Доверенность на получение денежных сумм срок хранения

Сроки хранения документов по заработной плате

Подборка наиболее важных документов по запросу Сроки хранения документов по заработной плате (нормативно-правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).

Нормативные акты: Сроки хранения документов по заработной плате

Статьи, комментарии, ответы на вопросы: Сроки хранения документов по заработной плате

Документ доступен: в коммерческой версии КонсультантПлюс

Документ доступен: в коммерческой версии КонсультантПлюс

Сроки хранения документов

По основной деятельности

Присланные для сведения — до минования надобности

По личному составу

О предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, взысканиях, краткосрочных внутрироссийских командировках — 5 лет

по административно-хозяйственным вопросам

При отсутствии годовых — постоянно

При отсутствии квартальных — постоянно

Передаточные, разделительные, ликвидационные балансы;
приложения, пояснительные записки к ним

Аналитические документы (таблицы, записки, доклады)
к годовым балансам и отчетам

Переписка об утверждении и уточнении балансов и отчетов

Документы (протоколы, акты, заключения)
о рассмотрении и утверждении балансов и отчетов

Квартальные — 5 лет

Сообщения (свидетельства) о постановке на учет в налоговых органах

5 лет после снятия с учета

Отчеты по перечислению денежных сумм по государственному и негосударственному страхованию
(пенсионному, медицинскому, социальному, занятости)

При отсутствии годовых -постоянно

При отсутствии квартальных — 5 лет

Документы (расчеты, справки, таблицы, сведения)
о начисленных и перечисленных суммах налогов в бюджеты всех уровней.

Переписка о разногласиях по вопросам налогообложения, взимания акцизных и других сборов

Документы (расчеты, сведения, заявления, решения, списки, ведомости, переписка)
об освобождении от оплаты по налогам, предоставлении льгот, кредитов, отсрочек уплаты или отказе в ней по налогам, акцизным и другим сборам

Документы о зачислении налоговых поступлений в бюджеты разного уровня и во внебюджетные фонды, задолженности по ним

При отсутствии годовых -постоянно

Синтетические, аналитические, материальные счета бухгалтерского учета

Документы (планы, отчеты, протоколы, акты, справки, докладные записки, переписка)
о проведении документальных ревизий финансово-хозяйственной деятельности, контрольно-ревизионной работе,
в том числе проверке кассы, правильности взимания налогов и др.

В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел — сохраняются до вынесения окончательного решения

Бухгалтерские учетные регистры
(главная книга, журналы-ордера разработочные таблицы и др.)

При условии завершения ревизии (проверки).
В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел — сохраняются до вынесения окончательного решения

Первичные документы и приложения к ним,
зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей (кассовые, банковские документы, корешки банковских чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, корешки к ним, счета-фактуры, накладные и авансовые отчеты и др.).

Документы о приеме выполненных работ (акты, справки)

При условии завершения ревизии (проверки).
В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел — сохраняются до вынесения окончательного решения

Документы (акты, сведения, переписка) о взаимных расчетах и перерасчетах
между организациями

Переписка о финансово-хозяйственной деятельности
(об учете фондов, о наложении взысканий, штрафов, приеме, сдаче, списании материальных ценностей и др.)

Переписка о выдаче и возврате ссуд

Документы (справки, акты, обязательства, переписка)
о дебиторской и кредиторской задолженности, недостачах, растратах, хищениях

Документы (протоколы, акты, расчеты, заключения)
о переоценке основных фондов, определении износа основных средств,
оценке стоимости имущества организации

Документы (заявления, распоряжения, справки-графики, акты) об оплате, размене,
приеме-передаче векселей

Договоры, соглашения (кредитные, хозяйственные, операционные),
договоры имущественного страхования, с аудиторами (аудиторскими фирмами)

5 лет после истечения срока действия договора (соглашения).

Договоры о материальной ответственности

5 лет после увольнения материально-ответственного лица

Документы (протоколы заседаний инвентаризационных комиссий, ведомости)
об инвентаризации основных средств, имущества, зданий и сооружений,
товарно-материальных ценностей

При условии завершения ревизии (проверки).
В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел — сохраняются до вынесения окончательного решения

Документы (счета, справки, переписка и др.) по финансовым вопросам благотворительной деятельности

Лицевые счета работников

Положения о премировании работников

Эти документы хранятся пять лет после замены новыми

Документы (сводные, расчетные, расчетно-платежные ведомости)
на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и др. выплат;
доверенности на получение денежных сумм и товарно-материальных ценностей, в том числе аннулированные доверенности)

Срок хранения 5 лет при условии завершения ревизии (проверки).
В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел — сохраняются до вынесения окончательного решения.

При отсутствии лицевых счетов эти документы (кроме доверенностей) хранятся 75 лет

Переписка о выплате заработной платы.

