Компенсация использования личного телефона в служебных целях

Содержание:

Компенсация использования личного телефона в служебных целях

Вопрос: Организация выплачивает сотруднику компенсацию за использование личного мобильного телефона в служебных целях. Облагается ли такая компенсация страховыми взносами (в т.ч. и «на травматизм»)?

Взносы (в т.ч. «на травматизм») с заработной платы

НДФЛ с компенсации за использование личного имущества сотрудника (автомобиль, телефон и пр.)

Компенсация работникам за использование личного инструмента в 1С

Компенсация расходов по оплату услуг сотовой связи с 1С

Ответ от 04.06.2018 :

Компенсация за использование личного телефона работника в служебных целях не облагается страховыми взносами. Размер такой компенсации должен устанавливаться соглашением и подтверждаться соответствующими документами.

Обоснован этот вывод следующим.

При использовании сотрудником личного имущества в служебных целях работодатель обязан выплатить ему компенсацию. При этом размер компенсации определяется письменным соглашением сторон трудового договора (ст. 188 ТК РФ).

Согласно пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ не облагаются страховыми взносами все виды компенсационных выплат (в пределах норм), связанных с исполнением работником трудовых обязанностей. Аналогичная норма содержится и в ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ (далее – Закон № 125-ФЗ). К таким выплатам относится компенсация за пользование личным имуществом работника в служебных целях. Размер компенсации за использование личного имущества устанавливается соглашением между работником и работодателем. Поскольку ТК РФ не содержит порядка определения размера такой компенсации, работодатель в соглашении может установить любую сумму.

Однако такие затраты должны быть экономически обоснованны, т.е. работодатель должен доказать их связь с исполнением работником трудовой функции. Подтвердить это работодатель может разными документами, связанными с деятельностью работника. Так, у него могут быть копии документов о праве собственности работника на используемое имущество, а также документы, подтверждающие необходимость работника пользоваться мобильным телефоном (например, должностная инструкция).

К таким выводам пришел Минфин России в письме от 24.11.2017 № 03-04-05/78097. Ранее аналогичные разъяснения давал и Минздравсоцразвития России в письме от 06.08.2010 № 2538-19.

Как задать вопрос

Компенсация за использование сотовых телефонов в личных целях

Цитата (МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ПИСЬМО от 18.02.13 N 03-04-06/4259):
Вопрос: О налогообложении НДФЛ стоимости питания, приобретаемого организацией для своих работников, а также оплаты организацией проезда работников при условии того, что работники имеют возможность добираться до места работы самостоятельно; об отсутствии оснований для налогообложения НДФЛ денежной компенсации за использование в служебных целях мобильного телефона, принадлежащего работнику.
Ответ: Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики рассмотрел письмо сельскохозяйственного производственного кооператива и по вопросу обложения налогом на доходы физических лиц доходов, получаемых сотрудниками организации, в соответствии сост. 34.2 Налогового кодекса Российской Федерации (далее — Кодекс) разъясняет следующее.
При определении налоговой базы в соответствии с п. 1 ст. 210 Кодекса учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной форме.
Статья 41 Кодекса определяет доход как экономическую выгоду в денежной или натуральной форме, учитываемую в случае возможности ее оценки и в той мере, в которой такую выгоду можно оценить, и определяемую для физических лиц в соответствии с гл. 23 «Налог на доходы физических лиц» Кодекса.
В соответствии с пп. 1 п. 2 ст. 211 Кодекса к доходам, полученным налогоплательщиком в натуральной форме, в частности, относится оплата (полностью или частично) за него организациями товаров (работ, услуг) или имущественных прав, в том числе питания, в его интересах.
При получении налогоплательщиком от организаций дохода в натуральной форме в виде товаров (работ, услуг) налоговая база определяется в соответствии с п. 1 ст. 211 Кодекса как стоимость этих товаров (работ, услуг).
Таким образом, с учетом указанных положений ст. 211 Кодекса стоимость питания, приобретаемого организацией для своих сотрудников, а также оплата организацией проезда работников при условии того, что работники имеют возможность добираться до места работы самостоятельно, подлежат обложению налогом на доходы физических лиц в установленном порядке.
Согласно п. 3 ст. 217 Кодекса не подлежат обложению налогом на доходы физических лиц все виды установленных законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных, в частности, с исполнением физическим лицом трудовых обязанностей.
Согласно ст. 188 Трудового кодекса Российской Федерации при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.
Таким образом, денежная компенсация за использование в служебных целях мобильного телефона, принадлежащего сотруднику, не облагается налогом на доходы физических лиц в размерах, установленных организацией.
При этом размер данной компенсации должен иметь экономическое обоснование и исходить из документально подтвержденных стоимости мобильного телефона и времени телефонных разговоров по служебным и личным целям. Также организация должна располагать документами (или их заверенными в установленном порядке копиями), подтверждающими право собственности работника на используемое имущество.
В соответствии с п. 5.19 Положения о Министерстве труда и социальной защиты Российской Федерации, утвержденного Постановлением Правительства Российской Федерации от 19.06.2012 N 610, по вопросам уплаты страховых взносов в государственные внебюджетные фонды следует обращаться в Министерство труда и социальной защиты Российской Федерации.

