Единые требования к документированию

Московский государственный университет печати

Документорование управленческой деятельности

Задания для практических занятий для специальностей 060800 «Экономика и управление на предприятиях (полиграфия)»; 060500 «Бухгалтерский учет и аудит»

Организации в процессе своей деятельности создают, по­лучают и используют документы, изготовленные различными способами: рукописные, машинописные, составленные на ПЭВМ, кино-фотодокументы, звуковые и другие виды доку­ментов. Все они являются информационными источниками и средством юридического доказательства.

Управленческие документы по наименованию, форме и со­держанию реквизитов должны соответствовать государственной системе документационного обеспечения управления, унифицированной системе документации, государственным стандар­там на документацию, положению (уставу) об организации и другим нормативным документам, содержащим правила доку­ментирования.

Государственная система документационного обеспечения управле­ния (ГСДОУ) устанавливает и закрепляет единые требования к доку­ментированию управленческой деятельности и организации работы со всеми документами в организации, в целях формирования рационального документо­оборота, сокращения количества и повышения уровня качества доку­ментов, создания условий применения современных технических средств обработки документной информации, повышения эффективности работы аппарата управления.

При работе с документами необходимо руководствоваться нормативными актами Российской Федерации, которые преду­сматривают составление, оформление и работу с управленчес­кими документами по определенным правилам, ведение номенклатуры дел, создание архива организации, обеспечиваю­щего сохранность документов.

Задания для практических занятий разработаны на основании ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и в соответствии с программой дисциплины «Документирование управленческой деятельности» для студентов, обучающихся по специальностям 060800 «Экономика и управление на предприятии (полиграфия)» и 060500 «Бухгалтерский учет и аудит».

В пособии рассмат­риваются практические аспекты составления и оформления наи­более распространенных управленческих документов, приведены формуляры-образцы, представлены вопросы и задания для проведения практических занятий по следующим темам курса:

1. Составление и оформление личных документов.

2. Порядок составления документов. Реквизиты и правила их оформления. Требования к бланкам документов.

3. Оформление основных видов организационно — распорядительных документов.

4. Составление и оформление информационно — справочной документации.

5. Особенности работы с кадровыми документами. Документирование трудовых правоотношений.

6. Документы по внешнеэкономической деятельности. Оформление договоров.

7. Технология работы с документами. Организация документооборота.

8. Номенклатура дел. Подготовка документов для архивного хранения.

Самостоятельная работа над вопросами и заданиями направлена на укрепление теоретических знаний и практических навыков по документированию различных процессов, событий, действий.

Документационное обеспечение государственного управления

ГСДОУ – это совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работ с документами в органах государственного управления на предприятиях. ГСДОУ – это межотраслевой документ, разработанный в Росархивом. Нельзя забывать, что за последние годы в нашей стране произошли существенные изменения, что не могло не сказаться и на документации. Часть информации ГСДОУ устарела, однако большинство ее правил и рекомендаций может служить основой для организации рационального документационного обеспечения управления в учреждениях и на предприятиях различных уровней, сфер деятельности и форм собственности.

Основные цели ГСДОУ:

1. в упорядочении документооборота организации;
2. сокращение кол-ва и повышение качества документов;
3. создание благоприятных условий для применения технических средств и современных технологий сбора, обработки и анализа информации;
4. совершенствование аппарата управления.

Раздел «Документирование управленческой деятельности» состоит из четырех частей: Состав управленческих документов, Унификация и стандартизация управленческих документов, Оформление управленческих документов, Составление текстов управленческих документов.

При составлении документов конкретного предприятия очень важно ориентироваться на требования к составу документов в различных управленческих ситуациях и к их текстам.

ГСДОУ рассматривает документирование управленческой деятельности как создание документов не только на бумажных, но и на других видах носителей (магнитные ленты, диски и др.). Другими словами, сформулированные требования относятся ко всем документам независимо от того, созданы они традиционным способом или при помощи вычислительной техники.

Раздел “Организация работы с документами” охватывает весь цикл работы с документацией от момента ее получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело. В раздел включены рекомендации по рациональной организации документооборота, созданию информационно-поисковых систем по документам предприятия, контролю исполнения документов, их подготовке к передаче в архив.

Особенностью ГСДОУ является то, что в схемы маршрутов движения документов на предприятии должны включаться все пункты, связанные с автоматизированной обработкой документов. Важным является требование совместимости ручной и автоматизированной обработки документов.

Кроме этого в ГСДОУ выделены в отдельный подраздел рекомендации по созданию и использованию информационно-поисковой системы (ИПС) предприятия, учреждения. В этой части рассматриваются правила создания ИПС в условиях традиционной и автоматизированной систем. Определен состав ИПС. Она должна включать регистрацию, индексирование документов, их оперативное хранение, информационно-поисковые массивы. Так как информационно-поисковые массивы могут быть реализованы в бумажном варианте (картотеки) и электронном, то в ГСДОУ выдвигается требование их совместимости. Для достижения такой совместимости на предприятии разрабатываются классификаторы, например, номенклатура дел, классификатор корреспондентов, классификатор структурных подразделений, классификатор видов документов и др.

