Отчетность в делопроизводстве

Делопроизводство

«1С:Документооборот 8» позволяет вести учет официальных документов предприятия. Принципы учета, заложенные в программу, соответствуют российскому законодательству, ГОСТам, отечественной и международной делопроизводственной практике.

Типы документов

Работа ведется с тремя типами документов:

К документу любого типа можно присоединить один или несколько файлов (например, фотографии, отсканированное изображение бумажного документа)..

Входящие документы

В программе предусмотрена возможность регистрации входящих документов как от юридических, так и от физических лиц, в соответствии с отечественными традициями делопроизводства и действующими ГОСТами.

Стандартная схема обработки входящего документа:

  • Первичная регистрация входящего документа
  • Рассмотрение
  • Исполнение

Исходящие документы

Исходящий документ может создаваться как сам по себе, так в ответ на входящий документ. Присвоение регистрационного номера исходящему документу выполняется секретарем после того, как документ согласован и утвержден ответственным лицом. После записи исходящего документа, являющегося ответом на входящий, у входящего документа автоматически устанавливается пометка Отправлен ответ.

Стандартная схема обработки исходящего документа:

  • Создание исходящего документа
  • Согласование исходящего документа
  • Утверждение исходящего документа
  • Регистрация исходящего документа

    Входящие и исходящие документы автоматически связываются в цепочки.

    Внутренние документы

    Внутренними документами называются организационно-распорядительные и информационно-справочные документы официального характера – приказы по основной деятельности, документы кадрового делопроизводства, служебные записки и т. д. Присвоение регистрационного номера внутреннему документу выполняется секретарем или другим ответственным лицом после согласования и утверждения.

    Виды документов

    Вид является важной характеристикой документа. Он определяет:

    • нормативный срок исполнения документов
    • маршруты обработки документов
    • правила формирования регистрационного номера

    В программе ведутся отдельные списки видов для входящих, исходящих и внутренних документов.

    Нумерация документов

    В «1С:Документообороте 8» поддерживается гибкая система генерации регистрационных номеров документов в зависимости от даты, вида документа, корреспондента (для входящих и исходящих документов) и подразделения. Каждому виду документов может быть назначен свой собственный нумератор.

    Карточка документа

    На новый документ автоматически заводится учетно-регистрационная карточка. Пользователь может самостоятельно настроить внешний вид карточки и набор ее полей для каждого вида документа. Дополнительные поля можно как добавлять, так и удалять. Карточка документа может быть выведена на печать.

    С помощью карточки любого входящего или исходящего документа можно ознакомиться со всей историей переписки по корреспондентам.

    Дополнительные свойства

    Дополнительные свойства (реквизиты и сведения) настраиваются администратором либо пользователем, ответственным за нормативно-справочную информацию. Возможна индивидуальная настройка дополнительных свойств для каждого типа (входящие, исходящие, внутренние) или вида документа. Для привязки свойств к данным используются наборы свойств.

    Пример настройки дополнительных свойств: можно отметить актуальность и добавить особые отметки для внутренних документов вида «Информационно-справочный».

    Учет, отчетность и делопроизводство в органах прокуратуры

    В органах прокуратуры установлена единая система учета работы прокуроров и следственной работы. Кроме того, на прокуратуру в полном объеме распространяются правила учета преступлений.

    В прокуратурах республики для ведения учета и статистической отчетности образовано и действует специальное подразделение. В прокуратурах городов и районов, приравненных к ним прокуратурах ведение учета и подготовки отчетности возложено на прокуроров.

    Вся информация о преступлениях, лицах, их совершивших, и уголовные дела сосредоточиваются в информационных центрах МВД, ГУВД, УВД областей и УВД на транспорте.

    Прокуратурой Республики Беларусь совместно с Верховным Судом, Министерством внутренних дел, Комитетом государственной безопасности, Министерством по чрезвычайным ситуациям, Министерством юстиции, Таможенным комитетом, Комитетом финансовых расследований, Комитетом пограничных войск разработана и принята Инструкция о едином учете преступлений и лиц, их совершивших.

    Объектами единого учета являются: преступления; лица, их совершившие; уголовные дела; дела ускоренного производства; материалы об отказе в возбуждении уголовного дела по нереабилитирующим основаниям.

