Образец приказа с ознакомлением под роспись

Содержание:

Лист ознакомления с приказом

Если на предприятии издается приказ, касающийся его работников (а такие приказы – это большая часть распорядительной документации организаций), то каждый прямо или косвенно упомянутый в нем сотрудник должен быть с ним ознакомлен. При этом информация о прочтении приказа и подпись работника вносятся в специальный лист.

Функция и роль приказа

Приказ – это распоряжение руководителя, которое оформляется в письменном виде и содержит сведения о том или ином принятом решении.

Приказы могут касаться любых правовых аспектов отношений между работодателем и подчиненным:

Издаются приказы всегда от лица директора предприятия, легитимны только внутри фирмы, имеют длительный период действия и, при необходимости, могут подвергаться изменениям.

Приказы ни в коей мере не должны нарушать ни гражданских, ни трудовых прав работников, которые, в свою очередь, в обязательном порядке должны с ними ознакомляться.

Зачем нужна подпись работника

Сотрудник предприятия не просто должен прочесть приказ, но и поставить свою подпись либо на самом документе, либо в специальном бланке: листе ознакомления с приказом.

Это правило является требованием законодательства, которое обязывает руководство фирмы знакомить сотрудников со всеми издаваемыми на предприятии локальными нормативными бумагами.

Автограф работника на приказе будет свидетельствовать о том, что он согласен с распоряжением и готов приступить к его исполнению.

В каких случаях используется лист ознакомления с приказом

Лист ознакомления с приказом используется в тех случаях, когда распоряжение касается большого количества сотрудников, например, целого структурного подразделения или какой-то конкретной группы работников. Понятно, что он не является самостоятельным документом, а служит своего рода приложением к приказу.

В случае возникновения каких-либо спорных и конфликтных ситуаций между работодателем и подчиненным, в дальнейшем этот документ может стать доказательством в трудовой инспекции или судебной инстанции, причем как с одной, так и с другой стороны, поэтому подписи следует собирать тщательно и скрупулезно.

Недопустимо пропускать кого-либо из работников предприятия, упомянутых в приказе, а тем более подделывать их автографы. Если кто-либо из сотрудников отсутствует на рабочем месте в момент сбора подписей, например, по причине болезни, отпуска или командировки, надо дождаться его возвращения и только тогда взять подпись об ознакомлении с приказом.

Что будет, если не поставить подпись об ознакомлении с приказом

Заставить сотрудника подписать и выполнить приказ руководителя нельзя.

Однако по факту отказа от подписи распоряжения, представитель работодателя вправе составить специальный акт, а за отказ от выполнения приказа работодатель имеет право подвергнуть сотрудника дисциплинарному взысканию или даже уволить.

Конечно, такие меры возможны только при условии, что приказ полностью соответствует всем нормам законодательства РФ, а подчиненный не предоставил никаких веских и уважительных причин для подобного поведения.

На каком этапе происходит ознакомление

Как правило, знакомство с приказом происходит непосредственно сразу после его выпуска или в течение нескольких дней после этого – обычно предельная дата указывается директором в самом документе. В любом случае, свою подпись работник должен поставить до того, как приступит к выполнению распоряжения.

Кто формирует лист

Непосредственно составление и заполнение листа ознакомления с приказом обычно лежит на специалисте отдела кадров предприятия, юрисконсульте или секретаре — т.е. любом том сотруднике, в должностную инструкцию которого вписана данная функция. Также формировать лист и знакомить с приказом коллег может работник, назначенный на это в самом тексте распоряжения директором.

Как составить лист ознакомления с приказом

Практически все стандартные унифицированные формы первичных кадровых и бухгалтерских документов с 2013 года отменены, поэтому лист может составляться работниками фирмы в произвольном виде или по внутреннему шаблону организации.

Единственное, что при формировании бланка необходимо соблюдать определенную структуру и правила русского языка.

В «шапке» листа следует обозначить:

  • название предприятия;
  • наименование документа;
  • номер, дату и суть приказа.

Далее рекомендуется сделать таблицу, в которую нужно внести:

  • порядковый номер работника;
  • фамилию-имя-отчество работника;
  • должность;
  • дату ознакомления с приказом;
  • подпись.

При необходимости сюда можно добавить и другие столбцы (например о структурном подразделении, в котором трудится работник или примечания).