Сведения, справки о совокупном доходе работников за год и уплате налогов.

Сведения об учете фондов, лимитов заработной платы и контроле за их распределением, о расчетах по перерасходу и задолженности по заработной плате, об удержании из заработной платы, из средств социального страхования, о выплате отпускных и выходных пособий.

Документы (копии отчетов, заявления, списки работников, справки, выписки из протоколов, заключения) о выплате пособий, оплате листков нетрудоспособности

Документы (заявления, решения, справки, переписка)
об оплате учебных отпусков

Таблица сроков хранения документов в организациях в 2019 году

С каждым днем архив данных любой организации возрастает. Некоторые документы имеют бессрочную информативную стоимость, а другие быстро теряют практическую ценность.

Как долго и какие документы нужно хранить, какой способ утилизации предусмотрен для отдельных типов документации? Эти и прочие вопросы четко рассмотрены и разъяснены существующим законодательством. Отбор документов, подлежащих государственному хранению, или установление сроков их сохранения происходит на основании данных экспертной оценки документов.

Общие сроки сохранения документации

Для разного типа документации разработаны определенные сроки хранения:

  • временный – до 10 лет;
  • долгосрочный – более 10 лет;
  • постоянный.

Дела долгосрочной и постоянной периодики сохранения по завершении передают на хранение специальным подразделениям (на 2 года в справочных целях). После переходят в раздел архивных документов.

Период сохранения данных не зависит от носителя информации (электронный, бумажный). На ценность документа влияет содержащаяся в нем информация.

Назначается специальная экспертиза, которая определяет необходимость дальнейшего использования дела. Обозначают документы, которые могут быть использованы в интересах (или против) государства, общества, науки, отдельных лиц и пр.

Основные цели проводимой экспертизы ценности документов

В делопроизводстве организации или предприятия, в государственных архивах не обойтись без специализированной экспертной оценки документов.

Основная цель экспертизы:

  1. Определение или изменение срока дальнейшего хранения документа.
  2. Отбор документов, подлежащих уничтожению, которые не несут ценности или практическое содержание информации в них утратило актуальность.
  3. Определение периода хранения документов, которые не несут научной или исторической ценности, но обладают практическим значением.
  4. Оценка документации, имеющей:
    • политическую;
    • хозяйственную;
    • научную;
    • культурную и пр. ценность

Вопросы хранения, укомплектования, учета и дальнейшего назначения документов регулирует Закон об архивном деле.

В процессе экспертной деятельности был составлен и утвержден перечень из 12 разделов типовых документов (с четким указанием периода их хранения), которые появились в результате функциональной деятельности государственных структур, учреждений, предприятий и пр.

Из установленного перечня оживленный интерес вызывают I и IV разделы. Ведение документации и ее хранение в обеих сферах тесно взаимосвязаны. Ведь от правильного оформления и сохранения кадровых дел, зависят дальнейшие бухгалтерские начисления.

Учет кадровых документов (I)

Сохранению подлежат подлинники и копии кадровых документов организации.

Период сохранения документации:

  1. 1 год:
    • журналы, отражающие учет рабочего времени (графики, табеля);
    • данные лиц, не принятых на работу;
    • графики предоставленных отпусков.
  2. 3 года:
    • учетные данные документов, подтверждающие трудовую деятельность и стаж сотрудника;
    • записи о трудовой дисциплине;
  3. 5 лет:
    • акты, предписания, отчеты по технике безопасности;
    • выписки по улучшению условий и охраны труда;
    • документы, подтверждающие ознакомление, обучение, аттестацию сотрудников по технике безопасности и ее соблюдение;
    • данные о командировках;
  4. 75 лет:
    • характеристики и личные карточки сотрудников;
    • трудовые договоры работников;
  5. 50 лет (до востребования владельцем):
    • личные документы, оригиналы (аттестаты, дипломы, трудовые книжки, удостоверения и пр.);
  6. Постоянно:
    • коллективные договоры;
    • личные дела руководителей.

Бухгалтерские документы(IV)

К документам бухгалтерского учета государственной структуры применяют отдельные условия и сроки хранения.

Первичная документация, данные учетных регистров, балансы, отчеты после обработки обязательно хранятся в специальном помещении (закрытом шкафу) до перевода их в архив организации. Бланки строгой отчетности хранят в сейфах или металлических шкафах. Ответственность за сохранность дел несет лицо, уполномоченное главным бухгалтером.

В случае утери, порчи, несанкционированной передачи бухгалтерских документов руководитель предприятия обязательно уведомляет правоохранительные органы.

Изъятие (тем более уничтожение) документации происходит согласно требованиям, установленным действующим законодательством.

