Претензия на гарантийное письмо

Содержание:

Образец претензии по гарантийным обязательствам

Как бы порой нам этого не хотелось, но купленный товар рано или поздно может сломаться или полностью выйти из строя. В этом случае стоит вспомнить о том, что любой товар имеет установленный производителем срок годности. Данный период подразумевает срок, в который производитель гарантирует сохранность и исправность всех функций и комплектующих прибора.

Гарантия на товар или его срок службы – одна из самых наиболее острых проблем, с которой только может столкнуться потребитель. Однако в действующем законодательстве детально прописаны все нюансы относительно гарантийного обязательства производителя товара, а также юридического и физического лиц.

Зачастую из-за незнания своих прав потребители попросту тратят деньги впустую, оставаясь с бракованным товаром на руках. Ведь согласно закону (статья 18, 29 ЗПП), каждый покупатель имеет право на гарантию купленного изделия.

В случае, когда организация или лицо, отвечающее за ремонт изделия, отказывается принять бракованный товар, вы должны предпринять ряд определенных мер для того, чтобы защитить свои интересы. В первую очередь, составьте претензию по шаблону, в которой укажите все необходимые детали. Подробнее о правилах написания документа читайте ниже.

Как пишется претензионное письмо по обязательствам, связанным с действующей гарантией?

Если товар, который вы приобрели, вышел из строя, однако находится на гарантии, смело составляйте претензию относительно плохого качества изделия и требуйте ремонта по гарантии. После составления документа необходимо передать его в руки адресату, а именно – представителю торговой точки, который занимается решением подобных вопросов.

Помните о том, что претензия составляется в двух копиях. Данное правило необходимо для того, чтобы у вас на руках остался экземпляр претензии с отметкой о вручении, сделанной торговым представителем.

Также вместе с претензией продавец должен принять и саму покупку.

В документе должны быть отражены:

  • Персональные данные заявителя, требующего осуществить ремонт изделия по гарантии;
  • Дата предъявления претензии;
  • Детальное описание покупки и выявленных недостатков, а также признаки эксплуатации товара;
  • Отметка, свидетельствующая о сохранности пломб или заводских ярлыков (при наличии);
  • Лаконичное объяснение поломки товара;
  • Согласие торгового представителя с покупателем относительно того, что поломка действительно попадает под гарантийный ремонт и может быть устранена;
  • Личные данные лица, которое приняло товар на ремонт по гарантии (Ф.И.О., название должности и прочее).

Зачастую продавцы игнорируют пункт закона, касающийся перевозки крупногабаритных товаров весом более 5 кг, и надеются на незнание потребителем своих прав. Именно поэтому удостоверьтесь в том, что продавец оплатит доставку товара от вашего дома до торговой точки. Также для того, чтобы не попасть в подобные ситуации, лучше всего заранее проконсультируйтесь со специалистом относительно всех нюансов возврата товара и будьте готовы отстаивать свои права.

Какие требования можно предъявить в соответствующей претензии?

Как можно отозвать претензию?

О том, как составляется претензия продавцу за непоставку товара, читайте тут.

В случае, когда товар находится на гарантийном сроке, однако в процессе эксплуатации была совершена поломка, вы имеете право на:

  • Требование замены товара (возможно с доплатой);
  • Возврат денежной суммы за приобретенный товар целиком;
  • Возврат части денежной суммы (изначальная стоимость уменьшается на определенную сумму, исходя из существенности поломки);
  • Бесплатный ремонт товара.

Очень часто на практике потребители не знают о том, что имеют право на требование соблюдения гарантийных обязательств. Происходит это из-за того, что при совершении приобретения покупатели не уделяют должного внимания гарантийному сроку товара. Стоит знать, что игнорирование или отказ от соблюдения гарантийных обязательств со стороны торгового представителя или изготовителя товара можно расценивать как нарушение закона с вытекающими из этого последствиями. Именно поэтому в случае, когда покупатель не осведомлен о том, что товар находится на гарантии, продавец обязан спросить об этом и удовлетворить требования покупателя.

Когда могут дать отказ на полученную претензию по обязательствам, оговоренным в договоре на гарантийное обслуживание?

Существует одна причина, по которой товар на гарантии не может быть отремонтирован бесплатно – нарушения правил эксплуатации прибора.