Если сотрудников, которых касается приказ, много, то для их подписей может потребоваться несколько листов. Все их нужно скрепить (можно при помощи степлера, но лучше суровой нитью) и пронумеровать.

Как оформить лист

Документ обычно составляется в единственном экземпляре, на листе формата А4 или на фирменном бланке компании. Формировать его можно как от руки, так и в печатном виде. Главное – наличие подлинных автографов работников.

Удостоверять бланк при помощи печати строгой необходимости нет, т.к. с 2016 года юридические лица имеют право не использовать при визировании документов штемпельные изделия (если только эта норма не закреплена во внутренних локальных актах фирмы).

После создания лист надо завизировать в журнале учета внутренних документов.

Сроки и способы хранения бланка

Лист ознакомления с приказом должен лежать в отделе кадров предприятия в отдельной папке вместе с тем распоряжением, которого он касается. Срок его хранения законодательно не ограничен, но, как минимум, весь период действия приказа он должен быть в целости и сохранности.

Ознакомление с приказом под роспись

Для того, чтобы приказ руководителя имел законную силу для исполнения, сотрудники должны быть с ним ознакомлены. В некоторых случаях ознакомление должно быть подтверждено подписями сотрудников, которые являются фигурантами этого документа. Сегодня в статье мы разберемся, каким способом можно собрать подписи под приказ, как оформить листок ознакомления, с какими документами нужно ознакомлять работников под роспись.

Из этой статьи вы узнаете:

  • для каких документов обязательно ознакомление под роспись;
  • с какими приказами нужно ознакомлять работников под роспись;
  • как происходит ознакомление с приказом о поощрении.

Согласно трудовому законодательству РФ есть категории приказов, ознакомление сотрудников с которыми является обязательным. Если ознакомление сотрудников с ними не было сделано вовремя, то такие документы могут лишаться своей силы, а в некоторых случаях предприятию может грозить штраф.

Не пропустите: главный материал месяца от ведущих специалистов Минтруда и Роструда

Энциклопедия кадровых приказов от Системы Кадры.

Например, если работник получил взыскание, но не был ознакомлен с распоряжением руководителя в течение пяти дней, взыскание не может быть наложено.

Ознакомление с приказом под роспись

  • по основной деятельности (издается руководящим лицом и служит для обеспечения основной и оперативной деятельности компании);
  • по личному составу (отражает все стороны трудовых правоотношений между работником и работодателем);
  • по административно-хозяйственным вопросам (касаются таких вопросов, как эксплуатация здания, транспорта, вопросов безопасности и пр.).

Общее правило гласит, что все фигуранты документа должны быть с ним ознакомлены под роспись. Разберемся, кто является фигурантами распоряжений.

Фигурантами приказов по личному составу являются работники, чьи фамилии фигурируют в приказе, а фигурантами распоряжений по основной деятельности являются их исполнители, то есть те работники, которым поручено исполнение приказа. За нарушение регламента хранения и оформления этих видов документов ответственное лицо может быть привлечено к административной ответственности в форме предупреждения или штрафа.

Из книги вы узнаете все о правилах внутреннего трудового распорядка, найдете инструкцию по кадровому делопроизводству, которая облегчит работу.

Также узнаете, на какие ошибки в ПВТР инспектор обратит внимание в первую очередь и как составить положение об оплате труда.

Рассмотрим сложные вопросы штатного расписания и штатной расстановки: как вместо двух документов вести один удобный файл, и как принять локальный нормативный акт.

Читайте так же:  Срок действия выписки из егрюл для нотариуса 5 дней

Обязательность ознакомления сотрудников с приказом продиктована здравым смыслом – нельзя ведь требовать от людей исполнения указаний, если они с ними не ознакомлены. Однако в некоторых случаях приказы важны в первую очередь для бухгалтерии, чем для работника. Например, во время военных сборов руководитель подписывает документ об освобождении от работы на период воинских сборов, но и так понятно, что работник не сможет присутствовать в двух местах одновременно.

С какими приказами нужно ознакомлять под роспись

Существует как минимум два документальных основания для ознакомления работников с приказами.

  1. Требование Трудового кодекса РФ (приказ о приеме на работу — ст. 68 ТК РФ, об увольнении — ст. 84.1 ТК РФ, о взыскании — ст. 193 ТК РФ);
  2. Виза ознакомления заложена в саму унифицированную форму приказа (это касается таких приказов, как о приеме на работу, переводе на другую работу, увольнении, поощрения, командировании, предоставлении отпуска.).

