Как внести изменение фамилии в трудовой договор образец

Содержание:

Изменение фамилии в трудовом договоре

Подборка наиболее важных документов по запросу Изменение фамилии в трудовом договоре (нормативно-правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).

Статьи, комментарии, ответы на вопросы: Изменение фамилии в трудовом договоре

Документ доступен: в коммерческой версии КонсультантПлюс

Формы документов: Изменение фамилии в трудовом договоре

Документ доступен: в коммерческой версии КонсультантПлюс

Документ доступен: в коммерческой версии КонсультантПлюс

Трудовой договор: меняем фамилию

Алгоритм действий при изменении фамилии

Работник может выйти замуж или развестись. Эти обстоятельства могу послужить основанием для смены фамилии. Также сотрудник может просто сменить фамилию по своему желанию. Например, вследствие неблагозвучия предыдущей.

В этой ситуации кадровику нужно внести изменения в документы, в том числе и в трудовой договор, заключенный с работником.

Изменение фамилии в трудовом договоре

Одним из вариантов изменения фамилии в трудовом договоре является непосредственное внесение исправлений в действующий трудовой договор. В частности, внести корректировки нужно во все разделы документа, в которых содержится фамилия сотрудницы. На практике это преамбула договора и его последний раздел, где содержатся адреса, реквизиты и подписи сторон.

Если изменения в трудовой договор при смене фамилии решено вносить путем корректировок, то неактуальные сведения (старую фамилию) нужно зачеркнуть одной чертой и указать новую фамилию. Исправления нужно заверить подписью уполномоченного кадровика. Также необходимо указать дату внесения корректировок.

Такие правила внесения исправлений должны применяться на каждой странице документа, где есть фамилия сотрудницы.

Прежние сведения зачеркните одной чертой и сверху впишите новые. Здесь же сотруднику кадровой службы необходимо поставить свою подпись и дату внесения изменений

Внесите новые сведения также в реквизиты сторон. Здесь же сотруднику кадровой службы необходимо поставить свою подпись и дату внесения изменений при смене фамилии в трудовом договоре. Образец, разработанный нашими специалистами, поможет, кадровику сделать все правильно.

Более рациональный вариант – не зачеркивать ничего в договоре, а заключить дополнительное соглашение к трудовому договору о том, что, например, фамилию «Иванова» в трудовом соглашении следует читать как «Петровка». Подробнее об этом см. «Трудовой договор: изменяем фамилию допсоглашением: образец».

Понравилась статья? Поделитесь ссылкой с друзьями:

Трудовой договор: изменяем фамилию допсоглашением: образец

Сотрудница компании обратилась с заявлением, в котором просит поменять ее фамилию в документах предприятия на новую. Как отразить изменение фамилии в трудовом договоре с работницей? Что указывать в дополнительном соглашении к трудовому договору и нужно ли его вообще заключать? Остановимся на этом вопросе подробно и приведем образец.

Кадровикам предстоит внести изменения в ряд документов, но коррективы в трудовой договор на первом месте. Ведь этот документ – это основа трудовых отношений с работником.

Однако начиная процедуру внесения поправок в документы не обойтись без заявления сотрудницы и приказа директора.

Вносим изменения на основании приказа

Произошла смена фамилии. Соглашение к трудовому договору поможет обновить сведения. Однако необходимо соблюдать установленный порядок:

  • сотрудница пишет заявление с просьбой внести изменения и прикладывает к нему подтверждающие документы (свидетельство о браке, паспорт);
  • директор издает приказ, в соответствие с которым вносятся изменения;
  • кадровики корректирую документы.

Заключаем допсоглашение с работником

После того как написано заявление и издан приказ кадровому работнику можно заняться трудовым договором. На практике изменения в трудовом договоре при смене фамилии могут быть произведены путем заключения дополнительного соглашения с работником.
Разработанный нами образец поможет кадровым специалистам составить такой документ без лишних хлопот.

Также вы можете скачать актуальный образец соглашения о смене фамилии в трудовом договоре в формате Word.

Понравилась статья? Поделитесь ссылкой с друзьями:

Как правильно оформить изменение фамилии в трудовой книжке. Образец и причины

Каждый сотрудник отдела кадров хотя бы один раз на своей практике сталкивается с необходимостью внести изменения в сведения указанные на титульном листе трудовой книжки работника. Чаще всего изменять нужно фамилию работника. Это очень важный момент, поскольку трудовая книжка до сих пор является одним из основных документов работника, связанных с его трудовой деятельностью.