В данном случае лица, занимающиеся ремонтом товара, обязаны обосновать причину отказа следующими словами: «Товар снят с гарантийного срока из-за несоблюдения требований по его эксплуатации» или же «Отказано в ремонте по гарантии в связи с неверным использованием» и прочее.

Как правило, далее можно найти конкретную причину отказа, к примеру, наличие воды в товаре, очевидные механические дефекты, попытки самостоятельного ремонта товара и прочее.

В подобных ситуациях лучше всего потребовать акт, в котором подробно должно быть изложено:

  • Какие именно процедуры были проведены в ходе ремонта товара;
  • Действительно ли присутствуют дефекты, указанные в претензии;
  • По каким причинам возникли данные неисправности;
  • Как неисправности повлияли на работу товара;
  • Какова природа дефектов: являются ли они заводским браком или же были созданы вследствие неправильной эксплуатации товара покупателем;

В случае, когда сервисный центр или организация, занимающаяся ремонтом изделия, отказывается представить вышеуказанный документ, а также любую другую документацию, являющуюся подтверждением проведения работ, то в соответствии со статьей 18 пунктом 6 ЗПП организация автоматически признает виновность в неисправности товара и несет ответственность перед законодательством за нарушение прав покупателя.

Образец претензии по гарантийному письму

Осуществляя свою деятельность, предприниматели могут встретить недобропорядочных поставщиков, покупателей и исполнителей услуг. Определенной защитой предпринимателя выступает гарантийное письмо, также защищает предпринимателя от ряда рисков предоплата. Однако не со всеми партнерами следует начинать строить деловые отношения с выдвижения требований заключить гарантийное письмо.

Когда одна сторона договора нарушает прописанные в нем условия, вторая, соответственно, запускает процесс выяснения деловых отношений. В рамках досудебной стадии решения споров имеется возможность заключить мировое соглашение, результатом которого и является гарантийное письмо. В таком письме, как правило, указано то, что покупатель обязуется выполнить взятые на себя обязательства в определенный срок. Когда одна из сторон нарушает свои обязательства, которые она дала в гарантийном письме – выходом является написание и подача официальной претензии. Это необходимо для того, чтобы в дальнейшем иметь возможность защитить свои права в ходе судебного процесса.

Как пишется претензия по юридическому документу, утверждающему обещание производителя о выполнении каких-либо условий?

Срок, необходимый для выполнения работы или оказания услуги, а также оплата за выполненную работу – являются предметом предоставления гарантии.

При составлении претензии не используйте единый образец, потому что содержание ее зависит от конкретного типа оказанной услуги, вида нарушений, а также от того, какие претензии предъявлены. Исходя из этого, претензию чаще всего составляют в произвольной форме.

Однако, составляя претензию, все же соблюдайте правила:

  • Подготовьте все документы, которые могут понадобиться при разрешении сложившейся ситуации. К таким документам относят: сам договор, акты сверок, а также иные документы, посредством которых возможно доказать, что факт нарушения условий договора имел место быть.
  • Претензию составьте на фирменном бланке своей организации, если, конечно, таковой имеется. Оформите претензию в соответствии с установленными в организации нормами делопроизводства.

  • В верхнем правом углу напишите реквизиты того, кому направляется претензия. Это должны быть: полное наименование организации, адрес, данные руководителя.
  • В середине листа укажите название документа.
  • При написании основной части отталкивайтесь от предмета заключенного соглашения. Сделайте ссылки на договор, отметив, когда он был подписан, его номер, сумму сделки, а также название сторон его заключивших.
  • Далее изложите в чем заключается факт нарушения обязательств. Приведите доказательства, чем послужит ссылки на пункты договора, законодательство, требования которых исполнены не были либо исполнены, но не полностью.
  • Укажите какую сумму вы хотите взыскать со второй стороны в связи с установленными нарушениями.
  • Далее укажите все свои требования, которые вы предъявляете к контрагенту. Укажите сроки, в течение которых вы ему предлагаете произвести полный расчет.
  • Также отметьте, что намерены подать иск в суд с целью защиты своих прав.
  • Рекламация должна быть подписана руководителем организации, зарегистрирована секретарем согласно всем установленным правилам делопроизводства.
Читайте так же:  Возврат ндфл лечение документы

Срок рассмотрения претензии.

Про гарантийный срок на услуги по закону читайте тут.

Какие требования можно предъявить в претензионном письме по рассматриваемому документу?