Кроме того, приказы часто ведут к изменению рабочей деятельности, поэтому работники должны не только ознакомиться с нововведениями, но и подписать свое согласие с новым приказом. Все подписи должны храниться в папках с соответствующими документами.

Само ознакомление с приказом может быть сделано либо в самом приказе, либо на отдельном листе, который носит название «лист ознакомления с приказом». В лист ознакомления с приказом обязательно вносится информация о названии и дате приказа, ФИО сотрудника, ставится подпись и дата подписания, могут указываться должности сотрудников.

В статье 22 ТК РФ описываются обязанности работодателя, и среди них есть пункт «знакомить работников под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью». Следовательно, все приказы по личному составу должны быть подписаны, включая приказы о премировании, командировках, штрафах.

Для начисления любой разовой премии основанием является приказ руководителя, оформленный по унифицированным формам № Т-11 и № Т-11а или по разработанной форме в учреждении. В унифицированных бланках уже заранее есть специальные строки, где должен поставить свою подпись ознакомившийся работник. Следовательно, аналогичным образом необходимо расписываться в приказах, оформленных на бланках произвольной формы.

Ознакомление с приказом о поощрении

Чаще всего возникают вопросы о необходимости росписи под приказами о поощрениях работников. Согласно приведенным в постановлении Госкомстата РФ N 1 указаниям, такие приказы подписываются руководителем организации и объявляются работнику под роспись. Это предполагает внесение в приказ каждого премируемого работника и ознакомление каждого сотрудника под роспись с приказом о премировании. Ознакомление в некоторых случаях необходимо только для доведения до сведения работников принятия решений о премировании и размеров поощрения.

Если премия выдается каждому сотруднику за определенный период времени, например – ежемесячно, то есть если поощрение носит массовый и регулярный характер, производится по общим стандартным основаниям и в стандартных размерах, указанным в локальных нормативных актах, то собирать дополнительные подписи работников не обязательно. Достаточно указать регулярность и размер премиальных выплат в локальном акте.

Но при этом работник под подпись должен быть ознакомлен с локальным нормативным актом, на который имеется ссылка в трудовом договоре (ст. 57 ТК РФ (Трудовой кодекс РФ)).

Рекомендуем материалы по теме:

Лист ознакомления с приказом: образец 2019

Какой бы приказ работодатель не издавал, он обязан ознакомить с документом перечисленных в нем лиц. Узнайте, как оформить лист ознакомления с приказом, скачайте образец документа

Как оформить лист

Лист “С приказом ознакомлены под роспись” оформляется при необходимости. Каких-то особых требований или предписаний со стороны трудового законодательства в отношении него не содержится. Есть только упоминание, что сбор подписей может производиться на подобном документе, поэтому разработка этой формы — ответственность компании.

При этом организация должна опираться на принципы логичности и легкой идентификации. То есть, разработанная и заполненная форма должна без труда идентифицировать тот приказ, к которому она прикреплена.

Скачать документы из статьи

Стоит обратить внимание, что разработанная форма листа ознакомления может быть использована не только в случае издания новых приказов, но также при ознакомлении работника с:

Чаще всего, такой документ является приложением к приказу (или другому документу работодателя), что позволяет избежать его утери, а в случае необходимости быстро отыскать необходимый автограф работника. При этом в тексте самого приказа прописывается следующее: “Приложение № 1 Лист ознакомление с Приказом № 34 от 12.09.2017 г.”.

Когда необязательный журнал регистрации упростит вам работу и спасет от штрафа

Лист представляет собой таблицу, содержащую около 5 столбцов. В них указывается:

  • номер по порядку;
  • ФИО сотрудника;
  • должность и структурное подразделение;
  • дата ознакомления;
  • подпись.

Наличие графы «структурное подразделение» и «должность» может быть оправдано при наличии в компании однофамильцев, так их можно несколько разграничить, без необходимости доказывать в будущем, что ознакомили именно того, которого нужно было.

В зависимости от необходимости документ может составляться не на одном, а на нескольких листах. При этом стоит нумеровать страницы, а в тексте самого приказа это отражается следующим образом: “Приложение № 1 Лист ознакомление с Приказом № 34 от 12.09.2017 г. на 3 листах”. Сами страницы Приложения сшиваются должным образом.