    Регистрация объектов учета осуществляется по территориальному принципу. Если не представляется возможным определить место совершения преступления, то оно подлежит регистрации по месту его выявления или обнаружения.

    Документами первичного учета являются статистические карточки (талоны) на выявленное преступление; лицо, совершившее преступление; уголовное дело и принятие по нему процессуального решения.

    Документы первичного учета регистрируются и пересылаются по общим правилам ведения делопроизводства.

    Субъектами единой системы учета являются: суды, включая военные суды; органы прокуратуры, включая военную прокуратуру и иные специализированные прокуратуры; органы и подразделения внутренних дел, включая следственные; органы государственной безопасности; органы государственного пожарного надзора; органы финансовых расследований; пограничные войска; таможенные органы.

    Прокуратурой Республики Беларусь совместно с Министерством внутренних дел, Комитетом государственной безопасности, Комитетом финансовых расследований, Государственным таможенным комитетом, Государственным комитетом пограничных войск разработана и принята Инструкция по составлению статистической отчетности о следственной работе и дознания по формам 1- Е и 1- ЕМ.

    Приказом Генерального прокурора от 5 февраля 2003 г. № 3 утверждена Инструкция по делопроизводству в органах прокуратуры Республики Беларусь, установившая единую систему несекретного делопроизводства в республиканской прокуратуре, прокуратурах областей, городов, районов и специализированных прокуратурах.

    studopedia.org — Студопедия.Орг — 2014-2019 год. Студопедия не является автором материалов, которые размещены. Но предоставляет возможность бесплатного использования (0.001 с) .

    Учет, отчетность и делопроизводство в органах прокуратуры

    Одним из условий совершенствования прокурорского надзора, повышения его эффективности является точное соблюдение правил первичного учета. Во всех звеньях прокуратуры установлена единая система учета поступающей информации и выполненной работы.

    Организационно-инспекторское управление Генеральной прокуратуры осуществляет хронологический учет зарегистрированных в отделе кадров приказов и распоряжений Генерального прокурора по основным направлениям деятельности, ведет картотечный или компьютерный учет организационно-практических мероприятий, предусмотренных правовыми актами Генерального прокурора, решениями коллегии.

    В соответствии с Законом Республики Беларусь от 9 января 2006 г. № 94-З «О единой государственной системе регистрации и учета правонарушений», органы прокуратуры как органы уголовного преследования после вынесения постановлений об отказе в возбуждении уголовного дела в случаях, предусмотренных п. 3, 4, 7, 10 ч. 1 сведения о правонарушениях, предусмотренные ст. 9 этого Закона, и передают их по техническим каналам передачи данных в органы внутренних дел по территориальному принципу. Присвоение регистрационного номера правонарушению, фиксация сведений о правонарушении и их передача органами прокуратуры осуществляются в течение суток.

    Органы внутренних дел в течение трех суток со дня получения из органов прокуратуры (органов уголовного преследования) сведений о правонарушениях помещают их в единый государственный банк данных о правонарушениях, который представляет собой информационно-техническую систему, находящуюся в ведении Министерства внутренних дел Республики Беларусь и включающую в себя всю совокупность сведений о правонарушениях.

    Анализ состояния законности в районе, городе, области, республике, на поднадзорных объектах составляет аналитическую функцию органов прокуратуры. Состояние законности может быть изучено на основании статистических отчетов, составляемых всеми органами прокуратуры прокурорской системы. Результаты такого анализа способствуют совершенствованию прокурорского надзора, повышению его эффективности.

    Читайте так же:  Системные требования инстинкт

    К статистическим отчетам предъявляются требования полноты и объективности. По статистической отчетности оценивается результативность прокурорской деятельности. Систематический анализ состояния законности позволяет определить эффективность использования предусмотренных законом средств выявления нарушений законов, своевременно определять проблемы, требующие вмешательства прокуратуры.

    В целях установления в органах прокуратуры единого порядка формирования и представления статистического отчета «О работе прокурора» по форме П, совершенствования структуры и информационной полноты отчетных данных приказом Генерального прокурора от 24 февраля 2010 г. № 15 утверждены форма статистического отчета «О работе прокурора» (форма П) и Инструкция по составлению статистической отчетности о работе прокурора по форме П.

