Как правильно заверить копии документы

Как правильно заверить копию документа

В организации нередко возникает необходимость сделать копию документа или выписку из него. Чтобы они имели юридическую силу, требуется знать, как правильно заверить копию документа. Давайте рассмотрим, как оформляется отметка о заверении копии согласно существующим требованиям делопроизводства к реквизитам документов.

Ниже текста на свободном месте последнего (или единственного) листа документа указывают следующие сведения:

  • местонахождение подлинника документа – желательно включать этот пункт, в федеральных органах власти – обязательно,
  • слово «Верно» без двоеточия – заверительная надпись,
  • наименование должности – кто заверяет копию,
  • личная подпись,
  • расшифровка подписи,
  • дата заверения,
  • поставить печать – для отправки копии документа в другую организацию.

Образец заверения копий документов:

Подлинник документа в деле ООО «Красавица» № 01-03 за 2014 год.

Верно
Ведущий специалист
отдела кадров Подпись Т.В. Краснополянская
28.12.2014 Печать

Единых требований к заверению копий многостраничных документов на настоящий момент не существует (скреплению листов, оформлению текста надписи на наклейте и т.д.). Из своего опыта могу сообщить, чтобы заверить копию многостраничного документа обычно поступают таким образом:

  • листы нумеруются,
  • затем они скрепляются нитью или металлической скобкой,
  • на место скрепления наноситься бумажная наклейка при помощи клея,
  • на наклейке оформляется надпись о количестве листов («Всего в копии 46 листов», «Прошито и пронумеровано 25 листов» и т.д.), проставляется подпись заверяющего с расшифровкой,
  • нужна печать (обычно оттиск захватывает только часть наклейки).

Но допускается листы не скреплять, а заверять многостраничную копию документа при помощи отметки «Верно» отдельно на каждом листе.

Теперь вы знаете, как правильно заверить копию документа.

*** Если вы привыкли делать покупки в Интернете (приобретаете одежду, телефоны, услуги, бронируете отели и др.), то вы можете вернуть часть своих денег, например, при помощи данного СЕРВИСА. У меня это работает.

ЗАВЕРЯЕМ ДОКУМЕНТЫ ПРАВИЛЬНО!

ЗАВЕРЯЕМ ДОКУМЕНТЫ ПРАВИЛЬНО!

Очень часто по инициативе налоговых органов от компании требуется представление копий различных документов. Такие документы могут потребоваться для проведения проверки, подтверждения права на налоговую льготу и т.п.

Между тем при оформлении копий документов возникает масса вопросов – а все ли делается правильно?

Требования, установленные в Налоговом кодексе Российской Федерации

В соответствии с пунктом 2 статьи 93 Налогового кодекса Российской Федерации (далее – «НК РФ») документы подаются в виде копий, заверенных компанией. Требование нотариального удостоверения копий документов может предъявляться только в том случае, если это предусмотрено законодательством Российской Федерации. Между тем в случае необходимости налоговые органы вправе ознакомиться с подлинниками документов.

Документы можно принести в инспекцию, направить по почте заказным письмом или отправить в электронной форме по установленным форматам по ТКС (п. 2 ст. 93 НК РФ). В последнем случае следует руководствоваться Порядком, утвержденным приказом ФНС России от 17.02.11 № ММВ-7-2/168.

Срок для предоставления документов – 10 дней со дня получения требования об их предоставлении. А при проверке консолидированной группы налогоплательщиков он составит 20 дней (п. 3 ст. 93 НК РФ).

Вот такой минимум требований установлен НК РФ.

Основным нормативным актом, содержащим положения об оформлении копий документов является ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденному постановлением Госстандарта РФ от 03.03.03 № 65-ст.

Согласно ГОСТ Р 6.30-2003, при заверении соответствия копии документа подлиннику его нужно подписать. Ниже реквизита «Подпись» проставляют:

  • заверительную надпись «Верно»;
  • должность лица, заверившего копию;
  • личную подпись;
  • расшифровку подписи (инициалы, фамилию);
  • дату заверения.

На копии документа проставляется печать компании.

Теперь обратимся к Национальному стандарту РФ ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденному приказом Росстандарта от 17.10.13 № 1185-ст. Отметим, что он пришел на смену с 1 марта 2014 года ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденному постановлением Госстандарта РФ от 27.02.98 № 28.