Причины изменения фамилии

Внесение изменений в трудовую книжку

Причины, по которым человек изменяет фамилию, могут быть самыми разными. Чаще всего это смена фамилии женщины в связи с вступлением в супружество или при его расторжении.

Но фамилия меняется также и по другим причинам:

  • обнаружение ошибки в документах,
  • изменение фамилии по желанию работника,
  • и другие самые разнообразные причины.

Вне зависимости от причин изменения кадровый работник, как представитель организации – работодателя должен внести изменения в сведения указанные в трудовой книжке.

Документы, необходимые для внесения изменения

Работник при смене фамилии обязан поставить работодателя в известность. Для того что бы были произведены изменения в его кадровых документах в том числе и трудовой книжке он должен написать заявление.

Заявление пишется в свободной форме. Примерный текст может звучать так: «В связи с вступление в брак/расторжение брака (иная причина) прошу изменить фамилию Иванова на фамилию Петрова с 00.00.0000 г. Основание паспорт, номер, серия, кем выдан».

Обратите внимание, что изменения могут быть внесены только на основании паспорта, прочие документы, такие как свидетельство о браке, свидетельство о смене фамилии, СНИЛС, ИНН и т.д. не могут служить основанием для внесения изменения фамилии в трудовую книжку.

Трудовая книжка — основной документ работника

То есть для смены фамилии работнику необходимо предоставить в отдел кадров соответствующее заявление и копию нового паспорта. Изменения, как правило, вносятся той датой, которой выдан новый паспорт.

Между заключением брака и получением нового паспорта, как правило, проходит какое-то время. Абсолютно законно, если в течение этого времени, работник в документах работодателя будет числиться со старой фамилией.

Во многих источниках пишут, что подавать письменное заявление о внесении изменений не обязательно, так и есть, законодатель не обязывает писать заявление, но он обязывает работника предоставить информацию об изменениях данных, а работодателя внести эти изменения в соответствующие документы.

Письменное заявление служит подтверждением того, что работник исполнил свои обязанности проинформировать работодателя, а работодатель извещен и обязан внести изменения.

Внесение изменений на первом листе

Внесение изменений на титульном листе трудовой книжки

Самый ответственный момент — это непосредственное внесение изменений в трудовую книжку. Здесь нужно соблюдать предельную внимательность и аккуратность. Если будут какие-то помарки или неточности у работника могут возникнуть проблемы с пенсионным фондом при начислении пенсии.

Первый шаг: Аккуратно зачеркиваем старую фамилию, а сверху, либо на свободной строке аккуратно и разборчиво пишем новую.

Второй шаг: На любой из форзацев (внутренняя сторона обложки) вносим запись о смене фамилии. Запись будет звучать примерно так: «Фамилия Петрова изменена на фамилию Сидорова на основании паспорта серия 00 00, № 000 000, кем выдан, когда выдан». Затем следует разборчивая подпись, инициалы, фамилия и должность лица вносившего изменения в трудовую книжку. Вся запись заверяется круглой гербовой печатью организации. Печать ставится так, что бы все слова и даты были читаемы.

Если при написании новой фамилии или записи об изменении фамилии были допущены ошибки, то следует внести исправление также путем зачеркивания, а на форзаце внести запись об исправлении ошибки, заверить ее подписью и печатью.

Подробно процедура внесения изменений описана в «Инструкции о ведении и хранении трудовых книжек», в пункте 2.3.

Если же по каким-то причинам, в момент изменения фамилии этот факт не был зафиксирован в трудовой книжке, и работник перешел к другому работодателю с трудовой книжкой со старыми данными, то кадровику на новом рабочем месте придется внести измененные данные в трудовую книжку до подписания трудового договора, чтобы не было расхождений в документе.

Аккуратное и скрупулезное ведение кадровой документации, в особенности трудовой книжки, помогает избежать проблем и работнику при предъявлении этого документа в различные инстанции, и работодателю при проверке представителями трудовой инспекции.

Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Делопроизводство

Как оформляется смена фамилии в трудовой книжке?

В жизни иногда бывают ситуации, когда человек меняет свою фамилию.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь к консультанту:

Читайте так же:  Расписка на двух заемщиков

+7 (812) 309-85-28 (Санкт-Петербург)

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Это быстро и БЕСПЛАТНО!

Такое событие влечет за собой ряд формальностей, которые требуют внесения изменений в документацию. Это важное обстоятельство, т.к. они могут утратить свою действительность из-за перемены персональных данных личности.

Как правильно произвести переоформление в трудовой книжке в связи с тем, что человек сменил личные параметры? Здесь вы можно увидеть образец оформления при смене фамилии записи в данном документе.