Заместитель директора
Департамента налоговой
и таможенно-тарифной политики
Н.А.КОМОВА

Цитата: ПИСЬМО МИНФИНА РОССИИ от 11.04.2013 № 03-04-06/11996

Вопрос:В соответствии с Трудовым Кодексом РФ организации имеют право начислять работникам компенсации при использовании работником в производственных целях личного имущества.Согласност.188 ТК РФ «при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием». Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.Личное имущество работников осуществляется с использованием норм гражданского права, и данное понятие включает в себя более широкий спектр объектов, чем перечисленные в статье ТК РФ(ст.128 ГК РФ относит к имуществу вещи, включая деньги и ценные бумаги, следовательно, личным имуществом является не только имущество, находящееся в собственности работника, но и используемое по доверенности).Согласно ст.9 Закона N 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования Российской Федерации и Территориальные фонды обязательного медицинского страхования Российской Федерации и Территориальные фонды обязательного медицинского страхования»суммы компенсаций работникам за использование личного имущества в производственных целях не облагаются страховыми взносами.В соответствии с п.3 ст.217 НК РФ не подлежат налогообложению (освобождаются от налогообложения) НДФЛ компенсационные выплаты, связанные с исполнением работником трудовых обязанностей: «все виды установленных действующим законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации)».Законодательно такие нормы не установлены. Исключение нормы компенсаций за использование личных легковых автомобилей и мотоциклов, согласноПостановления Правительства от 08.02.2002 N 92 «Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией». Нормы компенсаций за использование личного транспорта приняты в целях налогообложения прибыли, а не в отношении НДФЛ.П.25 ст.255 НК РФ относит к расходам на оплату труда другие виды расходов, произведенных в пользу работника, предусмотренных трудовым договором и (или) коллективным договором. Независимо от выбора сторон (наличие соглашения, его отсутствие, указание соответствующих сведений в трудовом договоре) взаимоотношения сторон трудового договора, касающиеся использования личного имущества работника и причитающихся ему в этой связи выплат, по своей сути являются гражданско-правовыми.В соответствии с пп.49, п.1 ст.264 НК РФ и п.25 ст.255 НК РФ организации могут учесть в целях налогообложения прибыли компенсационные выплаты и расходы, произведенные в пользу работника, предусмотренные трудовым договором как связанные с производством.На основании вышеизложенного, ООО считает, что на компенсации, выплачиваемые работникам за использование личного имущества в производственных целях организация не должна начислять и уплачивать в соответствующие органы страховые взносы в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования Российской Федерации, страховые взносы на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний и НДФЛ.Дополнительные расходы, вызванные эксплуатацией личного имущества работниками в производственных целях, могут быть учтены для целей налогообложения прибыли.Законодательно нормы компенсаций за использование личного имущества работников в производственных целях (кроме норм компенсаций за использование личных легковых автомобилей и мотоциклов) не установлены, а, следовательно, организация определяет порядок и размер компенсаций за использование личного имущества работников в производственных целях самостоятельно путем подписания двустороннего соглашения сторон.Правильно ли мы трактуем действующее законодательство?
Министерство финансов Российской Федерации
ДЕПАРТАМЕНТ НАЛОГОВОЙ И ТАМОЖЕННО-ТАРИФНОЙ ПОЛИТИКИПИСЬМОот 11 апреля 2013 года N 03-04-06/11996[Компенсации за использование личного имущества работников в производственных целях]

Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики рассмотрел письмо по вопросам налогообложения и в соответствии со статьей 34_2 Налогового кодекса Российской Федерации (далее — Кодекс) разъясняет следующее.
1. Согласно статье 188 Трудового кодекса Российской Федерации при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование , износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику , а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.В соответствии с пунктом 1 статьи 252 Кодекса расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных статьей 265 Кодекса убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором). Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.Таким образом, размер возмещения расходов работника за использование личного имущества (за исключением личного транспорта) в служебных целях определяется соглашением между организацией и таким сотрудником и должен соответствовать положениям статьи 252 Кодекса в части экономической обоснованности затрат, связанных с фактическим использованием упомянутого имущества для целей трудовой деятельности.Расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов включаются в налоговую базу по налогу на прибыль организаций в пределах норм, установленных Правительством Российской Федерации в соответствии с положениями подпункта 11 пункта 1 статьи 264 Кодекса.
2. В соответствии с пунктом 3 статьи 217 Кодекса не подлежат обложению налогом на доходы физических лиц все виды установленных законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей.Поскольку глава 23 «Налог на доходы физических лиц» Кодекса не содержит норм компенсаций при использовании личного имущества работника в служебных целях и не предусматривает порядок их установления, то для целей примененияпункта 3 статьи 217 Кодекса следует руководствоваться положениямиТрудового кодекса Российской Федерации.Таким образом, учитывая положения статьи 188 Трудового кодекса Российской Федерации, освобождению от обложения налогом на доходы физических лиц в соответствии с пунктом 3 статьи 217 Кодекса подлежат суммы компенсационных. выплат, включая возмещение расходов в связи с использованием личного имущества работника в интересах работодателя при выполнении своих трудовых обязанностей, в соответствии с соглашением сторон трудового договора.При этом должны иметься документы, подтверждающие принадлежность используемого имущества налогоплательщику, а также расчеты компенсаций и документы, подтверждающие фактическое использование имущества в интересах работодателя, а также документы, подтверждающие суммы произведенных в этой связи расходов.
3. Согласно статье 28 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования» плательщики страховых взносов имеют право получать от федерального органа исполнительной власти, осуществляющего функции по выработке государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере социального страхования, письменные ответы на вопросы, касающиеся применения законодательства Российской Федерации о страховых взносах.По вопросу уплаты страховых взносов в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации и Федеральный фонд обязательного медицинского страхования Вам следует обращаться в Министерство труда и социальной защиты Российской Федерации, на которые возложены указанные выше функции.
Заместитель директора
Департамента
С.В.Разгулин
Электронный текст документа сверен по:

Читайте так же:  Банкротство юмэк

Использование личного телефона сотрудника в служебных целях

Во многих организациях сотрудники используют личное имущество (например, сотовый телефон) в служебных целях, а работодатель выплачивает компенсацию за использование, износ этого имущества и понесенные расходы на услуги сотовой связи. Как отразить этот факт в налоговом учете, рассмотрим в этой статье

Необходимые документы

Выплата компенсации за использование и износ с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работника, а также возмещение расходов, связанных с использованием личного имущества, предусмотрены статьей 188 Трудового кодекса РФ. Но для того, чтобы принять для целей налогообложения понесенные расходы и избежать претензий со стороны проверяющих, организации необходимо своевременно позаботиться об оформлении необходимых документов.

Рассмотрим, какие документы необходимы организации.

Во-первых, необходимо прописать в должностной инструкции, при исполнении каких обязанностей работник может пользоваться мобильной связью (письмо Минфина России от 19 января 2009 г. № 03-03-07/2). В письме от 23 мая 2005 г. № 03-03-01-04/1/275 Минфин России пояснил, что даже во время нахождения сотрудника на отдыхе, в том числе в официально установленные выходные и праздничные дни и в период отпуска, затраты на оплату услуг сотовой связи также могут признаваться расходами для целей налогообложения, если такая необходимость использовать сотовый телефон в служебных целях обусловлена установленными в должностной инструкции обязанностями.

Во-вторых, нужно составить и утвердить приказом руководителя организации список работников, использующих в служебных целях мобильный телефон.

В-третьих, между организацией и этими работниками должны быть заключены письменные соглашения о возмещении расходов за использование личного мобильного телефона. Как правило, в соглашении указывается определенная сумма компенсации за использование сотового телефона в месяц, а в отношении возмещаемых расходов говорится, что их сумма рассчитывается ежемесячно на основании детализированного счета, выставляемого оператором сотовой связи.

В-четвертых, необходим договор между работником и оператором сотовой связи и ежемесячные детализированные счета, выставляемые на имя физического лица.

В-пятых, организации нужно иметь документы или их заверенные копии, подтверждающие право собственности работника на мобильный телефон. От работника следует получить документы на покупку мобильного телефона – кассовый чек, а также накладную или товарный чек. Такую позицию неоднократно высказывал Минфин России (письма от 17.06.2009 г. № 03-04-06-01/138, 11.03.2008 г. № 03-04-06-02/28). Замечу, что такого требования нет ни в Налоговом, ни в Трудовом кодексах.

Бухгалтерский учет

В бухгалтерском учете компенсация, выплачиваемая работнику за использование личного телефона в служебных целях, является расходом по обычным видам деятельности. Основание — п. 5 Положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99, утвержденного приказом Минфина России от 6 мая 1999 г. № 33н. Для обобщения информации о расчетах организации по компенсационным выплатам за использование имущества работников в служебных интересах целесообразно открыть одноименный субсчет к счету 73.

Пример 1

Куликов С.С. является сотрудником ООО «Авангард», занимающегося продажей офисной мебели. Он использует свой мобильный телефон в служебных целях. Организация в марте 2011 г. оплатила счет на сумму 12000 руб. Стоимость личных разговоров – 7000 руб. (в том числе НДС – 1067 руб.), служебных разговоров – 5000 руб. (в том числе НДС – 763 руб.). Ежемесячная компенсация за использование мобильного телефона составила 200 руб.

В бухгалтерском учете ООО «Авангард» будут оформлены следующие проводки:

Дебет сч. 60 Кредит сч. 51 – 12000 руб. – произведена оплата счета за разговоры по мобильному телефону.