В названии документа обязательно прописывается название ЮЛ (или ИП), название и реквизиты распоряжения, к которому он относится.

В каких случаях требуется лист ознакомления с приказом

Вариантов, когда требуется ознакомление с приказом под роспись — великое множество, начиная от этапа трудоустройства и заканчивая увольнением. Кадровые приказы содержат обязательный реквизит в унифицированной форме — подпись сотрудника. И без данной подписи они не будут иметь законную силу.

Но встречаются и варианты, при которых ознакомление обязательно, но при этом отсутствие подписи работника на самом документе не отменяет его легитимность. К таким распоряжениям можно отнести, к примеру:

Для некоторых видов распоряжений предусмотрен срок, в который они должны быть доведены до сведения персонала. Так, приказ о наложении дисциплинарного взыскания доводится до сотрудника в срок не более 3 рабочих дней (ст. 193 ТК РФ). Нарушение данного срока приводит к нарушению всей процедуры. И в случае возникновения трудового спора с участием ГИТ большая вероятность решения его в пользу работника.

А также интересные судебные решения, которые спасут от провокаций работника

Тогда как, например, конкретного срока привлечения персонала к работе в ночное время в кодексе не содержится. Очевидно лишь то, что данная процедура проводится до начала работ.

Есть распоряжения, в которых речь идет только об одном или нескольких членах коллектива, а есть такие, где перечисляется персонал целой бригады. Поэтому и вариантов ознакомления членов коллектива с распоряжением может быть несколько.

Первый, и, пожалуй, самый наглядный и удобный — проставление фразы: “С приказом ознакомлен”, подписи, расшифровки сотрудника и текущей даты в конце самого документа. При таком способе все объединяется в одном документе и наглядно представлено.

Но такой вариант подходит скорее для приказов с ограниченным числом лиц, подлежащих ознакомлению. И для более органичного формирования документа допускается формирование отдельного документа именуемого “Лист ознакомления”.

Новые возможности для карьерного роста

Что будет, если не поставить подпись об ознакомлении с приказом

Есть сотрудники, отказывающиеся от проставления своего автографа в соответствующей графе. Они полагают, что такой отказ не позволит распоряжению вступить в действие. Однако, это не так. Законодательство защищает работодателя в подобной ситуации, позволив издавать акт об отказе от подписи.

Надлежаще составленный акт освобождает компанию от взятия подписи у сотрудника. Для его легитимности, помимо сотрудника, его составившего, подпись ставят еще 2-3 свидетеля. Также необходимо в акте указать, что сотруднику изначальный приказ был зачитан устно.

Независимо от варианта, выбранного для донесения распоряжений руководителя до коллектива, важно соблюдать сроки и порядок оформления. Главное — не забывать, что все перечисленные в приказах сотрудники должны быть ознакомлены. Это позволит кадровику при трудовых спорах отстоять свою позицию.

Приказ об ознакомлении с локальными нормативными актами

Чтобы правильно оформить приказ об ознакомлении сотрудников с локальными нормативными актами, необходимо учесть множество нюансов. Причём важен не столько сам документ, сколько организация следующих за ним действий. Именно на них мы подробно остановимся в статье.

Из этой статьи вы узнаете:

  • зачем проводить ознакомление с локальными нормативными актами;
  • как проводить ознакомление с локальными нормативными актами;
  • когда проводить ознакомление с локальными нормативными актами;
  • особенности контроля исполнения приказа об ознакомлении с локальными нормативными актами.

Зачем проводить ознакомление с локальными нормативными актами?

Кроме утверждения и согласования с представительным органом сотрудников, действующее законодательство требует ознакомление с локальными нормативными актами (далее – ЛНА) под личную подпись работников. Правило действует в случаях, касающихся выпуска постановлений для повышения эффективности работы предприятия.

Читайте так же:  Гражданские дела новокузнецк

Не пропустите: главный материал месяца от ведущих специалистов Минтруда и Роструда

Энциклопедия кадровых приказов от Системы Кадры.

Когда сотрудники не ознакомлены с ЛНА, доказать нарушения с их стороны в спорной ситуации крайне сложно. Работника практически нельзя привлечь к дисциплинарной ответственности. Как и подвергнуть взысканию. С работодателями дело обстоит с точностью до наоборот. Если предприятие не ознакомит сотрудников с ЛНА, судебные органы расценят такие действия как нарушение ТК РФ. Организация рискует получить крупный штраф.