Общепринятые периоды хранения:

  • первичных документов, бланков – не менее 3 лет;
  • кассовых документов, подлежащих финансовому мониторингу (информация о финансовых операциях), – 5 лет;
  • расчетные и платежные ведомости – 75 лет (если нет лицевого счета).
Читайте так же:  Международный договор комиссии на реализацию товара

Не допускается изъятие дел по окончании периода хранения, без проведения проверки налоговой службой за указанный период.

Решение об уничтожении или переводе дел в раздел архивных принимает специальная комиссия.

Развернутые данные, касающиеся каждого пункта перечня типовых документов можно детально рассмотреть в сформированной и утвержденной таблице.

Аптечные консультации

Организация работы аптеки

Порядок и сроки хранения бухгалтерских документов

Все хозяйственные операции, проводимые любой организацией, в том числе и аптечной, должны оформляться оправдательными документами. Они являются первичными учетными документами и служат основанием для ведения бухгалтерского учета.

Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерская отчетность подлежат обязательному хранению в соответствии с установленными порядком и сроками.

Ответственность за обеспечение сохранности в период работы с ними и своевременную передачу их в архив несет главный бухгалтер.

Сроки хранения бухгалтерских документов:

  • бухгалтерские отчеты, балансы предприятий и пояснительные записки к ним, протоколы заседаний комиссии по рассмотрению и утверждению отчетов и балансов: годовые — 10 лет, квартальные — 3 года;
  • передаточные, разделительные, ликвидационные балансы и приложения, пояснительные записки к ним — 10 лет;
  • первичные документы и приложения к ним, фиксирующие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей (кассовые, банковские документы, извещения банков и переводные требования, выписки банков, наряды на работу, табели, акты о приемке, сдаче и списании имущества и материалов, квитанции и накладные по учету товарно-материальных ценностей, авансовые отчеты и другие) — 5 лет;
  • инвентарные карточки и книги учета основных средств — 3 года после их ликвидации;
  • доверенности (корешки доверенностей) на получение денежных сумм и товарно-материальных ценностей (о том числе аннулированные доверенности) — 3 года;
  • учетные регистры (Главная книга, журналы-ордера, разработочные таблицы и другие) — 5 лет;
  • вспомогательные и контрольные книги, журналы, картотеки, кассовые книги, оборотные ведомости — 5 лет;
  • расчетные (расчетно-платежные) ведомости на выплату заработной платы, книги по учету депонированной заработной платы, журналы регистрации исполнительных листов — 5 лет;
  • журналы, книги регистрации счетов, кассовых ордеров, платежных поручении и др. — 5 лет,
  • документы по инвентаризации — 3 года;
  • сведения об учете фондов, лимитов заработной платы и контроле за их распределением, о расчетах по перерасходу и задолженности по заработной плате, об удержании из заработной платы, о выплате отпускных и выходных пособий и др. 5 — лет;
  • документы по выплате пособий, пенсий, листков нетрудоспособности по государственному социальному страхованию (копии отчетов, выписки из протоколов, заключения) — до минования надобности, но не менее 5 лет;
  • исполнительные листы — до минования надобности, но не менее 5 лет;
  • справки, представляемые в бухгалтерию на оплату учебных отпусков, получение льгот по налогам и др. — до минования надобности, по не менее 3 лет;
  • документы по дебиторской задолженности, о недостачах, растрате, хищениях (справки, акты, обязательства, переписка) — до минования надобности, но не менее 5 лет;
  • акты документальных ревизий финансово-хозяйственной деятельности организации, документы (справки, информации, докладные записки) к ним — 5 лет;
  • акты проверки кассы, правильности взимания налогом и другие -5 лет;
  • паспорта зданий, сооружений (кроме памятников архитектуры, находящихся под охраной государства) и оборудования — 3 года после ликвидации основных средств:
  • договоры, соглашения (хозяйственные, операционные, трудовые и другие) — 5 лет после истечения срока действия договора, соглашения;
  • реестры договоров — 3 года;
  • договоры о материальной ответственности — 5 лет после увольнения материально-ответственного лица;
  • образцы подписей материально-ответственных лиц — до минования надобности.

Особое значение имеет хранение документов, связанных с начислением заработной платы работникам организации. Срок хранения лицевых счетов работников определяется по формуле:

75 — В (лет)

,где В — возраст лиц на момент прекращения ведения лицевого счета.

Расчетные (расчетно-платежные) ведомости па выдачу заработной платы должны храниться в течение 5 лет, но при отсутствии лицевых счетов — 75 лет.

Лицевые счета получателей пенсии и государственных пособий хранятся в течение 5 лет после прекращения выплаты пособий и пенсий, для единовременных пособий — 1 год.

В случае прекращения деятельности организации документы, связанные с начислением и выплатой заработной платы работникам, подлежат сдаче в государственные архивы.