В разделе также рассматриваются технологии регистрации документов, индексации, оперативного хранения, составления номенклатуры дел, формирования дел, технологии контроля исполнения документов, передачи в ведомственный архив.

В разделе «Механизация и автоматизация работы с документами» содержатся самые общие требования к условиям применения автоматизированных средств работы с документами (этот раздел требует большой доработки).

В разделе “Организация службы ДОУ” заложен подход к организации и функционированию служб документационного обеспечения управления.

ГСДОУ определила службу ДОУ как самостоятельное структурное подразделение, которое подчиняется непосредственно руководителю организации. ГСДОУ предусматривает создание нескольких типовых делопроизводственных служб в зависимости от категории организации или предприятия, это могут быть: управление делами, канцелярия, общий отдел, секретарь руководителя.

В разделе формулируется основные задачи службы, требования к должностному составу, нормативному обеспечению работников сферы делопроизводства. Раздел содержит ссылки на документы, которые должны их конкретизировать. Некоторые из них, например, Общероссийский классификатор профессий рабочих, квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих.

Функции служб делопроизводства приведены в приложении к ГСДОУ: «Примерное положение о службе документационного обеспечения управления».

В ГСДОУ имеется целый ряд приложений, которые могут быть использованы в настоящее время в практической деятельности служб документационного обеспечения управления:

• Примерный перечень документов, подлежащих утверждению;
• Примерный перечень документов, на которых ставится гербовая печать;
• Перечень типовых сроков исполнения документов;
• Примерная структура текста должностной инструкции для работников службы ДОУ;
• Формы номенклатур дел;
• Форма обложки дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения и др.

Многие положения ГСДОУ требуют пересмотра. Однако, целый ряд правил и рекомендаций по организации ДОУ могут оказать помощь делопроизводителям учреждений, предприятий, особенно, для тех, кто только осваивает непростую технологию работы с документацией.

Документы, регистры и формы бухгалтерского учета
Виды внешнеторговой документации
Первичное наблюдение, документация. Учётные регистры, инвентаризация

Назад | | Вверх

Документирование

Унификация и стандартизация управленческих документов

Документ – информация, закрепленная специальным способом,( на бумаге, пленке, дискете и пр.) для ее передачи во времени и пространстве.

Черновик – предварительная редакция документа, отражающая работу автора над текстом документа.

Официальный документ – документ, созданный организацией или должностным лицом и оформленный в установленном порядке.

Документирование – создание документов, отражающих деятельность организации на бумаге или других носителях информации.

Делопроизводство – это совокупность работ по

учреждения и по

организации в нем документооборота Номенклатура дел – перечень заголовков дел и сроков их хранения

Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ).

ГСДОУ — это совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, учреждениях и общественных организациях.

Основным направлением совершенствования документации, одним из средств эффективного нормативного регулирования документооборота является унификация и стандартизация документов , которая заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций.

Унификация документов проводится в целях:

 сокращения количества применяемых документов;

 типизации их форм;

 снижения трудоемкости их обработки;

 более эффективного использования техники.

Унифицированные системы документации (УСД):

 Унифицированная система организационно-распорядительной документации;

 Унифицированная система банковской документации;

 Унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;

 Унифицированная система отчетно-статистической документации;

 Унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий;

 Унифицированная система документации по труду;

 Унифицированная система документации Пенсионного фонда Российской Федерации;

 Унифицированная система внешнеторговой документации.

Унифицированная система документации — это система, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

Унифицированный документ — это документ, созданный по унифицированной форме, оформленный в установленном порядке и имеющий юридическую силу.

Унифицированная форма документа — это совокупность реквизитов,

установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации.

Стандартизация документов — это форма юридического закрепления

проведенной унификации и

Установлены следующие категории стандартов:

 государственные стандарты (ГОСТ);

 отраслевые стандарты (ОСТ);

 республиканские стандарты (РСТ).

Основные действующие государственные стандарты в области документов и делопроизводства

ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» от

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Система организаци- онно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (введен с 01.07.2003г.).

ГОСТ 6.10.1-88 » Унифицированные, системы документации. Основные положения». ГОСТ 6.10.5-87 «Унифицированные системы документации. Требования к

ГОСТ 6.10.4-84 «Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники».

Нормативно-методическая основа делопроизводства – совокупность требований, норм, правил и рекомендаций по составлению документов и работе с ними, установленных правовыми актами, стандартами, инструкциями и методическими пособиями.