Дебет сч. 73 Кредит сч. 60 – 7000 руб. – отражена стоимость личных разговоров Куликова С. С.

Дебет сч. 44 Кредит сч. 60 – 5000 руб. – отнесена на расходы стоимость служебных разговоров.

Дебет сч. 44 Кредит сч. 73 – 200 руб. – отнесена на расходы компенсация за применение телефона в производственных целях

Дебет сч. 70 Кредит сч. 73 – 6800 руб. (7000 руб. – 200 руб.) – удержана из заработной платы стоимость личных переговоров без учета компенсации

Налоговый учет

Налог на прибыль

Если компенсация работнику за использование личного телефона в служебных целях предусмотрена в трудовом и (или) коллективном договоре, то указанная выплата учитывается в налоговом учете в составе расходов на оплату труда (письмо УФНС России по г. Москве от 18.01.2008 г. № 21-18/44-1).

Согласно ст. 255 НК РФ в расходы налогоплательщика на оплату труда включаются любые начисления работникам в денежной и (или) натуральной формах, стимулирующие начисления и надбавки, компенсационные начисления, связанные с режимом работы или условиями труда, премии и единовременные поощрительные начисления, расходы, связанные с содержанием этих работников, предусмотренные нормами законодательства Российской Федерации, трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами.

Сумму расходов, возмещаемых работнику, организация-работодатель может включать в прочие расходы, связанные с производством и реализацией, на основании подп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ.

Главное требование налоговых органов – наличие у организации детализированных счетов, подтверждающих производственный характер разговоров, для включения расходов в налогооблагаемую базу по налогу на прибыль. При отсутствии подтверждающих документов такие разговоры, по мнению налогового органа, рассматриваются как звонки частного характера, и выплаченная сотрудникам компенсация для целей налогообложения прибыли не учитывается. В противовес этому требованию в постановлении ФАС ПО от 9.04.2008 г. № А57-11527/06 говорится, что указание налогового органа о необходимости представления налогоплательщиком детализации переговоров не основано на нормах законодательства. Детализация переговоров сама по себе не позволяет выявить их содержание и экономическую оправданность. Достаточно того, что телефонные переговоры были произведены в рабочее время и связаны с исполнением должностных обязанностей.

В соответствии с п. 3 ст. 217 НК РФ освобождены от обложения НДФЛ все виды установленных действующим законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных с исполнением физическим лицом трудовых обязанностей.

Нормы компенсации за использование личного мобильного телефона в служебных целях, учитываемые в целях обложения НДФЛ, законодательством РФ не установлены, но согласно ст. 188 ТК РФ размер возмещения указанных расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме. Как показывает анализ судебной практики, суды поддерживают эту позицию (см. постановление ФАС Северо-Западного округа от 17 июля 2007 г. № А56-49256/2006, постановление ФАС Московского округа от 27 февраля 2006 г. № КА-А41/14217-05).

Проверяя организацию, налоговые органы требуют наличие детализированных счетов по каждому работнику, использующему телефон, и при их отсутствии начисляют НДФЛ на сумму компенсации, т.к. считают, что производственный характер переговоров не доказан. В деле, рассмотренном ФАС СКО (постановление от 18.06.2009 г. № А53-14011/2008-С5-14), организация в подтверждение того, что оплачивала услуги связи своим работникам в связи с выполнением ими трудовых обязанностей, представила: приказы, в которых определена ежемесячная сумма оплаты затрат за услуги мобильной связи, с указанием фамилии работника, его должности, должностные инструкции сотрудников, в которых для них предусмотрена обязанность использовать мобильную телефонную связь для выполнения своих должностных обязанностей. Суд признал наличие этих документов достаточным для того, чтобы сделать вывод, что НДФЛ доначислен налоговиками неправомерно.

Читайте так же:  Доверенность на представление интересов в суде физического лица рб

Но есть примеры, в которых арбитры включили сумму компенсации в облагаемую базу, поскольку предприниматель не представил документы, подтверждающие служебный характер переговоров его работников по мобильным телефонам (постановление ФАС УО от 22.04.2009 г. № Ф09-2210/09-С2).

Использование работником мобильной связи, оплаченной работодателем, в личных целях, с точки зрения финансового органа, приводит к возникновению у него экономической выгоды в той мере, в которой эту выгоду можно оценить (письмо от 27.09.2007 г. № 03-04-06-01/334). В соответствии с п. 1 ст. 210 НК РФ при определении налоговой базы по НДФЛ учитываются все доходы налогоплательщика, которые получены им как в денежной, так и в натуральной формах, или право на распоряжение которыми у него возникло, а также доходы в виде материальной выгоды, определяемой согласно ст. 212 НК РФ. Такой доход, по мнению Минфина, подлежит обложению НДФЛ в порядке, предусмотренном ст. 211 НК РФ, устанавливающей особенности определения налоговой базы при получении доходов в натуральной форме.