Как проводить ознакомление с локальными нормативными актами?

Существует 2 способа ознакомления с локальными нормативными актами. Первый заключается в ознакомлении сотрудников с соответствующими постановлениями через другие документы. К примеру, расписки, специальные журналы или трудовые договора.

В перечисленной документации указывается, что сотрудник ознакомлен с ЛНА. Работник проставляет дату и личную подпись. Подобное ознакомление принято считать косвенным. Акт существует отдельно. Подпись ставится не в нём, а совсем другой документации. Проверки косвенный способ ознакомления с ЛНА проходит быстро. Контролирующие органы не выдвигают никаких претензий предприятию. Зато при обращении в суд у сотрудника есть шансы разрешить спорную ситуацию в свою пользу.

Как вариант, работник может указать, что содержание ЛНА, с которым он в своё время ознакомился, существенно отличается от текущего. Работодатель ссылается на совершенно иной документ. Предприятию придётся доказывать, что оно не совершало противоправных действий.

Второй вариант считается более безопасным и заключается в прямом ознакомлении. Данный способ предполагает, что ЛНА и лист ознакомления сшиваются вместе и содержат общую нумерацию страниц. Скажем, в правилах внутреннего распорядка организации прошито и пронумеровано 300 листов. Из них 100 – ознакомления.

После ознакомления сотрудников с ЛНА результирующий сборник документации заверяется печатью и подписью ответственного лица. При необходимости единый документ предоставляется в судебный орган. Доказывать отсутствие факта знакомства работника с конкретным актом не надо.

Когда проводить ознакомление с локальными нормативными актами?

Согласно статье 68 ТК РФ, сотрудника следует ознакомить с ЛНА до заключения трудового договора. Для этого рядом с ФИО сотрудника ставится дата ознакомления с ЛНА. Иногда есть смысл указать время в часах и минутах. Особенно если ознакомление с актами проводится в день подписания трудового соглашения.

В связи с многочисленными требованиями законодательства на некоторых предприятиях ознакомление с локальными нормативными актами иногда доходит до абсурда. Например, на работу принимается сотрудник, который не будет ездить в командировки. Но работник зачем-то изучает положения о служебных поездках. Как и знакомится со штатным расписанием, хотя это не предусмотрено коллективным договором.

Из книги вы узнаете все о правилах внутреннего трудового распорядка, найдете инструкцию по кадровому делопроизводству, которая облегчит работу.

Также узнаете, на какие ошибки в ПВТР инспектор обратит внимание в первую очередь и как составить положение об оплате труда.

Рассмотрим сложные вопросы штатного расписания и штатной расстановки: как вместо двух документов вести один удобный файл, и как принять локальный нормативный акт.

Если вы не хотите максимально усложнить ознакомление с ЛНА на вашем предприятии, руководствуйтесь здравым смыслом. Правда, не забывайте, что есть главный акт, с которым вы обязаны познакомить каждого сотрудника, прежде чем он подпишет договор. Речь идёт о внутреннем трудовом распорядке.

Приказ об ознакомлении с локальными нормативными актами

Каждый приказ об ознакомлении с локальными нормативными актами следует рассматривать как общее распоряжение для ответственных лиц. Важнее проконтролировать его исполнение. В этом отлично поможет специализированный журнал в табличном виде, куда вносятся следующие данные:

  • Номер ЛНА.
  • ФИО сотрудника.
  • Должность работника.
  • Отдел.
  • Отметка об ознакомлении – дата + подпись.

Рекомендуем материалы по теме:

Ознакомление с документами под роспись в трудовых отношениях

Что означает собственноручная подпись работника в графе ознакомления? Какие последствия подписи? Разберем в статье.

Из статьи вы узнаете:

Как работодателю можно подтвердить, что работник прочитал локальный нормативный акт или распорядительный акт, изданный в отношении него, и понял его смысл и содержание? Ведь от того, ознакомлен ли работник с такими актами, и понятно ли ему, что хочет работодатель, зависит многое. В частности, возможность требовать исполнения данного акта, возможность контроля результата и т.д.

Самый простой и логичный способ подтвердить факт того, что работник видел документ – заиметь его личную роспись. Такой способ выработала практика и обычаи делового оборота достаточно давно, он успешно применяется.