Закон № 2300-I ограничил сферу отношений, а именно, установлено, что заказчиком должен быть гражданин, не имеющий статус индивидуального предпринимателя. Такой заказчик должен приобрести услугу в своих целях, которые не связаны с осуществлением предпринимательства.

Заказчик имеет право при обнаружении факта, что услуги исполнителем выполнены некачественно:

  • В случае, если тип услуги позволяет – требуйте, чтобы исполнитель устранил недостатки за свой счет и в разумные сроки;
  • Требуйте понижения стоимости услуги, которая оговорена условиями договора;
  • Исполните услугу сами или привлеките для этого третьих лиц, после чего потребуйте от исполнителя возмещения понесенных затрат. Но учтите, что стоимость должна быть разумной;
  • Откажитесь от договора и потребуйте, чтобы исполнитель полностью возместил вам убытки, в случае если в установленный договором срок недостатки исправлены не будут;
  • Когда оказанная услуга имеет существенные недостатки либо во время исполнения договора были его существенные нарушения – откажитесь от договора.

Сроки подачи подобной претензии

Согласно закону, у вас есть определенный период времени, в течение которого вы можете обратиться к стороне договора, которая нарушила условия для улаживания конфликта на стадии досудебного разбирательства.

Однако стадия досудебного решения спора в этом случае не является обязательным условием, а значит, закон установил сроки для конкретных ситуаций.

Срок предъявления претензии может быть увеличен в связи с тем, что имеется необходимость выявления недостатков, которые имеются в товаре. Такие сроки в законе обозначены как уместные, что сделано для того чтобы тот, кто подает претензию, не мог раньше заняться выявлением недостатков в товаре/услуге.

Лучше всего, когда сроки на предъявление претензии установлены прямо в договоре. При составлении договора внесите этот пункт.

Решение спора на досудебной стадии может быть, когда предъявляющим претензию по ненадлежащему оказанию услуг, выдвинуты требования в сроки:

  • Когда действует гарантия на результат выполненной работы или товар, согласно пункта 3 статьи 724 и пункта 1 статьи 722 Гражданского кодекса;
  • Когда время, которое прошло после получения заказчиком результата работы/услуги или товара, составляет менее 2 лет, при условии, что гарантийный срок не установлен или менее 1 года – это закреплено в пунктах 2 и 4 статьи 724 Гражданского кодекса.

Образец претензии о нарушении сроков гарантийного ремонта

Сейчас у потребителей товаров, услуг и работ все чаще и чаще возникают вопросы, бывают даже проблемы и сложности с предоставлением услуг и нарушением сроков.

На большинство товаров распространяется действие гарантии. Предоставление гарантийного ремонта регламентировано Гражданским кодексом и законом «О защите прав потребителей». При подаче покупателем в суд иска о защите своих прав, гарантийный ремонт, который выполнен с нарушением условий, станет юридическим фактом, подтверждающим нарушение прав покупателя.

Для успешного написания претензии необходимо знать правила ее составления.

Как составить претензионное письмо о нарушении продолжительности проведения ремонта по действующей гарантии?

Устройство, имеющее неисправности при передаче на гарантийный ремонт должно быть принято по акту, это закреплено в законодательстве.

Вместе с устройством вам следует передать так же чек, который подтверждает то, что вы оплатили покупку, гарантийный талон, документы на товар, а также все аксессуары.

Срок ремонта устанавливается законодательством либо соглашением сторон в 45 дней. В случае если по истечении этого времени недостатки, имеющиеся в товаре, не исправлены, вы можете написать претензию.

Претензия пишется следующим образом:

  • укажите кому направлена претензия, то есть впишите полное название организации, ее юридический адрес;
  • далее впишите свои данные – ФИО, адрес, телефон;
  • после написания в центре листа названия документа, укажите по какой причине вы составляете претензию, в вашем случае такой причиной будет то, что организация, осуществляющая гарантийный ремонт пропустила установленные для этого сроки, а также причиной является необходимость выплаты неустойки;
  • опишите товар и недостатки, которые в нем есть;
  • укажите свои требования (обмен товара, ремонт, возвращение денег и т.п.);
  • в претензии ссылайтесь на нормативно-правовые акты, которые подтверждают вашу позицию;
  • в конце листа поставьте дату составления претензии и свою подпись.

Как составляется претензия на возврат денег за телефон после 45 дней ремонта?

О том, как сделать возврат товара надлежащего качества, читайте тут.

Возможно ли продление сроков осуществления ремонта по договору на гарантийное обслуживание?