ГОСТ Р 7.0.8-2013 содержит следующие определения:

Копия документа — экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа (п. 23 ГОСТ Р 7.0.8-2013). Заверенная копия документа – копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость (п. 25 ГОСТ Р 7.0.8-2013).

Между тем ни положения ГОСТ Р 6.30-2003, ни ГОСТ Р 7.0.8-2013 не дают ответа на вопрос, можно ли заверить несколько прошитых документов одновременно. В связи с этим стоит рассмотреть судебную практику и действующую практику государственных органов.

Позиция Министерства финансов Российской Федерации

Как следует из писем Минфина России от 11.05.12 № 03-02-07/1-122, от 24.10.11 № 03-02-07/1-374, от 30.11.10 № 03-02-07/1-549, ФНС России от 02.10.12 № АС-4-2/16459, исходя из положений статьи 93 Налогового кодекса Российской Федерации, заверена должна быть каждая копия документа, а не подшивка этих документов.

Причем даже при очень большом документообороте (копии документов представлялись в инспекцию в объеме не менее 2500 листов ежеквартально) финансисты настаивают на заверении каждого документа в отдельности.

Следует отметить, что суды не всегда согласны с вышеописанным мнением. Есть несколько примеров судебных решений, когда суды вставали на сторону компаний.

Так, к примеру, Постановлением ФАС Центрального округа от 01.11.13 № А54-8663/2012 предусмотрено, что предоставление подшивки документов не является отказом от их представления и не может расцениваться как непредставление документов (сведений). Поэтому состава правонарушения, предусмотренного пунктом 1 статьи 126 НК РФ не возникает.

Еще одним примером может служить постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 29.11.12 № А75-10186/2011. Компания в установленный срок подала в инспекцию копии истребованных документов, оформленных в виде сшива. Он содержал удостоверительную надпись, подпись уполномоченного лица и печать компании. Судьи посчитали, что это не может быть расценено как непредставление (отказ от представления, несвоевременное представление) документов (сведений). А значит, нет и состава правонарушения.

Читайте так же:  Как делится пособие по безработице

Заверение копии документа, состоящего из нескольких страниц

Согласно письму ФНС России от 13.09.12 № АС-4-2/15309 многостраничный документ может быть заверен двумя способами:

  • заверить можно каждый лист копии документа,
  • заверить прошитый документ в целом.

Эти способы заверения многостраничного документа поддержал и Минфин России в письме от 07.08.14 № 03-02-РЗ/39142.

Необходимо отметить, что требование к прошивке многостраничного документа сформулировано так: «обеспечить возможность свободного чтения текста каждого документа в прошивке». Из этого можно сделать вывод, что можно сшивать копии нескольких документов и заверить только подшивку. Однако это не так, поскольку само словосочетание «многостраничный документ» предусматривает, что один документ составлен на нескольких страницах. Например, договор, счет-фактура, товарная накладная и т.д.

При этом чиновники достаточно подробно изложили требования к прошивке многостраничного документа.

Документ должен быть оформлен так, чтобы:

  • можно было свободного прочесть текста документа (всех дат, виз, резолюций);
  • исключить возможность механического разрушения (расшития) подшивки (пачки) при изучении копии документа;
  • можно было свободно копировать каждый отдельный лист документа в пачке (в случае необходимости представления копии документа в суд).

Все листы в подшивке (пачке) нужно пронумеровать и при заверении указать общее количество листов в подшивке (пачке). При этом отдельный лист, содержащий заверительную надпись, нумеровать не надо. На оборотной стороне последнего листа (либо на отдельном листе) должны быть проставлены следующие реквизиты:

  • «Подпись»;
  • «Верно»;
  • должность лица, заверившего копию;
  • личная подпись;
  • расшифровка подписи (инициалы, фамилия);
  • дата заверения.

На этом листе нужно написать: «Всего пронумеровано, прошнуровано, скреплено печатью ___ листов» (количество листов указывается словами).

Кроме того, рекомендуется составить опись документов, а также сопроводительное письмо и подать их в инспекцию вместе с запрошенными документами. Это позволит исключить повторное затребование документов.