    Этим приказом заместителям Генерального прокурора, начальникам управлений и отделов Генеральной прокуратуры, прокурорам областей, прокурору г. Минска вменено в обязанность организовать изучение названных Инструкции и формы статистического отчета всеми прокурорскими работниками, обеспечить учет новых показателей, полноту и достоверность представляемых статистических сведений.

    Согласно Инструкции, отчет по форме П должен представляться вышестоящим прокурорам четыре раза в год за квартал, полугодие, 9 месяцев и год. Отчет по всем разделам составляется на основании документов первичного учета, предусмотренных этой Инструкцией, и подписывается соответствующим прокурором.

    В прокуратурах районов, районов в городах, городов и приравненных к ним специализированных транспортных прокуратурах отчеты составляются соответствующими прокурорами.

    В прокуратурах областей, г. Минска, Генеральной прокуратуре отчеты составляют руководители структурных подразделений по соответствующим отраслям прокурорского надзора и представляют их старшему прокурору (прокурору) по оперативному учету по статистике (в Генеральной прокуратуре — в отдел анализа практики прокурорского надзора). На основании отчетов нижестоящих прокуратур, а также отделов и управлений составляются сводные статистические отчеты.

    Отчеты регистрируются, копируются и хранятся в соответствии с действующими правилами делопроизводства. Отчеты в вышестоящие прокуратуры пересылаются по электронной почте с последующей высылкой их на бумажных носителях.

    Представляются отчеты в вышестоящие прокуратуры в сроки, установленные Инструкцией по составлению статистической отчетности о работе прокурора по форме П.

    Делопроизводство и его правильная организация в органах прокуратуры обеспечивает своевременную регистрацию и сохранность документов, быстрое их нахождение, ведение первичного учета работы, необходимого для статистической и иной отчетности, анализов и обобщений, оценки деятельности прокуратуры.

    В приказе Генерального прокурора от 15 декабря 2008 г. № 76 «Об организации надзора и управления в органах прокуратуры» указано, что заместители Генерального прокурора, прокуроры областей и приравненные к ним прокуроры обязаны обеспечивать конкретный и контролируемый характер всех управленческих решений (приказов, указаний, распоряжений, решений коллегий). В повседневной практической деятельности следует сокращать документооборот и исключать излишнее бумаготворчество, отвлечение прокурорских работников для участия в заседаниях и совещаниях, не вызываемых необходимостью.

    Во всех территориальных и специализированных прокуратурах делопроизводство ведется в соответствии с Инструкцией по делопроизводству, в прокуратуре Республики Беларусь, утвержденной приказом Генерального прокурора от 1 июля 2009 г. № 50. Этой Инструкцией установлена единая система делопроизводства в Генеральной прокуратуре, областных, районных, районных в городах, городских и приравненных к ним прокуратурах. Она определяет порядок приема, учета, регистрации, перевода, подготовки, оформления, размножения, контроля за использованием документов, формирования их в дела и надзорные производства, хранения и использования.

    Делопроизводство в органах прокуратуры ведется на белорусском и русском языках.

    В Генеральной прокуратуре, прокуратурах областей, районов, районов в городах, городов и приравненных к ним прокуратурах делопроизводство организуют соответственно начальники отделов организации и ведения делопроизводства, заведующие канцеляриями нижестоящих прокуратур. Непосредственное ведение делопроизводства осуществляют работники канцелярий, прокурорские работники в пределах их служебных обязанностей.

    Отделы организации и ведения делопроизводства Генеральной прокуратуры, областных прокуратур, заведующие канцеляриями вышестоящих прокуратур осуществляют методическое руководство и контроль за состоянием делопроизводства в подчиненных прокуратурах, принимают меры к его совершенствованию и повышению квалификации прокурорских работников и работников канцелярии.

    Общее руководство делопроизводством в вышестоящей прокуратуре осуществляет один из ее руководителей. Ответственность за организацию делопроизводства в структурных подразделениях вышестоящих прокуратур, районных, районных в городах, городских и приравненных к ним прокуратурах возложена на руководителей этих структурных подразделений и руководителей прокуратур.

    Шпаргалка делопроизводителя

    Ваш персональный гид в мире документов

    05 декабря, 2016

    Отчеты по делопроизводству в конце года

    Сегодня, нарушая традицию, будем разбираться с цифрами, а не с буквами. Календарный, а значит и делопроизводственный год завершается, поэтому подведем его итоги.