Закон «О защите прав потребителей» в статье 20 описывает возможные сроки для продавца, в течение которых неполадки в товаре должны быть устранены. Идеальным вариантом, согласно закону, будет исправление недостатков незамедлительно. Однако, не во всех случаях специалисты могут справиться с проблемой так быстро, поэтому устанавливается 45-дневный срок, который является максимальным.

Когда вы передаете купленное устройство в ремонт, то вам могут предложить заключить договор, содержащий сроки проведения ремонта, отличающиеся от установленных в законе. Запомните, что такой договор может быть составлен при вашем положительном волеизъявлении.

В случае если в установленный срок ремонт не провели, то могут быть установлены дополнительные сроки, но только по соглашению двух сторон. Причиной переноса срока не могут быть любые обстоятельства, включая нехватку деталей в месте ремонта.

В случае если сервисным центром ремонт не проведен в срок, вы получите пени, равное 1% от цены на товар. Пени начисляются ежедневно до окончания ремонта.

Какие есть права у потребителя, если продолжительность ремонта по гарантии превышена?

Имеющийся у специалиста срок для ремонта может быть продлен. В этот срок не включается время, которое было необходимо для проведения диагностики неполадок изделия, либо на проведение экспертизы.

Продавец или центр гарантийного ремонта привлекаются к административной ответственности по статье 23 Закона РФ № 2300-I в случае пропуска установленного срока для ремонта изделия, и назначается неустойка, равная 1% от цены на товар. Неустойка рассчитывается ежедневно.

У покупателя есть право:

  • замены товара на аналогичный либо схожий по характеристикам;
  • требовать вернуть денежных средств, потраченных на приобретение товара;
  • требовать возмещения затрат на ремонт товара в другой мастерской.

Срок, установленный для замена вещи – 1 неделя, при условии, что требующийся товар имеется у продавца. В случае отсутствия такого товара у продавца срок может быть увеличен до 30 дней. В течение 10 дней денежные средства возвращаются покупателю.

Гарантийное письмо об оплате задолженности: основные требрвания

Суть гарантии и когда она подается

В наше время в современном деловом мире между партнерами (организациями, индивидуальными предпринимателями, физическими лицами) выстраиваются деловые отношения, основанные на товарно-денежном обмене. Для упорядочения данных взаимоотношений существует деловая переписка, формой одной из таких являются гарантийные письма.

По своей сути гарантийное письмо представляет собой документ, подтверждающим выполнение в будущем взятых на себя обязательств, таких как: оплата долга, выполнение работ, оказание услуг, поставка товаров и т. д. Должник может написать гарантийное письмо, в котором уверить в скорой оплате имеющейся задолженности в определенные сроки.

Дорогой читатель! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону.

Это быстро и бесплатно !

Гарантию часто используют в претензионном (досудебном) порядке разрешения споров. Когда долг образовался и есть основания подачи иска в суд, но с помощью гарантийных обязательств, происходит так называемая отсрочка платежа до определенного срока. Этот инструмент закреплен в статьях 619, 715, 723, 480 Гражданского кодекса РФ, которые дают должнику дополнительный срок для устранения нарушений условий договора (например, условий об оплате).

Так в каких же случаях стоит составлять гарантийное письмо? Этот вопрос решается по соглашению сторон. Одна из сторон в обязательном порядке вправе потребовать предоставить им гарантийное обязательство (например, когда поставка товаров осуществляется в кредит или не по предоплате).

Читайте так же:  Страховка от протечки

В большинстве же случаев, гарантии все-таки составляются при нарушении сроков исполнения денежных обязательств, когда неплательщик, пытаясь избежать судебного разбирательства, направляет своему кредитору данный документ. Также в нередких случаях указанная гарантия пишется в ответ на претензию о погашении долга.

К примеру, поставщик направляет в адрес покупателя претензию с требованием оплатить сумму долга по поставленному товару, с указанием того, что должник в определенные договором сроки свои обязательства не исполнил.

В данной статье предполагается рассмотреть особенности и правила составления (оформления) гарантии по оплате задолженности.

Основные требования

Составляя данную гарантию, нужно с полной ответственностью и серьезностью подойти к составлению его текста. Его содержание должно быть четким и понятным, язык деловым, без сленговых и жаргонных выражений. Указывая сроки, в течение которых обязательства будут погашены, необходимо осознавать свои материальные возможности. Ведь в случае неисполнения гарантии, вы можете понести убытки в виде судебных издержек, пенни, штрафов.

