Как оформить командировку на служебном транспорте

Командировочные и представительские расходы

5.3. Проезд в командировку на служебном транспорте

Может случиться и так, что сотрудник отправится в командировку на служебном транспорте фирмы. Чтобы учесть расходы, связанные с такой поездкой, в целях налогового учета, необходимо правильно оформить документы. О том, что следует учесть в данном случае, мы и поговорим далее.

Направляя работника в служебную командировку, работодатель, в соответствии со ст. 168 Трудового кодекса Российской Федерации (далее — ТК РФ), обязан возместить ему расходы, связанные с такой поездкой. В состав возмещаемых расходов, порядок и размер возмещения которых определяется коллективным договором или иным локальным нормативным актом организации, включены в том числе и расходы на проезд.

Отправляя сотрудника в командировку на служебном транспорте, организация вместо оплаты стоимости проезда выдает ему денежные средства для приобретения топлива и других горюче-смазочных материалов. Чаще всего выдача денежных средств производится наличными через кассу фирмы. Но иногда вместо наличных денег командированному сотруднику выдают корпоративную банковскую карту или специализированную топливную карту. Также сотруднику могут выдать необходимый запас топлива, залив его в бак автомобиля и в канистры. Если этого топлива будет недостаточно, то командированный сотрудник может приобрести дополнительное количество топлива за наличные денежные средства, а также по банковской или топливной карте.

При определении налоговой базы по налогу на прибыль организация может уменьшить полученные доходы на сумму произведенных расходов. На это указывает п. 1 ст. 252 Налогового кодекса Российской Федерации (далее — НК РФ). При этом расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные налогоплательщиком.

Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором). Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Таким образом, для подтверждения экономической обоснованности служебной командировки необходимо оформить ряд соответствующих документов.

Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» утверждены унифицированные формы первичных документов по учету командировочных расходов (далее — Постановление Госкомстата России N 1).

В соответствии с Постановлением Госкомстата России N 1 при направлении работника в командировку используются следующие унифицированные формы:

N Т-10а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении»;

N Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку»;

N Т-9а «Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку»;

N Т-10 «Командировочное удостоверение».

Основным документом для командированного работника является командировочное удостоверение. По отметкам в нем определяется фактическое время пребывания сотрудника в командировке.

Водителю служебного автомобиля кроме командировочного удостоверения выдается путевой лист. Согласно ст. 2 Федерального закона от 8 ноября 2007 г. N 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта» путевой лист является документом, служащим для учета и контроля работы транспортного средства и водителя. Формы путевых листов для учета работ в автомобильном транспорте утверждены Постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. N 78 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте».

Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов установлены Приказом Минтранса России от 18 сентября 2008 г. N 152 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов» (далее — Приказ N 152).

В соответствии с Приказом N 152 путевой лист должен содержать следующие реквизиты:

наименование и номер путевого листа.

В наименовании путевого листа указывается тип транспортного средства, на которое оформляется путевой лист. Номер путевого листа указывается в заголовочной части в хронологическом порядке, в соответствии с принятой владельцем транспортного средства системой нумерации. Также в заголовочной части путевого листа проставляются печать или штамп юридического лица (индивидуального предпринимателя), владеющего соответствующим транспортным средством на правах собственности или ином законном основании;

сведения о сроке действия путевого листа.

Указанные сведения включают дату (число, месяц, год), в течение которой путевой лист может быть использован. Если путевой лист оформляется более чем на один день, то следует указать даты начала и окончания срока действия путевого листа;

сведения о собственнике (владельце) транспортного средства.

Если собственником (владельцем) автомобиля является организация, то в сведениях следует указать ее наименование, организационно-правовую форму, местонахождение и номер телефона.

Если же собственником (владельцем) автомобиля является индивидуальный предприниматель, то указываются его фамилия, имя, отчество, почтовый адрес и номер телефона;

сведения о транспортном средстве.

Здесь необходимо указать:

тип и модель транспортного средства;

государственный регистрационный знак;

показания одометра (полные километры пробега) при выезде автомобиля из гаража и его заезде в гараж;

дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выезда автомобиля с места постоянной стоянки и его заезда на указанную стоянку;

сведения о водителе.

Сведения о водителе включают в себя фамилию, имя и отчество водителя, а также дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя. Данные о прохождении таких осмотров проставляются медицинским работником, проводившим соответствующий осмотр, и заверяются его штампом и подписью с указанием фамилии, имени и отчества.

Также в путевом листе должны отражаться:

марка, количество выданного топлива;

остаток топлива при выезде и по возвращении;

расход топлива по норме и фактический;

экономия либо перерасход топлива.

По поводу заполнения названных реквизитов в Письме Росстата от 3 февраля 2005 г. N ИУ-09-22/257 «О путевых листах» сказано, что заполнение раздела «Движение горючего» производится в полном объеме по всем реквизитам исходя из фактических затрат и показателей приборов. Соответственно и расходы на бензин списываются по кассовым чекам, талонам или другим документам на основании путевых листов, подтверждающих обоснованность пробега.