Директор Департамента юридических услуг

Правила заверения документов

Для юридических лиц

Заверение копий документов, предоставляемых клиентом — юридическим лицом, может быть осуществлено следующими работниками клиента — юридического лица (по выбору клиента):

  1. Руководителем юридического лица
    Полномочия руководителя юридического лица подтверждаются выпиской из ЕГРЮЛ на данное юридическое лицо, где в разделе «Сведения о физических лицах, имеющих право без доверенности действовать от имени юридического лица» указаны должность, фамилия, имя и отчество лица, заверившего копии.
  2. Главным бухгалтером
    Клиентом — юридическим лицом предоставляется копия приказа о назначении главного бухгалтера с указанием наименования юридического лица, должности и Ф.И.О. главного бухгалтера. Копия приказа может быть заверена руководителем юридического лица или самим главным бухгалтером.
  3. Работником отдела кадров (отдела персонала, кадровой службы и т.п.)
    Клиентом — юридическим лицом предоставляется копия приказа о назначении работника отдела кадров с указанием наименования юридического лица, должности и Ф.И.О. данного работника. Копия приказа может быть заверена руководителем юридического лица или самим работником отдела кадров.
  4. Иным работником юридического лица.
    Клиентом — юридическим лицом предоставляется:
    • копия приказа о назначении данного работника с указанием наименования юридического лица, должности и Ф.И.О. данного работника
    • копия приказа о наделении данного работника полномочиями по заверени копий юридического лица.

    Копия приказа может быть заверена руководителем юридического лица или самим работником.

  5. Любым физическим лицом (в том числе НЕ состоящим в трудовых отношениях с юридическим лицом).
    Данным лицом предоставляется оригинал доверенности от имени юридического лица (с подписью руководителя юридического лица и печатью данного юридического лица), в которой:
    • имеется полномочие предоставлять (передавать) необходимые документы и заверять их копии от имени юридического лица, ИЛИ /И
    • имеется полномочие осуществлять действия от имени руководителя юридического лица или осуществлять все юридически значимые действия от имени юридического лица.

    Оригинал доверенности предъявляется в АО «ЦентрИнформ», копия заверенная уполномоченным лицом остается в АО «ЦентрИнформ».

Для индивидуальных предпринимателей

Предоставляются копии, заверенные индивидуальным предпринимателем, имеющим печать.

Требования к печати индивидуального предпринимателя:

Наличие номера ОГРНИП (сам номер, серия свидетельства) или наличие номера ИНН ИП. При отсутствии таких данных в печати, она считается не действительной.

Если индивидуальный предприниматель работает без печати, или имеющая печать не соответствует требованиям выше, то предоставляются только оригиналы или нотариальные копии.

Для физических лиц

Предоставляются только оригиналы документов или их нотариально заверенные копии.

Правила заверения копии документа

  • проставляется надпись «Верно» или «Копия верна»
  • должность лица, заверившего копию,
  • личная подпись лица, заверившего копию,
  • расшифровка подписи (инициалы и фамилия),
  • дата заверения,
  • печать организации/ИП.
  • в многостраничном документе проставляется заверительная надпись на каждом листе ИЛИ документ сшивается и заверительная надпись делается на месте сшивки.

Верно/Копия верна
Генеральный директор Личная подпись И.И.Иванов
Дата
Печать

Срок заверения документов на момент предоставления не должен превышать:

  • копия паспорта — 3-х дней
  • копии остальных документов — 1 месяца

Как правильно заверить копию документа — образец

Как правильно заверить копию документа, можно узнать из ГОСТ Р 7.0.97-2016, которым устанавливаются требования к оформлению документов. В нашей статье мы рассмотрим основные моменты, на которые стоит обратить внимание при заверке копий.

Для чего заверяют копию документа

Копия документа — это бумага, которая полностью воспроизводит содержание основного документа, но не имеет юридической силы. Для того чтобы копию можно было использовать в качестве аналога документа, требуется ее заверка уполномоченным лицом.

Прежде чем определиться, как верно заверить копию, сначала нужно выяснить, для каких целей это необходимо.

Если речь идет о передаче документа в государственные органы, например для лицензирования или иной предусмотренной законом процедуры, необходимо уточнить требования принимающей организации. Как правило, в случае неверной заверки копии документов не принимаются.

Если бумага заверяется для внутреннего пользования, то применяются общие правила, которые приняты на конкретном предприятии.

Как заверить копию документа правильно

Удостоверение копии документа осуществляется путем проставления соответствующего штампа или написания от руки фразы «Копия верна». Кроме того, необходимо указать должность специалиста, его Ф. И. О. и дату заверения.