Страховые взносы

Не начислять страховые взносы на компенсацию за использование личного мобильного телефона в производственных целях организации позволяет федеральный закон № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования» (далее – закон № 212-ФЗ). Согласно подп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 закона № 212-ФЗ не подлежат обложению страховыми взносами все виды установленных законодательством Российской Федерации компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей.

В письме от 6 августа 2010 г. № 2538-19 Министерство здравоохранения и социального развития РФ указало, что размер возмещения расходов за использование личного мобильного телефона должен соответствовать экономически обоснованным затратам, связанным с фактическим использованием упомянутого имущества для целей трудовой деятельности. То есть организация должна располагать копиями документов, как подтверждающими право собственности работника на используемое имущество, так и подтверждающими расходы, понесенные им при использовании имущества в рабочих целях.

При отсутствии соглашения, предусмотренного ст. 188 ТК РФ, компенсационные выплаты за использование работниками личных мобильных телефонов подлежат обложению страховыми взносами

Как оформить компенсацию за использование личного телефона?

Доброе утро. Подскажите, пожалуйста. Купили сим-карту с единственным номером на организацию. У нас один генеральный директор в организации.
Как нам оформить использование личного мобильного телефона директора?

Нашла такую информацию, что можно оформить докладную записку между работником и директором. И сложность у нас с документами на телефон, которых в общем-то нет. можно это как-то условно рассчитать не принимая во внимание отсутствующий паспорт на телефон.

Добрый день!
Пока активисты либо штатные эксперты форума не ответили на Ваш вопрос, посмотрите материалы, которые автоматически были найдены по теме Вашего вопроса. Возможно, они окажутся полезными для Вас.
Если Вы не найдете в них ответа на свой вопрос, напишите, пожалуйста, об этом в данной теме (например, «Спасибо, но я не нашел ответа в предложенных материалах»).

Компенсация расходов сотрудника на сотовую связь

Автор: Тарасов В. Д., эксперт информационно-справочной системы «Аюдар Инфо»

Для оперативного решения производственных вопросов любое учреждение может использовать сотовую связь. Учреждение может компенсировать сотрудникам затраты на такой вид связи или оно само может заключить договоры с поставщиком данных услуг. Рассмотрим особенности порядка компенсации расходов сотрудников на сотовую связь.

Вначале скажем несколько слов об особенностях заключения договоров на услуги связи самим учреждением. Их необходимо заключать в соответствии с законодательством о закупках:

– с Федеральным законом от 05.04.2013 № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» (для казенных учреждений, а также для бюджетных учреждений, осуществляющих закупки за счет субсидий);

– с Федеральным законом от 18.07.2011 № 223-ФЗ «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц» (для автономных учреждений, а также для бюджетных учреждений, осуществляющих закупки за счет средств от приносящей доход деятельности, грантов в соответствии с положением о закупках).

Несколько слов о финансировании расходов на оплату услуг связи

Согласно пп. «д» п. 20 Положения № 640 затраты на приобретение услуг связи включаются в состав нормативных затрат на общехозяйственные нужды на оказание государственных услуг в рамках государственного задания. Следовательно, расходы на услуги связи могут полностью или частично покрываться за счет средств субсидии, предоставляемой учреждению на выполнение госзадания.

Отметим, если затраты на услуги связи финансируются за счет средств субсидии не в полном объеме, недостающую разницу учреждение покрывает с помощью собственных доходов, то есть за счет средств от приносящей доход деятельности.

Если сотрудники используют личные телефоны и сим-карты в служебных целях…

Статьей 164 ТК РФ предусмотрено, что компенсацией признаются денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей, предусмотренных Трудовым кодексом и другими федеральными законами. Так, в силу ст. 188 ТК РФ при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику:

выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику;

возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

Таким образом, учреждение может компенсировать подтвержденные документами расходы на сотовую связь полностью или в пределах установленного лимита.

Документальное оформление использования сотовой связи

В любом учреждении, которое в ходе своей деятельности использует сотовую связь, должны быть следующие документы.

Какими налогами облагается компенсация за использование личного телефона в служебных целях?

Директор хочет ввести с 01.07.2011 компенсацию сотрудникам за использование личным мобильным телефоном в служебных целях. Хотелось бы узнать какими налогами облагается данная компенсация.

Цитата (lili_): Здравствуйте!

Директор хочет ввести с 01.07.2011 компенсацию сотрудникам за использование личным мобильным телефоном в служебных целях. Хотелось бы узнать какими налогами облагается данная компенсация.

Здравствуйте. Компенсация расходов на оплату служебных переговоров с личного телефона не подлежит обложению:

— НДФЛ (абз. 9 п. 3 ст. 217 НК РФ );
— взносами на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование (подп. и п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ);
— взносами на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний (п. 10 Перечня, утвержденного постановлением Правительства РФ от 7 июля 1999 г. № 765).
В зависимости от системы налогообложения, применяемой организацией, производится расчет остальных налогов.