    Итоги — это достоверная информация о том, сколько в организацию поступает документов, а сколько отправляется из нее, какие отделы больше всего загружены, увеличился ли объем документооборота за год.

    Сводную информацию представляем в отчетах, так как цифры не требуют лишних доказательств. Отчеты представляем руководителю, который решит как поступить с этой информацией.

    Виды отчетов по делопроизводству:

    Отчет об объеме документооборота за год . Если в организации бумажный документооборот, то подсчет документов ведется по журналам регистрации. Таблица по месяцам позволяет увидеть ясную картину. Для этого из последнего зарегистрированного номера за месяц вычитается первый. Получается сумма документов за месяц.

    Если в организации система электронного документооборота (далее — СЭД), то выборка документов по месяцам делается автоматически или вручную. Вручную в нужной базе выделяем все документы за месяц, а система сама считает их количество. Отчет состоит из трех потоков документов: входящие, исходящие, внутренние.

    Основы делопроизводства и документооборота для новичков

    Обязанность вести делопроизводство обычно возлагается на секретаря. Должность эта не требует наличия специального образования, и часто на нее принимают соискателей с минимальным опытом работы. Но ведение документооборота – дело ответственное и важное, от его точности и правильности во многом зависит успешная работа предприятия.

    Делопроизводство может быть:

    • общим – касающимся основной деятельности компании,
    • кадровым – для документации по личному составу, ведется отделом кадров,
    • секретным – встречается в некоторых государственных структурах и имеет нормативы ведения,
    • электронным – когда часть информации передается в цифровом формате.

    Самостоятельно освоить основы делопроизводства несложно. Начать лучше с самого важного и основополагающего документа – номенклатуры дел.

    Номенклатура дел

    Это документ с перечнем всех «дел» в организации. Под «делом» в данном случае подразумевается совокупность деловых бумаг одного вида или направленности.

    Номенклатура – это система, позволяющая проанализировать документальную деятельность предприятия. Чтобы ее составить, нужно определить список всех имеющихся разновидностей документов. Затем объединить их по направлениям, Каждому виду присваивается номер – код, он может состоять из нескольких цифр или букв, например, номер, год или даже месяц издания, если объем документов значительный.

    Составляется номенклатура с целью удобного архивирования бумаг, а также для приведения дел в систему. Она помогает изложить основы делопроизводства кратко, отражает основные виды деловых бумаг, учитывая особенности предприятия. Обычно она составляется в виде таблицы – наименование дела, код (номер), место в архиве, срок хранения. Дела лучше сгруппировать по видам, отделам их издания.

    Читайте так же:  Вожега нотариус

    Виды документов в организации

    Количество дел и видов документов напрямую связано со спецификой деятельности компании. Часто документооборот разбит на блоки, которые ведут специалисты по направлениям работы. Но есть перечень, характерный для любой компании, будь она коммерческой или государственной:

    Входящие – поступающие в организацию извне – всё, пришедшее по почте, с курьерами, лично доставленное представителями других организаций.

    Исходящие – отправленные из организации – всё, адресованное в другие юридические лица, а также физическим лицам (ответы, письма, решения).

    Внутренние – не выходящие за пределы организации, регламентирующие работу предприятия (приказы, распоряжения, регламенты, положения и др.).

    Как правило, по каждому виду ведется отдельный регистрационный журнал, в котором фиксируется номер по порядку, дата, наименование, откуда поступил или куда направлен документ, фамилия ответственного.

    Если в журнале регистрируются документы, выдаваемые на руки сотрудникам, оставляется поле для подписи в получении. Также в журнале может быть сделана пометка, в какое дело согласно номенклатуре подшита копия для хранения.

    В организации также могут вестись журналы внутренних командировок, учета сдачи ключей, времени прихода на рабочее место и даже телефонных звонков. Порой количество регистрационных книг приводит к заведению журнала учета журналов. Все зависит от необходимости и сложившейся на предприятии практики.

    Журналы нужно пронумеровать, прошить и опечатать, это делают для исключения возможности замены листа.

    Ведение учета — основы делопроизводства и документооборота. Количество журналов и дел зависит от потребности компании и желания фиксировать все имеющиеся бумаги.