Текст гарантийных писем в обязательном порядке должен содержать следующие реквизиты:

  1. Наименование организации, ФИО лица – отправителя.
  2. Реквизиты отправителя (ИНН, КПП).
  3. Юридически и фактический адрес отправителя.
  4. Наименование организации, ФИО лица, которому оно адресовано — получателя письма.
  5. Указание вида обстоятельств или изложение всей сути предоставляемых адресату гарантий, сроки исполнения, сумма задолженности (указывается прописью и цифрами), график погашения задолженности, номер и дату договора, по которому возник долг.
  6. Гербовая печать компании-отправителя. В том случае, если у составителя письма нет печати (у физического лица или индивидуального предпринимателя), достаточно только его подписи.
  7. Наличие подписи руководства и главного бухгалтера.
  8. Дата составления документа.

Какие формулировки использовать при подготовке гарантийного письма

Чтобы как можно правильнее сформулировать суть заверения, необходимо знать какие формулировки наиболее четко его отразят.

Самыми подходящими будут слова и выражения:

  • Гарантируем.
  • Обязуемся выплатить сумму долга.
  • Оплату в срок подтверждаем.
  • Просим выслать в наш адрес наложенным платежом (вид гарантии).
  • Своевременную оплату гарантируем.
  • Настоящим даем гарантию.

Образцы заявлений

ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО

Настоящим письмом обязуемся погасить в срок до 15 июня 2016 года имеющуюся задолженность по договору поставки непродовольственных товаров № 132/ТК от 20.01.2016 г. по оплате за поставленный товар в размере 123 466 (сто двадцати трех тысяч четыреста шестидесяти шести) рублей, с учетом НДС. Оплата будет производится равными частями ежемесячно:

  • до 15.04.2016 г. – 41 155 руб.
  • до 14.05.2016 г. – 41 155 руб.
  • до 15.06.2016 г. – 41 156 руб.

Генеральный директор __________________ /А.Н. Иванов/

Образец № 2

ПИСЬМО ОБ ОПЛАТЕ ЗАДОЛЖЕННОСТИ

В связи с тяжелым финансовым положением на предприятии из-за задержки финансирования со стороны заказчика, в настоящее время перед вашей организацией образовалась непредвиденная задолженность по договору субподряда № 567/2015 от 17 ноября 2015 года в сумме 670 000 (шестьсот семьдесят тысяч) рублей. В свою очередь гарантируем, погашение долга в полном объеме в срок до 30 декабря 2016 г.

В случае неуплаты в установленный срок будет осуществлена выплата процентов из расчета 1% от суммы просроченных обязательств, за каждый день просрочки.

Директор _______________В. Л. Соболев

Главный бухгалтер _______________И. В. Писарева

Образец № 3

В ответ на вашу претензию от 13 августа 2015 г. № 434 сообщаем следующее:

10.05.2014 г. между нашей организацией и Вами был заключен договор аренды нежилого помещения № 678-56. Действительно, согласно акту сверки от 30.06.2015 г. у нашей организации образовалась задолженность по оплате арендных платежей и коммунальные услуги за июнь и июль 2015 г. в сумме 60 000 рублей. В свою очередь, просим извинения за ненадлежащее выполнение взятых на себя обязательств (по причине блокировки расчетного счета налоговой службой) и гарантируем в срок до 30.09.2015 г. погасить всю образовавшуюся задолженность в полном размере. Также гарантируем в будущем не нарушать условия заключенного между нами договора.

Директор ______________/В.И. Иванов/

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:

Примеры писем-требований

Письмо-требование о выполнении договора

Письмо-требование о ликвидации недоделок

Претензионные (рекламационные) письма составляются в случаях, если при исполнении договоров одна из сторон нарушает взятые на себя обязательства. Во многих случаях такие письма появляются после того, как были оставлены без ответа письма-напоминания или письма-требования. Цель претензии (рекламации) – возместить потери, полученные в результате нарушения условий договора.

Претензии предъявляются, если:

  • – качество поставленного товара не соответствует условиям договора (включая несоблюдение комплектности товара и ассортимента);
  • – количество поставленного товара меньше оговоренного;
  • – нарушены сроки поставки;
  • – ненадлежащим образом выполнены упаковка и маркировка товара (когда несоответствие упаковки или неправильная маркировка привели к порче товара);
  • – нарушен срок платежа и, в целом, порядок взаиморасчетов;
  • – не соблюдены иные условия контракта.