В путевом листе также необходимо указать показания спидометра и пробег автомобиля.

На оборотной стороне путевого листа содержится раздел, в котором отражается информация о маршруте следования автомобиля. Заполняется этот раздел во всех пунктах следования автомобиля.

Обратите внимание! Не допускается наличие в унифицированных формах незаполненных реквизитов. В соответствии с действующей нормативно-правовой базой ответственность за достоверность содержащихся в документах данных, правильность их оформления, а также за своевременное и надлежащее составление первичных учетных документов несут лица, создавшие и подписавшие эти документы. На это указывает п. 4 ст. 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» и п. 15 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. N 34н «Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации».

Вернувшись из командировки, в течение 3 рабочих дней сотрудник обязан представить работодателю авансовый отчет по форме N АО-1, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. N 55 «Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации N АО-1 «Авансовый отчет».

К авансовому отчету, кроме командировочного удостоверения и путевого листа, должны быть приложены первичные документы, подтверждающие затраты в командировке. Такими документами могут быть чеки ККТ на приобретение горюче-смазочных материалов, чеки ККТ или квитанции за стоянку автомобиля и другое. Оформляются эти документы в соответствии с требованиями законодательства.

Обратите внимание! При отсутствии в чеках обязательных реквизитов или невозможности их прочтения они не могут служить оправдательными документами, принимаемыми для целей налогообложения прибыли.

В случае зарубежной командировки документы, составленные на иностранном языке, должны иметь построчный перевод на русский язык. Таково требование п. 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. N 34н «Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации». При этом перевести документы можно своими силами или привлечь сторонних переводчиков. Расходы на перевод будут уменьшать налогооблагаемую прибыль.

Датой признания в налоговом учете затрат на поездку (расходы на бензин, услуги автостоянки и так далее) является день утверждения авансового отчета. Это установлено пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ, это правило применяется фирмами, использующими метод начисления.

Расходы, связанные с эксплуатацией и обслуживанием служебного автомобиля во время командировки, в том числе приобретение горюче-смазочных материалов, оплата автостоянки, различные сборы и прочее, в целях налогообложения включаются в расходы, связанные с производством и реализацией (пп. 11, 12 п. 1 ст. 264, пп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ).

В командировку на служебном транспорте

Служебной командировкой, как известно, является поездка работника по распоряжению работодателя на определённый срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ). Работодатель, направляя сотрудника в служебную командировку, обязан возместить ему:

  • расходы по проезду;
  • расходы по найму жилого помещения;
  • дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
  • иные расходы, произведённые работником с разрешения или ведома работодателя.

Состав расходов, как видно, не является исчерпывающим, а значит, в структуре командировочных расходов работника могут быть учтены и иные виды расходов, связанных со служебной поездкой. ТК РФ (ст. 168) предоставляет работодателю право самостоятельно решать, какие виды расходов, в каком размере и порядке он будет возмещать своим командированным сотрудникам. Причём такое решение в обязательном порядке закрепляется организацией либо в коллективном договоре, либо в ином её локальном нормативном документе, например в положении о командировках.

Обязав работодателя возмещать расходы по проезду, трудовое право не ограничивает работодателя в выборе транспорта, которым сотрудник будет добираться до места командирования и обратно к месту работы. Следовательно, командированный сотрудник может для этих целей воспользоваться транспортом общего назначения, личным или служебным. Хотя согласно пункту 13 Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР, ВЦСПС от 07.04.88 № 62 «О служебных командировках в пределах СССР» (она продолжает действовать в настоящее время в части, не противоречащей ТК РФ (ст. 423 ТК РФ)) работодатель при наличии нескольких видов транспорта, связывающих место постоянной работы и место командировки, может указать командированному тот вид транспорта, который ему следует использовать. Такое пожелание вполне уместно зафиксировать в приказе о направлении работника в служебную командировку. При желании можно указать и тариф оплачиваемого класса. И если в организации имеется служебный транспорт, то ничто не мешает работодателю принять решение о том, что в командировку работник отправится на служебном автомобиле.

Читайте так же:  Пенсия на ребенка инвалида с 1 апреля 2019

Напомним, что сегодня при командировании сотрудников работодатели руководствуются Положением об особенностях направления работников в служебные командировки (утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.08 № 749) (далее — положение по командировкам).

Особенности учёта

В вышеупомянутом положении предусмотрено возмещение расходов по проезду транспортом общего пользования соответственно к станции, пристани, аэропорту и от станции, пристани, аэропорта, если они находятся за чертой населённого пункта, при наличии документов (билетов), подтверждающих эти расходы, а также оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей (п. 12). Расходов, связанных с эксплуатацией и обслуживанием служебного автомобиля во время поездки командированного, в этом перечне нет. Однако по своему экономическому содержанию они всё же могут быть отнесены к командировочным расходам, так как связаны с проездом работника к месту командировки и обратно.