Нормативно-методическая база делопроизводства регулирует

 правила оформления документов;

 правила работы с документами;

 обеспечение сохранности документов;

 порядок передачи документов на архивное хранение (сроки хранения устанавливаются Федеральной архивной службой);

 работу службы делопроизводства (функции, структура, штаты);

 внедрение новых информационных технологий в работе с документами;

 работу с документами, имеющими гриф ограничения доступа;

 юридические аспекты, связанные с документами, и другие вопросы.

Вопросы документационного обеспечения управления регулируются

 государственными и отраслевыми стандартами;

 инструкциями по делопроизводству конкретного предприятия.

Федеральный закон от 20.02.95 № 24-ФЗ « Об информации и защите информации» – содержит базовые понятия информации, документа и устанавливает правовой режим создания, хранения, использования информации, порядок ее документирования и доступа к ней.

Федеральный закон от 10.01.2002 № 1-ФЗ « Об электронной цифровой подписи» – устанавливает основы придания юридического значения электронным документам.

Закон РФ от 21.07.93. № 5485 « О государственной тайне» – определяет полномочия госорганов и должностных лиц по защите гостайны и работе с документами, содержащими ее.

Гражданский кодекс РФ ( Федеральный закон от 30.11.94 № 52-фз) – содержит нормы,

права и положения по документам сферы гражданских правоотношений.

Трудовой кодекс РФ (Федеральный закон от 31.12.2001 № 197-ФЗ) – содержит нормы права и положения по документам сферы трудовых правоотношений.

Уголовный кодекс РФ (Федеральный закон от 13.06.96 № 63-ФЗ) ( в ред. От 20.03.2002) –

устанавливает уголовную ответственность за неправомерные действия с документами и информацией.

Основы законодательства РФ об архивном фонде Российской Федерации и архивах от

07.06.93 – определяют порядок формирования, хранения, учета и использования архивных документов.

Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) –

содержит коды унифицированных форм документов, используемых в деятельности органов власти и управления, которые должны проставляться на документах.

Государственные инструкции по делопроизводству

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти – содержит общие требования к документированию управленческой деятельности и технологии работы с документами, требования по подготовке законодательных актов и правила оформления отдельных документов;

Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организацией, с указанием сроков хранения – устанавливает сроки хранения документов

На основе типовых, разрабатываются отраслевые инструкции по делопроизводству и инструкции предприятия.

Инструкция по делопроизводству предприятия:

 порядок составления и оформления служебных документов;

 порядок приема, регистрации и рассмотрения входящих документов (документы регистрируются в день поступления или оправки);

 контроль исполнения документов (снятие документа с контроля оформляется отметкой об исполнении и направления в дело);

 порядок работы с исходящими документами;

 порядок работы с внутренними документами;

 составление номенклатуры дел (если в организации появляются новые участки работы, не предусмотренные прежней номенклатурой дел, то заголовки дел вводятся в номенклатуру дел текущего года под резервными номерами);

 правила формирования дел (при подготовке дела к передаче в архив внутренняя опись документов, содержащихся в деле помещается в начало дела);

 порядок обеспечения сохранности документов;

 порядок подготовки и передачи документов на архивное хранение.

Определяется компетенцией и функциями организации, порядком решения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с другими организациями.

Основные группы документов:

 организационные (устав, учредительный договор, структура и штатная численность, штатное расписание, должностные инструкции, инструкции по отдельным видам деятельности, например, инструкция по документационному обеспечению, правила внутреннего трудового распорядка, философия фирмы, положения, регламенты и др.);

 распорядительные (приказы (слово «ПРИКАЗЫВАЮ»), распоряжения издается единолично руководителем), указания, решения, постановления и др.);

 документы по личному составу ( приказы по л/с, личные дела, личные карточки формы Т-2, трудовые книжки, трудовые договоры, личный листок по учету кадров, заявление, анкета, автобиография, резюме, характеристика, лицевые счета по зарплате и др.);

 информационно-справочные (акты, письма, протоколы (датой протокола является дата заседания коллегиального органа), справки (документ содержащий описание и подтверждение тех или иных событий), докладные и объяснительные записки, телеграммы, телефонограммы, телексы, факсограммы, электронные сообщения, сводки, предложения, представления, акты, заключения, отзывы, отчеты, перечни, списки и др.).

V1: Организация документооборота

S: Фиксация на бумаге или других носителях по установленным правилам управленческих действий есть:

+:документирование управленческой деятельности;

-: надзор за соблюдением требований унифицированной системы документации;

-: разработка унифицированной системы документирования.

S: Какой нормативный документ регулирует отношения в сфере организации, хранения, учета и комплектования документов?

+:ФЗ «Об архивном деле в РФ»

-: ФЗ «О техническом регулировании»

S: Какие реквизиты используются в ГОСТ Р 6.30-2003?