Читаем письмо Минфина России от 17.06.09 № 03-04-06-01/138:

Таким образом, денежная компенсация за использование в служебных целях мобильного телефона, принадлежащего сотруднику, не облагается налогом на доходы физических лиц и единым социальным налогом в размерах, установленных организацией.
При этом размер данной компенсации должен иметь экономическое обоснование и исходить из документально подтвержденных стоимости мобильного телефона и времени телефонных разговоров по служебным и личным целям. Также организация должна располагать документами (или их заверенными в установленном порядке копиями), подтверждающими право собственности работника на используемое имущество.

Главным документом должна быть запись в трудовом договоре с размерами компенсации. Если в трудовом договоре нет, надо сделать дополнительное соглашение.

Компенсации сотрудникам за использование личного имущества

В некоторых случаях компании договариваются с сотрудниками об использовании ими личного имущества в служебных целях. Таким имуществом может быть личный автомобиль сотрудника, его ноутбук или компьютер, мобильный телефон и т.п.

В ситуации, когда работник использует свое имущество в служебных целях, с согласия или ведома работодателя, то ему выплачивается компенсация в соответствии с положениями ст.188 ТК РФ.

Кроме того, на основании ст.235 ТК РФ, работодатель, причинивший ущерб имуществу работника, возмещает этот ущерб в полном объеме. Размер ущерба исчисляется по рыночным ценам, действующим в данной местности на день возмещения ущерба.

При согласии работника ущерб может быть возмещен в натуральной форме (путем ремонта/замены испорченного имущества).

В таком случае работник пишет заявление о возмещении ущерба. Работодатель обязан рассмотреть поступившее заявление и принять соответствующее решение в десятидневный срок со дня его поступления. При несогласии работника с решением работодателя или неполучении ответа в установленный срок работник имеет право обратиться в суд.

Согласно ст.188 ТК РФ, при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию):

  • инструмента,
  • личного транспорта,
  • оборудования,
  • других технических средств и материалов, принадлежащих работнику,

а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

Такое соглашение может быть оформлено как отдельным документом, так и приложением к трудовому договору с сотрудником. Кроме того, сам трудовой договор может содержать условие о компенсации расходов и суммах таких компенсаций.

При составлении соглашения необходимо зафиксировать в нем порядок выплаты компенсации. В нем необходимо указать, зависит ли сумма компенсации от количества календарных/рабочих дней в месяце, а так же – будет ли выплачиваться компенсация, если сотрудник отсутствовал на работе (был на больничном, в отпуске).

В статье мы поговорим об учете и налогообложении компенсаций за использование имущества сотрудника в служебных целях.

НДФЛ с сумм компенсаций

  • все виды установленных действующим законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных сисполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей (включая переезд на работу в другую местность и возмещение командировочных расходов).

Соответственно, НДФЛ не начисляется в случае, если компенсации выплачиваются за использование сотрудниками их имущества, которое необходимо для выполнения ими их трудовой функции.

Так, например, компенсация за использование личного транспорта не будет облагаться НДФЛ, если она выплачивается сотрудникам, чья работа имеет разъездной характер, что отражено в их должностной инструкции.

Компенсацию расходов на телефонные переговоры не нужно облагать НДФЛ, если телефонные звонки носят производственный характер и осуществлялись в интересах компании-работодателя.

При этом организации необходимо обосновать размер установленной компенсации. Для этого нужно сделать расчет и приложить к нему первичные документы, подтверждающие его обоснованность.

Так же необходимо располагать документами, подтверждающими:

  • стоимость имущества,
  • что право собственности или право владения/распоряжения имуществомпринадлежит сотруднику,
  • факт использования имущества сотрудником при выполнении им трудовых обязанностей.

Например, для обоснования суммы компенсации за использование мобильного телефона можно использовать данные о времени телефонных разговоров в служебных целях и документы, подтверждающие стоимость телефона и тот факт, что он принадлежит сотруднику.

Читайте так же:  Увольнение по решению профкома

Такую позицию изложил Минфин в своем Письме от 18.02.2013г.№03-04-06/4259:

«Таким образом, денежная компенсация за использование в служебных целях мобильного телефона, принадлежащего сотруднику, не облагается налогом на доходы физических лиц в размерах, установленных организацией.

При этом размер данной компенсации должен иметь экономическое обоснование и исходить из документально подтвержденных стоимости мобильного телефона и времени телефонных разговоров по служебным и личным целям.

Также организация должна располагать документами (или их заверенными в установленном порядке копиями), подтверждающими право собственности работника на используемое имущество.»

Если для выполнения своих служебных обязанностей работники используют личные автомобили для служебных поездок, то компенсационные выплаты в связи с таким использованием не облагаются НДФЛ при выполнении следующих условий:

  • условие об использовании личного транспорта и сумма компенсации зафиксированы в письменном виде (отдельным соглашением, либо содержится в трудовых договорах),
  • работниками предоставлены регистрационные документы на автомобили, подтверждающие право собственности (ПТС, свидетельство о регистрации)*,
  • организация оформляет маршрутные листы.