Служебный автомобиль к транспорту общего пользования не относится, поэтому вместо оплаты стоимости проезда сотруднику, направляемому в командировку на служебной машине, выдают необходимый запас топлива. Если этого запаса недостаточно, то командируемому выдаются денежные средства под отчёт на приобретение топлива и иных материалов, связанных с эксплуатацией автомобиля в пути. Обычно подотчётная сумма выдаётся наличными из кассы организации, хотя в настоящее время всё б€ольшую популярность приобретает и безналичный способ — путём выдачи корпоративной банковской карты или специальной топливной карты.

Длительность командировки определяется с учётом нахождения в пути служебного автомобиля. Этот срок, в свою очередь, определяется внутренними документами, разработанными с учётом требований техники безопасности. Если такого внутреннего документа в организации нет, то можно воспользоваться положениями раздела V «Сроки доставки, выдача груза. Очистка транспортных средств и контейнеров» Правил перевозок грузов автомобильным транспортом (утв. постановлением Правительства РФ от 15.04.11 № 272). Автотранспортная организация согласно пункту 63 правил должна доставить грузы по назначению в междугородном сообщении из расчёта одни сутки на каждые 300 км расстояния перевозки.

По распоряжению руководителя организации командируемому работнику выдаётся аванс на командировочные расходы. При расчёте его помимо суточных и расходов по найму жилого помещения учитываются и ориентировочные затраты по эксплуатации и обслуживанию автомобиля во время поездки: оплата горюче-смазочных материалов, плата за автостоянки, различные сборы. Не следует забывать о возможности поломки автомобиля в пути. Поэтому желательно учесть в авансе некоторую сумму на мелкий ремонт и приобретение запасных частей.

Работник организации на служебном автомобиле направляется в командировку с 26 мая по 4 июня 2014 года. Расстояние до места назначения — чуть более 1200 км. Коллективным договором установлен размер суточных при командировках 1000 руб. Установленная норма расхода топлива в организации на автомобиль — 23 л на 100 км. При расчёте аванса закладывается стоимость 1 л топлива 35 руб., оплата проживания 1500 руб. в сутки.

Если обратиться к правилам перевозок, то время в пути в оба конца займёт 8 суток (2400 км : 300 км/сут.). Два дня необходимы работнику для решения производственной задачи. С учётом этого была составлена смета расходов и работнику был выдан аванс 47 000 руб. (1000 руб/сут. × 10 сут. + 1500 руб/сут. × 9 сут. + 1200 км × 2 × 23 л : 100 км × 35 руб/л + 4180 руб.), где 10 сут. — продолжительность командировки, 4180 руб. — дополнительная сумма, предназначенная для оплаты стоянок, возможных сборов и т. п.

В бухгалтерском учёте выдача аванса сопровождается следующей записью:

Дебет 71 Кредит 50

— 47 000 руб. — выданы в подотчёт денежные средства на командировку.

При направлении сотрудника в командировку по территории РФ оформляются:

  • приказ (распоряжение) о его направлении в командировку;
  • служебное задание, в котором указывается цель командировки;
  • командировочное удостоверение.

По отметкам в командировочном удостоверении определяется фактическое время пребывания сотрудника в командировке.

С 1 января 2013 года требование о применении унифицированных форм при составлении первичных учётных документов в Федеральном законе от 11.12.11 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте» отсутствует. Минфин России в информации № ПЗ-10/2012 отметил, что обязательными к применению остаются формы первичных учётных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии с другими федеральными законами и на их основании (например, формы кассовых документов).

По мнению Роструда, после вступления в силу закона № 402-ФЗ негосударственные организации вправе использовать формы первичных учётных документов, разработанные ими самостоятельно (письма от 14.02.13 № ПГ/1487-6-1, от 23.01.13 № ПГ/10659-6-1, от 09.01.13 № 2-ТЗ). Рассматривая же вопрос об оформлении первичных документов при направлении работника в служебную командировку, чиновники отметили, что соответствующие документы должны быть составлены по формам, утверждённым постановлением Госкомстата России от 05.01.04 № 1 (письмо Минтруда России от 14.02.13 № 14-2-291). Данным же постановлением утверждены следующие документы, касающиеся командировок:

  • приказ (распоряжение) о направлении работника (работников) в командировку (формы № Т-9 и Т-9а);
  • командировочное удостоверение (форма № Т-10);
  • служебное задание для направления в командировку и отчёт о его выполнении (форма № Т-10а).

Несколько позднее Роструд в письме от 04.03.13 № 164-6-1 также разъяснил, что при оформлении командировочного удостоверения следует использовать унифицированную форму № Т-10 и руководствоваться указаниями по её заполнению, утверждёнными данным постановлением Госкомстата России.

Водителю служебного автомобиля кроме командировочного удостоверения выдаётся путевой лист. Напомним, что путевой лист в соответствии с пунктом 14 статьи 2 Федерального закона от 08.11.07 № 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта» представляет собой документ, служащий для учёта и контроля работы транспортного средства, водителя.