    Положение о документообороте

    После разработки номенклатуры дел и перечня необходимых журналов разумно составить Положение о документообороте организации. Это регламент, разъясняющий правила составления, передачи, архивирования всех имеющихся бумаг. В нем описывают порядок действий в отношении каждого потока документации и устанавливают сроки ее передачи от одного отдела к другому.

    Образец Положения

    Положение поможет избежать путаницы, перекладывания ответственности и потерь важных деловых бумаг. Для каждого потока прописывается маршрут – например: издание, согласование, регистрация, отправка адресату, подшивка в архив.

    Печати и штампы

    Часто новички, да и не только они, не могут разобраться, в каких случая нужна печать организации, а в каких – нет. Ответ очень прост: печатью заверяются исходящие бланки, т.к. наличие печати удостоверяет происхождение письма. Внутренние бумаги не требуют наличия печати, т.к. подписи руководства в этом случае вполне достаточно.

    Входящие документы после их регистрации передаются руководителю для принятия решения и назначения ответственного за исполнение или ответ. На них также не нужна печать. Не следует путать печать и штамп. Штампы могут быть самые разные, от «Входящий №…» до «Копия верна», и никакой юридической силы они не имеют. Это просто вспомогательный инструмент для работы секретаря.

    Отчет по делопроизводству за год

    Эта статья посвящена проведению статистической оценки системы делопроизводства вашего предприятия. Что это даст? Компании, уделяющие достаточно внимания ведению своей документации, становятся обладателями особенно ценной информации. Так, анализ отчетности дает возможность определить, что процент сокращения претензий и жалоб в 2014 году составил 30%, в то время как благодарностей стало на 15% больше (что станет поводом премировать всех сотрудников). Менее радостным известием станет отношение суммы предложений сотрудничества к числу заключенных в итоге договоров – всего 32 к одному, что свидетельствует об ошибках в политике продаж. Хороший менеджер не ждет чужих указаний и самостоятельно запрашивает отчет по делопроизводству или составляет его, если понимает, что руководитель упустил это из виду. Это даст начальнику повод пересмотреть многие вопросы.

    Кому это выгодно

    Секретарь, который пропускает через свои руки всю отчетность, понимает, что объем документооборота растет, а значит, она одна вскоре перестанет с этим справляться и перед компанией встанет необходимость найма дополнительных работников и создания канцелярии.

    Начальник службы ДОУ может эффективнее распределять обязанности среди работников своего отдела.

    Для руководителя компании это будет способом улучшить контроль над производственными и бизнес-процессами организации.

    Известно также, что проведение подобной оценки документооборота или предоставление её результатов официально никем не требуется. Но это может быть требованием внутренних положений фирмы и отдельных инструкций по делопроизводству. Подготовкой отчета стоит заняться в январе.

    Составляющие отчета

    Заметьте, что в ходе анализа потребуется учесть все управленческие документы, регистрируемые в компании, а не только входящие и исходящие письма. Провести такой учет довольно просто – всю информацию вы сможете найти в итоговых записях журналов регистрации.

    Определить структуру отчета вы можете самостоятельно. Она может отличаться в зависимости от цели отчета, его назначения, от области исследования и проверяющих. Результаты отчета предоставляются графически в виде презентации, в таблицах Word или Excel, в диаграммах или графиках, в наиболее удобной и понятной последовательности.

    Так, для плодотворной работы секретаря будет достаточно простого наброска отчета от руки, а официальные выступления потребуют соответствующего оформления. Установленной формы отчета, как мы уже говорили, нет, как и обязанности его составления. Для того, чтобы оптимизировать ДОУ и наладить ежегодную сдачу отчета в обязательном порядке, его форма должна быть разработана с учетом потребностей компании.

    Предлагаю упорядочить показатели делопроизводства, условно разделив их на традиционные процессы: документирование, документооборот и архивное дело.

    Раздел документирование должен содержать количество писем, зарегистрированных в прошлом году:

    • Писем входящих;
    • Писем исходящих;
    • Договоров;
    • Протоколов;
    • Служебных записок;
    • Приказов, указаний, распоряжений

    и всех остальных документов, образующихся в деятельности компании.

    Некоторые указывают показатели по кварталам, другие – по полугодиям. В случае, когда документов немного, целесообразнее указывать их общее количество за год. Здесь каждый использует более удобную для него схему.