-: постоянные и переменные

-: типовые и индивидуальные

+:обязательные и необязательные

-: угловые и продольные

S: документы регистрируют:
+: в день поступления, отправки
-: в день оформления, согласования
-: в день передачи на исполнение
-: после исполнения

S: Документационное обеспечение управления (ДОУ) охватывает вопросы:

+: документирования, организации работы с документами и систематизацию архивного хранения документов;

-: документооборота и архивного хранения;

S: Нормативный документ, устанавливающий единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами:

-: Унифицированная система документации (УС-: ;

-: Инструкция по делопроизводству;

S: Чем регламентируется деятельность работников службы ДОУ

-: режимом работы предприятия;

S: Деятельность по созданию документов называется:

S: Установление единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций и задач, называется:

S: Как называется процедура записи сведений о документе с последующим проставлением индекса и даты?

S: Как должна осуществляться первичная обработка входящих документов?

-: в течение суток;

+: в день поступления;

-: в течение недели;

-: по мере накопления;

-: в зависимости от важности документа.

S: Как производится регистрация документов?

-: по указанию руководителя;

-: регистрация не производится.

S: Какие документы подлежат регистрации?

-: входящие и исходящие;

-: входящие, исходящие и внутренние;

+: все документы, требующие учета, исполнения и дальнейшего использования в справочных целях.

S: Регистрационный индекс входящих и исходящих документов включает:

-: порядковый номер в пределах данной группы документов;

-: порядковый номер и индекс по номенклатуре дел;

-: дата регистрации и порядковый номер.

S: Какая форма регистрации документов наиболее оперативна и эффективна?

S: Какие документы подлежат контролю исполнения?

-: зарегистрированные документы, требующие исполнения;

studopedia.org — Студопедия.Орг — 2014-2019 год. Студопедия не является автором материалов, которые размещены. Но предоставляет возможность бесплатного использования (0.007 с) .

Финансово-экономический факультет / Контрольные работы / Документирование управленческой деятельности

Вопрос № 1. Основные положения по документированию управленческой деятельности.

1. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения

1.1. Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) — совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях (объединениях), в учреждениях и общественных организациях *1.

*1 В дальнейшем органы государственного управления, предприятия (объединения), учреждения и общественные организации именуются «организациями».

ГСДОУ включает в себя настоящие Основные положения, общесоюзные, отраслевые и республиканские нормативные и методические документы по вопросам документационного обеспечения управления.

1.2. Основная цель ГСДОУ — упорядочение документооборота, сокращение количества и повышение качества документов, создание условий для эффективного применения прогрессивных технических средств и технологий сбора, обработки и анализа информации, совершенствование работы аппарата управления.

1.3. В развитие Основных положений ГСДОУ разрабатываются и утверждаются нормативные и методические документы по совершенствованию документационного обеспечения управления:

общесоюзные — Главным архивным управлением при Совете Министров СССР и Государственным комитетом СССР по стандартам;

отраслевые — министерствами и ведомствами СССР и союзных республик;

республиканские — Советами Министров союзных республик.

Нормативные документы министерств и ведомств по вопросам документационного обеспечения управления не должны ограничивать прав подведомственных организаций, предоставленных им Законом СССР «О предприятиях в СССР» и другими законодательными актами.

1.4. Документационное обеспечение управления в организации осуществляется специальной службой, подчиненной непосредственно руководителю организации.

1.5. Должностные лица организаций при работе с документами руководствуются требованиями Основных положений ГСДОУ и принятых в ее развитие общесоюзных, отраслевых и республиканских нормативных и методических документов *1.

*1 При работе с документами, подпадающими под действие специальных положений, должностные лица организаций должны руководствоваться этими положениями.

1.6. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения распространяются на все системы документации органов государственного управления Союза ССР, союзных и автономных республик, суда, прокуратуры, арбитража, а также учреждений, организаций и предприятий, включая документы, создаваемые средствами вычислительной техники и микрографии *1.

*1 Документационное обеспечение деятельности организаций, действующих в соответствии со специальными положениями, а также порядок работы с секретными документами и документами «ДСП» устанавливаются специальными инструкциями.

1.7. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения являются нормативно-методической базой для совершенствования на единой основе документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм документов, повышения их качества, работ службы документационного обеспечения на базе научной организации труда и внедрения новейших технических средств *1.

*1 Работа архива организации и формы его участия в документационном обеспечении управления регламентируются Основными правилами работы ведомственных архивов (М.,1986).

1.8. Общие требования разработаны в соответствии с законами СССР и союзных республик, устанавливающими порядок организации и деятельности государственного аппарата, актами высших органов государственного управления по вопросам принятия и оформления управленческих решений, осуществления контроля за исполнением документов, совершенствования методов управления и организационных структур и их информационного обеспечения, государственными стандартами в области документации и автоматизированной обработки информации с учетом опыта практического использования унифицированных систем документации и общесоюзных классификаторов технико-экономической информации.