Для сдачи в архив документы подбираются в хронологическом порядке, комплектуются, подшиваются в папки и переплетаются. Сдача документов в архив сопровождается справкой.

В случае пропажи или гибели первичных документов руководитель предприятия, назначает приказом комиссию по расследованию причин пропажи, гибели.

В необходимых случаях для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора.

Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем предприятия, учреждения. Копия акта направляется вышестоящей организации.

Доверенность на получение денежных средств в Сбербанке

Если вкладчику Сбербанка России нужно снять средства со счета, но у него не всегда есть такая возможность, он может написать доверенность на получение денег на имя своего друга, близкого человека или родственника. Но не всем известно, как это сделать, куда идти и что подписывать.

Для начала вспомним определение данного термина: доверенность — это письменное согласие, которое вкладчик дает доверенному лицу, чтобы тот представлял его интересы в банке и совершал любые действия.

В соответствии с этой же статьей, оформить данный документ можно двумя способами: непосредственно в банке, где обслуживается клиент, либо при помощи обращения к нотариусу.

Если эти два варианта вам не подходят, есть иные органы власти, за которыми закреплено право выдавать, и удостоверять доверенность:

  1. органы исполнительной власти;
  2. органы местного самоуправления;
  3. руководитель организации, где доверитель работает или учится;
  4. руководитель жилищно-эксплутационной организации по месту жительства;
  5. главный врач (либо его заместитель по лечебной части) учреждения, где клиент находится на излечении.

Он может быть разовым т.е. воспользоваться им можно только единожды и только на одну операцию, а также специальным, т.е. долгосрочным (многоразовым).

Банк позволяет оформить такую доверенность, причем бесплатно. Причем можно выбирать действия, которые будет позволено совершать третьему лицу, например, только получать выписки, или только снимать средства со счетов.

Форма доверенности определяется банком. При этом ее обязательно нужно подтверждать юридически, через нотариуса. Вот пример документа на распоряжение вкладом:

Как заполнить типовую форму, что нужно обязательно указать:

  • Данные о виде и реквизитах документа, удостоверяющего его личность и личность доверенного лица (а именно данные паспортов);
  • Адреса, по которым зарегистрированы вкладчик и доверенное лицо, т.е. прописка;
  • На какие виды вкладов или счетов распространяется действие доверенности;
  • Дата оформления. Обратите внимание, что все даты пишутся прописью, без них доверенность будет считаться недействительной;
  • Подпись клиента банка, которая обязательно должна соответствовать образцу подписи в договоре в банке и в паспорте;
  • В доверенности должны быть указаны конкретные действия, которые будут производиться со счетом. Например: открытие счета, пополнение, закрытие, досрочное востребование и т.д. Если этого не сделать, доверенное лицо автоматически получает право осуществляться любые операции с деньгами клиента Сбербанка.

Если оформление происходит в банковском отделении, то заполнять бумагу должен тот человек, от чьего имени она составляется. Присутствие доверенного лица обязательно, он должен предоставить образец своей подписи.

В иных случаях, т.е. если документ оформляется в другом месте, на нем обязательно должна стоять печать организации, которая его заверила. Как правило, доверенность действует 3 года, а если не указана дата окончания, то 1 год.

Порядок выдачи вклада или денег со счета по доверенности — вам нужно собрать пакет необходимых документов, и обратиться именно в то отделение Сбербанка, где изначально обслуживался, от чьего имени вам выдали документ. С собой нужно взять:

  • сберкнижку, если таковая имеется;
  • договор при отсутствии сберегательной книжки;
  • паспорт доверенного лица,
  • подлинник доверенности, если он не передан вкладчиком на хранение в банк. В противном случае, банку передается нотариально заверенная копия.

Доверенность на получение пенсии

Документ наделяет определенное лицо полномочиями на снятие пенсии со счета вместо доверителя. Обычно она нужна, если пенсионер не имеет возможности сам получать начисленные средства.

Такая доверенность должна быть оформлена в установленном законодательством порядке и завернеа:

  • у нотариуса — платно
  • у работодателя — бесплатно
  • главным врачом медицинского учреждения,в котором находится пенсионер — бесплатно

С 2013 года документы данного типа не могут выдавать отделения связи, ЖЭК и банки. Оформленные до этого времени продолжают действовать до конца своего срока.

Вносятся следующие данные:

  • Название в «шапке».
  • Данные пенсионера и доверенного лица: ФИО, информация из паспорта, дата рождения и адрес регистрации.
  • Какие основания стали причиной возникновения полномочий.
  • Срок действия выдаваемого документа.
  • Подпись доверителя и дата.

В соответствии со ст. 186 ГК доверитель может самостоятельно установить время действия данного документа.

