортом возмещаются расходы на проезд:

— генеральному директору и руководителям филиала – стоимость билета в вагоне СВ

— всем остальным работникам – стоимость билета в купейном вагоне фирменного поезда

Работнику возмещаются расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления,
назначения или пересадок, в том числе на такси, на провоз багажа. При отсутствии документов,
подтверждающих размер расходов на проезд в аэропорт или на вокзал, на провоз багажа, расходы
возмещаются в размере 1 000 руб. за 1 поездку.

Суточные в иностранной валюте выплачиваются работнику при направлении работника в
командировку за пределы территории России в размерах, определяемых настоящим Положением.

Суточные выплачиваются по следующему правилу:
– при следовании работника с территории России дата пересечения государственной границы
России включается в дни, за которые суточные выплачиваются в иностранной валюте;
– при следовании на территорию России дата пересечения государственной границы России
включается в дни, за которые суточные выплачиваются в рублях.

Даты пересечения государственной границы РФ определяются по отметкам пограничных органов в
паспорте.

При направлении работника в командировку на территорию двух или более иностранных
государств суточные за день пересечения границы между государствами выплачиваются в
иностранной валюте по нормам, установленным для государства, в которое направляется
работник.

4.5. Расходы в связи с возвращением командированным работником билета на поезд, самолет или
другое транспортное средство могут быть возмещены с разрешения генеральногодиректора Организации
только по уважительным причинам (решение об отмене командировки, отзыв из командировки,
болезнь) при наличии документа, подтверждающего такие расходы.

4.6. Возмещение расходов на перевозку багажа весом свыше установленных транспортными
предприятиями предельных норм не производится.

4.7. Работнику возмещаются расходы на служебные телефонные переговоры. При отсутствии
документов, подтверждающих произведенные расходы (детализированные счета оператора
связи), затраты возмещаются в сумме 500 руб. в сутки.

4.8. Командированному работнику за один рабочий день перед отъездом в командировку выдается
денежный аванс в пределах сумм, причитающихся на оплату проезда, расходов по найму жилого
помещения и суточных.

4.9. Работнику возмещаются фактические расходы по бронированию и найму жилого помещения,
подтвержденные соответствующими документами, но не более 7000 руб. за сутки.

При непредставлении документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения,
суммы такой оплаты возмещаются в размерах:
– 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории России;
– 2500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке.

Расходы по найму жилого помещения возмещаются за каждые сутки нахождения в пункте
служебной командировки со дня прибытия командированного в пункт назначения и по день выезда
из него.

4.10. За время задержки в пути без уважительных причин работнику не выплачиваются заработная
плата, суточные, а также не возмещаются расходы по найму жилого помещения и другие расходы.

4.11. Если работник выезжает в командировку в нерабочий (выходной, праздничный) день, то день
отбытия считается первым днем командировки, оплата за который предоставляется в
соответствии со статьей 153 Трудового кодекса РФ, то есть как за работу в выходной или
нерабочий праздничный день. Аналогично решается вопрос в случае приезда работника из
командировки в нерабочий (выходной, праздничный) день.

4.12. Работа в выходной или нерабочий праздничный день оплачивается не менее чем в двойном
размере в соответствии со статьей 153 Трудового кодекса РФ. Конкретные размеры оплаты работы
в выходной или нерабочий праздничный день могут устанавливаться коллективным договором,
локальным нормативным актом, принимаемым с учетом мнения представительного органа
работников, трудовым договором. При этом по желанию работника, работавшего в выходной или
нерабочий праздничный день, ему может быть предоставлен другой день отдыха. В этом случае
работа в выходной или нерабочий праздничный день оплачивается в одинарном размере, а день
отдыха оплате не подлежит.

4.13. На основании статьи 167 Трудового кодекса РФ при направлении работника в служебную
командировку, а также во время нахождения работника в пути к месту командирования (из места
командирования) ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка,
а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой.

4.14. В случае направления работника-совместителя в командировку одновременно по основной
работе и работе, выполняемой на условиях совместительства, средний заработок сохраняется у
обоих работодателей, а возмещаемые расходы по командировке распределяются между
командирующими работодателями по их взаимному соглашению.

4.15. При направлении в командировку работнику выдается денежный аванс на оплату:
– расходов на проезд;
– расходов по найму жилого помещения;
– дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства
(суточные).

Пятый раздел «Порядок представления работником документов по командировке».

5. Порядок представления работником документов по командировке

5.1. В течение трех рабочих дней со дня возвращения из служебной командировки работник обязан
представить в бухгалтерию авансовый отчет об израсходованных им суммах.

Вместе с авансовым отчетом передаются в бухгалтерию документы (в оригинале),
подтверждающие размер произведенных расходов, с указанием формы их оплаты (наличными,
чеком, кредитной картой, безналичным перерасчетом). При зарубежных командировках к отчету
прилагается ксерокопия отметок в заграничном паспорте.

5.2. К авансовому отчету прилагаются следующие документы:
– документы, подтверждающие расходы по найму жилого помещения;
– документы, подтверждающие уплату сборов за услуги аэропортов, иных комиссионных сборов;
– документы, подтверждающие расходы на проезд до места назначения и обратно, если указанные
расходы производились работником лично;
– документы, подтверждающие расходы на проезд в аэропорт, на вокзал в местах отправления,
назначения или пересадок, на провоз багажа;
– документы, подтверждающие стоимость служебных телефонных переговоров;
– документы, подтверждающие расходы по получению и регистрации служебного заграничного
паспорта, получению виз, если указанные действия не производились Организацией;
– документы, подтверждающие расходы, связанные с обменом наличной валюты или чека в банке
на наличную иностранную валюту.

5.3. При непредставлении документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого
помещения, суммы такой оплаты возмещаются в размерах, установленных пунктом 4.10
настоящего Положения.

5.4. При непредставлении документов, подтверждающих расходы на проезд до места назначения и
обратно, если указанные расходы производились работником лично, расходы возмещаются в
размере стоимости проезда до места командировки и обратно в вагоне купе или стоимости
авиабилета эконом-класса.

5.5. При непредставлении документов, подтверждающих расходы на проезд в аэропорт, на вокзал
в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа, расходы возмещаются в
размере 1 000 руб. за одну поездку.

5.6. При отсутствии документов, подтверждающих стоимость служебных телефонных переговоров,
расходы возмещаются в сумме, установленной пунктом 4.6 настоящего Положения.

При отсутствии документов, подтверждающих расходы по получению виз, и расходы, связанные с
обменом наличной валюты, данные расходы не возмещаются.

5.7. Остаток денежных средств свыше суммы, использованной согласно авансовому отчету,
подлежит возвращению работником в кассу в той валюте, в которой был выдан аванс, не позднее
трех рабочих дней после возвращения из командировки.

5.8. В случае невозвращения работником остатка средств в срок, соответствующая сумма возмещается путем удержания из заработной
платы работника с учетом предельной суммы удержания, установленной статьей 138 Трудового
кодекса РФ.

5.9. Не позднее трех рабочих дней со дня возвращения из служебной командировки работник
обязан подготовить и представить должностному лицу, принявшему решение о командировании,
отчет о проделанной им работе либо об участии в мероприятии, на которое он был командирован.

Работником, командированным для выполнения определенных задач, к отчету о командировке
прилагаются оригиналы либо ксерокопии документов, полученных им или подписанных и
врученных им от имени Организации.

Работником, командированным для участия в каком-либо мероприятии, к отчету о командировке
прилагаются полученные им как участником мероприятия материалы.