Допускается заверка копии документа печатью, которая определяется по усмотрению организации. Как правило, она требуется для придания копии юридической силы. То есть организация не выбирает, на какие копии ставить печать, а на какие нет. Она вправе только самостоятельно разработать форму печати.

Важно! Специалист, который заверяет копию документа, должен иметь полномочия на осуществление подобных действий. Его компетенция может быть прописана в должностной инструкции или специально изданном приказе за подписью руководителя организации. Без специально обозначенных полномочий заверять копии имеет право только руководитель организации.

Если документ состоит из нескольких листов, то выбирается один из предложенных вариантов заверки:

  • постранично;
  • путем сшивания всех листов документа, их последующей нумерации и проставлении заверения на последнем листе с помощью наклеивания листа бумаги на завязанные нити с указанием количества страниц.

Если документ состоит из одного листа, но текст также напечатан на оборотной стороне, то должны быть заверены обе стороны копии.

Заверка копии документа нотариусом

Если законом предусмотрено, что для придания документу юридической силы необходима его заверка нотариусом, то обойти данное требование не представляется возможным. Удостоверительную надпись нотариуса не вправе заменить ни одно должностное лицо.

Для заверения необходимо посетить нотариуса с оригиналом документа и его копией, на которой не должно быть никаких сторонних надписей. Срок действия нотариального заверения во времени не ограничен.

Как заверять копии документов в арбитражный суд

Пунктом 8 статьи 75 Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации (далее-Кодекс) определено, что «письменные доказательства представляются в арбитражный суд в подлиннике или в форме надлежащим образом заверенной копии».

Правильное заверение копий документов имеет важное значение в судопроизводстве

Невыполнение данного требования при представлении в суд копий документов означает, что в деле отсутствуют надлежащие доказательства. Отсутствие заверенных копий, на которые суд ссылается в обоснование принятого судебного акта, может послужить основанием для его отмены.

Какой же способ заверения копий письменных доказательств является надлежащим?

К надлежащим способам заверения копий письменных доказательств в целях определения их допустимости относятся как нотариальное заверение, так и удостоверение в порядке, предусмотренном Указом Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 года № 9779-Х «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» (в ред. Федерального закона от 08.12.2003) с учетом ГОСТа Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации», утверждённого Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 года № 65-ст.

Требования к оформлению документов» (принят и введен в действие Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст) при заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись «верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения.

На копии документа должна проставляться заверительная надпись следующего вида:

«Копия верна, подлинник находится в организации.

Должность (подпись, заверяемая печатью) Фамилия И.О.

Для физических лиц и индивидуальных предпринимателей печать не требуется. Если документы содержат более одного листа, все листы копий должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены подписью и печатью.

Заверение фотографий

  • Заверение фотографий осуществляется путем проставления автографа с расшифровкой и даты.
  • В случае сомнения, суд вправе назначить экспертизу фото.
  • Чтобы не было проблем, делайте цветное фото с понятным изображением.

Почему в арбитраж направляются и прикладываются копии к иску, а не оригиналы

Весь правильным считается отправлять прикладывая к иску оригиналу документов, но представь на минутку, что будет с вами, если документы пропадут, при этом не важно будет как вы их сдавали, почтой или лично в суд.

Для ваших оппонентов это будет шанс и суд их поддержит.

В дальнейшем суде вы сможете представить оригиналы на обозрение суда.

Позиция судов по правильному заверению копий документов

Данная позиция подтверждается Постановлением ФАС ВСО от 24.11.2005 года № А33-10760/2005-Ф02-5777/05-С2, Постановлением ФАС СКО от 31.10.2005 года № Ф08-4851/05-2011А, Определением ФАС СЗО от 27.10.2005 года № А56-45216/04, Постановлением ФАС МО от 06.10.2005 года № КА-А41/9743-05, Постановлением Президиума ВАС РФ от 21.01.2003 года № 6163/02.

Как следует из п. 3.1.25 Национального стандарта Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.8-2013. «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденного Приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст заверенной копией документа является копия, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость.

Как заверить копию документа

Можно ли заверить копию документа в организации так, чтобы она имела юридическую силу или нужно обращаться к нотариусу? Какие правила устанавливает законодательство? Узнайте о требованиях делопроизводства к заверению копий в 2017 году.