Окончание срока возможно в следующих случаях:

  • Пенсионер сам отменил полномочия.
  • Истекло время действия.
  • Уход из жизни доверителя или лица, принявшего полномочия. Также если кто-либо из них был признан ограниченно дееспособным, недееспособным или без вести пропавшим.
  • Доверенное лицо отказалось от своих прав.

Для получения пенсии уполномоченное лицо должно предъявить паспорт гражданина РФ и доверенность, оформленную по всем правилам. Можно не носить оригинал, а только заверенную копию.

Возможно ли получение денег по доверенности после смерти вкладчика\заемщика? Да, если его родственники, вступившие в наследство или нотариус не оповестит о его смерти банк.

То есть обращаться лучше в первые же дни после смерти вашего родственника\друга. В противном случае, данный документ просто потеряет свою силу автоматически.

Остальные детали следует уточнить непосредственно у нотариуса и у представителей банка во время оформления. Чтобы написать доверенность на получение денег в Сбербанк России, обратитесь в ближайший филиал этой организации

Доверенность на получение денежных сумм срок хранения

В процессе своей деятельности любое юридическое лицо создает документы, количество которых напрямую зависит от размеров предприятия и наличия у него обособленных подразделений. Как общества с ограниченной ответственностью, так и акционерные общества обязаны хранить свои документы. Это предусмотрено статьей 50 Федерального закона РФ от 8 февраля 1998 г. ? 14-ФЗ ‘Об обществах с ограниченной ответственностью’ и статьей 89 Федерального закона от 26 декабря 1995 г. ? 208-ФЗ ‘Об акционерных обществах’.

Кроме того, обязанность организации обеспечить сохранность бухгалтерских документов предусмотрена статьей 17 Закона о бухгалтерском учете.

Первый и, пожалуй, наиболее важный вопрос, который возникает у бухгалтера, — сколько времени должны храниться бухгалтерские документы?

Срок хранения бухгалтерских документов

Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерская отчетность хранятся в течение периода, который установлен в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее 5 лет (пункт 1 статьи 17 Закона о бухгалтерском учете).

Для определения конкретных сроков хранения тех или иных документов применяется перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, который утвержден руководителем Федеральной архивной службы России 6 октября 2000 года (далее — Перечень).

В графе 3 таблицы этого Перечня приведены сроки хранения документов, которые распространяются на все организации. При этом не имеет значения, передают ли они документы на хранение в государственные, муниципальные архивы или хранят самостоятельно.

Обратите внимание! Перечень не содержит в статьях конкретные наименования документов, а дает обобщенное наименование каждого вида документа.

По срокам хранения все бухгалтерские документы можно условно разделить на два вида:

документы, которые должны храниться определенной время, то есть документы с временным сроком хранения;
документы, которые должны храниться постоянно.
Временные сроки хранения, то есть сроки хранения, установленные в годах (например, 1 год, 5 лет, 75 лет), используются абсолютно всеми организациями.

Как правило, срок хранения бухгалтерских документов установлен Перечнем в размере 5 лет.

Расчет срока хранения документов производится с 1 января года, который следует за годом окончания их делопроизводством. Например, исчисление срока хранения дел, законченных делопроизводством в 2004 году, начинается с 1 января 2005 года.

Расчет срока хранения для некоторых документов имеет свои особенности.

Когда начинается срок хранения бухгалтерских документов

Вид документа Срок хранения начинается
Договора
с контрагентами;
имущественного страхования;
с аудиторами или аудиторскими организациями
После истечения срока действия договора
Кредитные договора и договора займа С момента погашения задолженности по указанным договорам
Договора о полной материальной ответственности После увольнения материально ответственного лица
Книги, журналы, карточки учета договоров, контрактов, соглашений (кредитных, хозяйственных, операционных) После окончания срока действия последнего договора
Сообщения (свидетельства) о постановке на учет в налоговых органах После снятия с учета
Лицевые счета акционеров После перехода права собственности на акции к другому лицу
Книги, журналы, карточки учета основных средств (зданий, сооружений) После ликвидации основных средств
Книги, журналы, карточки учета реализации товаров, работ, услуг, облагаемых и не облагаемых НДС С даты последней записи в них

Для некоторых бухгалтерских документов установлен более длительный или более короткий временной срок хранения.

Например, лицевые счета работников предприятия должны храниться в течение 75 лет. В случае отсутствия в организации лицевых счетов, в течение такого же срока хранятся документы:

на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат (сводные расчетные или расчетно-платежные ведомости);
о приеме выполненных работ (акты, справки, счета).
В то же время образцы подписей материально ответственных лиц, утвержденные лимиты и фонды заработной платы хранятся до минования надобности. Это значит, что указанные документы имеют только практическое значение. Срок их хранения определяется самой организацией, но он не может быть менее одного года.