1.9. Единые требования ко всем системам документации внедряются путем издания государственных, республиканских и отраслевых стандартов и инструкций по вопросам документационного обеспечения управленческой деятельности, учитывающих специфику республики (отрасли), а также отраслевых унифицированных систем документации, типовых номенклатур дел, типовых перечней документов с указанием сроков их хранения.

На их основе подведомственные организации разрабатывают нормативные акты, организующие документационное обеспечение управления.

1.10. Учреждения государственной архивной службы СССР оказывают министерствам и ведомствам организационно-методическую помощь во внедрении ГСДОУ, в организации системы документационного обеспечения, согласовывают типовые и отраслевые нормативные документы по системе документационного обеспечения, указанные в п.1.5, разрабатывают методические документы по отдельным вопросам документационного обеспечения управления.

2. Документирование управленческой деятельности

Документирование управленческой деятельности охватывает все процессы, относящиеся к записи (фиксации) и оформлению необходимой для осуществления управленческих действий информации на различных носителях по установленным правилам.

Документирование осуществляется на естественном языке (рукописные, машинописные документы, в том числе телеграммы, телефонограммы, машинограммы), а также на искусственных языках с использованием новых носителей (перфокарты, перфоленты, магнитные ленты, карты, диски, кристаллы и др.).

2.1. Состав управленческих документов

2.1.1. Состав управленческих документов определяется компетенцией и функциями организации, порядком решения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с другими организациями и закрепляется в табеле документов.

2.1.2. Единство правил документирования управленческих действий на всех уровнях управления обеспечивается применением ГСДОУ, унифицированных систем документации (УСД) и Общесоюзных классификаторов технико-экономической информации (ОКТЭИ).

УСД — комплекс взаимоувязанных документов, созданных по единым правилам и требованиям, содержащих информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

УСД предназначены для использования как в условиях применения средств вычислительной техники, так и при традиционных методах обработки информации.

Общесоюзные классификаторы представляют собой систематизированные перечни наименований и кодов объектов классификации и классификационных группировок, разработанных и утвержденных в установленном порядке, обязательных для применения при обеспечении автоматизации процессов обработки информации.

Порядок утверждения, внедрения, ведения и регистрации УСД общесоюзного назначения, унифицированных форм документов других уровней управления и ОКТЭИ устанавливается Госстандартом СССР.

2.1.3. Управленческие документы по наименованию, форме и составу реквизитов должны соответствовать УСД, требованиям ГСДОУ, положениям (уставам) об организации и другим нормативным документам, содержащим правила документирования.

2.1.4. В соответствии с действующим законодательством и компетенцией органы управления издают следующие распорядительные документы:

Советы Министров СССР, союзных и автономных республик:

постановления, распоряжения и дают поручения;

Министерства СССР, союзных и автономных республик:

приказы, инструкции, указания;

Государственные комитеты, комитеты и комиссии:

постановления, приказы, инструкции, указания;

Главные управления и управления при Советах Министров СССР, союзных и автономных республик:

приказы, инструкции, указания;

Исполкомы Советов народных депутатов, их управления и отделы:

решения, распоряжения (исполкомы): приказы, инструкции, указания (правления и отделы);

Администрация предприятий (объединений), учреждений, организаций:

приказы, инструкции, указания;

Кооперативные организации — решения;

Общественные организации — постановления, распоряжения.

Решения, постановления и приказы издают во всех случаях, когда необходимо принять нормативный или индивидуальный акт по основным вопросам компетенции организации. Распоряжения, указания издаются по оперативным вопросам и для организации исполнения постановлений, решений и приказов.

2.1.5. Совместные распорядительные документы организаций, издающих одинаковые по форме документы (приказы, постановления и др.), издаются в соответствующей форме (приказ, постановление и др.).

Совместные распорядительные документы органов, полномочных издавать различные по форме документы, издаются в форме «совместного решения», которое имеет правовую силу распорядительного документа каждой организации, принимавшей этот документ.

2.1.6. Доведение до сведения подведомственных организаций, структурных подразделений документов вышестоящих органов или документов других организаций осуществляется в форме, установленной автором документа. Если способ не указан, организация этот вопрос решает самостоятельно.

Протокольные решения коллегиальных органов могут доводиться до исполнителей в форме установленной положением об этих органах.

Распорядительный документ может быть отменен (изменен) распорядительным документом самой организации или вышестоящей. Действие распорядительного документа может быть приостановлено соответствующими компетентными органами.

Проекты документов, затрагивающие интересы других организаций, должны предварительно согласовываться с ними, В случае разногласий к проекту прикладываются замечания или суть разногласий указывается в сопроводительном письме.