При этом важно, чтобы у работодателя были доказательства, что работник поставил роспись в подтверждение именно определенного факта. Иными словами, обычной подписи на пустом листе будет недостаточно, любой контролирующий орган, да и сам работник легко могут оспорить, что подпись поставлена в связи с иными обстоятельствами, но не в подтверждение факта ознакомления.

Таким образом, ознакомление под роспись (или под подпись – данные понятия идентичны) в трудовых отношениях означает процедуру доведения до сведения работника содержания документа и фиксация факта такого действия. Аналогичные процедуры ознакомления применяются не только в трудовом праве. Например, в процессуальных отношениях, где суд знакомит участников процесса с их правами, в уголовном праве, где свидетель знакомится с содержание составленного протокола, в административном праве – при ознакомлении с вынесенным постановлением, в корпоративном праве, в гражданском праве. Практически во всех отраслях, где составляются письменные документы, затрагивающие права и интересы лиц, необходима фиксация фактов доведения до сведения их содержания, т.е. ознакомление с документами под роспись.

Порядок ознакомления

Для того чтобы выдержать процедуру ознакомления с документом, необходимо:

  • оформить данный документ в подходящем для ознакомления виде. Это либо бумажный вариант, либо (если компания использует электронный документооборот) электронная версия документа
  • предоставить возможность ознакомления (передать для прочтения или предоставить доступ к электронной версии);
  • оформить документ для фиксации факта доведения до сведения.

Способы фиксации

Закон не предъявляет требований, на каком именно документе ставить визу в подтверждение прочтения.

Практика выработала несколько подходов.

  1. Визирование в подтверждение ознакомления на самом документе. Это удобно на кратких документах, типа приказов, распоряжений, уведомлений, повесток и т.д. Для визирования оформляется отдельный гриф, где лицо проставляет свою собственноручную подпись, а гриф однозначно свидетельствует, что подпись проставлена в подтверждение именно ознакомления.
  2. Визирование на отдельном листе, который является неотъемлемой частью документа. В данном способе важно, чтобы лист содержал информацию, к какому конкретно документу он относится. В этом случае ознакомление с документами под роспись будет правомерно.
  3. Проставление подписи в специально созданных для ознакомления журналах. Таким способом можно знакомить работников с многочисленными локальными нормативными актами. Журналы удобны тем, что оформляются в отношении нескольких сразу документов.

Если выдержать требования, то все обозначенные способы являются равноценными по юридическим последствиям. Наличие подписи означает факт прочтения документа, понимания его сути и наличия правовых последствий, вытекающих из него, для конкретного человека (или организации, если с документом знакомится представитель юридического лица).

Унифицированных форм или утвержденных форм таких листов и журналов нет, придется разработать их самостоятельно или воспользоваться чужим опытом.

Рассмотрим отдельные варианты ознакомления.

Ознакомление с приказами под роспись происходит, как правило, самым простым способом – путем проставления виз на самом документе. Это наиболее распространенный вариант. Но никто не мешает использовать и иные способы – путем составления листа ознакомления (возможно в электронном виде) или журнала.

Ознакомление с приказом под роспись образец может выглядеть так: на приказе после подписи руководителя проставляется надпись: «с приказом ознакомлен», далее следует личная подпись работника и дата (если она важна). Расшифровка ФИО работника может быть сделана заранее или проставлена работником собственноручно. Это правовой роли не играет.

Ознакомление с инструкциями под роспись чаще происходит с использованием журналов. Это обусловлено тем, что инструкций достаточно много, вновь принимаемый работник знакомится, как правило, с большим количеством различных локальных актов, в том числе инструкций. Удобнее делать это с помощью отдельного журнала. При внесении изменений в инструкции в журнале может быть предусмотрена отдельная графа для фиксации факта доведения до сведений работников таких изменений.

Как уже говорилось, знакомить с документами приходится не только в трудовых отношениях. Как пример — ознакомление родителей под роспись с правилами дошкольного учреждения или локальными актами школы, с уведомлением о возможности проведения вакцинации и т.д.

Особенности в электронном документообороте

Многие организации переходят на электронный документооборот, в том числе кадровый. Никто не мешает сочетать в себе электронный документ и бумажный вариант подтверждения его прочтения. Но если используется также электронное ознакомление, тут надо помнить о рисках. Разумеется, их можно минимизировать, если использовать при этом электронный аналог собственноручной подписи. А вот если ориентироваться на факт открытия документа с определенного ПК, то есть риск того, что эти действия могут быть произведены не тем лицом, ознакомление которого требуется.