В течение только 1 года необходимо также хранить месячные бухгалтерские отчеты и приложения к ним, заказы на бланки учета и отчетности, переписка о сроках представления бухгалтерской и финансовой отчетности.

Особое внимание необходимо обратить на срок хранения некоторых документов в случае, когда в организации начинается проверка, возникает спор или разногласие, заводится следственное или судебное дело.

бухгалтерские учетные регистры (главная книга, журналы-ордера, разработочные таблицы и т. д.);
оборотные ведомости;
первичные документы и приложения к ним, в которых зафиксирован факт совершения хозяйственных операций (кассовые, банковские документы, корешки банковских чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме и сдаче, списании имущества и материалов, накладные, счета-фактуры, авансовые отчеты и др.);
документы о проведении документальных ревизий финансово-хозяйственной деятельности, контрольно-ревизионной работ, в том числе проверке кассы, правильности взимания налогов и др. (планы, отчеты, протоколы, акты, справки, докладные записки, переписка);
документы на выдачу заработной платы, материальной помощи и других выплат (сводные расчетные и расчетно-платежные ведомости);
доверенности на получение материальных ценностей;
документы об инвентаризации имущества организации (протоколы заседаний, инвентаризационных комиссий, инвентарные описи, акты, ведомости);
книги, журналы, карточки учета расчетов с организациями, приходно-расходных кассовых документов, счетов, платежных поручений, депонированной заработной платы, доверенностей, имущества предприятия.
Документы с временным сроком хранения, которые имеют отношения к указанным событиям, нужно хранить до завершения проверки или до принятия окончательного решения по спорным ситуациям. Даже если срок хранения, установленный Перечнем по этим документам, уже истек.

Постоянные сроки хранения применяются только теми организациями, документы которых являются источниками комплектования архивов. К ним относятся:

государственные, муниципальные организации, документы которых поступают на хранение в архивы в установленном порядке;
негосударственные организации, которые передают свои документы в архив на основании договора, заключенного с архивом.
Что касается организаций, которые не являются источниками комплектования государственных и муниципальных архивов, то документы с постоянным сроком хранения они должны хранить следующим образом:

государственные и муниципальные организации — 10 лет;
негосударственные организации — не менее 10 лет.
Причем, дальнейший срок хранения таких документов негосударственные организации определяют самостоятельно в соответствии с действующим законодательством или с необходимостью практического использования этих документов.

К таким документам относятся:

Годовые бухгалтерские балансы и отчеты; документы к ним (приложения к балансу, пояснительные записки, специализированные формы)
Аналитические документы к годовым балансам и отчетам (таблицы, записки, доклады)
Документы о рассмотрении и утверждении годовых балансов и отчетов (протоколы, акты, заключения)
Отчеты по перечислению денежных сумм по государственному и негосударственному страхованию (пенсионному, медицинскому, социальному, занятости)
Годовые отчеты по налогам
Оперативные отчеты по счетам в иностранной валюте за границей
Программы, руководства по организации и внедрению автоматизированных систем бухгалтерского учета и отчетности

Некоторые виды документов постоянного срока хранения негосударственные организации обязаны хранить в течение всей своей деятельности вплоть до ликвидации. Например:

сводные годовые бухгалтерские балансы и отчеты, а также документы к ним (приложения к балансу, пояснительные записки, специализированные формы);
передаточные, разделительные, ликвидационные балансы; приложения, пояснительные записки к ним;
документы о переоценке основных фондов, определении износа основных средств, оценке стоимости имущества организации (протоколы, акты, расчеты, заключения);
документы о ведении валютных и конверсионных операций, операций с грантами (отчеты, сводки);
паспорта сделок;
книги, журналы, карточки учета ценных бумаг.
Обратите внимание! Перечислены только те документы, которые указаны в разделе 4.1 ‘Бухгалтерский учет и отчетность’ Перечня. В то же время количество документов, которые организация обязана хранить в течение срока своей деятельности, гораздо больше. Они располагаются в других разделах Перечня (‘Планирование деятельности’, ‘Финансирование деятельности’, ‘Статистический учет и отчетность’, ‘Правовое обеспечение деятельности’ и др.).

К ним относятся:

учредительные документы;
протоколы общих собраний акционеров;
документы на право собственности, владения, пользования, распоряжения имуществом (свидетельствам, договорам),
документы по регистрации и перерегистрации фирменных наименований, товарных знаков, знаков обслуживания и др.;
документы по аттестации, аккредитации, сертификации;
реестры акционеров;
реестры владельцев ценных бумаг;
списки аффилированных лиц и лиц, имеющих право на дивиденды;
и т. д.

Снижать сроки хранения, которые установлены Перечнем, организация не может. В то же время, исходя из специфических особенностей своей работы, она может увеличить сроки хранения некоторых документов и хранить их дольше установленного Перечнем срока.