*Согласно Письму ФНС России от 25.10.2012г. №ЕД-4-3/[email protected], право собственности на автомобиль является обязательным условием для использования льготы по НДФЛ в соответствии с п.3 ст.217 НК РФ:

«Учитывая положения статьи 188 Трудового кодекса, возмещению работодателем подлежат расходы работника, связанные с использованием в интересах работодателя исключительно личного имущества. Возмещение работодателем расходов работника, связанных с использованием не принадлежащего ему на праве собственности имущества, законодательствам не предусмотрено.

Поскольку транспортное средство, управляемое физическим лицом по доверенности, не является его личным имуществом, положения пункта 3 статьи 217 Кодекса в таком случае не применяются и суммы возмещения расходов, связанных с использованием такого имущества в интересах работодателя, подлежат обложению налогом на доходы физических лиц в установленном порядке.

Указанная позиция согласована с Министерством финансов Российской Федерации письмом от 02.10.2012 N 03-04-08/9-327.»

Аналогичные разъяснения содержатся в Письме Минфина от 27.06.2013 №03-04-05/24421:

«Таким образом, освобождению от обложения налогом на доходы физических лиц в соответствии с п. 3 ст. 217 Кодекса подлежат суммы компенсационных выплат, включая возмещение расходов в связи с использованием личного имущества работника в интересах работодателя при выполнении своих трудовых обязанностей в соответствии с соглашением сторон трудового договора.

При этом размер возмещения расходов должен подтверждаться документами, свидетельствующими о принадлежности налогоплательщику на праве личной собственности используемого в служебных целях имущества (паспорт транспортного средства и свидетельство о его регистрации), расчетами компенсаций и документами, подтверждающими фактическое использование имущества в интересах работодателя (путевые листы), а также документами, подтверждающими суммы произведенных в этой связи расходов.»

Кроме того, следует принять во внимание, что условие об использовании имущества в служебных целях является одним из основных.

Поэтому, если компенсация выплачивается сотруднику за то время, когда он фактически не работал (находился в отпуске, на больничном и т.п.), то вышеуказанное условие не выполняется, а значит и льготы, предусмотренные п.3 ст.217 НК РФ, на такие суммы не распространяются.

Что касается требования чиновников, касающегося документов, подтверждающих право собственности на движимое имущество, не подлежащее государственной регистрации (ноутбуки, телефоны, компьютеры и т.д.), то его можно оспорить в судебном порядке. Суды в большинстве случаев принимают сторону налогоплательщиков.

Так, например, ФАС Северо-Западного округа в своем Постановлении от 17.07.2007г. №А56-49256/2006 указал, что отсутствие у работника права собственности на движимое имущество должно быть доказано налоговым органом.

В Постановлении ФАС Поволжского округа от 19.08.2008г.№А06-6865/07 суд выразил мнение, что отсутствие документов, подтверждающих право собственности работников на используемое в работе имущество, не является должным основанием для доначисления НДФЛ на суммы выплачиваемой работникам компенсации.

Отдельно нужно осветить вопрос нормирования компенсационных выплат за использование личного транспорта для целей НДФЛ.

Еще в 2009 году Минфин в своих разъяснениях указывал, что суммы компенсаций за использование личного транспорта, превышающие нормы, установленные для целей налога на прибыль, облагаются НДФЛ.

Такое мнение изложено, в частности, в Письме Минфина РФ от 03.12.2009г.№03-04-06-02/87:

«Так как установление специальных норм компенсации работникам за использование личного транспорта для целей налогообложения налогом на доходы физических лиц и единым социальным налогом Кодексом не предусмотрено, полагаем, что использование в этих целях норм, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 08.02.2002г. №92 «Об установлении норм расходов организации на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией», не будет противоречить положениям п.3 ст.217 Кодекса и пп.2 п.1 ст.238 Кодекса.

При этом сами такие выплаты могут производиться в размерах, определенных соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме, как это предусмотрено ст. 188 Трудового кодекса.

Таким образом, на основании п.3 ст.217 и пп.2 п.1 ст.238 Кодекса не подлежит налогообложению налогом на доходы физических лиц и единым социальным налогом сумма компенсации за использование личного транспорта в служебных целях, выплачиваемая работнику в пределах норм, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 08.02.2002г.№92

Однако, впоследствии ведомство изменило свое мнение. Так, в своем Письме от 31.12.2010г.№03-04-06/6-327 Минфин ссылается уже не на 25 главу НК, а на положения ТК РФ:

«Поскольку гл. 23 «Налог на доходы физических лиц» Кодекса не содержит норм компенсаций при использовании личного имущества работника в служебных целях и не предусматривает порядка их установления, то для целей применения п. 3 ст. 217 Кодекса следует руководствоваться положениями Трудового кодекса Российской Федерации (далее — Трудовой кодекс).