В каких случаях производится?

Самые частые ситуации, касающиеся перемены фамилии, — это замужество или развод. когда сотрудница вносит изменения в свои личные данные.

Обычно она ставит об этом в известность администрацию предприятия на основании полученных юридических бумаг из ЗАГСА.

Какой же порядок предусмотрен при внесении изменений в личное дело и другую документацию предприятия?

Есть 2 обстоятельства, которые влияют на внесение изменений в трудовую книжку:

  • Если сотрудник изменил свою фамилию или иные личные данные, то внесения в трудовую книжку должен выполнить тот работодатель, у которого он работал на момент изменения личных данных.
  • Новый работодатель имеет право внести поправку в связи с переменой личных данных, если по каким-то причинам они не были исправлены на предыдущем месте работы, а сотрудник уже уволился и поступил на работу к нему.

В любом случае, прежде чем внести изменения в личные формуляры, сотруднику из отдела кадров необходимо проверить наличие официальных свидетельств, подтверждающих данное обстоятельство.

Обоснование, по которым необходимо потребовать письменные законные бумаги, изложено в п. 26 Постановления Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 года № 225.

Как оформляется изменение фамилии в трудовой книжке?

Чтобы сотрудник, отвечающий за кадровые вопросы, удостоверился в законности перемены фамилии, ему необходимо потребовать от трудящегося заявление с копиями прилагаемых свидетельств.

Если необходимо произвести изменение фамилии в трудовой книжке после замужества, то необходимо получить копию нового паспорта и свидетельство о браке.

В случае, когда она изменена по причине развода, то и свидетельство должно быть приложено соответствующее — о расторжении брака.

Как оформляется акт передачи трудовых книжек при увольнении ответственного лица? Смотрите тут.

Правила и этапы внесения изменений

Изменение записей при смене данных производиться поэтапно:

  1. Вначале вносят исправление в специально отведенную графу, где вписывают фамилию на первом листе при развороте брошюры: прежнее слово вычеркивают ровной линией, и если позволяет место рядом вписывают новый параметр. Можно также надпись разместить сверху над вычеркнутым словом.
  2. Основные параметры из свидетельства, выданного в ЗАГСе, выписывают на внутреннюю сторону обложки так, чтобы осталось место для внесения реквизитов очередного документа, если вдруг снова придется вносить изменения. Опытные кадровики рекомендуют экономить здесь место для указания возможных подобных исправлений.
  3. Ниже записи о серии и номере свидетельства и других данных ответственное лицо за кадровый состав предприятия ставит свою визу и личные параметры. На подписи ставят печать таким образом, чтобы можно было прочесть все слова.

Запись должна быть сделана разборчивым почерком без исправлений и подчисток.

Пример:

Внесение записи при изменении фамилии

Документы-основания

Основанием для внесения поправок в трудовую книжку является приказ руководителя.

Сотрудник ставит в известность о произошедшем событии, которое стало причиной изменения данных об идентификации его личности.

Сотрудник отдела кадров должен поднять личное дело трудящегося и оформить с ним дополнительное соглашение к трудовому договору.

Он вносит соответствующие изменения в трудовую книжку и знакомит его с результатом своей работы.

Предоставляемые работником

Чтобы бланки в личном рабочем деле сотрудника были действительными в случае, если у него произошли какие-то изменения в индивидуальных данных, ему необходимо написать заявление и предоставить подтверждающие бумаги.

По правилам п. 2.3. Инструкции по заполнению трудовых книжек (Постановление №69 Минтруда России от 10.10.2003) замена данных о фамилии, имени, отчестве и дате рождения выполняется на основании предоставленного самим сотрудником нескольких юридических бумаг.

Это:

  • паспорт;
  • документ о рождении;
  • документ о браке (расторжении брака);
  • другие бумаг, выданных госорганами РФ.

Обязательно на внутренней стороне обложки брошюры указывают ссылку на их номер и дату.

Оформляемые в организации

Порядок проведения данной процедуры предусматривает оформление двух документов, дающих основание для внесения поправок:

  • Заявление сотрудника о просьбе внести изменения в личное дело.
  • Приказ отделу кадров произвести соответствующие исправления в отношении такого сотрудника.

Рассмотрим подробнее, как изменить фамилию в личном деле по заявлению трудящегося и приказу руководителя предприятия.

Форма заявления стандартная, т.е. работник обращается к директору организации с просьбой о внесении новых данных в его личные документы, подтверждающие его трудовые отношения с работодателем.