Текст претензии (рекламации) включает в себя:

  • – основание для предъявления претензии (ссылка на договор, заключенный между сторонами, гарантийное письмо или иные обязательства);
  • – предмет претензии (должно быть указано, какое обязательство нарушено и в какой мере);
  • – доказательства (ссылки на документы, подтверждающие нарушение договорных обязательств виновной стороной);
  • – конкретные требования составителя претензии (требование замены некачественного товара, требование уценки товара, допоставки недостающего количества товара или возврата уплаченной суммы за недостающий товар, требование скидки с общей стоимости партии товара, требование расторжения контракта или возмещения убытков и др.).

Если требованием претензии является возврат определенной суммы, то в претензии должен содержаться расчет претензионных требований, изложенный в ее тексте или в приложении.

Претензия должна составляться в корректной форме. В зависимости от ситуации и намерений покупателя претензия может содержать предупреждение о последующем обращении в арбитражный суд, если продавец не удовлетворит претензию.

Претензии направляются заказным письмом (или с уведомлением о вручении) с приложением копий всех документов, подтверждающих обоснованность претензии и имеющих полную доказательную силу для обеих сторон. Документы-приложения должны быть перечислены в тексте претензии или в отметке о приложении. Приложениями к претензии могут быть такие документы, как акт экспертизы, акт несоответствия товара по количеству и качеству, рекламационный акт, транспортные документы и др., в зависимости от предмета претензии.

Сторона, направляющая претензию, должна хранить квитанцию службы доставки (почтового отделения) об отправке письма.

Сторона, получившая претензию, должна дать на нее ответ также в письменной форме, заказным письмом или телеграммой (телексом) в срок до одного месяца. В нем сообщается об отклонении претензии или о принятии ее к рассмотрению (с указанием срока принятия решения по претензии).

Если претензия отклоняется полностью или частично, в ответе нужно изложить мотивы отказа с его обоснованием. Если претензия удовлетворяется, покупателю направляют ответ, в котором сообщают о признании претензии и способе ее удовлетворения, и если удовлетворение претензии связано с денежной выплатой, сообщают размер выплаченной суммы, дату и номер платежного поручения.

При составлении текста претензии используются следующие фразы:

– в начале текста:

– в заключительной части текста:

Претензия должна иметь предметный заголовок к тексту, в котором дастся ссылка на договор, в связи с которым она составлена, например:

Примеры писем-претензий

Письмо-претензия в отношении качества поставленного товара

Письмо-претензия в отношении ассортимента товара

Письмо-требование о возмещении убытков

Письмо-претензия

Претензионное (рекламационное) письмо – это разновидность коммерческого письма, содержащее заявление об обнаружении несоответствия товара или услуг требованиям, заявленным в договоре. Цель претензии (рекламации) – возместить убытки, полученные в результате нарушения условий договора.

Претензия (рекламация) составляется в письменной форме на бланке письма.

Поскольку в практике возможно множество ситуаций, дающих основание для предъявления претензий, не может быть единой формы претензии, но можно говорить об обязательных элементах текста и о правилах оформления, которые следует соблюдать всегда, независимо от того, по какому поводу составляется претензия.

Претензия (рекламация) должна содержать следующие сведения:

  • полное наименование организации, которой направлена претензия, ее адрес;
  • основание для предъявления претензии (ссылка на договор, заключенный между сторонами, гарантийное письмо или иные обязательства);
  • предмет претензии (должно быть указано, какое обязательство нарушено и в какой мере);
  • доказательства (ссылки на документы, подтверждающие нарушение договорных обязательств виновной стороной);
  • конкретные требования составителя претензии (требование замены некачественного товара, требование уценки товара, допоставки недостающего количества товара или возврата уплаченной суммы за недостающий товар, требование скидки с общей стоимости партии товара, требование расторжения контракта или возмещения убытков и др.).

Претензии направляются виновной стороне заказным письмом (или с уведомлением о вручении) с приложением копий всех документов, подтверждающих обоснованность претензии и имеющих полную доказательную силу для обеих сторон. Документы-приложения должны быть перечислены в тексте претензии или в отметке о приложении. В зависимости от предмета претензии приложениями к претензии могут быть такие документы, как акт экспертизы, акт несоответствия товара по количеству и качеству, рекламационный акт, транспортные документы и др. Организация, направляющая претензию, должна хранить квитанцию почтового отделения об отправке письма.