Читайте так же:  Налог на прибыль если выручка менее 10 млн

Таким образом, целесообразно при использовании электронного документооборота заботится и о минимизации различных рисков, что позволяет сделать современное программное обеспечение.

Сроки ознакомления с приказом об увольнении по ТК РФ

Ознакомление с приказом об увольнении ТК РФ предусмотрел в качестве одного из этапов расторжения трудового договора. В нашем материале рассмотрен порядок такого ознакомления и последствия его нарушения.

Ознакомление с приказом об увольнении по ТК РФ

Ознакомление сотрудника с приказом об увольнении, как уже сказано, является одним из обязательных элементов процедуры расторжения трудового договора. ТК РФ предусматривает общий порядок оформления увольнения работника в ст. 84.1, в соответствии с которой сотрудник должен быть лично ознакомлен с приказом. При этом ознакомление подтверждается подписью сотрудника.

Если работник согласен с увольнением, то проблем с ознакомлением, как правило, не возникает, но бывают и ситуации, когда он по каким-либо причинам не желает или не может расписаться в приказе об увольнении. Нередки также случаи отсутствия возможности установить место нахождения сотрудника для оповещения его о необходимости ознакомления с приказом об увольнении.

Что делать, если сотрудник отказывается от ознакомления или оно невозможно?

Если сотрудник отказался подписать приказ об увольнении, работодатель должен составить акт об отказе от ознакомления и проставить соответствующую отметку на самом приказе. Акт желательно оформить в присутствии нескольких работников, которые впоследствии смогут выступить свидетелями в суде при обжаловании увольнения.

При этом ст. 84.1 ТК РФ говорит только о невозможности ознакомления сотрудника с приказом, не расшифровывая это понятие. На практике чаще всего проблемы с ознакомлением работника с приказом возникают при увольнении за длительный прогул, когда работник не дает знать о себе. Как в такой ситуации проинформировать его о прекращении трудовых отношений и ознакомить с приказом?

Во-первых, сведения о домашнем адресе прогульщика должны быть в отделе кадров. То есть в полной мере говорить о невозможности вызвать его для уведомления нельзя. В таком случае работнику достаточно отправить заказное письмо с приглашением явиться для ознакомления с приказом об увольнении, получения расчета, трудовой книжки и т. д. Об этом нужно сделать запись в журнале исходящей корреспонденции.

Только после того, как работник не явился, несмотря на надлежащее оповещение, можно составлять акт о невозможности ознакомления с приказом об увольнении, руководствуясь ч. 1 ст. 84.1 ТК РФ. Правда, и в этом случае все равно остается риск того, что в будущем работник оспорит свое увольнение. На оспаривание у него будет месяц по ст. 392 ТК РФ, срок исковой давности будет исчисляться с момента вручения приказа об увольнении. Таким образом, срок его оспаривания при уведомлении заказным письмом существенно передвинется.

При этом п. 45 постановления Пленума Верховного суда РФ от 22.12.1992 № 16 ясно говорит о том, что нарушение порядка увольнения может стать причиной восстановления работника на прежней должности. Поэтому так важно приложить максимум усилий к розыску таких работников с документальной фиксацией всех принятых для этого мер.

Кроме того, ч. 1 ст. 84.1 ТК РФ предусматривает обязанность работодателя по желанию работника выдать ему копию приказа об увольнении, хотя четкого срока, в течение которого этот документ должен быть предоставлен, в норме не обозначено. В данном случае остается обращаться к ст. 62 ТК РФ: поскольку приказ является документом, связанным с работой, он наряду с другими подобными документами выдается в последний рабочий день. Если же приказ был запрошен позднее, то выдача копии производится в течение 3 рабочих дней с момента соответствующего запроса сотрудника.

Сроки ознакомление с приказом об увольнении

ТК РФ в ст. 84.1 не предусматривает единого обязательного срока ознакомления с приказом об увольнении. Отдельные статьи посвящены срокам информирования об увольнении, но информировать можно в письменной форме, не предъявляя самого приказа, — а значит, рассматривать такие нормы в качестве обязательных установок относительно ознакомления с приказом не стоит.