Обязательно под датой и росписью заявителя необходимо в приложении указать перечень копий паспорта и свидетельства, на основании которых нужно произвести смену индивидуальных параметров трудящегося.

Образец:

Руководитель визирует заявление подчиненного и дает распоряжение издать приказ об исправлении старых данных работника на новые.

Пример:

В какие еще документы следует внести изменения?

После оформления и утверждения приказа об использовании новой фамилии сотрудника необходимо произвести обновление записей в таких бумагах:

  • в личном деле исправляют в карточке информацию о работнике;
  • переоформляют документацию по лицевым счетам;
  • обновляют измененную в отношении сотрудника персонализацию во всех других кадровых и бухгалтерских бланках, где есть индивидуальные данные трудящегося.

Личная карточка

Внесение изменений в личную карточку может быть выполнено разными способами.

Рассмотрим подробнее пример:

Наиболее распространенный вариант, когда работница после свадьбы берет данные своего мужа, — например, была Анохина — стала Данильченко.

Девичью фамилию зачеркивают чертой и если позволяет место рядом вписывают новую.

На внутренней стороне обложки вносят название официальной документации, серию, номер и дату, например, «Свидетельство о регистрации брака II-ВВ №342876 от 11.04.2015 г.» Под этой записью кадровый сотрудник должен поставить подпись с указанием своих данных и поставить печать. Обязательно необходимо указать дату выполнения обновления. Если же не хватает места, то запись о персональном параметре вносят над вычеркнутым словом.

Параметры о свидетельстве, в соответствии с которым изменяют запись с подтверждением достоверности ее подписью кадрового сотрудника, можно указать также в карточке, где есть место в разделе «Дополнительные сведения».

Иногда кадровики распечатывают бланк страницы из карточки трудящегося с новыми параметрами, а на старом листе оставляют пометку об его замене.

Трудовой договор

Не все кадровые служащие сходятся в едином мнении, что при смене личного параметра необходимо подписывать новый трудовой договор или оформлять дополнительное соглашение к нему.

Но есть противники таких действий, считающие что приложение к основному контракту должно быть заключено по причине произошедших перемен в персонализации трудящегося. Основание такого принципа действий описано в статье 57 ТК РФ.

В ней допускается редактирование текста только с целью несения недостающих сведений, а не измененных.

Поэтому при смене персональных данных работников нужно подписывать дополнительное соглашение.

Как пройти тестирование при приеме на работу? Узнайте тут.

Для чего нужна голограмма в трудовой книжке? Информация — здесь.

О чем еще нужно знать?

Кадровому инспектору необходимо не только внести изменения фамилии в документацию, а еще и получить у сотрудника новый образец подписи, об этом не стоит забывать.

Возврат фамилии при разводе

Бывает, что после расторжения брака возвращают вновь на ту фамилию, которая была до супружества. В таких случаях необходимо указать, что брачная фамилия заменена на добрачную, на основании свидетельства о расторжении брака.

Пример:

Внесение записи при повторном браке

Следующий брак также необходимо отразить в трудовой книжке, как и первый.

Если перемена фамилии произошла во время повторного брака с одним и тем же человеком, то в записи указывают, что старая изменена на новую на основании свидетельства о браке, так же как при возврате ее при расторжении брака.

Как исправить неправильно внесенные изменения?

В инструкции есть информация о порядке исправления ошибочной записи, но по вопросу титульного листа она отсутствует.

Процедура исправлений параметра личности трудящегося в трудовой книжке рассматривается в 26 пункте (Правила) и пункте 2.3 (Инструкция). В них сообщается о том, что фамилию можно изменить на основании личных документов, но как исправлять ошибки не описывается.

Если трудовая оформляется впервые, то в случае ее неправильного заполнения она подлежит уничтожению.

Это рассматривается в п. 42 Правил. В соответствии с п. 48 работодатель должен заплатить за ее замену.

Но как быть, если трудовая книжка уже имеет записи с предыдущих мест работы? В таких случаях необходимо вносить изменения с пометкой «взамен ошибочной» под роспись и печать.

Всегда нужно помнить, что, прежде всего, руководитель несет ответственность за учет и хранение трудовых книжек, т.к. он назначает сотрудников отдела кадров. Назначенные им должностные лица за нарушение учета или хранения несут дисциплинарные наказания и другие санкции, предусмотренные в законодательных актах.