Из статьи вы узнаете:

Заверение копий документов 2017

Несмотря на быстрое развитие электронного документооборота, деятельность многих организаций все еще связана с бумажной документацией. Оригиналы оформляют в определенном количестве экземпляров (зачастую это регламентируется ГОСТами и нормативными документами). Совсем по-другому выглядит ситуация с копиями. Их может сниматься неограниченное количество, при этом, если заверить их надлежащим образом, они будут иметь юридическую силу, а в некоторых ситуациях даже приравниваться к оригиналу.

Действующий в сфере делопроизводства и архивного дела ГОСТ Р 7.0.8-2013 предлагает точное определение для данного вида документации. Это документация несущая аналогичную содержащейся в подлиннике информацию.

Обычная бумажная ксерокопия действительно полностью соответствует подлиннику. Однако она не обладает юридической силой. Чтобы придать ей значимость, копию необходимо заверить в соответствии с существующими правилами делопроизводства. При заверении на копии делаются специальные отметки о том, что она верна и полностью соответствует оригиналу.

Когда может понадобиться заверение копий документов?

Правильно заверенная копия обладает юридической силой и, в некоторых случаях, может заменить оригинал. Как правило, такая документация используется для защиты интересов и исполнения прав юридических и физических лиц. Подобная процедура необходима физлицам во многих случаях. Без нее не обходится трудоустройство, оформление наследства, заключение имущественных сделок, получение выплат и пенсий и т.п.

Что касается юридических лиц, заверение копий документов, как правило, используется в следующих случаях:

  • при предоставлении бумаг в государственные учреждения;
  • при выдаче сотрудникам;
  • при представлении контрагентам;
  • для направления в тендерную комиссию;

Отметим, что в некоторых ситуациях организация обязана предоставлять и заверять копии документов по запросу:

сотрудников предприятия в “интересах граждан”;

третьего лица о предоставлении копии, если ее нельзя получить в первоначально выдавшей документ организации;

Трудовой кодекс позволяет сотрудникам обращаться за получением копий даже в те компании, трудовые отношения с которыми уже расторгнуты. В таком случае он может получить документацию, отражающую период его работы в данной фирме. Работнику достаточно оформить соответствующее заявление, а работодателю – изготовить и заверить копии в трехдневный срок.

Нотариальное заверение копий документов

В некоторых ситуациях требования законодательства обязывают граждан и организации заверить копии нотариально. Такой порядок устанавливается Основами законодательства РФ о нотариате. В противном случае бумага будет считаться недействительной. Если нотариусу предоставлен подлинник, состав и оформление которого соответствует действующему законодательству, он должен нотариально заверить копию. Физическому лицу для этого потребуется лишь удостоверение личности. Срок действия заверенных нотариально копий законодательство не ограничивает.

Тем не менее, в некоторых случаях нотариус имеет право отказаться заверить дубликат. Отказ может касаться документации:

  1. медицинского характера, содержащей сведения о заболеваниях;
  2. имеющей гриф секретности;
  3. договоров в письменной форме без нотариального удостоверения подлинности подписей сторон;
  4. с наличием в тексте исправлений, приписок, неоговоренных корректировок;
  5. с нечитаемыми элементами: словами, подписями, реквизитами, печатями;
  6. с фрагментами, написанными карандашом;
  7. с нарушенной целостностью;
  8. с наличием факсимильной подписи;
  9. ламинированной документации, если сложно определить ее подлинность;

Правила заверения копий документов

В настоящее время в действующем законодательстве отсутствует единый акт о правилах документооборота. Тем не менее, существуют отдельные акты, которые поясняют, как правильно заверять копии документов, и приводят образцы заверенных копий. Порядок нотариального заверения урегулирован более полно. Однако правила заверения копий в организациях также оговорены на законодательном уровне.

Соблюдать эти правила необходимо для того чтобы, например, при рассмотрении спора в суде или ответе на запрос налоговой инспекции не получить отказ в признании доказательственного значения копии. Если она удостоверена надлежащим образом, она не сможет подтвердить факт, на который ссылается организация.

Порядок заверения копий документов: нормативная база

В настоящее время на территории Российской Федерации действуют три документа, регламентирующие порядок заверения копий. К ним относятся:

ГОСТ Р 6.30 – 2003 Унифицированные системы документации.

Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные приказом Росархива от 23.12.2009 № 76.

Указ Президиума Верховного совета СССР № 9779-х «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» от 04.08.1983 г.

Несмотря на то, что эти акты не противоречат друг другу, они имеют ряд расхождений по составу реквизитов отметки о заверении:

Как правильно заверить копию документа

Копия документа — документ, который в точности воспроизводит формат и содержание оригинального документа. Следует отметить, что в некоторых случаях копией документа может признаваться только та копия, которая заверена в установленном законодательством порядке. Именно в связи с этим очень часто возникает вопрос как правильно заверить копию документа.

В копии, которая была снята с оригинального документа, должны быть воспроизведены все реквизиты этого документа. При этом оформление копии может осуществляться на специальном бланке или же на стандартном листе бумаги. Регистрационный индекс, место и дата составления, которые указаны в копии, должны в точности соответствовать оригиналу вне зависимости от того, кем и когда была подготовлена копия.

Заверение того, что копия полностью соответствует оригинальному документу осуществляется при помощи специального реквизита. Данный реквизит содержит в себе: слово «Верно» (пишется с прописной буквы), наименование должностного положения, а также личную подпись того лица, которым была заверена копия. Ниже этих реквизитов указывается дата заверения соответствия копии документа оригиналу. Пример:

Верно
Менеджер по персоналу Подпись
И. И. Иванов
30.08.2010

Как можно заметить слово «копия» в отметке, подтверждающей соответствие оригиналу, не указывается. Это связано с тем, само слово «Верно» по своей смысловой нагрузке свидетельствует о том, что это именно копия документа.

Организация имеет право заверять копии лишь собственно созданных документов. Подготовка копий документов, произведенных сторонними организациями, разрешается только при условии разрешения уполномоченными лицами этих организаций. При этом разрешение от сторонних организаций не требуется в случаях разрешения вопросов, связанных с приемом граждан на работу, а также при оформлении личных дел на сотрудников, работающих в организации.

Одна из наиболее распространенных разновидностей копий — копии, которые в множественном числе распечатываются на принтере или же создаются на пишущей машинке. Подобного рода копии называют умноженными экземплярами. Таким образом, первый отпечатанный экземпляр после удостоверения (проставления печатей, регистрации и т. п.) является подлинником, а все иные экземпляры — копиями оригинала.

Как правильно заверить копию документа

Итак, давайте более детально рассмотрим, каким образом производится заверение копии документа на основании действующих норм и правил делопроизводства.
Ниже текста копии документа указывается следующие реквизиты и информация:

  • местонахождение оригинала документа — многие пропускают этот пункт, хотя указывать его настоятельно рекомендуется;
  • слово «Верно» — заверительная надпись;
  • наименование должностного положения того, кто заверяет копию;
  • подпись уполномоченного лица, которым заверяется подлинность копии;
  • расшифровка поставленной должностным лицом подписи;
  • дата проведения заверения подлинности копии;
  • печать — для возможности отправки копии в стороннюю организацию.

Образец правильного заверения копии документа:

Оригинал документа в деле ООО «Фаворит» № 01–03 за 2012 год.
Верно
Начальник отдела кадров Подпись
Т. В. Сергеева
28.12.2012 Печать

Каких-либо стандартов по заверению документов, которые содержат сразу несколько страниц, на данный момент не существует. То есть, какие-либо стандарты по скреплению страниц документа, оформлению надписей на наклейке и т. п. отсутствуют.

Как правило, при необходимости оформления копии многостраничного документа поступают следующим образом:

  • все листы последовательно нумеруются;
  • все листы скрепляются металлической скобой или же нитью;
  • на место скрепления, при помощи канцелярского клея наносится бумажная наклейка;
  • на наклейке проставляются данные о количестве листов в документе, а также ставится подпись заверяющего должностного лица с расшифровкой его подписи.
  • ставится печать, оттиск которой немного захватывает часть наклейки.

Следует отметить, что допускается не скреплять листы документа, а заверять каждую страницу реквизитом «Верно» на каждой отдельно взятой странице.

Вот собственно и все — тема как правильно заверить копию документа раскрыта полностью, если у вас остались вопросы — внимательнее посмотрите на картинку слева и у вас не останется вопросов, как оформить копию документа.

Читайте так же:  Бланк претензия на некачественный товар образец как правильно составить