Однако ст. 62 ТК РФ гласит, что работнику по его желанию должны быть выданы заверенные надлежащим образом копии всех сопутствующих его работе документов, в том числе копия приказа об увольнении, не позднее чем через 3 дня после его запроса. Некоторые ошибочно трактуют эту норму как обязанность работодателя издавать приказ об увольнении не менее чем за 3 дня до увольнения.

Посвященная расторжению трудового договора по инициативе работника ст. 80 также не предусматривает срока ознакомления с приказом. Это позволяет сделать вывод, что приказ может быть представлен работнику в любой день, учитывая, что в течение всего срока отработки сотрудник имеет право отозвать заявление. Такая возможность ставит перед сотрудниками отдела кадров вопрос о том, нужно ли издавать приказ заблаговременно.

Во избежание проблем желательно делать это заранее, с указанием даты увольнения. В таком случае работник не сможет сказать, что его права были нарушены либо он не знал о последнем дне своей работы. Если же работник передумает увольняться, приказ можно аннулировать. Впрочем, издание приказа в последний рабочий день также не будет нарушением закона.

Судебная практика по данному вопросу

Как показывает практика, суды первой инстанции не всегда признают увольнение незаконным по причине несвоевременного представления работнику для ознакомления приказа о расторжении трудового договора. Однако даже в случае признания суды второй инстанции такие решения, как правило, отменяют.

В качестве примера можно привести апелляционное определение Краснодарского краевого суда от 17.05.2012 по делу № 33-7701/2012. Суд первой инстанции не поддержал требование истца о признании увольнения незаконным по причине несвоевременного ознакомления с приказом. Апелляционная же инстанция сочла это существенным нарушением ст. 79, а также ч. 1 ст. 84.1 и отменила решение своего предшественника, удовлетворив требования истца.

При этом нужно признать, что в абсолютном большинстве случаев суды принимают решение о восстановлении работника в должности только при условии сочетания нарушения порядка ознакомления сотрудника с приказом об увольнении с другими нарушениями трудового законодательства. То есть само по себе несвоевременное представление приказа не расценивается как причина признания увольнения незаконным. Главное, ознакомить работника с приказом об увольнении не позднее последнего рабочего дня под подпись. Нарушение этого правила вполне может стать причиной восстановления сотрудника на работе и наложения на работодателя обязанности не только возместить судебные издержки, но и выплатить восстановленному компенсацию за вынужденный прогул, неполученную зарплату и т. д.

Образец приказа с ознакомлением под роспись


Ольга Моисеенко,
научный редактор журнала «Секретарское дело»

Порядок работы с распорядительным документами должен быть закреплен в локальном нормативном правовом акте, например, в Инструкции по делопроизводству, который разрабатывается в соответствии с нормативной правовой и законодательной базой Республики Беларусь. В данном документе необходимо не только прописать порядок ознакомления с документами, но и закрепить за конкретными должностными лицами обязанность своевременно доводить распорядительные и иные документы до работников организации.

Организация самостоятельно определяет, в чью компетенцию входит ознакомление ответственных лиц с документами. Как правило, ознакомление с приказами входит в компетенцию лица, ответственного за ведение делопроизводства в организации. Но эта обязанность может быть возложена и на секретаря руководителя, и на лицо, ответственное за ведение делопроизводства в структурном подразделении — авторе документа, с которым необходимо ознакомить работников, и на исполнителя, подготовившего документ.

Может быть такая ситуация, когда с приказами по основной и административно-хозяйственной деятельности ознакомление производит секретарь руководителя (лицо, ответственное за ведение делопроизводства), а по личному составу — инспектор отдела кадров (лицо, ответственное за кадровое делопроизводство).

Ознакомление с распорядительными документами производиться под роспись посредством оформления визы ознакомления, включающей слова «С приказом ознакомлен(ы)», инициалов, фамилии лица, до сведения которого доводится распорядительный документ, личной подписи, даты ознакомления.

Виза оформляется на лицевой или оборотной стороне приказа. При большом количестве лиц, подлежащих ознакомлению, к распорядительному документу может прилагаться лист ознакомления с приказом.

Более подробную информацию по организации работы с распорядительными документами вы можете почерпнуть из статей старшего научного сотрудника Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела Нины Капмоле, которые были опубликованы в № 7 и 9 нашего журнала за этот год. О сроках ознакомления с документами можно почитать в № 6 (статья научного сотрудника Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела Натальи Новик «Ознакомление работников организации с документами: порядок, сроки»).

Полный текст статьи доступен только для подписчиков журнала