  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

  1. Задайте вопрос через форму (внизу), либо через онлайн-чат
  2. Позвоните на горячую линию:
    • Москва и Область — +7 (499) 703-16-92
    • Санкт-Петербург и область — +7 (812) 309-85-28
    • Регионы — 8 (800) 333-88-93
Читайте так же:  Что делать если звонят коллекторы а кредит не брал

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Я знаю, как правильно оформить кадровые документы в связи с изменением фамилии работника

Работала у нас в компании девушка. Милая, тихая, вроде бы ничем не примечательная, но однажды потрясла всех. Еще вчера была Юля Иванова, а наутро на работу пришла Юкио Иулитта! Нет, замуж не вышла, просто «так она теперь себя ощущает». Ну, что тут скажешь. В принципе это личное дело каждого. Вот только не стоит забывать, что любые изменения в имени, фамилии или отчестве работника не должны остаться не замеченными кадровой службой. Нет, любопытство тут ни при чем. Дело в том, что при изменении фамилии, имени или отчества, т.е. персональных данных работника, возникает необходимость менять или переоформлять многие кадровые документы. В какие документы и как вносить изменения? Поучимся у того, кто точно знает, как это сделать правильно.

Действительно, случаи смены фамилии работниками не так уж и редки. Причем касается это не только женщин, но и мужчин. Работники меняют фамилию по разным причинам: в результате заключения или расторжения брака, вследствие психологического дискомфорта из-за странной, смешной, неблагозвучной фамилии либо в угоду определенной сфере деятельности и т. д. Для нас же главное, что смена работником фамилии влечет необходимость внесения изменений в кадровые документы (примеры оформления кадровых документов). Но до этого работник, сменивший фамилию, должен ряд вопросов, связанных с произошедшим событием, решить самостоятельно.

КАК ОФОРМИТЬ ИЗМЕНЕНИЕ ФАМИЛИИ РАБОТНИКА?

При изменении работником фамилии одни кадровые документы нуждаются в переоформлении, другие — во внесении изменений в них

Во-первых, конечно же, гражданин, поменявший фамилию, обязан самостоятельно позаботиться о внесении изменений в документы, оформленные на его прежнее имя:
• паспорт гражданина РФ;
• заграничный паспорт;
• водительское удостоверение;
• свидетельство ИНН (если оно оформлено).

Во-вторых, о смене фамилии гражданин, состоящий в трудовых отношениях, должен уведомить работодателя.

А вот дальше уже работодатель будет отвечать за внесение изменений в кадровые документы. Порядок действий в подобных ситуациях в законе не прописан. Предлагаем вам своеобразную «шпаргалку», имея которую под рукой, вы никогда не забудете о том, когда и какие документы работника следует переоформить, а в какие внести изменения.

Ваш идеальный документ

Скачайте пакет важнейших документов для работы отдела кадров

Изменение фамилии = изменение персональных данных работника

Смену имени, фамилии, отчества работника следует рассматривать как изменение его персональных данных.

Работодатель, получивший определенные сведения о работнике, использует их, в частности, при начислении заработной платы, расчете взносов в Пенсионный фонд РФ, т. е. обрабатывает персональные данные.

Обработка (получение, хранение, комбинирование, передача или любое другое использование) персональных данных может осуществляться как с помощью программного обеспечения (например, в программе «1С: Зарплата и Управление персоналом 8. Базовая версия»), так и без такового.

Порядок работы с персональными данными сотрудников без использования средств ЭВМ определен постановлением Правительства РФ от 15.09.2008 № 687 «Об утверждении Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации».

ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВО

Имя гражданина включает в себя фамилию и собственно имя, а также отчество, если иное не вытекает из закона или национального обычая. Смена имени не является основанием для прекращения или изменения прав и обязанностей, приобретенных под прежним именем

Работники и их представители должны быть ознакомлены под роспись с документами работодателя, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также об их правах и обязанностях в этой области (п. 8 ст. 86 Трудового кодекса РФ, далее — ТК РФ). Это может быть отдельный локальный нормативный акт компании — Положение об обработке и защите персональных данных работников, Положение об организации работы с персональными данными работников и ведении их личных дел — либо самостоятельный раздел об обработке и защите персональных данных работников, содержащийся в другом локальном нормативном акте, например в Правилах внутреннего трудового распорядка.

Именно этими документами должен руководствоваться работодатель в случае смены работником фамилии и необходимости внесения изменений во многие кадровые, бухгалтерские и иные документы, содержащие персональные данные.