Организация может использовать как типовую межотраслевую форму путевого листа (форма № Т-3, утв. постановлением Госкомстата России от 28.11.97 № 78 «Об утверждении унифицированных форм первичной учётной документации по учёту работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте»), так и самостоятельно разработанную форму такого документа.

Самостоятельно разработанная форма путевого листа должна содержать реквизиты, приведённые в пункте 3 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов (утв. приказом Минтранса России от 18.09.08 № 152):

  • наименование и номер путевого листа;
  • сведения о сроке действия путевого листа;
  • сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;
  • сведения о транспортном средстве;
  • сведения о водителе.

Отсутствие хотя бы одного из них, как и возможные ошибки и неточности при заполнении реквизитов унифицированной формы путёвки, могут привести к конфликту с налоговиками.

В наименовании путевого листа указывается тип транспортного средства, на которое он оформляется. Номер путевого листа указывается в заголовочной части в хронологическом порядке в соответствии с принятой владельцем транспортного средства системой нумерации. Также в заголовочной части путевого листа проставляются печать или штамп организации — собственника автомобиля.

Путевой лист выписывается на весь срок командировки, поэтому в нём следует указать даты начала и окончания командировки.

Если собственником (владельцем) автомобиля является юридическое лицо, то по соответствующей позиции следует указать его наименование, организационно-правовую форму, местонахождение и номер телефона. Если же автомобиль принадлежит индивидуальному предпринимателю, то указываются его фамилия, имя, отчество, почтовый адрес и номер телефона.

В сведениях о транспортном средстве приводятся:

  • тип и модель автомашины;
  • государственный регистрационный знак;
  • показания одометра (полные километры пробега) при выезде автомобиля из гаража и его заезде в гараж;
  • дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выезда автомобиля с места постоянной стоянки и его заезда на указанную стоянку.

Сведения о водителе включают в себя фамилию, имя и отчество водителя, а также дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя. Данные о прохождении таких осмотров предоставляются медицинским работником, проводившим соответствующий осмотр, и заверяются его штампом и подписью с указанием фамилии, имени и отчества.

Также в путевом листе должны отражаться:

  • марка, количество выданного топлива;
  • остаток топлива при выезде и по возвращении;
  • расход топлива по норме и фактический;
  • экономия либо перерасход топлива.

Руководство службы государственной статистики рекомендовало заполнять раздел «Движение горючего» путевого листа в полном объёме по всем реквизитам, исходя из фактических затрат и показателей приборов (письмо Росстата от 03.02.05 № ИУ-09-22/257). На основании путевых листов, подтверждающих обоснованность пробега, списываются расходы на ГСМ по кассовым чекам, талонам или другим документам.

В бухгалтерском учёте списание ГСМ производится на основании данных о фактическом расходе топлива. Расход определяется исходя из пробега автомобиля, который указывается в путевом листе. В организации должен существовать распорядительный документ, утверждающий нормы расхода топлива для каждой марки и модификации автомобиля. Возможно использование фактических показателей израсходованных ГСМ, если таковые определены документом. При утверждении норм расхода можно обратиться к величинам, приведённым в Методических рекомендациях «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте» (утв. распоряжением Минтранса России от 14.03.08 № АМ-23-р) (далее — нормы расхода топлива).

Оборотная сторона путевого листа содержит раздел, предназначенный для отражения информации о маршруте следования автомобиля. Заполняется этот раздел во всех пунктах следования автомобиля.

Отражение в бухгалтерском учёте

Вернувшись из командировки, командированный сотрудник обязан представить работодателю авансовый отчёт (в качестве такового может использоваться унифицированная форма авансового отчёта № АО-1 (утв. постановлением Госкомстата России от 01.08.01 № 55)) об израсходованных в связи с командировкой суммах в течение 3 рабочих дней и произвести окончательный расчёт по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы (п. 26 положения по командировкам). К авансовому отчёту прилагаются:

  • командировочное удостоверение;
  • путевой лист с документами, подтверждающими расходы по эксплуатации автомобиля в командировке (чеки ККТ на приобретение горюче-смазочных материалов, чеки ККТ или квитанции за стоянку автомобиля, квитанции об уплате сборов и др.);
  • документы о найме жилого помещения;
  • документы, подтверждающие осуществление иных расходов, связанных с командировкой.
Читайте так же:  Инструкция по заполнению документов строгой отчетности

Упомянутый пункт 26 положения по командировкам предписывает сотруднику представить в письменной форме отчёт о выполненной работе в командировке, согласованный с руководителем структурного подразделения работодателя. В форме № Т-10а для этого предусмотрен специальный раздел.

Если к документам, приложенным к авансовому отчёту, которые подтверждают осуществлённые в командировке расходы, замечаний нет, то авансовый отчёт принимается к бухгалтерскому учёту в момент утверждения отчёта.

Затраты на командировки, непосредственно связанные с производством и реализацией продукции (работ, услуг), являются расходами по обычным видам деятельности (п. 5 Положения по бухгалтерскому учёту «Расходы организации» ПБУ 10/99, утв. приказом Минфина России от 06.05.99 № 33н) и отражаются по дебету счетов учёта затрат:

Дебет 20, 26, 44 и др. Кредит 71

— списана сумма командировочных расходов.