Постановлением ФКЦБ России от 16 июля 2003 г. ? 03-33/пс утверждено ‘Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ’. В отношении бухгалтерских документов положением установлены следующие сроки. Документы бухгалтерского учета акционерного общества должны храниться не менее 5 лет.

Документы бухгалтерской отчетности АО хранятся в зависимости от вида отчетности. Сводная (консолидированная) годовая отчетности и годовая отчетность подлежат постоянному хранению. Квартальные отчеты необходимо хранить не менее 5 лет, а месячную бухгалтерскую отчетность — не менее 1 года.

При этом в состав бухгалтерской отчетности включается:

бухгалтерский баланс;
отчет о прибылях и убытках;
приложения к бухгалтерской отчетности;
аудиторское заключение, подтверждающее достоверность годовой бухгалтерской отчетности;
пояснительная записка.
Как видно из приведенных цифр, сроки хранения бухгалтерских документов, которые установлены для акционерных обществ, соответствуют срокам хранения этих документов, установленных Перечнем.

Сроки хранения налоговых документов

Согласно первой части Налогового кодекса РФ налогоплательщики обязаны обеспечивать сохранность данных бухгалтерского учета и других документов, которые необходимы для расчета и уплаты налогов в течение 4х лет (подпункт 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ). Кроме того, в течение этого срока необходимо хранить документы, которые подтверждают полученные расходы, произведенные расходы и уплаченные налоги.

Но это еще не все.

Превышение расходов организации над ее доходами означает, что предприятием получен убыток. В этом случае налоговая база по налогу на прибыль равна нулю. В то же время на сумму такого убытка организация может уменьшить прибыль прошлых лет.

Правила переноса убытка на будущее установлены статьей 283 НК РФ.

Убыток переносится в полной сумме или частично. Главное, чтобы общая сумма налога на прибыль не была снижена более, чем на 30%. Если организации не удалось полностью списать все убытки за один год, то воспользоваться правом переноса убытка на будущее можно в течение 10 лет. Этот период рассчитывается со следующего года после получения убытка.

В течение всего срока переноса убытка на будущее организация обязана хранить документы, которые подтверждают объем понесенного убытка. Речь идет не только о регистрах налогового учета, но и о первичных документах бухгалтерского учета.

Таким образом, в общем случае налоговое законодательство предусматривает меньший срок хранения бухгалтерских документов, а в случае переноса убытков на будущее — больший срок.

Как же быть бухгалтеру?

Как вы помните, для расчета сумм, подлежащих уплате в бюджет по отдельным налогам (НДС, налог на имущество организаций, ЕСН, взносы в ПФР и др.), а также для составления налоговых регистров по налогу на прибыль используются данные бухгалтерского учета. Согласно Закону о бухгалтерском учете первичные документы и регистры бухгалтерского учета следует хранить в течение 5 лет.

Кроме того, согласно Перечню отчеты по налогам и сборам (имеются в виду расчеты по налогам и налоговые декларации) отнесены к бухгалтерским документам. Для годовых отчетов по налогам установлен постоянный срок хранения, а для квартальных отчетов — 5 лет.

Следовательно, срок хранения документов в размере 4 лет, который установлен статьей 23 НК РФ, можно применять только к регистрам налогового учета. В то же время срок хранения этих документов следует увеличить в случае переноса убытков на будущее.

Что касается бухгалтерских документов, то по ним необходимо применять наибольший срок хранения бухгалтерских документов из тех, что предусмотрены действующим законодательством (как бухгалтерским, так и налоговым).

Это значит, что бухгалтерские документы, по которым установлен срок хранения 5 лет, следует уничтожать не ранее этого срока, а в случае переноса убытков на будущее — увеличивать срок их хранения до 10 лет.

Как организовать хранение документов

Организация может поручить ведение собственного архива специализированной организации (частному или государственному архиву). Для этого необходимо заключить специальный договор хранения. В нем указываются срок, в течение которого архив обязуется хранить документы. Обычно он составляет 75 лет.

В этом случае расходами организации по хранению документов будет оплата услуг архива по указанному договору. Услуги по сохранению, комплектованию и использованию архивов, которые оказывают архивные учреждения, освобождены от НДС (подпункт 6 пункта 2 статьи 149 НК РФ). Поэтому вся сумма, перечисленная организацией специализированному архиву, будет уменьшать налогооблагаемую прибыль.

Если же администрация организации решила самостоятельно хранить документы, то необходимо разработать и принять соответствующий внутренний акт, который будет регулировать порядок организации хранения документов.