    В разделе документооборот мы сможет подсчитать число документов, которые:

    • Отправлены на исполнение;
    • Исполнены, просрочены, срок исполнения которых перенесен;
    • Отправлены на согласование (здесь также необходимо по отдельности учесть согласования, исполненные вовремя, просроченные и с перенесенным сроком);
    • Отправлены по почте.

    Раздел архивное дело расскажет нам, в каком количестве:

    • Дела, переданные на архивное хранение в течение года;
    • Уничтоженные по истечению срока хранения дела.

    Тот или иной перечень можно продолжить, добавляя именно те пункты, которые актуальны у вас на предприятии. Так, одна из различных классификаций разделяет показатели более детально, например, делит входящие документы на справки, претензии, судебные документы и другие.

    Важным является соотношение показателей прошедшего периода с показателями текущего. Только так можно проследить положительную или отрицательную динамику роста объемов документооборота.

    Проанализируем объем делопроизводства на основе отчета небольшой фирмы, сравним результаты двух лет и сделаем выводы. Для анализа возьмем раздел «Документирование».

    Читайте так же:  Страховка авто в выксе

    Для расчета динамики используются проценты или единицы документа – на усмотрение исследователя.

    О чем говорит отчет руководителю?

    Посмотрим на таблицу.

    Первое, что бросается в глаза при анализе отчета, это показатели жалоб, число которых на текущий момент выше, чем в предыдущем периоде. Соотношение жалоб и количества договоров также изменилось: в 2013 году на 33 договора приходилась одна жалоба, в 2014 году эта пропорция уменьшилась до 29/1. Налицо хоть и незначительное, но все же уменьшение показателей – советуем как следует проанализировать производство.

    Во-вторых, посмотрим на показатели отдела продаж. Менеджеры работают по простому принципу: или компания находит покупателей предлагая им сотрудничество, или клиенты сами находят нужный продукт и делают заказ. Каждому, согласившемуся сотрудничать, как и каждому клиенту, который пришел сам, менеджер отправляет коммерческое предложение. Если клиент одобрил условия и цену, он заключает с вами договор и получает взамен товар или услугу. Смотрим дальше.

    По итогам 2012 года, менеджерами по продажам было отправлено 3487 предложений о сотрудничестве. Если отнять из этой суммы самостоятельно подавших заявку клиентов, мы узнаем, сколько покупателей откликнулись именно на коммерческие предложения от менеджеров – их ровно 1930. Выходит, что на каждые два предложения (1,8) поступил запрос на КП, что является очень хорошим результатом. В 2011 году такой отзыв получало лишь одно из десяти предложений!

    Теперь разберем фактические продажи и оценим соотношение количественных показателей КП и заключенных договоров. Если в 2011-м мы отправили 3034 КП и заключили 2531 договор, то в 2012 на 5793 КП пришлось 4876 договоров. Коэффициенты стремятся к равенству: 1,2.

    Кроме представленных выводов, которые мы получили проанализировав один раздел, мы можем получить и другие. Анализ остальных частей отчета позволит узнать гораздо больше информации.

    Показатель Общее количество документов нужен начальнику службы ДОУ для того, чтобы, произведя простой расчет, определить, в каком количестве работников нуждается отдел.

    Видим, что детальный подход к делопроизводству помогает получить неоценимо важную информацию как для руководителя, так и для собственника бизнеса. Главное – внимательно все рассчитать.

    Делопроизводство

    В крупных компаниях ежегодно ведется переписка с десятками тысяч контрагентов, а внутренние документы создают тысячи сотрудников. Часть корреспонденции может поступать и обрабатываться в бумажном виде. Но даже в этом случае системы электронного делопроизводства помогают компаниям повысить эффективность работы в несколько раз и сформировать единое хранилище всех документов.

    Решение «Канцелярия» оптимизирует работу с документацией и позволяет:

    • вести номенклатуру дел и журналы регистрации;
    • классифицировать и регистрировать входящие, исходящие и внутренние документы;
    • выносить резолюции, отправлять поручения и контролировать исполнение;
    • контролировать местонахождение оригиналов документов и выдачу бумажных копий;
    • готовить отчетность по документообороту организации.