Приобретённые же ГСМ вначале надлежит оприходовать как материально-производственные запасы на счёте 10 «Материалы» субсчёт 3 «Топливо». После чего израсховованное топливо списывается на счета затрат.

Для расширения рынка сбыта производимой продукции организация принимает участие в выставке, проводимой в другом городе с 27 по 30 мая 2014 года. Расстояние до города — около 500 км. Представляемая экспозиция доставляется служебной автомашиной. Работник в соответствии с приказом направлен в командировку с 26 по 31 мая. Установленный размер суточных — 1000 руб/сут. Работнику выдан аванс в сумме 21 000 руб.

По возвращении из командировки работник представил 2 июня авансовый отчёт, приложив к нему следующие подтверждающие понесённые расходы документы:

  • квитанция гостиницы за проживание с 26 мая по 31 мая на сумму 8250 руб. НДС в квитанции выделен отдельной строкой — 1258,47 руб.;
  • чеки ККМ на приобретение ГСМ на сумму 4380 руб. с указанием НДС 668,14 руб.;
  • квитанции за стоянку автомобиля — 1500 руб.

В авансовом отчёте учтены суточные — 6000 руб. (1000 руб/сут. × 6 сут.).

Общая сумма командировочных расходов составила 20 130 руб. (8250 + 4380 + 1500 + 6000). На эту сумму утверждён и авансовый отчёт. Неиспользованная сумма аванса — 870 руб. (21 000 – 20 130) — удерживается из зарплаты сотрудника.

В бухгалтерском учёте производятся следующие записи:

Дебет 71 Кредит 50

— 21 000 руб. — выданы в подотчёт денежные средства на командировку;

Дебет 10-3 Кредит 71

— 3711,86 руб. — оприходованы приобретённые ГСМ;

Дебет 19 Кредит 71

— 668,14 руб. — выделена сумма НДС, указанная в чеках на приобретение топлива;

Дебет 26 Кредит 10-3

— 3711,86 руб. — списана стоимость ГСМ, израсходованных при проезде к месту командировки и обратно;

Дебет 26 Кредит 71

— 1500 руб. — отражены расходы по оплате стоянки автомобиля;

Дебет 26 Кредит 71

— 6991,53 руб. (8250 – 1258,47) — учтены расходы за проживание;

Дебет 19 Кредит 71

— 1258,47 руб. — выделена сумма НДС по расходам на проживание;

Дебет 29 Кредит 71

— 6000 руб. — учтена сумма суточных за командировку;

Дебет 94 Кредит 71

— 820 руб. — отражена сумма неиспользованного аванса;

Дебет 70 Кредит 94

— 820 руб. — начислена задолженность работника в сумме неиспользованного аванса.

Довольно часто служебный автомобиль используется для доставки приобретённых в другом населённом пункте РФ материально-производственных запасов (в том числе и товаров). В этом случае командировочные расходы относятся к затратам по доставке МПЗ. А они, как известно, являются составной частью фактической себестоимости приобретённых МПЗ (п. 6 Положения по бухгалтерскому учёту «Учёт материально-производственных запасов» (ПБУ 5/01), утв. приказом Минфина России от 09.06.01 № 44н). Поэтому в бухгалтерском учёте необходимо произвести следующую запись:

Дебет 10 (41) Кредит 71

— сумма командировочных расходов учтена в фактической себестоимости приобретённых материалов (товаров).

Если же служебный автомобиль используется для доставки приобретаемого в другом городе РФ основного средства, то командировочные расходы классифицируются как иные затраты, непосредственно связанные с приобретением объекта. Поэтому они включаются в первоначальную стоимость (п. 8 Положения по бухгалтерскому учёту «Учёт основных средств» (ПБУ 6/01), утв. приказом Минфина России от 30.03.01 № 26н).

Водитель направлен в командировку с 12 по 15 мая 2014 года для доставки объекта основного средства, стоимость которого 80 830 руб., в том числе НДС 12 330 руб. (оплата по счёту за объект осуществлена 5 мая). По возвращении из командировки им представлен 16 мая авансовый отчёт на сумму 17 300 руб. В отчётной сумме учтён и НДС, выделенный отдельной строкой в квитанции за проживание в гостинице и в чеках ККМ на приобретении топлива, — 1983,05 руб. Основное средство введено в эксплуатацию 31 мая.