2.1.7. Ход обсуждения вопросов и решения, принимаемые на заседаниях коллегиальных органов, советах, собраниях, совещаниях, фиксируются в протоколах.

Протоколы оформляются на основании записи хода заседаний, стенограмм, звуковых записей и материалов, подготовленных к заседанию (текстов докладов, выступлений, справок, проектов постановлений или решений, повестки дня, списков приглашенных и др.).

Если ход заседания стенографируется, то текст стенограммы расшифровывается, отпечатывается, заверяется и хранится вместе с протоколом. В особых случаях выступавший должен завизировать стенограмму своего выступления. Если ход заседания записывается на магнитную ленту, она хранится в соответствии с Основными правилами работы государственных архивов с кинофотофонодокументами *1.

*1 Основные правила работы государственных архивов с кинофотофонодокументами. М.: Главархив СССР, 1980.

2.1.8. В пределах своей компетенции организации всех уровней управления могут направлять письма при осуществлении оперативных связей с вышестоящими отраслевыми и функциональными органами, подведомственными и другими организациями и отдельными гражданами. Письма, как правило, должны составляться в том случае, когда невозможен или затруднен бездокументный способ обмена информацией: устные разъяснения, указания (личные или по телефону), инструктирование и др.

При необходимости срочной передачи информации составляются телеграммы и телефонограммы.

2.1.9. Организации на основании положений о них и других актов, определяющих их компетенцию, издают и иные документы: планы работ, отчеты, прейскуранты, стандарты, уставы, положения, правила и др., перечень которых содержится в Общесоюзном классификаторе управленческой документации (ОКУД) и отраслевых табелях применяемых форм документов.

2.1.10. Проект управленческого документа должен быть согласован с исполнителями (авторами текста), руководителями заинтересованных структурных подразделений или организаций.

Внутреннее согласование проекта документа должно проводиться в следующей очередности: с отраслевыми, функциональными, территориальными подразделениями, совещательными органами, и, при необходимости, общественными организациями; работниками, ответственными за разрешение функциональных вопросов (главные, старшие специалисты и т.д.); с финансовым подразделением или главным бухгалтером (бухгалтером); с юридической службой; службой документационного обеспечения; с заместителем председателя коллегиального органа или с заместителем руководителя организации, ведающими вопросами, содержащимися в проекте документа.

Внешнее согласование в зависимости от содержания документа должно осуществляться в следующей очередности:

с подчиненными и неподчиненными организациями, когда последние выступают обязанной стороной в правоотношениях, возникающих вследствие издания правового акта, или когда содержание документа затрагивает их непосредственные интересы;

с организациями и научно-производственными объединениями, занимающимися исследованиями в той области, к которой имеет отношение содержание документа;

с общественными организациями — в случаях необходимости или предусмотренных документами этих органов;

с органами, осуществляющими государственный надведомственный контроль (надзор) в определенной области (санитарный, противопожарный и т.д.);

с вышестоящими органами общей или отраслевой компетенции — в случаях, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий, только с разрешения этих органов.

Управленческий документ подписывается или утверждается руководителем организации или замещающим его должностным лицом в соответствии с его компетенцией, установленной правовыми актами (устав или положение об организации, структурном подразделении, должностная инструкция, приказ о распределении обязанностей и др.).

Две или более подписи проставляются в том случае, если за содержание документа ответственны несколько должностных лиц. Документы денежного, материального и кредитного характера, служащие основанием для приема и выдачи денег, товарно-материальных и других ценностей, а также изменяющие кредитные и расчетные обязательства с другими организациями, подписывают руководитель организации и гл. бухгалтер (бухгалтер); совместные документы нескольких организаций подписывают руководители всех организаций.

Документы, составленные комиссией, подписывают все члены комиссии. Решения (постановления) коллегиальных органов подписываются председателем и секретарем.

Распоряжения, издаваемые руководителем коллегиального органа в единоначальном порядке, имеют одну подпись.

Право подписи распорядительных документов в форме указаний или распоряжений может предоставляться заместителю руководителя, главному инженеру, руководителям структурных подразделений.

Утверждаемые документы (инструкции, положения, уставы и др.) подписывает должностное лицо, ответственное за их подготовку.

Протокол подписывает председательствующий на заседании коллегиального органа (совета, коллегии, собрания, совещания) и секретарь.

Доклады, докладные записки, справки и другие документы информационного, справочного или аналитического характера могут быть подписаны исполнителем, если разрешаемые в них вопросы не выходят за пределы его прав и компетенции, установленных должностной инструкцией.

Вопрос №11. Структура доклада и отчета (на совещании, заседании, конференции).

Большое значение при проведении совещания придается подготовке основного доклада (отчета). Какой же может быть структура доклада? Прежде чем писать доклад, надо пройти «стадию планирования», т.е. определить содержание и приемлемую форму. Трудно давать рекомендации относительно содержания доклада, но в отношении формы — другое дело. На выбор формы, или структуры, влияют два фактора: цели документа и правила его оформления, Рассмотрим эти факторы.