Персональные данные работника – информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника (ст. 85 ТК РФ)

Персональные данные работника содержатся в кадровых и бухгалтерских документах, и в случае их изменения требуется вносить изменения и в личные документы работника, в учетные документы, в регистрационные формы, например:
• в трудовую книжку работника;
• в Книгу учета движения трудовых книжек;
• в личную карточку работника (форма № Т-2);
• в лицевой счет (форма № Т-54);
• в трудовой договор

Вносим изменения в документы

Сразу отметим, что независимо от должности, которую занимает работник, его пола и возраста общий порядок внесения изменений в документы в связи со сменой фамилии будет одинаковым. Дополнительные нюансы возникают, если фамилию меняют руководитель организации или главный бухгалтер. Но об этом мы поговорим в другой раз.

Итак, как мы уже сказали, для того чтобы были внесены изменения в кадровые документы, работник, сменивший фамилию, первым делом должен уведомить об этом работодателя.

Ознакомить работников с локальными нормативными актами, устанавливающими порядок обработки их персональных данных, под роспись при приеме на работу (до подписания трудового договора)

На практике в этих целях чаще всего оформляется заявление сотрудника. К такому заявлению работник может приложить копии документов, подтверждающих изменение фамилии (паспорта, свидетельств о регистрации брака, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени или отчества и др.). Спросите, где это написано? Нигде. Закон такую обязанность работника не устанавливает. Поэтому оформление работником письменного заявления — не обязательный, но целесообразный шаг, который в интересах и работника, сменившего фамилию, и работодателя.

Заявление работника об изменении персональных данных

Написание работником заявления с просьбой об изменении фамилии в кадровых документах необходимо во избежание недоразумений с перечислением платежей в бюджет, зарплаты на банковскую карточку, страховых взносов в Пенсионный фонд РФ, ФСС России, ФФОМС, с действительностью пенсионного страхового свидетельства, страховых полисов обязательного медицинского страхования (далее — ОМС) и дополнительного медицинского страхования и других документов, за оформление которых отвечает работодатель.

Закрепите обязанность работников сообщать работодателю о смене их персональных данных в локальном нормативном акте, например в Положении об обработке и защите персональных данных работников

Чтобы в будущем не возникало проблем и лишних вопросов, обязанность работника по своевременному уведомлению работодателя в случае изменения персональных данных и сам порядок такого уведомления лучше всего зафиксировать в локальном нормативном акте — Положении об обработке и защите персональных данных работников компании.

Итак, вы получили заявление работника об изменении его персональных данных. Что делать дальше?

На заявлении работника руководитель проставляет резолюцию, которой назначает работника, ответственного за внесение изменений в кадровые и бухгалтерские документы, и устанавливает сроки.

На основании заявления работника издается приказ по личному составу о внесении изменений в учетные документы.

Форма приказа о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные (об изменении фамилии работника)

После издания такого приказа сотрудник, ответственный за обработку персональных данных, начинает работу по внесению изменений и переоформлению документов работника.

Вносим изменения в трудовую книжку

Личным документом работника, который хранится у работодателя и в который, несомненно, следует внести изменения, является трудовая книжка.

Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей утверждены постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках» (далее — Правила).

Сведения о работнике записываются на первой странице (титульном листе) трудовой книжки. При этом фамилия, имя и отчество работника указываются полностью, без сокращений и замены имени и отчества инициалами, дата рождения записывается полностью (п. 2.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утв. постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек», далее — Инструкция). Указанные сведения вносятся в трудовую книжку на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность (например, военного билета, заграничного паспорта, водительских прав и др.).

В том случае, если фамилия сотрудника изменилась, необходимо на титульном листе одной чертой зачеркнуть прежнюю фамилию и указать рядом новую фамилию (п. 26 Правил). При этом на внутренней стороне обложки трудовой книжки делаются ссылки на соответствующие документы с указанием их реквизитов (например, свидетельство о заключении брака, паспорт и др.) и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью работодателя (п. 2.3 Инструкции).

Запись об изменении фамилии на титульном листе трудовой книжки работника

МЕНЯТЬ ЛИ ФАМИЛИЮ В ТРУДОВОМ ДОГОВОРЕ?

На практике много споров вызывает вопрос о необходимости внесения изменений в трудовой договор и об оформлении этой процедуры в связи с изменением фамилии работника.

Мнение 1. Одни специалисты говорят о том, что фамилия (имя, отчество) являются не обязательными для включения в трудовой договор условиями, а сведениями о работнике. Изменение таких сведений не является предметом договоренности сторон, а значит, при изменении фамилии в заключении дополнительного соглашения к трудовому договору нет необходимости. Что следует делать в этих случаях? Можно воспользоваться нормой ч. 3 ст. 57 ТК РФ («недостающие сведения вносятся непосредственно в текст трудового договора») и поступать аналогично в случае изменения сведений о работнике, т. е. вносить изменения в текст трудового договора (в оба экземпляра) и при этом заверять вновь внесенные сведения подписями сторон — работника и работодателя.