В бухгалтерском учёте в мае производятся следующие записи:

Дебет 08 Кредит 60

— 68 500 руб. — принят к оплате счёт поставщика основного средства;

Дебет 19 Кредит 60

— 12 330 руб. — выделен НДС по объекту;

Дебет 60 Кредит 51

— 80 830 руб. — оплачен выставленный счёт за объект;

Дебет 08 Кредит 71

— 15 316,95 руб. (17 300 – 1983,05) — сумма командировочных расходов, связанных с доставкой основного средства, учтена при формировании его первоначальной стоимости;

Дебет 19 Кредит 71

— 1983,05 руб. — выделен НДС по командировочным расходам;

Дебет 01 Кредит 08

— 60 588 руб. (68 500 + 15 316,95) — объект введён в эксплуатацию;

Дебет 19 Кредит 68 субсчёт «Расчёты по НДС»

— 14 313,05 руб. (12 330 + 1983,05) — принят к вычету НДС, выставленный поставщиком основного средства и в командировочных расходах.

Налогообложение

— НДС

При приобретении ГСМ за наличный расчёт в чеке на оплату топлива в настоящее время в боьшинстве случаев указывается сумма НДС. Финансисты с начала действия главы 21 НК РФ высказывают мнение о невозможности принятия к вычету выделенной в чеке ККМ суммы налога на добавленную стоимость из-за отсутствия счёта-фактуры (письмо Минфина России от 09.03.10 № 03-07-11/51).

Конституционный суд РФ ещё в середине нулевых годов указал, что счёт-фактура не является единственным документом для предоставления налогоплательщику вычетов по налогу на добавленную стоимость. Налоговые вычеты могут предоставляться и на основании иных документов, подтверждающих уплату (определение КС РФ от 02.10.03 № 384-О).

Президиум ВАС РФ в свою очередь в постановлении от 13.05.08 № 17718/07 указал следующее.

Налоговые вычеты производятся на основании счетов-фактур, выставленных продавцами при приобретении налогоплательщиком товаров (работ, услуг), и документов, подтверждающих фактическую уплату сумм налога, предъявленных налогоплательщику после принятия на учёт товаров (работ, услуг), с учётом особенностей, предусмотренных статьёй 172 НК РФ, и при наличии соответствующих первичных документов (п. 1 ст. 172 НК РФ в редакции, действовавшей в проверяемый период).

Согласно пункту 7 статьи 168 НК РФ при реализации товаров за наличный расчёт организациями (предприятиями) и индивидуальными предпринимателями розничной торговли и общественного питания, а также другими организациями, индивидуальными предпринимателями, выполняющими работы и оказывающими платные услуги непосредственно населению, требования, определённые пунктами 3 и 4 этой статьи, по оформлению расчётных документов и выставлению счетов-фактур считаются выполненными, если продавец выдал покупателю кассовый чек или иной документ установленной формы.

В спорный налоговый период предпринимателем на автозаправочных станциях, осуществляющих розничную торговлю для населения, приобретался бензин, оплата которого производилась, включая НДС, наличными денежными средствами и подтверждена выданными продавцом кассовыми чеками. Бензин использовался предпринимателем для осуществления предпринимательской деятельности, то есть для операций, признаваемых объектом обложения НДС. Доказательств использования бензина для иных целей инспекцией не представлено.

Таким образом, отказ предпринимателю в получении налогового вычета по налогу на добавленную стоимость нельзя признать правомерным.

Правомерными признаны действия налогоплательщиков, принявших к вычету НДС, выделенный в кассовом чеке при приобретении бензина за наличный расчёт, при отсутствии счёта-фактуры, и в постановлениях ФАС Северо-Западного округа от 22.04.09 № А56-29646/2007, ФАС Уральского округа от 05.09.06 № Ф09-7751/06-С2.

А вот если и в чеке ККМ, подтверждающем оплату ГСМ, сумма НДС не выделена отдельной строкой, то налогоплательщик не вправе расчётным путём определить её для последующего предъявления к вычету (постановление ФАС Северо-Западного округа от 03.09.13 № А56-4764/2013).

Для принятия к вычету суммы НДС за проживание в гостинице необходимо выделение отдельной строкой суммы налога в выданном при оплате услуг по проживанию бланке строгой отчётности. Заполненные в установленном порядке бланки строгой отчётности или их копии с выделенной отдельной строкой суммой НДС, выданные работнику и включённые им в отчёт о служебной командировке, в этом случае регистрируются в книге покупок (п. 18 Правил ведения книги покупок, применяемой при расчётах по налогу на добавленную стоимость, приложение № 4 к постановлению Правительства РФ от 26.12.11 № 1137).

Продолжение примера 2

Следуя правилам ведения книги покупок и позиции ВАС РФ, высказанной в постановлении № 17718/07, организация приняла к вычету сумму НДС, выделенную в квитанции на проживание и в чеках ККМ на приобретение ГСМ:

Дебет 19 Кредит 68 субсчёт «Расчёты по НДС»

— 1926,61 руб. (1258,47 + 668,14) — принят к вычету НДС, уплаченный за проживание и приобретённое топливо.

— налог на прибыль

Расходы на командировки, в частности на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы, наём жилого помещения и суточные в силу подпункта 12 пункта 1 статьи 264 НК РФ включаются в прочие расходы, связанные с производством и реализацией.