Читайте так же:  Бухгалтерская отчетность за 2019 нулевая

При составлении текста претензии используются следующие фразы:

Направляем Вам претензию на…

Предъявляем Вам претензию (рекламацию) в связи с…

Заявляем Вам претензию в отношении…

Высылаем Вам акт экспертизы от _______ № _____, из которого следует, что…

Наш заказчик предъявляет Вам претензию (рекламацию) в отношении качества…

В партии товара, отгруженной…, обнаружена недостача…

При приемке товара, поступившего (дата) по накладной №…, была установлена недостача… и т.п.

В конце текста используются выражения: В соответствии с изложенным просим Вас заменить дефектный товар новым (отправить нам новую партию товара; поставить недостающий товар; возместить стоимость поврежденного товара; возместить убытки; предоставить скидку с цены в ___%; перечислить на наш расчетный счет сумму ____; компенсировать расходы в сумме ____ и т.п.).

Претензия должна иметь заголовок к тексту, содержащий ссылку на договор, по которому она составлена, например: О претензии по договору купли-продажи от _____ № ___ .

Гарантийное письмо об оплате: образец и советы по написанию

Гарантийное письмо об оплате – это документ, в котором одна из сторон сделки подтверждает своё намерение оплатить (в ближайшем будущем) полученный товар или услугу. Проще говоря, такое письмо – способ обеспечения финансовых обязательств. Не самый надёжный, но популярный и вполне действенный.

В каких случаях писать?

Самый распространённый сценарий: предпринимателю нужно срочно закупить новую партию товара или воспользоваться какой-то услугой, но расплатиться немедленно не позволяет финансовое положение. Не беда – можно попросить контрагента об отсрочке. Если тот согласится, бизнесмен просто напишет для него гарантийное письмо. Это обычная практика в случаях, когда обе стороны уже давно и успешно сотрудничают (и, соответственно, уверены в порядочности друг друга).

Важный совет предпринимателям: не тратьте своё время, даже на простые рутинные задачи, которые можно делегировать. Перекладывайте их на фрилансеров «Исполню.ру». Гарантия качественной работы в срок или возврат средств. Цены даже на разработку сайтов начинаются от 500 рублей.

Очень часто гарантийное письмо становится ответом на письмо-претензию. Допустим, вы заказали товар или услугу у продавца (исполнителя), но с оплатой возникли проблемы. Естественно, продавец отправит вам претензию с требованием расплатиться как можно быстрее. Неприятная ситуация. Но как быть, если прямо сейчас отдать деньги ну никак не получится? Верно, написать гарантийное письмо. Даже если ваш контрагент предпочитает всяким посланиям живые деньги, он наверняка удовлетворится на первых порах этим письмом (и хотя бы не пойдёт сразу в суд).

Закон не говорит однозначно, как нужно писать гарантийное письмо об оплате, а специальной формы для таких посланий не предусмотрено. Если гарантия составляется от имени юридического лица, то писать её нужно на фирменном бланке. В этом случае руководителю кроме своей подписи придётся поставить ещё и печать. А вот ИП (и физические лица, то есть обычные граждане) могут оформить этот документ на обычном листе бумаги.

Список обязательных реквизитов выглядит так:

  • номер исходящего письма и дата его составления;
  • данные об отправителе (название фирмы, ФИО самого предпринимателя);
  • сведения о получателе – название организации (полное, не сокращённое) и ФИО её руководителя, для которого и предназначается гарантия;
  • название – здесь можно просто указать тему послания, заголовок «Гарантийное письмо» обычно не пишется.

Вместо того, чтобы писать данные об отправителе вручную, можно ставить штамп фирмы (если он есть).

Что писать в тексте?

Текст письма обычно состоит из четырёх коротеньких частей:

  • сперва предприниматель указывает, какие финансовые обязательства он обязуется выполнить;
  • затем следует упоминание срока, в течение которого он планирует это сделать (конкретного или приблизительного);
  • в обязательном порядке прописываются банковские реквизиты – номер счёта, с которого будет произведена оплата;
  • наконец, упоминаются штрафные санкции в случае нарушения принятых предпринимателем на себя обязательств (этот пункт не обязателен, в текст гарантии он включается далеко не всегда).