Читайте так же:  Вещий развод

Трудовой договор с внесенными изменениями в сведения о работнике

Мнение 2. Однако существует и другая точка зрения. Так как ч. 3 ст. 57 ТК РФ содержит правила внесения в текст договора только недостающих сведений, то при изменении сведений нужно заключать дополнительное соглашение, даже если по сути вносимые изменения не являются предметом соглашения сторон договора. Полагаем, что на практике могут быть использованы оба этих способа внесения изменений в трудовой договор работника.

Доп. соглашение к трудовому договору об изменении персональных данных работника

Инструкцией не предусмотрен порядок действий в том случае, если места на титульном листе или внутренней стороне обложке больше нет. Однако в п. 38 Правил говорится, что, если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, в трудовую книжку вшивается вкладыш.

Таким образом, если на титульном листе трудовой книжки нет больше места для внесения сведений о работнике или на внутренней стороне обложки невозможно сделать уточняющие записи, то для изменения сведений о владельце трудовой книжки сначала необходимо вшить вкладыш, а затем заполнить титульный лист вкладыша

Полагаем, что аналогичные изменения также должны быть внесены в Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, форма которой утверждена постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69.

Работник кадровой службы должен зачеркнуть прежнюю фамилию сотрудника и вписать новую, а затем заверить эту запись своей подписью и проставить дату. На полях Книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них можно сделать ссылку на документ, на основании которого внесены изменения.

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (фрагмент)

Вносим изменения в личную карточку работника

Форма личной карточки работника (№ Т-2) утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (далее — Постановление № 1).

Изменения в личную карточку работника вносятся следующим образом: прежнюю фамилию следует зачеркнуть одной чертой и рядом или сверху (в зависимости от наличия свободного места) указать новую. Исправления заверяются подписью уполномоченного лица и указывается дата внесения изменений (п. 1 Указаний, утв. Постановлением № 1).

Сведения о документах, на основании которых были изменены сведения о работнике (свидетельство о заключении брака и др.), могут быть записаны в разделе Х личной карточки работника «Дополнительные сведения».

Личная карточка работника (фрагмент)

Вносим изменения в другие кадровые и учетные документы

Персональные данные работника изменяются также в следующих документах:
• в лицевом счете по форме № Т-54 или № Т-54а (утв. Постановлением № 1);
• в графике отпусков по форме № Т-7 (утв. Постановлением № 1);
• в табеле учета рабочего времени и расчета оплаты труда (формы № Т-12 и № Т-13) (утв.
Постановлением № 1);
• в налоговой карточке по учету доходов и налога на доходы физических лиц по форме № 1-НДФЛ (утв. приказом МНС России от 31.10.2003 № БГ-3-04/583) либо по самостоятельно разработанной форме (письмо Минфина России от 21.01.2010 № 03-04-08/4-6);
• в карточке индивидуального учета сумм начисленных выплат и иных вознаграждений и сумм начисленных страховых взносов по форме, приведенной в совместном письме Пенсионного фонда РФ и ФСС России от 26.01.2010 № АД-30-24/691, от 14.01.2010 № 02-03-08/08-56П.

Изменения в эти документы вносятся аналогично изменениям в личной карточке работника, т. е.:
• если документация ведется в бумажном виде, то старые данные зачеркиваются и вписываются новые с соответствующей ссылкой и заверительной подписью сотрудника, ответственного за внесение изменений в документы;
• если используются электронные носители, то в программе просто заменяются персональные данные.

В случае, если фамилию сменил работник, являющийся материально ответственным лицом, также следует внести изменения в договоры о полной материальной ответственности и выдать новые доверенности.

Меняем документы

Однако есть ряд документов, в которые изменения вносить нельзя. В случае смены фамилии эти документы должны быть заменены.

Замена свидетельства обязательного пенсионного страхования

Работодатель должен сообщать в территориальное отделение Пенсионного фонда РФ об изменении сведений, указываемых в индивидуальном лицевом счете застрахованного лица. Требование распространяется на всех работников (п. 2 ст. 9 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования», далее — Закон № 27-ФЗ).

Замена страхового свидетельства

Замена страхового пенсионного свидетельства работнику, сменившему фамилию, – обязанность работодателя

Страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования подлежит обмену, в частности в случае изменения фамилии, имени, отчества, даты рождения, места рождения или пола застрахованного лица. Его форма (АДИ-1) утверждена постановлением Правления Пенсионного фонда РФ от 31.07.2006 № 192п «О формах документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования и инструкции по их заполнению» (далее — Постановление № 192п).