Согласно пункту 1 статьи 252 НК РФ для целей налогообложения прибыли расходами признаются обоснованные и документально подтверждённые затраты, осуществлённые (понесённые) налогоплательщиком. При этом под документально подтверждёнными расходами понимаются затраты, подтверждённые документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведённые расходы, в том числе приказом о командировке, проездными документами, отчётом о выполненной работе в соответствии с договором. Расходами признаются любые затраты, при условии что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Читайте так же:  Облагается ли компенсация за задержку зарплаты налогами

Исходя из этой нормы все документы о фактически произведённых расходах командированного должны быть оформлены надлежащим образом. «Дефекты» их оформления влекут за собой несоответствие авансового отчёта требованиям законодательства РФ, и, соответственно, указанная в нём сумма расходов не может быть включена в состав расходов в целях налогообложения прибыли как не имеющая надлежащего документального подтверждения (письмо Минфина России от 14.09.09 № 03-03-05/169).

Используемый метод признания доходов и расходов в налоговом учёте влияет на момент учёта рассматриваемых расходов. Так, при использовании метода начисления затраты на командировки признаются в том отчётном (налоговом) периоде, в котором утверждён авансовый отчёт (подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

При использовании же кассового метода утверждения авансового отчёта недостаточно для учёта командировочных в расходах, уменьшающих полученные доходы. Необходима также их фактическая оплата (п. 3 ст. 273 НК РФ). Поэтому в случае если сумма понесённых расходов в командировке превышает полученный аванс, то превышающая часть может быть учтена в составе расходов только после погашения задолженности перед командированным.

На основании упомянутой нормы пункта 1 статьи 252 НК РФ финансовое ведомство рекомендует в налоговом учёте при определении обоснованности затрат на ГСМ для служебного автомобиля учитывать приведённые выше нормы расхода топлива (письма Минфина России от 27.01.14 № 03-03-06/1/2875, от 03.06.13 № 03-03-06/1/20097). Ранее же чиновники считали применение указанных норм обязательным (письма Минфина России от 03.09.10 № 03-03-06/2/57, от 14.01.09 № 03-03-06/1/6). Придерживались такой позиции и московские налоговики (письма УФНС России по г. Москве от 30.12.09 № 16-15/139308, от 03.11.09 № 16-15/115253). В отношении же автомобилей, для которых нормы расхода топлива и смазочных материалов не утверждены, чиновники рекомендовали налогоплательщику руководствоваться соответствующей технической документацией или информацией, предоставляемой изготовителем транспортного средства.

Отметим, что из самой нормы подпункта 11 пункта 1 статьи 264 НК РФ, позволяющей включить в прочие расходы, связанные с производством и реализацией, расходы на содержание служебного транспорта, требование об их нормировании не следует. Поэтому их правомерно учитывать в полном объёме при экономическом обосновании произведённых расходов.

ФАС Западно-Сибирского округа в постановлении от 05.04.12 № А27-8757/2011 констатировал, что глава 25 НК РФ не предусматривает нормирование расхода ГСМ, более того, не содержит и отсылок к утверждённым нормам расхода топлива и смазочных материалов. Суммы расходов должны учитываться при исчислении налога на прибыль в полном размере с учётом положений статьи 252 НК РФ о необходимости экономического обоснования произведённых расходов. Судьи при этом поддержали налоговиков, посчитавших неправомерным включение налогоплательщиком в расходы затрат на ГСМ в полном объёме, размер которых превышал нормы расхода на ГСМ, рассчитанные организацией самостоятельно на основании вышеуказанных норм расхода топлива и утверждённые приказами общества. Превышающая часть, по их мнению, не подтверждена достаточными доказательствами, обосновывающими производственный характер спорных затрат, их экономическую оправданность. Поэтому их включение в расходы при определении налогооблагаемой базы по налогу на прибыль неправомерно.

Судьи ФАС Центрального округа также отметили, что НК РФ не предусмотрено нормирование расходов ГСМ в целях налогообложения прибыли, а Нормы расходов топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте № Р3112194-0366-03, утверждённые Минтрансом России 29.04.03 (действующие в периоде проверки), носили рекомендательный характер (постановление ФАС Центрального округа от 04.04.08 № А09-3658/07-29, определением ВАС РФ от 14.08.08 № 9586/08 отказано в передаче дела в Президиум ВАС РФ для пересмотра в порядке надзора).

Выше приводилось, что расходы на командировки признаются прочими расходами, связанными с производством и реализацией. В то же время возникает неоднозначность их отнесения, когда командировка связана с приобретением основных средств. Согласно пункту 1 статьи 257 НК РФ первоначальная стоимость основных средств складывается из расходов на их приобретение, сооружение, изготовление, доставку и доведение до состояния, в котором они пригодны для использования.

На взгляд московских налоговиков, организация может учесть в первоначальной стоимости объекта основных средств расходы на командировки, если указанные затраты произведены до ввода объекта в эксплуатацию (в письме рассматривалось строительство объекта основных средств).