    Работа с решением для электронного делопроизводства прозрачна и проста

    «Канцелярия» охватывает весь цикл работы с бумажными документами: от ввода и регистрации до сдачи в архив. Функциональность полностью соответствует российским стандартам делопроизводства, позволяя автоматизировать большинство «ручных» операций.

    Ведение номенклатуры дел и журналов регистрации

    Утвержденный состав номенклатуры дел ведется в специальном справочнике системы. В случае децентрализованного учета документов предусмотрены места регистрации внутри структурных подразделений.

    При подготовке документов для передачи в архив по каждому номенклатурному делу можно автоматически распечатать обложку дела, а также опись документов. Время на подготовку к архивному хранению и поиск в архиве сокращается в несколько раз.

    Регистрация документов

    Чтобы занести документ в DIRECTUM, заполните необходимые поля РКК, а регистрационный номер будет присвоен автоматически. Гибкая система нумерации позволяет присваивать номер документу в разрезе каждого журнала регистрации произвольно и автоматически. Номер может включать в себя код подразделения, код журнала, а также любой другой необходимый реквизит. С внедрением решения среднее время регистрации документов сокращается на 35-50%.

    РКК содержат первичные данные (подразделение, дата регистрации, регистрационный номер и т.д.), а также информацию о состоянии любого бумажного документа, например, его местонахождение. При перемещении документа между подразделениями на каждом месте регистрации заводится своя РКК. Отследить движение бумажного документа внутри компании можно по цепочке созданных РКК.

    Также к РКК можно прикрепить документ или его скан-образ. Для оперативного занесения большого объема документов используются службы потокового ввода DIRECTUM Capture Services, которые обеспечивают различные способы занесения документов: захват с почты, факса, сканера или из файловой системы. Cлужба распознавания делает возможными различные сценарии массового приема документов, например, добавление новых страниц в документ или сортировка по определенным признакам (к примеру, разделителю).

    Для исходящих документов можно указать список рассылки по организациям и осуществить автоматическую электронную отправку адресатам или распечатать конверты, соответствующие стандартам Почты России.

    Движение и исполнение документов

    После регистрации входящего документа дальнейшая работа исполнителей может вестись полностью в электронном виде, предотвращая потерю оригинала. По итогам рассмотрения документа секретарь или сам руководитель формируют поручения по документу, указав исполнителей и сроки.

    В процессе исполнения поручений обеспечивается:

    • фиксация переписки по исполнению;
    • возможность делегирования и отправки на доработку;
    • контроль сроков, запросы нового срока.

    Контролеры отслеживают исполнение визуально. Всем участникам работ доступна краткая сводка, отражающая ситуацию по связанным поручениям.

    Отправка писем партнерам

    Решение тесно интегрировано с модулем «Обмен с контрагентами». После согласования исходящего письма его легко отправить получателям через системы обмена документами – это избавляет от необходимости многократной распечатки документа и сокращает расходы на доставку.

    По известным реквизитам может быть найден как сам электронный документ, так и его РКК вместе с информацией о местонахождении и стадии исполнения документа.

    Результаты поиска могут быть представлены иерархически. В основе структуры дерева могут быть подразделения или виды РКК.

    Найти нужный документ вместе с РКК можно по штрихкоду на бумажном аналоге документа. Благодаря технологии быстрой идентификации штрихкод считывается специальным сканером, после чего система автоматически находит документ и связанные с ним задания.

    Для анализа эффективности работы пользователей в системе предусмотрены специализированные отчеты: «Список ознакомления», «Контроль сроков исполнения поручений», «Статистика исполнения поручений», «Документы, подлежащие возврату» и др.

    Веб-клиент может использоваться в удаленных офисах территориально распределенной организации или как основной клиент, обеспечивающий кросс-платформенность и удобство администрирования. Для работы нужен только доступ в интернет.

    Эффект от внедрения

    С использованием решения сотрудники будут своевременно получать приказы и распоряжения для исполнения. Контроль исполнения управленческих решений станет полностью прозрачен.

    • К минимуму сводится риск потери документов
    • В 2 раза сократится время на подготовку и согласование исходящего письма
    • В 12 раз ускорится поиск местонахождения бумажных документов
    • В 2 раза ускорится подготовка информации руководству по исполнению поручений
    • На 20% увеличится выполнение поручений руководства