Структура и цель. Составление служебных документов может преследовать две цели: первая — информирование, вторая — информирование и убеждение. Когда назначение документа — информирование, материалы располагаются в простом порядке, позволяющем доводить информацию ясно и четко, с минимальной вероятностью того, что читающий что-то перепутает. Беспорядочное перечисление фактов может привести к ошибке, поэтому очень важно, чтобы факты излагались в логической последовательности. Это может быть

— хронологическая последовательность событий;

— географическая последовательность (разобраться с районом А, прежде чем переходить к району В);

— степень важности (более важные факты упоминаются перед менее важными или наоборот).

Если наша цель — убеждение, важно выбрать такой порядок, который естественно приведет читающего к выводам и рекомендациям, которые вы защищаете. В документах это обычно достигается при посредстве логики и рассуждений. Некоторые очень опытные руководители используют психологические приемы, рассчитанные на то, чтобы направить мысли читающего в определенное русло или заставить его поверить в то, что все выводы и рекомендации — его собственные, но техника таких приемов в нашем курсе не рассматривается. Главные же приемы — логика и рассуждение, и многие из работников управления, которым приходится писать различные документы, строят их так, чтобы это способствовало возникновению логичных выводов.

Можно принять следующие логические построения: постановка проблемы— анализ проблемы— возможные решения— рекомендованное решение или предположение (если сделаем так-то и так-то,то. )— очевидность (то, что доказывает предположение)— вывод— рекомендуемые действия или план действий — необходимость действий — возможные проблемы— ожидаемые выгоды— выводы— рекомендации.

Эти логические цепочки могут показаться простыми, и потому-то они так привлекательны. Опираясь на них, можно предложить несколько простых конструкций, соответствующих различным целям:

для доклада — описание событий в логической или хронологической последовательности; заключения (если требуются); рекомендации (если требуются);

для текущего отчета — констатация достижений к определенному времени; описание работы, которую осталось сделать; указание на проблемы, стоящие на пути завершения задания; определение путей решения проблем; рекомендации.

Если в докладе намереваются не просто провести аргументы, но сделать это способом, заставляющим прийти к определенным выводам и рекомендациям, существует правило: начать с более слабых аргументов и постепенно переходить к более сильным. Это может значит, что, например, если обсуждается некая программа действий, а автор доклада хочет противостоять ей, в докладе сначала должны быть рассмотрены аргументы в защиту данной программы, а затем противопоставлены им более сильные аргументы против. Такая последовательность естественно приведет к выводу, что одобрять программу действий не нужно. Аналогично, если на обсуждение было представлено несколько вариантов программы действий, доклад следует начинать с наименее желательных, которые отвергаются при помощи более веских аргументов против этих вариантов. Затем надо систематически рассмотреть оставшиеся варианты, отвергая их подобным же образом один за другим. Наконец, очередь доходит до самого желательного варианта, остающегося как бы одним-единственным, который логически должен быть принят.

Составление доклада и отчета — это мастерство, требующее большого практического навыка и способности критически анализировать очередной проект. При написании сложного документа часто требуется много черновиков. Не существует легких путей к успеху, но (и это касается написания любого текста) критическое изучение хорошо написанных документов в свете сделанных в настоящем пособии замечаний может оказаться полезным. Это, конечно, не заменяет постоянной практики, но все-таки данное пособие позволит укрепить профессиональные навыки и в этой сфере.

Структура и образец. Итак, наибольшее влияние на структуру документа оказывает то, для какой цели он предназначен. Вторым определяющим фактором являются, как уже говорилось, правила оформления, которые зафиксированы в образцах. Образцы отражают общую структуру и способы представления документа. В докладе необходимы следующие элементы:

вступление — указание на сущность содержания документа, хотя бы в одном предложении;

определение цели, т.е. отражение того самого существенного в документе, что объясняет его назначение;

основная часть — изложение основных фактов; выводы (заключения), если они требуются, т.е. если цель документа — не только информирование, но и убеждение;

рекомендации, если они требуются, т.е. если защищается некий план действий;

резюме — краткое изложение сути документа, если он длинный или сложный (может быть помещено и в начале, и в конце). Рассмотрим последовательно все элементы. Вступление и определение цели, Назначение вступления — представить документ наиболее понятно и доступно.

Основная часть. Эта часть менее всего подчиняется образцу. В ней автору предоставляется полная свобода обращения с материалом для достижения своих целей. Некоторые указания, касающиеся того, как лучше сгруппировать материал, даны выше.

Выводы . Назначение этого элемента — свести воедино выводы, которые должны вытекать из основной части документа, Новые факты или аргументы здесь не приводятся. Все выводы представляют в виде простого списка четких положений.