В тексте можно использовать следующие шаблонные формулировки и вводные фразы:

  • Гарантируем;
  • Настоящим письмом гарантируем;
  • Компания ООО «Такая-то» гарантирует;
  • Мы гарантируем своевременную оплату в полном объёме;
  • Настоящим гарантируем.

Важный момент: если вы – руководитель фирмы (то есть полноценного юридического лица), то желательно, чтобы гарантийное письмо подписал ещё и ваш главный бухгалтер. Если вы – ИП, то ставьте только свою подпись.

Советы и рекомендации

При оформлении и написании гарантийного письма об оплате учитывайте несколько рекомендаций.

  1. Пишите текст простыми, понятными, лаконичными фразами. Чем проще документ будет написан, тем лучше – так гарантированно не возникнет не вполне ясных положений, допускающих двоякое толкование.
  2. Если вам приходится составлять письма-гарантии часто – составьте для себя унифицированный образец, чтобы не приходилось каждый раз переписывать послание с нуля.
  3. При желании гарантийное письмо можно оформить более подробное, чем было указано в приведённой выше схеме. Никто не запрещает максимально конкретно расписать, в какие именно дни вы собираетесь расплатиться, с какими временными интервалами, почему и т. д. Но не переусердствуйте – текст должен уместиться на одном листе.
  4. Всегда указывайте свой расчётный счёт. Получатель должен знать, «откуда» именно поступит оплата.
  5. К письму можно дополнительно приложить различные документы, если того требует контрагент. Это могут быть Свидетельство о государственной регистрации вашей фирмы (или ИП), выписка из ЕГРЮЛ, приказ о назначении гендиректора и т. д. По собственной инициативе ничего из этого прикладывать не нужно.

О пункте про ответственность за нарушение сроков оплаты стоит сказать подробнее. По сути, гарантийные письма представляют собой долговые расписки. Соответственно, в них должна быть обозначена ответственность за неуплату и просрочку (по крайней мере, в теории). С этой целью указывают в отдельной строке порядок начисления «штрафных» процентов за каждый день просрочки.

Однако используют эту оговорку далеко не всегда. Иногда руководитель забывает о ней непреднамеренно (она не является обязательной), иногда – преднамеренно (потому что никому не хочется добровольно увеличивать груз своей ответственности). Случается, что вторая сторона верит в добропорядочность предпринимателя и не хочет омрачать сотрудничество скрупулёзным прописыванием процентов, штрафов и прочих «ростовщических фишек». Нужно понимать две вещи:

  • даже если об этом не говорится отдельно, взыскать проценты за просрочку можно (согласно статье 395 Гражданского кодекса);
  • но много получить не получится – размер штрафа ограничивается 0,3 процента за один день просрочки.

К тому же без оговорки о порядке начисления пени даже эти 0,3 процента просто так не получить – второй стороне придётся обращаться в суд и долго доказывать, что этот случай попадает под положение о дополнительной оплате за пользование чужими денежными средствами.

Словом, если вы не пишете, а получаете гарантийное письмо об оплате – сразу подготовьте для контрагента образец, в котором будет предусмотрен пункт о взыскании задолженности (см. образец ниже). Если вы составляете письмо сами – постарайтесь деликатно опустить эту часть. Это не совсем правильно с деловой точки зрения, но зачем вам лишние (пусть и маловероятные) проблемы?

Пример составления

Классическое письмо-гарантия выглядит примерно так (мы приводим только текст, без реквизитов):

«Просим Вас отправить нам очередную партию продукции в соответствии с заявкой № 1753 от 20 июля 2015 года.

Настоящим письмом гарантируем, что оплата в размере 30000 (тридцати тысяч) рублей будет произведена нами в срок до 1 сентября 2015 года.

В случае неоплаты в установленном размере в установленный срок данное гарантийное письмо следует рассматривать как подтверждение факта получения нашей компанией коммерческого кредита на сумму поставленной продукции. В таком случае за каждый день просрочки оплаты будет начисляться дополнительная сумма в размере 1 % от суммы просроченных обязательств.

Наши банковские реквизиты:

ОАО АКБ «Уралсиб», г. Санкт-Петербург.

Образец гарантийного письма об оплате скачивайте здесь .

Как видим, всё довольно просто. Самый важный вопрос связан с просрочкой, и теперь вы знаете, как лучше его решить. И помните – гарантийное письмо не создаёт стопроцентных юридических гарантий исполнения обязательств. Это всего лишь аналог долговой расписки, не более того.