Судьи ФАС Восточно-Сибирского округа посчитали, что затраты по командировке работников организации, связанные непосредственно с доставкой приобретённых обществом автомобилей от места их сдачи-приёмки до места их использования в производственной деятельности (стоимость билетов для проезда до места их передачи, плата за проживание в гостинице, а также расходы на приобретение топлива), подлежат отнесению на увеличение балансовой стоимости приобретённых автомобилей, а не на расходы по налогу на прибыль (постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 07.07.09 № А19-1020/09).

Командировочные расходы, связанные с приобретением автомобилей, по мнению судей ФАС Поволжского округа, формируют первоначальную стоимость основного средства и списываются через механизм амортизации (постановление ФАС Поволжского округа от 12.02.08 № А12-10256/07-С60).

В то же время судьи ФАС Уральского округа, сославшись на приведённую норму подпункта 11 пункта 1 статьи 264 НК РФ, посчитали действия налогоплательщика, отнёсшего расходы по командировкам, связанным с приобретением объекта основных средств, к прочим расходам, учитываемым при исчислении налога на прибыль, правомерными.

Решить такую неоднозначность поможет уточнение в учётной политике налогоплательщика порядка учёта затрат по командировкам, связанным с приобретением основных средств и материально-производственных запасов. Для налогоплательщика целесообразен порядок их отнесения к прочим расходам.

— НДФЛ

Не подлежат налогообложению НДФЛ все виды установленных действующим законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей, включая возмещение командировочных расходов.

При оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за её пределы в доход, подлежащий налогообложению, не включаются суточные, выплачиваемые в соответствии с законодательством РФ, но не более:

  • 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории РФ;
  • 2 500 рублей за каждый день нахождения в заграничной командировке, —

а также фактически произведённые и документально подтверждённые целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, проживание (п. 3 ст. 217 НК РФ).

— страховые взносы

При оплате расходов на командировки работников как в пределах территории РФ, так и за пределами её территории не подлежат обложению страховыми взносами:

  • на обязательное пенсионное страхование;
  • обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством;
  • обязательное медицинское страхование;
  • обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний —

суточные, а также фактически произведённые и документально подтверждённые целевые расходы, в том числе на проезд до места назначения и обратно, по найму жилого помещения (п. 2 ст. 9 Федерального закона от 24.07.09 № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования», п. 2 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.98 № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний»).

Окончание примера 2

Поскольку согласно локальному нормативному акту организации размер суточных в командировках установлен в сумме 1000 руб., то при определении НДФЛ, подлежащего удержанию из дохода работника по итогам июня к вознаграждению за отработанные дни этого месяца добавляется дополнительно превышение суточных над установленным лимитом 3000 руб. ((1000 руб/сут. – 700 руб/сут.) × 10 сут.).

Страховые же взносы во внебюджетные фонды и на травматизм с командировочных расходов не начисляются.

Работодатель, направляя сотрудника в служебную командировку, обязан возместить ему:

  • расходы по проезду;
  • расходы по найму жилого помещения;
  • дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
  • иные расходы, произведённые работником с разрешения или ведома работодателя.

По распоряжению руководителя организации командируемому работнику выдаётся аванс на командировочные расходы. При расчёте его помимо суточных и расходов по найму жилого помещения учитываются и ориентировочные затраты по эксплуатации и обслуживанию автомобиля во время поездки: оплата горюче-смазочных материалов, плата за автостоянки, различные сборы.

С 1 января 2013 года требование о применении унифицированных форм при составлении первичных учётных документов в Федеральном законе от 11.12.11 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте» отсутствует.

Если собственником (владельцем) автомобиля является юридическое лицо, то по соответствующей позиции следует указать его наименование, организационно-правовую форму, местонахождение и номер телефона. Если же автомобиль принадлежит индивидуальному предпринимателю, то указываются его фамилия, имя, отчество, почтовый адрес и номер телефона.

Если к документам, приложенным к авансовому отчёту, которые подтверждают осуществлённые в командировке расходы, замечаний нет, то авансовый отчёт принимается к бухгалтерскому учёту в момент утверждения отчёта.

При приобретении ГСМ за наличный расчёт в чеке на оплату топлива в настоящее время в боьшинстве случаев указывается сумма НДС. Финансисты с начала действия главы 21 НК РФ высказывают мнение о невозможности принятия к вычету выделенной в чеке ККМ суммы налога на добавленную стоимость из-за отсутствия счёта-фактуры.

Для принятия к вычету суммы НДС за проживание в гостинице необходимо выделение отдельной строкой суммы налога в выданном при оплате услуг по проживанию бланке строгой отчётности.

В случае если сумма понесённых расходов в командировке превышает полученный аванс, то превышающая часть может быть учтена в составе расходов только после погашения задолженности перед командированным.

На взгляд московских налоговиков, организация может учесть в первоначальной стоимости объекта основных средств расходы на командировки, если указанные затраты произведены до ввода объекта в эксплуатацию (в письме рассматривалось строительство объекта основных средств).

Не подлежат налогообложению НДФЛ все виды установленных действующим законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей, включая возмещение командировочных расходов.