Рекомендации. Рекомендации — это предложения относительно действий, которые, возможно, потребуются в результате сделанных выводов. Они должны, конечно, вытекать из этих выводов. Например:

1. Все существующие учебные материалы должны быть просмотрены и приведены в соответствие с учебными установками, данными в Приложении 2 доклада.

2. Ответственному за обучение необходимо разработать и представить курс по использованию методики раздельного обучения и обеспечить ознакомление с ней всего педагогического состава до конца года.

Резюме. Этот элемент, как правило, применяется при написании сложных докладов и сводит воедино основные положения документа, включая выводы и рекомендации. Заголовок и резюме должны давать достаточно ясное представление об основном содержании документа. По этой причине, возможно, резюме лучше помещать не в конце, а в начале.

Правила написания служебных документов. Написание доклада или какого-то иного сложного документа — работа благодарная. Систематизация информации в сжатой, логичной форме и в соответствии с вашими целями оттачивает ум. Три основные характеристики доклада, как и любого функционального документа, это ясность, краткость, точность.

Ясности можно достичь различными путями. Необходимая основа для этого — четкая структура, даже в таком простом документе, как письмо. В более сложных документах хорошую помощь окажут четкие заголовки, система нумерации разделов и абзацев, перемещение деталей из основной части в приложение.

Заголовки. Заголовок — неотъемлемая часть документа. Многие заголовки — стандартные, отражающие построенную по типовым образцам конструкцию документа. Часто в документах используют следующие заголовки: «Введение», «Резюме» (или «Краткое содержание»), «Выводы», «Рекомендации».

Основная часть документа (между Введением и Выводами) не имеет стандартных заголовков, хотя как раз именно в этой части нужна рубрикация. Поэтому следует самим составлять заголовки, так чтобы они правильно отражали структуру и содержание раздела. В соответствии с требованиями образца текст заголовка должен передавать законченную мысль. Например, в заголовке неправильно писать: «Эта тема важна, так как . ».

Существуют оптимальные заголовки, которые используются в очень сложных и очень формализованных документах. Многие из них появляются сразу же в начале документа. Например, если есть ссылки на какие-то другие документы, может понадобиться заголовок «Ссылки». «Благодарность» («Выражение признательности») потребуется, если вы захотите выразить благодарность тем, кто помогал вам в подготовке материалов.

Если документ длинный, может понадобиться заголовок «Содержание», под которым аккуратно перечисляются подзаголовки и номера страниц. Иногда для Содержания требуется отдельная страница.

Нумерация разделов. Как автору, так и читающему может понадобиться быстро отыскать какой-то раздел документа. Для этих целей предназначена система нумерации. Она поможет также подчеркнуть структуру документа, а значит, сделать его более ясным. Как минимум должны быть пронумерованы заголовки и подзаголовки. Чтобы упростить обращение к абзацам, могут быть пронумерованы и они.

Подбор слов. Используйте самые простые слова. Избегайте незнакомых слов, жаргона, а также сомнительных и двусмысленных фраз. В служебном документе (отчете) не должно быть латинских выражений или малоизвестных терминов. Все аббревиатуры должны быть объяснены или в Списке сокращений, помещаемым в начале документа, или в расшифровке при первом их употреблении. Некоторые сокращения и жаргонные выражения, конечно, могут быть понятны всем в пределах вашей организации, и вам судить, что из них приемлемо. Но при отправлении документа во внешнюю организацию требуется повышенное внимание. Правило гласит: если есть сомнение в слове — не применяйте его, но если очень нужно — хотя бы объясните.

Структура абзацев (параграфов) также заслуживает внимательного рассмотрения, поскольку она может способствовать ясности или препятствовать ей. Каждый абзац связан с определенным аспектом основной темы. В абзаце каждое предложение должно отражать именно эту тему и никакую другую. Предложения должны строиться в логической последовательности, способствуя ясному проведению мысли. В каждом абзаце первое предложение — решающее: в нескольких словах надо дать точное представление о том, какой аспект основной темы разрабатывается в данном абзаце.

Структура предложений подчиняется простейшим правилам. Два или три первых слова сейчас же дают понять о чем предложение. Для усиления воздействия следует ставить главные слова в предложении (особенно это касается длинных предложений или предложений, в которых несколько сопутствующих мыслей) в самом начале или в самом конце.

Правописание имеет существенное значение хотя бы потому, что при наличии грамматических ошибок именно они привлекают к себе внимание читающего, и отношение к документу попадает в зависимость от серьезности ошибок. По этой причине ошибок нужно избегать, по крайней мере грубых! Внимательная и, по возможности, беспристрастная проверка — надежный способ избавиться от ошибок.

Читайте так же:  Гарантия и компенсация работникам совмещающим работу с обучением