Этим документом может быть, например, Положение о хранение документов, утвержденное приказом генерального директора. В нем необходимо определить:

виды документов, подлежащих обязательному хранению;
структурные подразделения, которые будут обеспечивать хранение документов;
порядок поступления документов на хранение;
сроки хранения;
порядок учета и регистрации поступающих на хранение документов;
меры, обеспечивающие сохранность и конфиденциальность содержащихся в них сведений;
порядок выдачи хранящихся документов для работы с ними;
другие вопросы.
Организация собственного архива предполагает и создание соответствующей архивной службы, а также закрепление за определенным должностным лицом обязанностей по организации деятельности архива.

Затем необходимо разработать Положение об экспертной комиссии, которая будет проводить экспертизу ценности документов, образовавшихся в организации (пункт 3.1 Указания по применению Перечня). Положение утверждается руководителем. Он своим приказом должен утвердить состав экспертной комиссии.

В состав комиссии включаются, как правило, наиболее квалифицированные сотрудники организации в количестве не менее 3х человек. Кроме того, в состав экспертной комиссии можно пригласить архивариуса из окружного архива. Если вся работа по отбору документов для хранения и уничтожения будет проходить в присутствии работника архива, то неприятностей с хранением документов у организации не будет.

Экспертная комиссия создает номенклатуру дел со сроками хранения документов, то есть систематизирует все имеющиеся документы по видам и датам и составляет перечень наименований дел.

Для этого необходимо разобрать документы по годам и прошить их в хронологическом порядке.

По общему правилу обработанные первичные документы, которые относятся к определенному учетному регистру (например, кассовые или банковские документы), подшиваются в отдельные папки в хронологическом порядке. Страницы в этих папках следует пронумеровать в правом верхнем углу. В деле может быть не более 250 страниц или оно не должно быть толще 4 см.

Особый порядок предусмотрен для счетов-фактур. Полученные от поставщиков счета-фактуры и вторые экземпляры счетов-фактур, выставленных покупателям, необходимо хранить в специальных журналах. Такое требование установлено постановлением Правительства РФ от 2 декабря 2000 г. ? 914 ‘Правила ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость’.

Когда все документы систематизированы и прошиты, составляется их опись, которая должны быть утверждена руководителем предприятия.

Для хранения документов необходимо отвести специальное помещение. Документы должны располагаться в архиве в запираемых шкафах, обеспечивающих полную сохранность документов, а также предохраняющих их от пыли и воздействия солнечного тепла.

Для организации, которая имеет собственный архив, основные затраты по хранению документов включают расходы на аренду помещения, коммунальные услуги (поддержание необходимой температуры, влажности и т.д.) и на оплату труда работников архива.

Эти расходы связаны с управлением организацией. Поэтому в бухгалтерском учете они учитываются на счете 26 ‘Общехозяйственные расходы’. В целях налогообложения указанные затраты учитываются в составе прочих расходов организации (подпункт 18 пункта 1 статьи 264 НК РФ).

Ежегодно на основании номенклатуры дел экспертная комиссия выделяет документы с истекшим сроком хранения, которые подлежат уничтожению, и составляет на них Акты в произвольной форме. Документы отбираются путем просмотра каждого листа дела.

Акты о выделении документов с истекшим сроком годности к уничтожению рассматриваются и утверждаются руководителем организации. После этого документы, перечисленные в Акте, отделяются от остальных дел и хранятся в специально отведенном месте до уничтожения.

Учтите, что использовать в хозяйственной деятельности документы, подлежащие уничтожению, нельзя. Дела, срок хранения которых истек, передаются на переработку специализированной организации или уничтожаются самой организацией.

Если документы отправляются в утиль, то передача дел специализированной организации оформляется приемо-сдаточным актом или накладной. В ней необходимо указать дату передачи, количество передаваемых дел и вес бумажной макулатуры.

Уничтожить документы, срок хранения которых уже прошел, можно непосредственно в организации на бумагорезательной машине. В этом случае экспертная комиссия должна зафиксировать факт уничтожения устаревших документов, составив соответствующий Акт.

Ответственность за нарушение порядка и сроков хранения документов

Согласно Закону о бухгалтерском учете ответственность за организацию хранения бухгалтерских документов несет руководитель организации.

За нарушение архивного законодательства руководителя организации также могут привлечь к административной ответственности. Наказание может быть в виде предупреждения или штрафа. Размер штрафа составляет от 300 до 500 руб. (статья 13.20 КоАП РФ).

Предприятие или его должностные лица могут оштрафовать также за отсутствие (или непредставление) документов и сведений, необходимых для осуществления налогового контроля, которые запрашивают у организации налоговики и таможенники (статья 15.6 КоАП РФ, статья 126 НК РФ).

Ненадлежащее хранение документов бухгалтерского и налогового учета могут проверять налоговые органы. Так налоговики вправе наложить штраф (от 20 до 30 МРОТ) на должностных лиц организации за нарушение установленного порядка и сроков хранения бухгалтерских учетных документов (статья 15.11 КоАП РФ

Читайте так же:  Договор металлолом