Для обмена страхового свидетельства застрахованное лицо (работник) должно заполнить Заявление об обмене страхового свидетельства по форме № АДВ-2 (утв. Постановлением № 192п).

При оформлении формы № АДВ-2 необходимо внести следующие данные:
• страховой номер;
• данные, указанные в страховом свидетельстве (фамилия, имя, отчество);
• данные документа, удостоверяющего личность;
• дата заполнения.

В свою очередь, в строках «Новые анкетные данные» прописываются только те сведения, которые изменились (п. 21 Постановления № 192п).

Пример заполнения формы № АДВ-2 приведен в Приложении 2 к Инструкции по заполнению форм документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования, утв. Постановлением № 192п. Документ заполняется печатными буквами.

Допускается заполнение этого заявления кадровыми либо другими службами, уполномоченными работодателем.

Правильность указанных в заявлении сведений заверяется личной подписью застрахованного лица (работника).

Если застрахованное лицо не имеет возможности лично заверить заявление по причине длительного (свыше одного месяца) нахождения в командировке, длительной болезни или по иной причине, то страхователь (работодатель) указывает эту причину в документе, который заверяет сам.

Сроки замены страхового свидетельства

Срок для принятия территориальным органом Пенсионного фонда РФ решения об обмене страхового заявления от страхователя (работодателя) – один месяц с момента получения заявления (пп. 23–25 Инструкции № 318)

Далее работодатель в течение двух недель направляет это заявление в территориальное отделение Пенсионного фонда РФ вместе с описью передаваемых документов по форме № АДВ-6-1, утв. Постановлением № 192п (п. 24 Инструкции о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о застрахованных лицах для целей обязательного пенсионного страхования, утв. постановлением Правительства РФ от 15.03.1997 № 318, далее — Инструкция № 318).

В случае обмена страхового свидетельства работник Пенсионного фонда отражает все изменения в индивидуальном лицевом счете застрахованного лица и выдает новое страховое свидетельство с тем же номером индивидуального лицевого счета (п. 4 ст. 7 Закона № 27-ФЗ). При этом ранее выданное свидетельство остается в Пенсионном фонде.

Страхователь (работодатель), в свою очередь, обязан выдать новое свидетельство сотруднику, сменившему фамилию, в недельный срок со дня его получения. О получении свидетельства сотрудник расписывается в сопроводительной ведомости (пп. 11, 24, 25 Инструкции № 318), которую нужно вернуть в Пенсионный фонд в месячный срок после получения этого документа (п. 14 Инструкции № 318).

Таким образом, заменой страхового пенсионного свидетельства работника, сменившего фамилию, занимается страхователь, т. е. работодатель. Работник должен сдать старое страховое пенсионное свидетельство в отдел кадров и оформить заявление о его обмене. Дальнейшие действия (передача документов в территориальный орган Пенсионного фонда РФ, получение нового свидетельства) предпринимает работодатель. Новое страховое свидетельство работник получает в отделе кадров.

Замена страхового медицинского полиса

Полис ОМС — это документ, который дает гражданину право на получение бесплатной медицинской помощи на всей территории России (ч. 3 ст. 5 Закона РФ от 28.06.1991 № 1499-1 «О медицинском страховании граждан в Российской Федерации»).

Порядок выдачи и обмена страховых медицинских полисов определяется Договором обязательного медицинского страхования, заключенным с соответствующей страховой компанией. Типовая форма такого договора утверждена постановлением Правительства РФ от 11.10.1993 № 1018 «О мерах по выполнению Закона Российской Федерации «О внесении изменений и дополнений в Закон РСФСР «О медицинском страховании граждан в РСФСР»».

При заключении этого договора работодатель представляет страховой компании списки застрахованных лиц с указанием фамилии, имени, отчества и других данных о работниках. Страховая компания выдает полисы ОМС на каждого работника, включенного в список. Поэтому о смене фамилии работника работодателю необходимо сообщить страховой компании и переоформить полис ОМС на новую фамилию, чтобы у работника не было проблем при обращении за медицинской помощью.

Отметим, что в законодательстве об ОМС не закреплена обязанность работодателя подать заявление в страховую компанию об обмене полиса ОМС. Но на практике кадровые службы компаний сами обращаются с заявлением об обмене полисов ОМС для своих сотрудников.

Итак, мы постарались представить вам полную картину того, как оформить документы при смене работником фамилии. Надеемся, это поможет вам в вашей работе.