Согласно ст. 188 Трудового кодекса при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием.

Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

Таким образом, освобождению от обложения налогом на доходы физических лиц в соответствии с п. 3 ст. 217 Кодекса подлежат суммы компенсационных выплат, включая возмещение расходов в связи с использованием личного имущества работника в интересах работодателя при выполнении своих трудовых обязанностей в соответствии с соглашением сторон трудового договора.

При этом должны иметься документы, подтверждающие принадлежность используемого имущества налогоплательщику, а также расчеты компенсаций и документы, подтверждающие фактическое использование имущества в интересах работодателя, осуществление расходов на эти цели, а также документы, подтверждающие суммы произведенных в этой связи расходов.»

Кроме того, Президиум ВАС РФ в своем Постановлении от 30.01.2007г.№10627/06 по делу №А32-35519/2005-58/731 указал, что нормы, установленные Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002г.№92 в соответствии с пп.11 п.1 ст. 264 НК РФ, предназначены исключительно для целей налогообложения прибыли и не должны применяться к НДФЛ.

Суд пришел к выводу, что компенсация за использование личного транспорта в служебных целях не облагается НДФЛ в размере, определенном соглашением сторон трудового договора.

Страховые взносы

  • не подлежат обложению страховыми взносамивсе виды установленных законодательством компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанныхс выполнением физическим лицом трудовых обязанностей.

В соответствии с разъяснениями, данными в Письме ПФ РФ от 29.09.2010г.№30-21/10260, не облагаются взносами те суммы компенсационных выплат, которые зафиксированы в соглашении между работодателем и сотрудником:

«При этом при расчете суммы компенсации целесообразно учитывать степень износа используемого личного имущества работника, а также срок его полезного использования, который может быть определен на основании технической документации на это имущество.

Таким образом, сумма компенсации и возмещения расходов, выплачиваемая работнику за использование (износ) личного имущества в служебных целях, не подлежит обложению страховыми взносами в пределах сумм, определяемых соглашением между организацией и ее работником в соответствии со статьей 188 ТК РФ.»

Однако в случае с компенсаций за использование личного транспорта есть некоторые рискованные моменты:

  • Проверяющие почти всегда настаивают на том, что не облагаются страховыми взносами только те компенсации, которые выплачиваются собственнику ТС. Если же сотрудник управляет автомобилем по доверенности, то не начисляя на суммы компенсаций страховые взносы, компания несет налоговые риски, т.к. свою позицию ей, вполне возможно, придется отстаивать в суде.
  • Некоторые проверяющие трактуют упоминание норм в законах №212-ФЗ и №125-ФЗ, как отсылку к нормам, применяемым для ограничения размера компенсаций для целей налога на прибыль. И, соответственно, на суммы компенсаций, превышающие указанные нормы доначисляют страховые взносы*.

*ВАС РФ в своем Определении от 05.12.2012г.№ВАС-15423/12 по делу №А59-392/2012 не поддерживает точку зрения проверяющих, ссылаясь на то, что законодательством по страховым взносам нормирования сумм компенсаций не установлено:

«Судами установлено, что общество привлечено к ответственности в виде взыскания недоимки, штрафа и пеней за занижение базы для начисления страховых взносов на суммы выплат компенсаций за использование личного автомобиля «сверх нормы»…

…У фонда отсутствуют основания для доначисления обществу страховых взносов на обязательное пенсионное и медицинское страхование с суммы компенсации расходов за использование личного транспорта в служебных целях «сверх нормы», в связи с недоказанностью экономической нецелесообразности таких расходов.

Кроме того, нормативными правовыми актами в области обязательного пенсионного и медицинского страхования нет разделения компенсации за использование личного транспорта в служебных целях, выплаты по которым освобождаются от обложения страховыми взносами на выплаченные в пределах нормы и выплаченные сверх нормы.»

Налог на прибыль

В соответствии с п.1 Постановления №92, нормы расходов организаций на выплату компенсации* за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов установлены в следующих размерах (рублей в месяц):

  • легковые автомобили срабочим объемом двигателядо 2000 куб. см включительно — 1200 рублей,
  • свыше 2000 куб. см – 1500 рублей,
  • мотоциклы – 600 рублей.

*Данные расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией.

Суммы компенсаций за использование любого иного имущества, кроме транспортных средств, учитываются в расходах для целей налога на прибыль в том размере, который установлен соглашением сторон.

При этом не следует забывать об экономической обоснованности и документальном подтверждении данных расходов.

Об этом напоминает Минфин в своем Письме от 11.04.2013г.№03-04-06/11996:

«Таким образом, размер возмещения расходов работника за использование личного имущества (за исключением личного транспорта) в служебных целях определяется соглашением между организацией и таким сотрудником и должен соответствовать положениям ст. 252 Кодекса в части экономической обоснованности затрат, связанных с фактическим использованием упомянутого имущества для целей трудовой деятельности.»